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論文：關(guān)于醫(yī)院電子檔案管理策略的探討
關(guān)于醫(yī)院電子檔案管理策略的探討
[摘 要]電子檔案作為一種現(xiàn)代化的存儲方式已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于各行各業(yè)當(dāng)中，也成為醫(yī)院進(jìn)行檔案管理工作中不可缺少的環(huán)節(jié)。怎樣科學(xué)的收集、整理以及管理文件成為檔案管理人員面臨的新課題。本文通過分析醫(yī)院電子檔案管理工作中出現(xiàn)的新問題，提出相應(yīng)的解決方法，推進(jìn)電子檔案管理工作的發(fā)展、提高管理水平與質(zhì)量。
[關(guān)鍵詞]醫(yī)院電子檔案；文件管理；策略
電子檔案就是由數(shù)字電子計算機實施處理的檔案，對實體的檔案信息進(jìn)行收集、整理最終存儲于計算機的磁盤中。包括文字、圖像、音頻與視頻文件等信息。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理工作也由紙質(zhì)文件的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的自動化管理，怎樣做好醫(yī)院電子檔案管理工作適應(yīng)社會的發(fā)展、提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量也成為新的課題。
1 醫(yī)院實施電子檔案管理的優(yōu)勢
當(dāng)前醫(yī)院的各項活動都在不斷的邁向網(wǎng)絡(luò)化與信息化，各種活動材料也通過網(wǎng)絡(luò)申報系統(tǒng)進(jìn)行自定生成與上報，工作效率得到了極大的提升。尤其是科研活動的寫作材料由傳統(tǒng)的手工制作演變?yōu)橛嬎銠C自動化操作，各種復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理、圖表繪制等都能夠通過系統(tǒng)與計算機軟件實現(xiàn)，讓科研人員從繁重的手工勞動中得到解放，能夠?qū)⒏嗟木ν度氲窖芯慨?dāng)中。
此外采用電子檔案還具有以下三個優(yōu)點：第一是具有超強的共享能力，當(dāng)檔案生成之后會自動存儲到計算機系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，有權(quán)限的操作人員都能夠查閱檔案，實現(xiàn)良好的共享；第二是其處理速度非常快，管理人員能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行實時的修改與操作，生成之后立即可以進(jìn)行下一步的核對與校驗，提高了檔案管理工作的效率；第三使用電子檔案可以快速實現(xiàn)分類和整合，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子檔案的整理工作非常便捷，無需耗費大量的時間與人力資源，整理的結(jié)果更為精確。
2 醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題
2.1 醫(yī)院電子文件帶來的問題
電子文件對于計算機設(shè)備具有很強的依賴性，同時還有信息不可識別性以及可分離性、可共享性以及保存環(huán)境的特殊性，醫(yī)院的電子檔案管理工作就能體現(xiàn)出這一系列特性。隨著信息手段以及網(wǎng)絡(luò)的普及，各級醫(yī)院活動通常使用網(wǎng)上申報系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)在線的方式操作，網(wǎng)絡(luò)申報系統(tǒng)將文件資料打印成冊。這一方式能夠有效的節(jié)省時間，提高工作效率，但是在帶來方便的同時也造成了新的問題。首先就是資料對于計算機以及軟件的依賴性讓電子檔案的收集具有一定的難度；其次是電子文件非常容易修改和刪除容易造成讓檔案的原始文件消失，其中某些內(nèi)容與特征消失之后難以尋找，給審查帶來一定的問題；最后電子文件是計算機中的最終形式的文本資料，草稿還是打印稿、正本還是副本都沒有差異，給醫(yī)院管理人員收集整理電子檔案的工作帶來極大的困擾。
2.2 醫(yī)院電子檔案管理者素質(zhì)帶來的問題
與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案管理相比較，電子檔案管理工作不僅要求檔案管理工作人員有過硬的.文化基礎(chǔ)知識以及檔案管理的專業(yè)技能，還對其計算機操作能力以及軟件的操作水平提出了要求。電子檔案管理人員必須熟練的掌握信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機相關(guān)的操作技術(shù)，否則難以實現(xiàn)對電子檔案的管理，同時檔案的安全性也得不到保證。
2.3 醫(yī)院電子文件的安全性問題
電子檔案是重要的歷史資料，保證其真實性與準(zhǔn)確性是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。但是由于電子檔案的特性，其容易修改編輯，同時還有部分鑒別原始資料的憑證信息也容易被修改。操作人員的失誤或者網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊都會對其安全造成威脅，很多不法分子通過傳播網(wǎng)絡(luò)病毒對檔案資料進(jìn)行盜取甚至破壞和毀滅。除了操作人員的失誤以及網(wǎng)絡(luò)黑客的侵襲之外，不可抗力的因素對醫(yī)院電子檔案的管理也會產(chǎn)生威脅，如發(fā)生機器故障、停電等都會對檔案信息造成一定的影響。
3 醫(yī)院電子檔案管理的策略
3.1 建立完善的電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)
