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學(xué)生檔案信息化管理論文
1中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀
1.1中職學(xué)校對(duì)檔案信息化不重視，投入少中職學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案的管理還停留在手工紙質(zhì)模式，對(duì)信息化管理認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)信息化管理硬件和軟件都投入不夠。學(xué)校在資金和技術(shù)上對(duì)學(xué)生檔案管理支持力度小。
1.2學(xué)生檔案管理方式落后，信息化進(jìn)程緩慢目前很多中職學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案管理還是手工紙質(zhì)操作管理模式，造成了檔案管理手段落后、水平較低、查找時(shí)間長(zhǎng)，難以適應(yīng)現(xiàn)代化教育迅猛發(fā)展的需要。要想解決這些問(wèn)題單靠增加檔案管理人員是不現(xiàn)實(shí)的。必須借助信息化的電子工具管理學(xué)生檔案，才能使學(xué)生檔案管理規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)、高效。
1.3缺少專(zhuān)職檔案管理人員，管檔人員缺乏信息化管理技術(shù)學(xué)生檔案管理人員多為兼職，兼職學(xué)生檔案管理人員由于接受專(zhuān)門(mén)的學(xué)生檔案管理的培訓(xùn)較少，而且其他工作較繁雜，他們一般難以實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理。檔案管理只停留在簡(jiǎn)單的手工查找的階段，這種傳統(tǒng)的工作方式工作量大、時(shí)間花費(fèi)長(zhǎng)、工作效率低下、管理成本極高，不適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)生檔案管理的要求。隨著中職學(xué)生數(shù)量的增長(zhǎng)，這就要求學(xué)生檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化。
2中職學(xué)校學(xué)生檔案信息化管理的措施
2.1更新觀念、轉(zhuǎn)變思想中職學(xué)校學(xué)生檔案的信息化，主要是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要更新觀念，提高對(duì)檔案信息化管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。中職學(xué)校要建立學(xué)生檔案信息化的新理念,做好宣傳工作，更新相關(guān)人員的思想認(rèn)識(shí)。學(xué)校要加大投入，增配軟、硬件設(shè)施，配置與檔案信息化相適應(yīng)的軟、硬件。
2.2學(xué)生檔案信息化管理的建設(shè)學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一部分，是學(xué)生的重要信息材料。用人單位、學(xué)校、學(xué)生本人經(jīng)常需要查詢(xún)學(xué)生檔案，而傳統(tǒng)的查詢(xún)方式不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且有時(shí)會(huì)發(fā)生檔案查找不到的情況。為了解決這些問(wèn)題，檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。學(xué)校應(yīng)用掃描儀、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)把學(xué)生檔案以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計(jì)算機(jī)，以備查找，防止丟失。通過(guò)專(zhuān)用軟件將學(xué)生檔案中的錄檢表、學(xué)籍冊(cè)、畢業(yè)生審核登記表、畢業(yè)生派遣花名冊(cè)等分類(lèi)編目、排序。在實(shí)行分類(lèi)后，檢索時(shí)可依據(jù)不同內(nèi)容快速查找到相關(guān)材料信息。學(xué)校要配備電腦查詢(xún)檢索系統(tǒng)，向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，建立檔案查詢(xún)系統(tǒng)庫(kù)，分析學(xué)生檔案查找利用較多材料，有針對(duì)性的優(yōu)先這些數(shù)據(jù)，提高檔案的利用率。
2.3檔案管理人員的建設(shè)檔案信息化建設(shè)，首要的是管檔人員的素質(zhì)建設(shè)。檔案信息化需要檔案人員具有較高的計(jì)算機(jī)操作技能、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)。因此，檔案人員必須提高業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以適應(yīng)中職學(xué)校學(xué)生檔案信息化建設(shè)的要求。學(xué)校應(yīng)安排一些系統(tǒng)的、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的培訓(xùn)。舉辦專(zhuān)題培訓(xùn)或研討，有針對(duì)性的提高信息化業(yè)務(wù)水平。有條件的學(xué)校要提供檔案人員參與檔案信息化軟件的功能開(kāi)發(fā)工程。只有檔案人員參加才能設(shè)計(jì)出滿(mǎn)足中職學(xué)校學(xué)生檔案信息化實(shí)際需要的軟件。檔案人員要加強(qiáng)思想素質(zhì)建設(shè)，這是做好學(xué)生檔案工作的關(guān)鍵。檔案人員要始終堅(jiān)持和弘揚(yáng)埋頭苦干、無(wú)私奉獻(xiàn)、艱苦拼搏的工作作風(fēng)，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念。同時(shí)，學(xué)校應(yīng)關(guān)心檔案人員的工作條件和工資待遇，提高檔案人員的待遇，解除其后顧之憂(yōu)。這樣才能建立起一支業(yè)務(wù)技術(shù)過(guò)硬、思想素質(zhì)過(guò)硬、長(zhǎng)效發(fā)展的檔案管理人員隊(duì)伍。面對(duì)日益龐大的中職學(xué)校學(xué)生檔案，規(guī)范學(xué)生檔案信息化管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、檔案管理信息化、利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化勢(shì)在必行。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案的主導(dǎo)地位必須讓位于電子檔案，才能更好的適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，更好的為學(xué)生提供服務(wù)。
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