基于知識管理的高校教學檔案信息增值探析論文

　　知識管理是隨知識經(jīng)濟時代的到來而產(chǎn)生的一種全新的管理理念與管理方法， 它最先是在企業(yè)管理中得到推崇和實行，但作為一種融會多種學科成果、富有前瞻性的科學理論，其影響已快速滲透到社會的各個層面，也成為圖書情報檔案在內(nèi)的各學科領域關注的熱門話題。高校教學檔案記錄了高校教學工作的進程，一方面記載了教師的教學科研成果，另一方面記錄了學生的學習成果，是學校各級學院文化知識沉淀的一個重要側(cè)面。本文筆者試圖從知識管理的角度，提出利用知識管理理論實現(xiàn)高校教學檔案價值擴展的策略。

　　一、高校教學檔案信息增值的涵義

　　信息增值是信息從量變到質(zhì)變的過程，信息的有序化和系統(tǒng)化本質(zhì)上是實現(xiàn)信息從量變到質(zhì)變的手段，這主要體現(xiàn)在三個方面：一是信息在量上的增值；二是信息在質(zhì)上的增值；三是信息在價值上的增值。

　　高校教學檔案是指高校的教學管理機構及教師個人，在從事教學管理、教學實踐和教學研究活動中直接形成的，有一定保存價值的文字、圖表、聲像、電子載體的，具有有機歷史聯(lián)系的文件體系。根據(jù)信息增值的涵義，筆者認為：高校教學檔案的信息增值主要是指教學檔案信息內(nèi)容的增值和教學管理、教學實踐和教學研究等工作活動效率的提高。它主要是通過對教學的文檔信息及其它和教學活動相關信息的捕獲、接手、存儲、加工、傳遞和利用來實現(xiàn)的。高校教學檔案的信息增值體現(xiàn)為信息內(nèi)容能夠幫助高校的教師及管理人員，提高他們的決策合理性和實際管理工作、教學工作活動的效率。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

　　一是教學檔案信息在消除不確定性方面的作用。通過對這些大量的、低價值的教學文檔數(shù)據(jù)和相關信息的加工、傳遞和利用，減少高校的有關教學的活動的不確定性，從而制定最有利于提高高校教學各項活動的水平，促進高校發(fā)展相關政策的制定。

　　二是高校檔案信息滿足利用者需求度的變化。通過對原始教學檔案信息分析、加工、整合，形成高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品，其價值發(fā)揮不再局限于參考、憑證或歷史文化作用，而是致力于解決利用者實際問題。

　　三、有關教學的活動效率的提高。這需要在教學檔案信息資源和利用者之間建立聯(lián)系，形成教學檔案利用者和教學檔案信息之間的有效匹配。為教學檔案的利用者提供高效的信息服務，以提高教學檔案利用者的決策水平和工作效率。

　　二、高校教學檔案信息增值中的知識管理內(nèi)涵

　　知識分為顯性知識和隱性知識。知識管理的基本觀點是：顯性知識重新組合成為更復雜的顯性知識、隱性知識通過一定的方法顯性化、隱性知識不斷完善形成新的隱性知識、顯性知識經(jīng)過思考重新組織成為隱性知識。根據(jù)知識管理內(nèi)涵，可以看出高校教學檔案管理尤其是其信息增值有著自身特殊的知識管理價值和內(nèi)涵。

　　（一）高校教學檔案的信息增值體現(xiàn)對知識本身的管理

　　高校教學檔案信息管理的目標和基本任務之一，就是實現(xiàn)已有教學檔案的信息價值和增值。實現(xiàn)教學檔案信息價值的關鍵是建設信息資源體系和信息系統(tǒng)網(wǎng)絡，開展教學檔案信息服務活動，實現(xiàn)教學檔案信息流的有序流動和有效使用。而教學檔案的信息增值則要依賴對信息資源的篩選、組織與開發(fā)來實現(xiàn)。高校教學檔案具體內(nèi)容包括學校有關教學工作的文件材料，有關教學質(zhì)量檢查、評估材料，有關專業(yè)設置的文件材料、教學計劃、教學大綱、學生學籍卡、在校生花名冊，實驗室管理材料，典型教案、重要備課記錄，學生對教師評價等。這些教學檔案材料是高校知識的重要載體，其本身所承載的知識一部分是顯性的，一部分是隱性的。

　　高校教學檔案信息增值過程中對知識本身的管理是通過對上述顯性知識、隱性知識，以及對顯性知識和顯性知識之間相互作用的管理實現(xiàn)的。高校教學檔案信息增值的顯性知識管理主要是對教學檔案衍生的知識資源進行分析、加工、整合，使顯性知識成為更復雜的顯性知識。隱性知識管理主要是對教學檔案中經(jīng)驗類知識的所有者（包括教師、各學科專家、檔案工作者等）頭腦中知識分享的管理，而顯性知識和隱性知識之間相互作用的管理是指挖掘教學檔案信息的潛在價值，隱性知識顯性化，使知識得到創(chuàng)新。

