企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化及其開(kāi)發(fā)和利用論文

　　摘 要：知識(shí)經(jīng)濟(jì)興起，信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)盛行。同時(shí)現(xiàn)代企業(yè)檔案系統(tǒng)管理中也逐步順應(yīng)當(dāng)前產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)與科技迅猛發(fā)展的形勢(shì)需求，由傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理走向了以信息為媒介的網(wǎng)絡(luò)信息化管理�？梢哉f(shuō)企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)進(jìn)程大力開(kāi)展，一是順應(yīng)時(shí)代經(jīng)濟(jì)與科技時(shí)勢(shì)背景下的建設(shè)發(fā)展需求，二是為了使得企業(yè)管理模式趨于完善化方向發(fā)展，即由傳統(tǒng)粗放形式逐步走向于集約化管理模式，是企業(yè)檔案管理走向與國(guó)際接軌必不可少的重要實(shí)施戰(zhàn)略。

　　關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；技術(shù)；網(wǎng)絡(luò)信息化；建設(shè)

　　檔案是企業(yè)、政府機(jī)關(guān)單位、事業(yè)單位等多個(gè)組織機(jī)構(gòu)的重要?dú)v史記錄，其主要以圖表、數(shù)據(jù)、文獻(xiàn)等多種形式作為載體。而網(wǎng)絡(luò)信息化下的檔案主要是一種信息資源，即能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，并以信息和多種載體形式一同呈現(xiàn)出來(lái)，即這種檔案信息包括與檔案載體有關(guān)的信息資源，能夠使檔案內(nèi)容更加真實(shí)完整及可靠。而隨著我國(guó)社會(huì)形態(tài)，經(jīng)濟(jì)與科技的迅猛發(fā)展，檔案管理模式逐步走向了信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化等的多種檔案管理形態(tài)，使得檔案資源能夠充分開(kāi)發(fā)，便于企業(yè)等多種組織機(jī)構(gòu)辦公作業(yè)。

　　一、檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化的現(xiàn)實(shí)意義與重要價(jià)值體現(xiàn)

　　檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化必須要以信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)作為主要媒介，通過(guò)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬件平臺(tái)等多種設(shè)備或渠道體現(xiàn)出來(lái)。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，它最為重要的現(xiàn)實(shí)意義與價(jià)值就是使得檔案管理由紙質(zhì)管理走向了信息化形態(tài)下的整合管理模式，使其實(shí)用性與可靠程度大有提高。具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　�。ㄒ唬┕ぷ餍�率大幅度提升

　　檔案管理由紙質(zhì)管理時(shí)代過(guò)渡為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)化形式后，能夠輕松的將過(guò)去以立卷形式為主的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)時(shí)文件歸檔管理形式。這樣不僅使得以往的工作量大幅度降低，同時(shí)還能隨時(shí)查缺補(bǔ)漏，將遺漏之處或整合管理不足之處加以彌補(bǔ)，如可以隨時(shí)插入辦公所需的其他信息文件，從而能夠滿(mǎn)足現(xiàn)代化檔案管理辦公所需，提高工作效率與質(zhì)量。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)信息化形態(tài)下的檢索功能的體現(xiàn)也能夠使得辦公作業(yè)更加方便與實(shí)用。

　�。ǘ�）檔案能夠?qū)崿F(xiàn)可靠與完整

　　網(wǎng)絡(luò)信息化下的檔案管理能夠利用現(xiàn)代辦公作業(yè)自動(dòng)化所需的掃描儀與數(shù)碼影像等設(shè)備進(jìn)行掃描，掃描后的圖片還能與原檔案進(jìn)行對(duì)比，從而起到了完善檔案文件內(nèi)容這一目的，而不會(huì)向傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理時(shí)那樣繁縟，即整理不好或工作疏漏時(shí)造成檔案文件腐爛與丟失等。

　�。ㄈ�）調(diào)用檔案文件更加實(shí)用與方便

　　以往在使用辦公所需的檔案文件時(shí)，要先查閱檔案記錄簿以找出檔案文件所在區(qū)間，從而才能調(diào)出檔案。而網(wǎng)絡(luò)信息化形態(tài)下的檔案調(diào)用，可以利用模糊搜索、結(jié)果查找、以及高級(jí)檢索等功能去篩選檔案信息。這樣不僅使得檔案使用更加實(shí)用與方便，還利于異地查閱相關(guān)檔案文件，即實(shí)現(xiàn)了檔案遠(yuǎn)程管理與調(diào)用，能夠更為充分地體現(xiàn)檔案的使用價(jià)值。

　�。ㄋ模┓旨�(jí)管理與權(quán)限設(shè)置能夠保障檔案保密程度

　　網(wǎng)絡(luò)信息化形態(tài)下的檔案查閱可以設(shè)置登陸查閱權(quán)限。這種權(quán)限設(shè)置，一是明確了使用者自身可查閱文獻(xiàn)資料的權(quán)限級(jí)別，二是能夠?qū)⑹褂谜叩牡顷懬闆r與調(diào)取文獻(xiàn)資源情況進(jìn)行在案。也就是說(shuō)，使用者通過(guò)查閱權(quán)限等級(jí)的設(shè)定，能夠保障文獻(xiàn)資源的保密性及完整性，在其使用文獻(xiàn)資源的基礎(chǔ)上，將使用情況及時(shí)反饋給檔案庫(kù)相關(guān)工作人員，以便利于掌握檔案工作的執(zhí)行情況。

