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對檔案從實體管理、信息管理到知識管理的探討論文
從檔案管理的發(fā)展過程來看，可以分為實體管理階段、信息管理階段和知識管理階段，每一個管理階段工作內(nèi)容都存在的一定的差別，本文主要從檔案管理的各個階段中工作的內(nèi)容、方法、研究對象及價值取向等進行分析和探討。
在企業(yè)的發(fā)展中，檔案是重要的資源組成，對企業(yè)各方面經(jīng)營活動能夠從檔案中真實反映出來，是企業(yè)的無形資產(chǎn)，因此企業(yè)管理中，檔案管理是重要的組成部分，對檔案進行規(guī)范化管理，也是企業(yè)管理中最基本的要求。從檔案管理發(fā)展的歷程來看，可劃分為實體管理階段、信息管理階段、知識管理階段，對每一個階段檔案管理工作的重點進行研究，才能促使企業(yè)檔案管理朝著更好的方向發(fā)展。
一、檔案實體管理階段
(一)主要工作內(nèi)容及管理方法
在實體管理階段，還沒有將文件內(nèi)容與載體嚴格區(qū)別開，因此工作內(nèi)容主要是針對載體而言的，在該時期的檔案管理工作中，物本管理理念在各個方面都被貫徹，實際工作中，管理人員針對檔案實體進行收集與整理，進行統(tǒng)計、保管及利用，所以檔案管理工作是圍繞著檔案實體開展起來的，缺少信息開發(fā)力度，在物本管理理念下，管理人員也主要采用手工管理方法收集、整理檔案，采用的是簡單的物理、化學技術(shù)對檔案進行保管與保護。當然在后期也對先進的計算機技術(shù)逐漸應用到檔案管理中，但是管理功能相對比較單一。
(二)理論研究對象
該階段，檔案管理工作人員主要針對的是檔案實體進行研究。從封建時期開始，為了能夠便于書寫史書，史學家對檔案史料開始有意識的進行分類與整理。進入到20世紀后，在檔案的研究方面才開始有專業(yè)傾向，此時對檔案理論的研究還處于直觀的、淺顯的層面。直至上世紀中期，檔案學真正出現(xiàn)，但還沒有座位獨立的學科存在，此時研究的主要對象是機關(guān)檔案管理，對其它方面的內(nèi)容涉及比較少。新中國成立后，檔案學作為一門獨立學科劃分出來，關(guān)于檔案管理的理論研究也取得了巨大的發(fā)展。
(三)價值取向
檔案其本質(zhì)是對歷史的分類與整理，對歷史進程能夠真實的反映出來，上世紀以前的檔案，以史料價值表現(xiàn)最為突出，將管理檔案的部門也稱為史志部門，檔案日常管理工作也由專門的史官負責。隨著社會的不斷發(fā)展，檔案的重要性也逐漸受到人們的重視，借助檔案可對生活中出現(xiàn)的一些問題進行解決，此時檔案的價值以憑證價值最為突出。尤其是在新中國成立后，社會與政府都開始設置相關(guān)檔案管理機構(gòu)，對檔案管理機制也開始建立，并逐步完善，這也就表明了檔案的價值取向也在發(fā)生轉(zhuǎn)變。
二、檔案信息管理階段
(一)工作內(nèi)容及管理方法
進入到檔案信息管理階段后，在原有檔案管理工作內(nèi)容的基礎上，檢索與編研兩項內(nèi)容增加出來。上世紀末，政府開始對檔案管理工作進行改革，也采取了多種措施，使得檔案管理工作的側(cè)重發(fā)生改變，在信息化開發(fā)方面投入加大，更深層次上對編研工作進行了深化。此時，從檔案管理方法可以看出，已經(jīng)發(fā)生了改變，傳統(tǒng)手工管理方式逐漸被摒棄，先進的計算機技術(shù)在檔案管理中的應用也越來越多，信息技術(shù)的應用，也促使檔案管理部門開始利用網(wǎng)絡檔案管理平臺的建立，對檔案資料進行在線歸檔，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，實現(xiàn)自動檢索檔案資料，同時檔案資料縮微保存也得以實現(xiàn)。
(二)理論研究對象
