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高校學(xué)籍檔案管理問題的思考論文
摘要：高校的學(xué)籍檔案是學(xué)生檔案的重要一部分，對大學(xué)生具有重要意義，其中，記錄了學(xué)生在高校生活經(jīng)歷。然而，當(dāng)前，我國的學(xué)籍檔案管理存在很多問題，應(yīng)當(dāng)采取有效的措施加以解決。主要對高校學(xué)籍檔案管理問題進(jìn)行思考，并且提出合理的措施加以改進(jìn)以及完善。
引言
學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到離開學(xué)校的具有參考價(jià)值的重要資料，學(xué)籍檔案包括學(xué)生的健康記錄表、畢業(yè)登記表、體育合格表等，并且記載了學(xué)生在高校的學(xué)科方面表現(xiàn)以及實(shí)踐活動表現(xiàn)等，是學(xué)校對學(xué)生實(shí)行管理的重要手段。不僅如此，學(xué)籍檔案也是畢業(yè)生向用人單位推薦自己的重要資料。因此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對學(xué)籍檔案管理，針對當(dāng)前學(xué)校學(xué)籍檔案管理中存在的問題，應(yīng)當(dāng)采取必要的措施加以解決。
1學(xué)籍檔案管理中存在的問題
目前，我國的大學(xué)的學(xué)籍檔案管理存在比較多的問題，首先，檔案管理缺乏規(guī)范性，以及系統(tǒng)性的管理。目前，我國高校的學(xué)籍檔案管理工作沒有切實(shí)可行的規(guī)章制度，從而導(dǎo)致相關(guān)人員在工作中不夠用心以及管理缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性。其次，檔案的內(nèi)容貧乏空洞。難以全面以及真實(shí)反映出學(xué)生的綜合素質(zhì)。學(xué)籍檔案是學(xué)生的重要資料，應(yīng)當(dāng)將學(xué)生的情況全面以及真實(shí)反映出來，然而，當(dāng)前學(xué)籍檔案基本上千篇一律，沒有真實(shí)反映出學(xué)生的特點(diǎn)。再次，檔案缺乏完整性，當(dāng)前的學(xué)籍檔案缺乏完整性，填寫學(xué)生檔案的時(shí)候，用圓珠筆或者鉛筆填寫，從而導(dǎo)致字跡模糊，難以辨識。不僅如此，在填寫過程中敷衍了事，很多重要事件沒有填寫。最后，缺乏后續(xù)管理工作，并且妥善保管以及開發(fā)。比如，由于保管力度不夠，導(dǎo)致學(xué)生的檔案丟失等問題。此外，檔案管理部門對學(xué)籍檔案缺乏深刻認(rèn)識，往往只是收集以及整理檔案，并沒有深入了解檔案管理的意義，沒有促使學(xué)籍檔案在教學(xué)管理以及學(xué)生就業(yè)上發(fā)揮重要作用。
2學(xué)籍檔案管理水平不高的原因
2．1領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)籍檔案管理具有重要意義，由于領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視，導(dǎo)致管理缺乏規(guī)范性。目前，我國的學(xué)校缺少專門學(xué)籍檔案管理的部門以及專項(xiàng)固定經(jīng)費(fèi)，此外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)籍檔案缺乏必要重視，從而導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作困難重重。檔案的作用本身具有隱性、潛在性以及滯后性的特點(diǎn)，這也是領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)籍檔案管理缺乏高度重視的原因。換句話說，學(xué)籍檔案管理的效益是長期以及潛在的，從而導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)對此缺乏重視，進(jìn)而導(dǎo)致當(dāng)前的學(xué)籍管理水平較低。
2．2管理人員素質(zhì)低以及管理模式落后當(dāng)前，學(xué)籍檔案管理的人員素質(zhì)偏低。管理人員呈現(xiàn)老齡化的特點(diǎn)，其中，管理人員的專業(yè)水平低是當(dāng)前檔案管理水平不高的重要的原因。此外，學(xué)籍檔案管理信息量大、管理任務(wù)重，難以構(gòu)建全面完整的學(xué)籍檔案。此外，工作人員缺乏工作積極性，嚴(yán)重阻礙了當(dāng)前的學(xué)籍檔案管理向前發(fā)展。此外，管理模式以及觀念等比較落后，隨著當(dāng)前的學(xué)生認(rèn)識以及高校擴(kuò)張，傳統(tǒng)管理模式無法跟上時(shí)代發(fā)展步伐。
3學(xué)籍檔案管理的主要特點(diǎn)以及作用