　　二、檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)進(jìn)程中存在的主要問(wèn)題

　　網(wǎng)絡(luò)信息化形態(tài)下，檔案文件的相關(guān)數(shù)據(jù)與信息資源等能夠存儲(chǔ)于光盤(pán)、磁盤(pán)、優(yōu)盤(pán)等多種媒介中；即以數(shù)字化代碼形式載體依賴(lài)于存儲(chǔ)媒介、計(jì)算機(jī)軟件、網(wǎng)絡(luò)硬件平臺(tái)等，從而真正體現(xiàn)其重要價(jià)值。所以，檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化有著它實(shí)用方便的特性的同時(shí)，還存在著自然因素與人為因素影響著它的操作安全程度。另外，信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)下的檔案信息資源或電子數(shù)據(jù)等，對(duì)操作設(shè)備與操作環(huán)境的依賴(lài)程度較高，所以在檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理形態(tài)下的檔案安全為之重要。相比檔案紙質(zhì)管理時(shí)，檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的實(shí)現(xiàn)更加方便實(shí)用，而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)自然耗損與人為管理不當(dāng)造成的檔案資料、重要文獻(xiàn)的損失與破壞。由此看來(lái)，檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理更加看重于信息資源的絕對(duì)安全。除此之外，檔案管理辦公人員的操作不當(dāng)或相關(guān)計(jì)算機(jī)應(yīng)用體系知識(shí)欠佳，也會(huì)造成重要文件資源的損壞，即安全性或者說(shuō)是檔案可靠程度難以保證。

　　三、檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的必要實(shí)行舉措

　�。ㄒ唬┨岣邫n案信息安全程度

　　檔案信息安全程度必須得以保證，以此才能實(shí)現(xiàn)檔案使用階段的充分價(jià)值，且使得網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)進(jìn)程的開(kāi)發(fā)效率與質(zhì)量更進(jìn)一步。所以，檔案管理工作必須要做好殺毒軟件的安裝以及防火墻的安全設(shè)置與維護(hù)。利用殺毒軟件和防火墻定期對(duì)電腦進(jìn)行安全檢查，盡量防止病毒的入侵。而對(duì)于數(shù)據(jù)載體的物理故障和設(shè)備的技術(shù)故障，就必須要管理人員在管理的過(guò)程中定期對(duì)數(shù)據(jù)載體和設(shè)備進(jìn)行檢查，從而避免發(fā)生故障后造成不可挽回的局面。除此之外，還應(yīng)該加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)資源與重要文獻(xiàn)信息等的保密工作；在管理時(shí)應(yīng)該制定管理制度，使檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)工作進(jìn)程能夠有章可循；為了防止人為的破壞，可以采用進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)輸入密碼的方式對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理，讓登陸系統(tǒng)的人都進(jìn)行身份驗(yàn)證，預(yù)防了一些蓄意破壞資料的人入侵系統(tǒng)。

　　（二）開(kāi)發(fā)自身單位所需的檔案管理軟、硬件設(shè)施

　　要加快檔案信息化的建設(shè)，就要配置與檔案管理信息化相適應(yīng)的軟、硬件調(diào)教，從而使企業(yè)檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。企業(yè)等組織機(jī)構(gòu)要開(kāi)發(fā)適合本部門(mén)、本行業(yè)使用的專(zhuān)門(mén)的檔案利用軟件。企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的主要軟、硬件設(shè)施包括計(jì)算機(jī)軟硬件基礎(chǔ)環(huán)境和各類(lèi)輔助設(shè)施，如信息高速公路和寬帶網(wǎng)，各種通信子網(wǎng)，內(nèi)部局域網(wǎng)及與之配套的軟硬件設(shè)備如交換器、路由器、大容量?jī)?chǔ)存設(shè)備、高性能服務(wù)器，以及操作系統(tǒng)、高可靠性的信息安全系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)等。

　�。ㄈ�）打造一支技術(shù)團(tuán)隊(duì)

　　任何行業(yè)都需要人才作為先進(jìn)技術(shù)生產(chǎn)力，尤其是當(dāng)前競(jìng)爭(zhēng)異常激烈的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代。同樣，檔案管理由以往紙質(zhì)時(shí)代過(guò)渡為信息網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用進(jìn)程時(shí)代，檔案管理工作的技術(shù)含量也大幅度提升

　　。另外，當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理的人才也很金貴，人力資源稀缺程度較高。這是因?yàn)闄n案信息化管理需要大量的信息處理、技術(shù)研發(fā)、計(jì)算機(jī)語(yǔ)言編程人員、數(shù)據(jù)維護(hù)人員等多種崗位工作人員，并且需求這幫人才的專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備程度夠強(qiáng)，能夠滿(mǎn)足現(xiàn)代化檔案工作所需。為此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)打造一支專(zhuān)業(yè)技術(shù)與自身素質(zhì)水準(zhǔn)較高的工作團(tuán)隊(duì)。要求其能夠熟練操作計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)與做好檔案管理工作的基礎(chǔ)上，樹(shù)立起責(zé)任意識(shí)及保持好健康工作心態(tài)，以此才能滿(mǎn)足網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理工作所需的各項(xiàng)要求。

　　結(jié) 語(yǔ)：

　　總之，檔案信息管理的工作任務(wù)在現(xiàn)代企業(yè)管理角度看來(lái)十分艱巨，并且責(zé)任重大。這是因?yàn)楫?dāng)前信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)盛行，企業(yè)必須在滿(mǎn)足市場(chǎng)需求的前提下，還要兼具滿(mǎn)足自身所處發(fā)展環(huán)境下的各項(xiàng)建設(shè)作業(yè)進(jìn)程的開(kāi)發(fā)技術(shù)需求，以此才能實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定經(jīng)營(yíng)與健康發(fā)展。

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