　�。ǘ�）高校檔案的信息增值體現(xiàn)知識基本過程的管理

　　知識只有通過人腦加工和經(jīng)驗的處理，集體的智慧轉(zhuǎn)化為新的知識，才能不斷地繁衍和發(fā)展。知識管理的任務主要在于知識的獲取、積累、顯性知識和隱性知識的轉(zhuǎn)化以及知識的交流與共享等。高校教學檔案的信息增值有著自身的增長方式，不僅要把教學檔案信息收集起來，進行分類整理，還要通過創(chuàng)建教學檔案信息共享平臺，集約不同結(jié)構的教學檔案信息資源，使教學檔案信息資源得到有效開發(fā)和充分利用。通過教學檔案信息資源的共享，為高校教師和管理人員的學習注入動力，督促他們跟蹤教學檔案信息的發(fā)展方向，做到教學檔案資源建設的與時俱進，為教學檔案利用者提供快速、高效、可靠的優(yōu)質(zhì)教學檔案信息服務。通過對教學檔案信息資源的共享，進一步提高高校工作人員的工作效率，全面提升高校的教學和管理水平。由此可見，高校教學檔案的信息增值過程中體現(xiàn)的知識基本過程的管理就是利用檔案館人員的專業(yè)知識及各類先進技術對教學檔案隱含的知識收集、分類、整理、挖掘、轉(zhuǎn)化、交流與共享的管理等。

　�。ㄈ�）高校教學檔案新信息增值中體現(xiàn)對知識相關要素的管理

　　高校教學檔案信息增值要解決兩方面的問題：一是教學檔案信息資源的建設問題；二是教學檔案信息資源的存取和開發(fā)利用問題�！敖虒W檔案信息資源”的概念不同于“教學檔案的概念”，它是指經(jīng)過人們合理開發(fā)和組織的教學檔案中的信息、信息技術、文檔人員等要素組成的有機集合。在這些要素中，通過對教學檔案的加工處理而獲得的有關信息，無疑是構成教學檔案信息資源的核心要素，但是相關的信息技術和文檔人員等要素，也是這種經(jīng)過開發(fā)和組織的教學檔案信息得以有效控制和利用的必要條件。再有，信息技術的掌握和人員素質(zhì)的提高需要通過建構某種學習共同體而得以實現(xiàn)，需要高校教學檔案形成每一環(huán)節(jié)中涉及的人員之間展開不斷的學習。面對這種境況，需要建成學習型組織，營造個人、組織共同發(fā)展的良好組織環(huán)境�？梢�，高校教學檔案的信息增值蘊含著對與知識有關的各種要素（包括知識組織、知識設施、知識技術、知識人員、知識制度和知識環(huán)境等）的管理。

　　三、基于知識管理的高校教學檔案的信息增值策略

　　在知識管理廣泛運用于組織之中以提升組織能力的背景下，高校教學檔案的信息增值作為學校檔案工作的一個新任務，需要采取有效的知識管理策略來保證高校教學檔案的信息增值的實現(xiàn)。

　　（一）注重對教學檔案信息資源中的隱性知識的挖掘

　　知識管理中的一個重要的觀點就是：隱性知識比顯性知識更完善、更能夠創(chuàng)造價值；因此，隱性知識的挖掘和利用能力將成為個人和組織的成功關鍵之所在。因此，高校教學檔案工作不僅要注重對學校內(nèi)產(chǎn)生的有關教學工作的顯性知識（文檔）的收集、管理，而且更要重視對隱藏在教學檔案中的隱性知識的發(fā)掘，這部分知識對高校教學檔案的信息增值具有決定性的作用。因此，要從教學檔案承載的信息和數(shù)據(jù)中，發(fā)現(xiàn)特定數(shù)據(jù)和信息的相關性和內(nèi)在聯(lián)系，通過提煉、分析、綜合和激活，發(fā)現(xiàn)事物的本質(zhì)，并把這些數(shù)據(jù)和信息重新組合成為具有高價值的教學檔案信息。

　　（二）建立教學檔案信息共享平臺

　　教學檔案信息只有在交流的過程中才會增值，通過建立順暢的教學檔案信息交流渠道，不僅可以擴展學校整體的教學檔案信息資源儲備，而且可以實現(xiàn)教學檔案信息的增值。因此，高校教學檔案信息增值的實現(xiàn)還要有賴于教學檔案信息共享平臺的建設。

　　建置教學檔案信息共享平臺的目的，在于讓學校的教學檔案信息能做有效的管理，經(jīng)由整理分類后，提供給學校的全體人員，做經(jīng)驗的分享與知識的傳承。從短期目標看，可以藉由教學檔案信息的分享平臺，提升學校全體人員教學檔案信息的分享和對談的機會，通過談話和分享促進教學經(jīng)驗的獲取、教學技能的提高；從長遠上來看，通過交流平臺，教師能夠在第一時間整理和提煉好自己獨具特色的教學知識和教學檔案，這在學校的教學評估、優(yōu)秀課程評比等活動中都是優(yōu)秀的素材。

　�。ㄈ�）增強教學檔案形成者與管理者的知識管理能力

　　人是知識管理的核心要素，是顯性知識的管理者和隱性知識的擁有者。因此，高校教學檔案的信息增值在一定程度上要取決于教學檔案形成者與管理者的知識管理能力。因為他們是教學檔案創(chuàng)造、傳播、運用的主體，他們的素質(zhì)決定教學檔案的質(zhì)量。因此，要培養(yǎng)學校檔案管理者的知識管理素養(yǎng)，讓他們把知識管理理念貫穿到整個教學檔案的管理過程之中，有效的促進教學檔案的價值增值，更好地為學校服務。

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