談人事檔案信息化管理策略論文

　　摘要：人事檔案是個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷記錄，對(duì)于用人單位而言，有著重要的指導(dǎo)和參考作用。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式也在發(fā)生改變。但是，由于一些觀念的影響，信息化管理的開展進(jìn)度緩慢。本文就通過探討檔案管理工作信息化過程中遇到的問題，提出一些改進(jìn)策略。

　　關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；改進(jìn)策略

　　隨著社會(huì)的發(fā)展，規(guī)范化和誠(chéng)信化是當(dāng)今社會(huì)人事工作的兩大標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案作為人力資源的憑證和依據(jù)，已經(jīng)為社會(huì)和個(gè)人所重視。因?yàn)槿耸聶n案是個(gè)人情況的真實(shí)記錄，能夠清楚地反映個(gè)人的經(jīng)歷和背景，這對(duì)于用人單位而言，是最直接有效的衡量憑據(jù)。但是，目前我國(guó)大多數(shù)用人單位的人事檔案還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料，而且由于紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)，丟失檔案、遺漏檔案的情況時(shí)有發(fā)生。這樣不僅給個(gè)人帶去一些不必要的麻煩，而且用人單位也無法全面掌握人員情況，給管理帶來困難。所以為了解決紙質(zhì)檔案的明顯缺陷，數(shù)字化的檔案已經(jīng)是許多用人單位所倡導(dǎo)的一種方式，那么如何加強(qiáng)這些檔案的信息化管理，已經(jīng)成為用人單位必須探究的新問題。

　　一、人事檔案管理信息化的重要性

　�。ㄒ唬┨嵘龣n案管理工作效率

　　因?yàn)槿藛T流通的關(guān)系，人事檔案的管理工作也變成了一項(xiàng)動(dòng)態(tài)性的工作，所以對(duì)于檔案管理人員而言，對(duì)人員檔案的變更及時(shí)進(jìn)行記錄和修改是一項(xiàng)看似輕松卻很繁瑣的一件事。而且由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，檔案的錄入還需花費(fèi)管理人員的大量時(shí)間，所以工作效率想提高卻找不到法門。同時(shí)，一個(gè)單位的人員數(shù)量不少，管理人員不可能將每個(gè)人的人事信息都爛熟于心。但如果實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，一旦出現(xiàn)人事變動(dòng)，管理人員可以通過管理軟件的強(qiáng)大功能來減少檔案變更所花費(fèi)的時(shí)間，就可以大大提升工作效率。

　�。ǘ�）確保人事信息的及時(shí)更新

　　人事檔案管理一旦實(shí)現(xiàn)信息化，管理系統(tǒng)的相關(guān)功能就可以對(duì)新錄入的人事信息自動(dòng)進(jìn)行分門別類，保證人事信息的及時(shí)更新。作為實(shí)現(xiàn)信息化管理最重要的功能之一，信息的及時(shí)更新能夠幫助用人單位在作出相關(guān)人事決策時(shí)，不會(huì)因?yàn)檫z漏而作出錯(cuò)誤的決定，從而保證了職工的切身利益。

　�。ㄈ�）保證人事的管理合法化

　　人事糾紛是現(xiàn)在許多用人單位比較頭疼的問題，而且也讓許多人的利益得不到保障。特別是有些單位在辭退員工的工作上不規(guī)范處理，由此產(chǎn)生人事檔案信息不全的問題，造成許多勞動(dòng)糾紛。因此，使一些簡(jiǎn)單問題復(fù)雜化，導(dǎo)致雙方都要花費(fèi)大量精力去完善人事信息，影響日常工作的順利進(jìn)行。而如果實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化，及時(shí)更新信息系統(tǒng)，就可以保證人事信息的準(zhǔn)確和全面性。因此，只要管理人員不出現(xiàn)人為疏漏，檔案信息會(huì)一直存在系統(tǒng)中，為個(gè)人和單位提供最有效的憑證，從而減少勞動(dòng)糾紛，并催生出一系列人事管理的合理制度，保證人事管理的合法化。

　�。ㄋ模┍ＷC人事檔案信息的秘密性

　　人事檔案管理工作具有很強(qiáng)的保密性質(zhì)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案發(fā)生篡改、涂改的事件不在少數(shù)，而實(shí)現(xiàn)信息化之后，系統(tǒng)的保密性增加了檔案的安全性，只要加強(qiáng)管理系統(tǒng)的密碼保護(hù)，人事檔案信息的秘密性就可以得到保證，當(dāng)然還要注意網(wǎng)絡(luò)不法人員的攻擊等特殊情況的出現(xiàn)，及時(shí)進(jìn)行檔案?jìng)浞�，以確保信息安全。

　　二、人事檔案信息化的問題與不足

　�。ㄒ唬�對(duì)人事檔案工作本身缺乏重視

　　人事檔案管理工作是每一個(gè)用人單位的重點(diǎn)工作，但是不少單位的人事檔案管理存在一個(gè)“雷聲大、雨點(diǎn)小”的情況，其根本原因就是沒有對(duì)人事管理工作形成一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)。大部分人認(rèn)為該項(xiàng)工作只是輔助性質(zhì)工作，因而放松了對(duì)其的管理力度，造成檔案管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于單位的其他工作，而也正是對(duì)人事檔案管理工作的不重視，提出信息化就顯得有些困難。因?yàn)樾畔⒒�就意味著要更新一整套硬件設(shè)施，這筆經(jīng)費(fèi)投入在許多用人單位看來，有些不值得，這也是人事檔案管理信息化推進(jìn)困難的原因之一。