3．1學(xué)籍檔案管理特點(diǎn)第一，學(xué)籍檔案管理具有區(qū)別性，由于學(xué)籍檔案管理屬于人事管理重要組成部分，學(xué)校對在校期間的學(xué)生進(jìn)行統(tǒng)一管理以及考核，并且將考核信息等制作成為具有參考價(jià)值以及保存意義的文件，這是和傳統(tǒng)人事檔案的區(qū)別之處。第二，周期性，學(xué)籍檔案需要在大學(xué)保存4年之久，并且對學(xué)生的在校表現(xiàn)等加以記錄，比如，每一年的體育成績、各科考試成績等。第三，廣泛性，學(xué)籍檔案不但包含學(xué)生的各科成績，而且反映出學(xué)生在校期間的重要表現(xiàn)以及學(xué)習(xí)態(tài)度，是對學(xué)生的全面介紹，因此，具有廣泛性的特點(diǎn)。第四，分散性，一方面是信息來源比較分散，學(xué)籍的檔案材料分散于學(xué)校不同的部門。比如畢業(yè)材料在教務(wù)處，黨組織材料在黨委組織部門，錄取名冊以及獎懲材料在學(xué)生處等；另一方面是時(shí)間比較分散。學(xué)籍材料形成需要大量時(shí)間，從新生入學(xué)到學(xué)生畢業(yè)需要幾年時(shí)間進(jìn)行管理，材料也十分分散，如果不仔細(xì)管理很容易丟失。第五，保密性，由于學(xué)籍檔案的內(nèi)容包括學(xué)生姓名、生日、地址、社會關(guān)系、照片等，這些內(nèi)容都屬于學(xué)生們的個(gè)人隱私，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行妥善的保管，并且防止泄密，從而避免被不法分子所利用。相關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化保密意識以及改善保密方式，確保學(xué)籍檔案的安全性。
3．2學(xué)籍檔案管理的作用學(xué)籍檔案管理的作用主要包括以下幾點(diǎn)：首先，學(xué)籍檔案和學(xué)生有著十分密切的關(guān)系，通過學(xué)籍檔案，可以對學(xué)生進(jìn)行引導(dǎo)以及激勵(lì)，從而對學(xué)生實(shí)現(xiàn)思想政治教育。其次，學(xué)籍是學(xué)生進(jìn)入社會的重要文件，學(xué)生在校期間的表現(xiàn)都記錄在學(xué)籍檔案之中，通過學(xué)籍檔案，方面對學(xué)生進(jìn)行管理，從而保障學(xué)校的學(xué)習(xí)風(fēng)氣。第三，為學(xué)生就業(yè)服務(wù)，通常來講，用人單位衡量學(xué)生素質(zhì)以及能力的標(biāo)準(zhǔn)之一是學(xué)籍檔案，因此，優(yōu)質(zhì)以及完整的學(xué)籍檔案方便用人單位盡可能了解畢業(yè)生的個(gè)性以及特長。此外，學(xué)籍檔案管理可以作為學(xué)校評價(jià)自身辦學(xué)水平的重要參考資料。通常來講，培養(yǎng)優(yōu)秀的高素質(zhì)人才并且促使學(xué)生快速畢業(yè)，是評價(jià)一個(gè)學(xué)校辦學(xué)水準(zhǔn)高低的重要指標(biāo)。學(xué)籍檔案，可以真實(shí)反映出學(xué)校的生源、專業(yè)冷熱程度、畢業(yè)方向以及畢業(yè)生特點(diǎn)等。通過學(xué)籍管理，可以反映學(xué)校教學(xué)水平以及教學(xué)質(zhì)量。對學(xué)籍檔案進(jìn)行管控，可以優(yōu)化學(xué)校的課程以及專業(yè)設(shè)置，從而促使人才得到有效培養(yǎng)以及整合學(xué)校的教育資源。
4強(qiáng)化當(dāng)前高校學(xué)籍管理的措施
4．1領(lǐng)導(dǎo)高度重視學(xué)籍檔案工作是高校管理工作重要部分，并且直接反映高校的管理水平，因此，應(yīng)當(dāng)對學(xué)籍檔案管理引起高度重視。檔案管理工作具有保密性以及政策性的特點(diǎn)，因此，檔案管理人員需要學(xué)習(xí)相關(guān)政策以及認(rèn)識到檔案在教學(xué)中的作用，從而增強(qiáng)學(xué)籍檔案管理意識。首先，應(yīng)當(dāng)對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)工作，促使其深入了解檔案管理的意識，從而在思想層面上認(rèn)識檔案管理的重要性。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化工作人員隊(duì)伍。其次，應(yīng)當(dāng)加大對資金的投入力度，學(xué)籍檔案不僅任務(wù)量大而且時(shí)間延續(xù)較長，這就要求場地大以及設(shè)備完善，學(xué)校方面應(yīng)當(dāng)加大資金投入力度，從而保障檔案工作順利完成。最后，優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建檔案管理的相關(guān)不能，并且部門明確職責(zé)，保障學(xué)籍檔案工作順利開展。此外，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)改變工作方式，并且把學(xué)籍管理工作作為重點(diǎn)任務(wù)。在開學(xué)的時(shí)候，由校領(lǐng)導(dǎo)出面，宣傳學(xué)籍檔案的重要性。不僅如此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)開發(fā)檔案的信息資源價(jià)值，整理學(xué)籍檔案的潛在性信息，實(shí)施對人才的個(gè)性化培養(yǎng)。
