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淺談抽水蓄能電站工程檔案管理存在的問題及對策論文
一、 基本情況介紹
張河灣公司從工程項(xiàng)目開工建設(shè)以來就十分重視工程檔案管理工作，把基建工程的竣工檔案視為工程建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，結(jié)合張河灣抽水蓄能工程資料范圍廣、種類多以及涉及單位多等特點(diǎn)，對整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，明確了檔案工作由總經(jīng)理主管，副總經(jīng)理分管，辦公室主抓，在辦公室設(shè)立了檔案室，隸屬辦公室，配備了4名檔案專職人員，同時(shí)各部門設(shè)立一名兼職檔案員，并規(guī)定了工作職責(zé)。
張河灣公司完成了工程檔案的形成、積累、整理、歸檔等工作，竣工圖編制符合規(guī)范，工程檔案歸檔率達(dá)到百分之百。已歸檔檔案符合國家及電力行業(yè)的有關(guān)檔案管理的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。
二、調(diào)研分析
在工程檔案管理過程中普遍存在的問題有：
�。ㄒ唬┦┕こ跗谝恍┦┕挝活I(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，且施工隊(duì)伍流動性強(qiáng)，檔案人員職責(zé)不清，檔案資料流向網(wǎng)絡(luò)不健全，使得工程建設(shè)中技術(shù)、施工人員調(diào)動、變更，導(dǎo)致人走檔案走。人走檔案資料交接不及時(shí)的現(xiàn)象出現(xiàn)，影響了檔案工作的質(zhì)量。
（二）在某些施工單位中存在著檔案管理水平普遍不高的問題。在工程項(xiàng)目檔案管理工作上還沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化管理。在制度執(zhí)行上不按制度執(zhí)行，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制，在制度執(zhí)行上存在軟的現(xiàn)象。
�。ㄈn案專業(yè)人才缺乏。檔案人員一般是新參加工作的同志或臨時(shí)聘用人員，缺乏檔案專業(yè)知識，對工程檔案比較陌生，具有檔案專業(yè)或有職稱、又懂技術(shù)的人很少，熟悉檔案法規(guī)和制度，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，應(yīng)用電腦進(jìn)行操作并對檔案進(jìn)行開發(fā)和再利用的專業(yè)人才更是奇缺。
（四）收集檔案資料不及時(shí)。檔案工作人員大都是在單位工程收尾完工階段才著手檔案的收集整理，在項(xiàng)目建設(shè)過程中工程技術(shù)和施工人員是產(chǎn)生檔案的主體，而他們往往在項(xiàng)目即將竣工時(shí)抽調(diào)到新的項(xiàng)目點(diǎn)，這樣勢必造成過程施工檔案資料之間關(guān)系不清，簽字不全，對工程施工檔案的齊全完整產(chǎn)生不利影響。
三、 思考
針對以上問題，如何解決是擺在公司面前的一大難題。面對困難，公司領(lǐng)導(dǎo)一定要高度重視，各有關(guān)業(yè)務(wù)部門密切配合，有了這個(gè)前提條件，就可以建立健全并落實(shí)檔案管理工作的各項(xiàng)制度。
四、采取的措施
（一）建立檔案管理體系，確保檔案管理工作順利開展
為了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一部署張河灣抽水蓄能電站工程檔案工作，專門成立了由我公司牽頭，監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工等有關(guān)單位負(fù)責(zé)人和檔案專職人員參加的“工程竣工檔案驗(yàn)收小組及檔案管理網(wǎng)絡(luò)”，制訂了檔案網(wǎng)絡(luò)成員的職責(zé)。各參建單位也成立相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，設(shè)立了專職檔案人員，便于公司和各參建單位進(jìn)行工程資料的發(fā)放、接收、竣工檔案移交直接對口聯(lián)系。
為確保各施工單位的執(zhí)行力度，針對基層施工單位工程進(jìn)展情況，督促其成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備專職或兼職檔案人員，并每年對其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。我公司檔案人員會同監(jiān)理部門，質(zhì)檢部門不定期指導(dǎo)檢查施工檔案資料，查漏補(bǔ)缺，對存在問題及時(shí)指出，多層審核，把好驗(yàn)收關(guān)。在基建過程中，多次組織施工單位檔案管理人員進(jìn)行檔案法規(guī)和專業(yè)知識培訓(xùn)、考核，大大提高了檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們在檔案整理的過程中有法可依有章可循。加強(qiáng)檔案人員與工程技術(shù)人員的聯(lián)系，發(fā)揮全員參建的檔案意識，力求施工檔案的規(guī)范系統(tǒng)。
�。ǘ┎扇∮行Т胧�，保證工程檔案的完整性和準(zhǔn)確性
在工程前期工作時(shí)，就注重項(xiàng)目前期時(shí)的相關(guān)文件資料的收集，確定專人負(fù)責(zé)做好文件和圖紙資料的管理，及時(shí)辦理歸檔。
采取前端控制。為了保證工程檔案收集的完整、齊全，在工程設(shè)計(jì)、設(shè)備采購、施工及監(jiān)理的招標(biāo)投標(biāo)、簽訂合同協(xié)議時(shí)就設(shè)立專門條款，明確規(guī)定乙方應(yīng)提交竣工圖的套數(shù)、時(shí)間，明確對項(xiàng)目檔案整理、歸檔的責(zé)任。支付工程款時(shí)，必須經(jīng)檔案部門確認(rèn)竣工檔案的齊全、規(guī)范，財(cái)務(wù)部門才能付款。
�。ㄈ┯没顧n案，充分發(fā)揮檔案存史資政的積極作用
圍繞工程建設(shè)的實(shí)際，檔案管理人員廣泛收集資料，盡力提供文件資料注意用活檔案，讓檔案從工程建設(shè)中來，再服務(wù)于工程建設(shè)中去。在工作中做到腿勤、口勤、手勤，講究熱心、細(xì)心、耐心。無論是領(lǐng)導(dǎo)還是一般技術(shù)人員查閱檔案，都熱情服務(wù)。不僅提供直接資料，還根據(jù)需要提供相關(guān)文件材料；不僅提供文字材料，還盡量提供圖片、錄像等直觀材料。在嚴(yán)格履行審批手續(xù)，切實(shí)做好安全保密工作的同時(shí)，注意發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，在服務(wù)中收集檔案，在服務(wù)中完善檔案，努力提高檔案管理水平。
工程檔案不同于一般的歷史資料，對工程的運(yùn)行及設(shè)備安全有直接影響，因此收集與管理好工程建設(shè)時(shí)期檔案資料至關(guān)重要。在檔案利用與服務(wù)中體現(xiàn)檔案價(jià)值，維護(hù)機(jī)組的安全運(yùn)行。
增加參建單位工程管理人員的檔案意識，認(rèn)真抓好檔案的收集、保管、利用三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程，工程的管理、設(shè)計(jì)、技術(shù)和施工人員對工程項(xiàng)目的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。一組完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案形成，必須發(fā)揮全體參建人員的作用，特別是在項(xiàng)目建設(shè)階段，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，及時(shí)收集整理，在安全保管的基礎(chǔ)上，加大檔案的開發(fā)利用力度。在實(shí)際工作中，檔案人員深入現(xiàn)場，進(jìn)行及時(shí)指導(dǎo)。一方面向工程技術(shù)、管理人員宣傳檔案在工程建設(shè)中的重要作用，使他們能自覺地把握好檔案材料的完整程度；另一方面加強(qiáng)檔案人員與工程建設(shè)人員的聯(lián)系，積極提供有效服務(wù)，通力合作，保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
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