　�。ǘ�）人事管理檔案的信息化水平不高

　　管理手段上的傳統(tǒng)�，F(xiàn)在許多用人單位提供的人事檔案還局限在紙質(zhì)檔案上，管理的中心點(diǎn)依舊是實(shí)體檔案，沒有跟上電子化檔案的大潮。所以在利用效率上依舊很低，而且檔案管理的材料無論是從管理還是保管，都依舊是人工操作。在工作量巨大的檔案管理工作面前，無疑使得許多工作人員感覺力不從心。

　�。ㄈ�）專業(yè)管理人才缺乏

　　檔案管理工作雖然不是一項(xiàng)新工作，但是隨著信息化的推進(jìn)，這項(xiàng)工作也開始慢慢發(fā)生蛻變。使得檔案管理不再是一項(xiàng)人人都可以“兼職”的輕松活。因此，檔案管理信息化過程中的尷尬就出現(xiàn)了，沒有專業(yè)的管理人才，使得檔案管理工作出現(xiàn)高屬性低配置的情況，影響了檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。

　　三、人事檔案信息化的改進(jìn)策略

　�。ㄒ唬┨嵘�人員對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)

　　信息化建設(shè)已經(jīng)是人事檔案管理工作的一個(gè)主要方向，但是許多人對(duì)于這一點(diǎn)還沒有一個(gè)充分清醒的認(rèn)識(shí)，對(duì)于信息化建設(shè)持觀望態(tài)度，造成信息化進(jìn)程緩慢。所以，要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，就要改變?nèi)藛T的態(tài)度。首先，對(duì)檔案管理人員，要求必須是積極上進(jìn)，擁有良好的學(xué)習(xí)態(tài)度，能夠快速接受信息化管理過程中的新知識(shí)。其次，提高管理人員的檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)在做好本職的管理工作時(shí)，能夠認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，這樣才不至于產(chǎn)生懈怠，影響自身工作的積極性。最后，要讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到，這項(xiàng)工作是不能夠一蹴而就的，需要其能夠在不斷地學(xué)習(xí)中，循序漸進(jìn)地摸索，這樣才能做好檔案管理工作。

　�。ǘ�）建立完善的人事檔案管理制度

　　人事檔案關(guān)系到單位人員的切身利益，所以對(duì)于管理人員而言必須要細(xì)心認(rèn)真。而針對(duì)檔案信息化的新要求，管理制度的重要性更加凸顯，所以必須堅(jiān)持制度改革的要求，從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)單位自身的特點(diǎn)，制定一套完善的管理制度。該制度應(yīng)該明確檔案管理信息化過程中的人員職責(zé)和工作要求，管理人員應(yīng)該做到在工作中遇到問題，能夠及時(shí)反應(yīng)，保證事態(tài)不惡性發(fā)展。而對(duì)人事檔案的提取和查閱，應(yīng)該有相關(guān)的手續(xù)流程，保證檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。

　�。ㄈ�）注重專業(yè)管理人才的培養(yǎng)

　　人事檔案的信息化管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，所以傳統(tǒng)認(rèn)為的檔案管理是人人都可兼職的看法是錯(cuò)誤的，在倡導(dǎo)信息化管理時(shí)，一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍是必不可少的。管理人員在完成本職工作時(shí)，除了具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)外，還要根據(jù)信息化的發(fā)展程度，掌握更為先進(jìn)的管理方法和電腦操作技術(shù)。因此，用人單位在建設(shè)檔案信息化時(shí)，應(yīng)該加大對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)力度，組織學(xué)習(xí)相關(guān)的知識(shí)技能，對(duì)于特殊的技能，有必要邀請(qǐng)專業(yè)老師進(jìn)行培訓(xùn)，這樣才能達(dá)到信息化管理要求。

　�。ㄋ模┩晟茩n案管理的相關(guān)硬件設(shè)施

　　檔案管理工作的信息化，意味著要更新一大批硬件設(shè)施，比如必備的電腦、打印機(jī)等，而對(duì)于一些特殊檔案的日常安全保護(hù)，滅火器以及除濕機(jī)也是必不可少的。因?yàn)槿耸聶n案如果出現(xiàn)損毀，補(bǔ)救工作會(huì)相當(dāng)困難。所以除了及時(shí)備份，日常硬件的維護(hù)工作也非常重要。因?yàn)橄嚓P(guān)設(shè)備的添置，防盜也成為必須注意的問題。人事檔案是重要的社會(huì)資源，對(duì)于個(gè)人和用人單位都極其重要，因?yàn)楝F(xiàn)代社會(huì)對(duì)人才的要求越來越高，人事檔案作為最重要的憑證，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理是必然的。而信息化的手段，可以更好地進(jìn)行檔案管理。所以，只有轉(zhuǎn)變觀念、合理利用信息化平臺(tái)、充分發(fā)揮信息化技術(shù)，才能真正提高檔案管理工作的水平。

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