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管理學(xué)視角的高校檔案信息化建設(shè)
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摘要：隨著教育改革的深入, 檔案數(shù)量增長很快, 檔案載體、記錄方式也發(fā)生了較大變化。高校檔案管理信息化是高校信息資源現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和重要的組成部分，是高校實現(xiàn)教學(xué)、科研、管理的重要基礎(chǔ)，如何高效的管理高校的檔案信息資源，開展檔案資源的信息化建設(shè)，是高校每一位管理者不容小覷的問題，本文將從管理學(xué)視角，探析如何構(gòu)建高校檔案信息化建設(shè)。
關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 管理學(xué)
一、架構(gòu)在高校檔案信息化管理平臺上的組織結(jié)構(gòu)
高校檔案管理是一個持續(xù)的過程，尤其是高校檔案信息化管理更是需要一個有機的系統(tǒng)才能發(fā)揮整體高校的功能。一般來說，結(jié)構(gòu)關(guān)系存在兩種，一種正如國內(nèi)部分南方高校的功能性(流程性)組織結(jié)構(gòu)，這種組織結(jié)構(gòu)以功能性為出發(fā)，將檔案館內(nèi)部從事相同或相似工作的人集中在一起，他們以自身的專業(yè)能力與自治結(jié)為一體。這樣的組織結(jié)構(gòu)具有專業(yè)分工細，組織效率高，強調(diào)專業(yè)及技能和工作程序等特點，其中都是某一方面的專家，因而對功能性部門的管理也是這方面的專家進行管理。在這種功能性組織結(jié)構(gòu)中面臨的最大問題就是有效溝通和協(xié)調(diào)問題，如果各部門負責(zé)人不能解決上述問題，就會因為某一部門工作的延誤對一項整體工作的統(tǒng)一性造成影響，從而最終影響組織效率，拖延工作。
另一種高校檔案館普遍采用的組織結(jié)構(gòu)是目標導(dǎo)向性組織結(jié)構(gòu)，這種組織結(jié)構(gòu)多為北方地區(qū)高校檔案館所采用。這種組織結(jié)構(gòu)是將實現(xiàn)同一目標的各方面成員集中在一起而構(gòu)成的，在組織里需要各種不同專業(yè)技能的專家，因此對其管理可以是通才也可以是專才。在目標導(dǎo)向性檔案館組織結(jié)構(gòu)中，部門的設(shè)置是按照檔案門類劃分的，這樣的結(jié)構(gòu)不會因為溝通及協(xié)調(diào)不暢而發(fā)生工作無法銜接，但在某種程度上強調(diào)了單一部門的成果、工作目標，而非檔案信息化要求的處理程序和處理方式，但也頗具適應(yīng)力和創(chuàng)造性。
二、重視高校檔案信息化的過程管理
高校檔案信息化是個過程，過程就是不斷發(fā)展變化和創(chuàng)新的，而且過程不是獨立、孤立發(fā)生的;過程是有環(huán)境、有外部條件的。
國內(nèi)在此方面做得較為完善的上海交通大學(xué)信息化結(jié)合內(nèi)外優(yōu)勢及自身特點，為自己量身定做了檔案信息化發(fā)展的總體目標、基本原則、制度保障，實現(xiàn)了其科學(xué)有序的分步驟發(fā)展，最終通過研究性、實驗性的過程管理，實現(xiàn)了若干項研制成果，建立了規(guī)范的上海交大數(shù)字檔案館門戶網(wǎng)站。與上交大有利的外圍環(huán)境相比，華東理工大學(xué)的檔案信息化建設(shè)更多的是利用有限性資源進行自主性創(chuàng)新研發(fā)，依靠自身努力不斷突破固有機制和環(huán)境的瓶頸，而且在實物檔案的保存及利用方面更是能夠細致、創(chuàng)新性的開發(fā)利用，使得檔案館對學(xué)校中心工作的實效開展發(fā)揮了長足作用。
實現(xiàn)高校檔案信息化發(fā)展，除了要把實際工作結(jié)果與預(yù)期標準相比較，以此在信息化過程中控制偏差，以確保檔案資源的充分利用及組織目標的順利實現(xiàn)外，更需要的是一種創(chuàng)新性的過程管理。過程管理必然要遵循一定的步驟、程序和規(guī)律。科技發(fā)展的日新月異為高校檔案發(fā)展提出了檔案管理的信息化定位，敏銳地捕捉到原有檔案管理的若干不協(xié)調(diào)現(xiàn)象后，就要透過現(xiàn)象究其原因，并據(jù)此分析和預(yù)測未來信息化發(fā)展趨勢及應(yīng)對措施，不同高校作為獨立個體必然存在不同的環(huán)境及自身特點，不同學(xué)校的檔案館在一定程度更是秉具高校歷史、現(xiàn)今、未來發(fā)展的縮影，因此在過程中要針對自身環(huán)境、資源、機遇，制定符合該高校檔案館信息化發(fā)展的目標、制度以及步驟發(fā)展，在此基礎(chǔ)上迅速行動，并在對檔案信息化有效、適度控制過程中不斷嘗試。
三、開發(fā)檔案信息資源的集成應(yīng)用
21 世紀的信息全球化，交叉學(xué)科的融合為管理學(xué)領(lǐng)域帶來了勃勃生機;集成管理因其“集合而成”的基本特征和與時俱進的優(yōu)化模式，尤其受到人們的青睞。檔案集成管理，是指集成主體以全新的管理理念及方法，突破人們慣有的常規(guī)模式，以積極的探索精神將集成的基本原理和方法創(chuàng)造性運用到檔案管理中的一種實踐模式。檔案信息化集成管理，則從集成新視角去分析檔案管理活動，立體地、綜合化地運用各種不同的方法、手段、工具，將檔案組織中人力、物力等軟、硬資源要素有機地納入到檔案信息化管理視野之中，并將檔案管理組織內(nèi)外的各種集成要素按照制定的集成模式進行整合，促使各集成要素功能匹配、優(yōu)勢互補、動態(tài)開放及創(chuàng)造性融合;從而使得檔案信息化管理系統(tǒng)完整，整體功效倍增，變被動為主動，最終促進整個檔案管理活動效率的提高。
檔案集成管理模式是根據(jù)21 世紀信息時代電子文件和檔案未來發(fā)展方向，結(jié)合高等教育的各種需求背景，有助于檔案管理信息化發(fā)展的與時俱進，可以說是為促進中國高校管理水平的提升而設(shè)計的。其研究側(cè)重借鑒集成優(yōu)勢互補的理念及其整體優(yōu)化的原則，建立高校基層檔案集成管理體系。從管理與利用基層檔案管理的實際出發(fā)，集成管理即將檔案信息管理與服務(wù)的全過程作為一個有機系統(tǒng)實施管理。運用檔案信息開發(fā)生命周期和集成的理念，基于界面管理交互作用的學(xué)術(shù)新觀點，賦予檔案管理體系以系統(tǒng)性和動態(tài)性，使檔案管理活動各個環(huán)節(jié)規(guī)范標準，使重要的界面關(guān)系納入檔案管理狀態(tài)以實現(xiàn)控制、協(xié)調(diào)和溝通，達到領(lǐng)導(dǎo)重視、教師積極參與、不斷開發(fā)創(chuàng)新和相互交流檔案信息的效果，實現(xiàn)以科研服務(wù)為核心，提高檔案管理及應(yīng)用質(zhì)量。
參考文獻：
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[4]娜仁圖雅.高校檔案信息化建設(shè)中要充分注意檔案信息化[J]，科技創(chuàng)新導(dǎo)報 2009.(35)
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