檔案實體管理中研究對象僅限于檔案實體的現(xiàn)象，在檔案信息管理階段已經(jīng)開始重視對檔案信息化的研究。隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)在檔案管理中的應用，檔案工作者一方面對檔案實體要進行有效的管理，同時還要考慮以往的檔案實體管理制度是否適用現(xiàn)階段檔案信息管理，對檔案信息管理的發(fā)展過程進行關(guān)注，重視信息的共享和交流，對檔案信息管理的方法與制度進行研究，建立完善檔案信息管理機制，選擇合理的管理方法，提高檔案管理工作的信息化水平。
(三)價值取向
隨著檔案信息管理階段的到來，信息價值是這一階段檔案管理的主要價值取向。通過檔案可以將人類發(fā)展的歷程真實的反映出來，對于企業(yè)而言，檔案對企業(yè)的發(fā)展歷程也能夠真實的進行反映，因此檔案具有社會信息的屬性。由于檔案是對最原始資料的記載，因此也是屬于信息產(chǎn)生源頭的一種存在形式。隨著信息社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案以史料價值存在的價值取向已經(jīng)發(fā)生了轉(zhuǎn)變，信息價值取消逐漸變得越來越重要，從檔案資料中獲取更多的信息，服務于企業(yè)及社會的發(fā)展，因此強調(diào)的是檔案的信息價值。
三、檔案知識管理
(一)工作內(nèi)容及管理方法
現(xiàn)階段，檔案管理工作發(fā)展到知識管理階段，其管理的內(nèi)容也趨向于檔案知識方面，要求檔案服務體系要更加符合用戶的實際需求。所以，在檔案管理工作中，要求管理人員需要對檔案形成的全過程進行管理，尤其是在檔案鑒定環(huán)節(jié)中，要采用宏觀鑒定的方式，即檔案的來源、時間等不再是檔案歸類的唯一標準，而是將檔案形成的部門職能等宏觀內(nèi)容作為現(xiàn)階段檔案歸類的具體標準，那么檔案管理人員的職能也就發(fā)生了改變，傳統(tǒng)檔案管理人員可以理解為資料保管員，而在檔案知識管理階段，檔案管理人員則是以知識提供者存在的。而在管理工作中，檔案資料管理也不僅僅是依靠信息技術(shù)作為管理的唯一手段，在此基礎上，還擔負著信息傳播的作用，二者是互相依存的，并非知識管理階段中就要將信息管理全部摒棄，而是在信息技術(shù)的支持下，對檔案資料進行編輯、整理、出版、發(fā)行等，為檔案知識管理奠定信息化基礎。
(二)理論研究對象
該階段，檔案理論研究對象的范圍進一步擴大，需要充分的挖掘檔案中的隱形及顯性知識，重新進行整合，并且還要重視對知識權(quán)益的保護�，F(xiàn)階段，檔案工作者一方面對檔案管理工作受知識經(jīng)濟的影響進行研究，另一方面對檔案管理還要進一步正確進行定位。初次以外，在企業(yè)中如何實現(xiàn)檔案知識管理也是研究的一個側(cè)重點，盡管此類研究在當前還處于起步階段，研究還沒有完善成熟，但研究人員也已經(jīng)認識到企業(yè)中檔案知識管理的重要性。
(三)價值取向
在檔案知識管理階段，知識價值是檔案知識管理中的價值取向。隨著知識經(jīng)濟時代的到來，社會及企業(yè)發(fā)展中，知識已經(jīng)成為重要的戰(zhàn)略資源，檔案知識的重要性已經(jīng)被檔案從業(yè)人員所重視，相關(guān)學者認為，對檔案知識的屬性如果能夠有一個正確的認識，那么就能夠提高檔案管理的工作效率，同時檔案自身的價值也能夠更好的發(fā)揮出來，也就是企業(yè)在發(fā)展的過程中，檔案知識管理發(fā)揮著重要的作為，促進了企業(yè)的長遠發(fā)展。
四、結(jié)束語
在檔案管理發(fā)展的歷程中，其實體管理、信息管理及知識管理三個階段之間的關(guān)系是相互聯(lián)系的，不能完全分離，目前我國企業(yè)檔案管理工作正處于轉(zhuǎn)型的重要時期，是從實體管理向信息管理和知識管理過渡的重要時期，因此要求檔案管理人員對檔案管理體系要進行深入的研究，尋找一種創(chuàng)新的管理方法與模式，促進企業(yè)檔案管理工作水平的提高�，F(xiàn)階段，盡管在檔案管理方法和模式上也取得了一定的進展，但距離最終目標還有很大的差距，需要進一步研究和探索。
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