醫(yī)院中的檔案信息具有數(shù)量龐大、類別繁多的特征，應(yīng)當(dāng)以現(xiàn)代高科技為手段，創(chuàng)造數(shù)據(jù)庫無紙化發(fā)展的契機。首先應(yīng)當(dāng)建立健全醫(yī)院、檔案室以及科室的三級管理網(wǎng)絡(luò)作為醫(yī)院檔管理的保證。明確醫(yī)院電子檔案管理工作人員的職責(zé)、檔案管理的流程以及要求，建立系統(tǒng)的管理模式對檔案管理工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)、制度、操作以及保管方面的統(tǒng)一，并組織監(jiān)督部門對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督；明確各個部門的職責(zé)和權(quán)利；實現(xiàn)電子檔案保管規(guī)范化與系統(tǒng)化，確保電子檔案的真實性與準(zhǔn)確性，同時能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院電子檔案的多元化資源共享以及對管理權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃。
除此之外，醫(yī)院電子檔案管理應(yīng)當(dāng)實行檔案管理和其他信息分開管理的模式，成立信息科以及綜合檔案室分別進(jìn)行管理。由信息科實施醫(yī)院病案的統(tǒng)計管理、書籍文獻(xiàn)管理以及計算機設(shè)備的管理；而綜合檔案室則針對不同類別門類和載體的檔案實施統(tǒng)一管理，與此同時，綜合檔案室監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查電子檔案管理工作的任務(wù)。部門之間的權(quán)責(zé)分明，相互之間協(xié)作配合工作完整醫(yī)院電子檔案管理工作。
3.2 建立完善的醫(yī)院電子檔案管理制度
制度建設(shè)是做好醫(yī)院電子檔案管理工作的重要保障，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)可行的電子檔案管理制度，其內(nèi)容包括電子檔案收集制度、歸檔制度、利用制度以及保管制度，明確醫(yī)院電子檔案的保管期限以及歸檔范圍，將制定的制度與規(guī)定納入到醫(yī)院崗位責(zé)任制以及考核辦法中，與管理人員的切身利益相掛鉤，提高管理人員的工作積極性。建立醫(yī)院電子檔案動態(tài)管理制度，按照規(guī)范化、流程化的方式實施檔案管理。
3.3 提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員是醫(yī)院電子檔案管理工作的重要因素，其應(yīng)當(dāng)具備較高的素質(zhì)以及專業(yè)技能水平。首先讓管理人員學(xué)習(xí)了解醫(yī)院開展的各種活動的規(guī)律、流程以及電子檔案管理工作中應(yīng)用到的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和醫(yī)學(xué)管理知識。尤其是現(xiàn)代數(shù)字化的醫(yī)療信息手段、數(shù)字化設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應(yīng)用，不但需要管理人員有過硬的技能，還需要對自身知識進(jìn)行更新以適應(yīng)時代與技術(shù)的發(fā)展變化，才能有效地進(jìn)行醫(yī)院電子檔案管理的工作；同時提高醫(yī)務(wù)工作人員對電子檔案重要性的認(rèn)識，鼓勵其自覺對文件資料進(jìn)行收集與保存，確保電子檔案的完整性與準(zhǔn)確性；此外，管理人員還應(yīng)該學(xué)習(xí)檔案管理的醫(yī)院內(nèi)部調(diào)理以及相關(guān)的法規(guī)制度，增強法律意識、減少工作失誤。
3.4 增加對醫(yī)院電子檔案管理工作的投入
電子檔案管理工作水平的高低直接關(guān)系到電子檔案信息的質(zhì)量，關(guān)系到醫(yī)院的檔案安全，更是醫(yī)院開展醫(yī)教學(xué)、以及科研活動的需要，才能讓醫(yī)院中的檔案得到充分利用、發(fā)揮出最大的作用。因此醫(yī)院首先應(yīng)該重視檔案管理硬件及軟件方面的投入，選擇性能優(yōu)越的計算機硬件設(shè)備，保障工作效率以及檔案的安全，此外購買性能好刻錄儀器以及選擇科學(xué)的存貯方式也很重要。同時應(yīng)該配置高性能的安全軟件，開發(fā)安全系統(tǒng)，加大對防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等的投入，對于處于離線狀態(tài)的電子檔案采取有效的防盜和加密技術(shù)。確保醫(yī)院電子檔案管理工作能夠正常、有序的開展。
4 結(jié)語
醫(yī)院電子檔案管理的任務(wù)任重而道遠(yuǎn)，隨著社會的進(jìn)步電子檔案管理的方式與方法都在不斷的更新發(fā)展，也讓醫(yī)院的電子檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)與難題。只有找到醫(yī)院電子檔案管理過程中存在的問題，針對問題展開思考，制定一系列的策略才能強化管理水平與質(zhì)量。本文中通過建立完善的電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)、完善醫(yī)院電子檔案管理制度、提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及增加對醫(yī)院電子檔案管理工作的投入等措施加強對醫(yī)院電子檔案的管理，全面提高醫(yī)院的工作效率以及服務(wù)質(zhì)量。
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