4．2規(guī)范檔案管理制度學(xué)籍檔案管理工作需要科學(xué)、完整以及規(guī)范的制度加以保障。其中，學(xué)籍管理應(yīng)當(dāng)制定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)以及程序標(biāo)準(zhǔn)等，從而保障相關(guān)管理人員在收集、歸檔整理。管理傳遞以及核對檢查過程中建立相應(yīng)的制度，并且明確各個(gè)員工的具體職責(zé)，促使學(xué)籍檔案的管理工作更為科學(xué)以及規(guī)范。各個(gè)部門之間明確自身責(zé)任以及義務(wù)，并且相互合作，改變檔案管理各自為政局面。此外，做好學(xué)籍保存工作，對于學(xué)生的學(xué)籍信息，不應(yīng)當(dāng)隨意進(jìn)行更改。
4．3加強(qiáng)人員培訓(xùn)以及隊(duì)伍建設(shè)學(xué)籍管理工作由于具有比較強(qiáng)的服務(wù)性、政策性等，隨著管理工作的不斷完善，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對相關(guān)檔案管理人員培訓(xùn)。首先，在思想上，應(yīng)當(dāng)要求檔案管理人員的作風(fēng)正派，對于不正當(dāng)要求應(yīng)當(dāng)予以回避以及對違法亂紀(jì)現(xiàn)象應(yīng)當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)肅的批評。其次，在業(yè)務(wù)上，由于學(xué)籍管理具有比較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性，因此，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉工作流程，完善自身的業(yè)務(wù)水平，促使管理工作走向成熟化、高效化以及規(guī)范化。最后，在服務(wù)上，應(yīng)當(dāng)提升學(xué)籍管理的服務(wù)性。做到不擺架子以及服務(wù)熱情，對學(xué)生的要求應(yīng)當(dāng)做到盡量滿足。此外，在法律上，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密學(xué)籍檔案信息，由于檔案關(guān)系到學(xué)生隱私，相關(guān)管理人員不能私自泄漏學(xué)籍檔案信息以及保障學(xué)籍檔案的真實(shí)性以及可靠性。
4．4建立學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)隨著計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，建立規(guī)范以及完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對于提高學(xué)籍檔案管理效率以及質(zhì)量具有重要的意義，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍管理系統(tǒng)，主要包括基本信息模塊、成績模塊、信息管理模塊等內(nèi)容。此外，可以通過教育部以及招生部門的系統(tǒng)導(dǎo)入相關(guān)資料，簡化工程流程以及節(jié)約人力成本，并且提升工作的效率。此外，學(xué)籍管理系統(tǒng)可以在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)共享，從而方便學(xué)校以及學(xué)生查詢相關(guān)學(xué)籍資料。
5結(jié)語
高校的學(xué)籍管理具有十分重要的作用，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對學(xué)籍管理引起高度重視并且進(jìn)行深入研究。針對當(dāng)前學(xué)籍檔案管理水平不高的問題，應(yīng)當(dāng)積極尋找問題出現(xiàn)的原因，比如，缺乏領(lǐng)導(dǎo)高度重視以及管理人員素質(zhì)不高等，應(yīng)當(dāng)采取有效的措施加以完善，高度重視學(xué)籍管理、規(guī)范檔案管理制度、加強(qiáng)人員培訓(xùn)以及隊(duì)伍建設(shè)、建立學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等。
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