工程項目的文件檔案管理論文

　　摘要：隨著我國建筑業(yè)的快速發(fā)展，建筑工程越來越復雜，在施工過程中，產(chǎn)生了大量的工程文件，將這些資料文件有效地儲存和保護起來，并將其進行歸檔管理，是對工程有效開展的重要支持。因此，加強對工程項目的文件檔案管理，不斷完善檔案管理的方式具有非常現(xiàn)實的意義。

　　關鍵詞：工程項目;文件;檔案;管理

　　隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國的各項事業(yè)都得到了突飛猛進的發(fā)展，建筑業(yè)已經(jīng)成為了我國經(jīng)濟發(fā)展的重要推動力。隨著人民生活水平的提高以及建筑技術的提高，建筑物變得功能越來越多，這使得施工過程中出現(xiàn)了更多的文件記錄等，將這些文件歸檔進行有效管理就成為了施工單位非常重視的問題。

　　1工程項目文件歸檔管理的必要性

　　隨著建筑業(yè)的不斷發(fā)展，施工單位越來越認識到了工程項目文件歸檔管理的必要性。首先，工程項目都是非常復雜的，在過程中會產(chǎn)生大量的材料文件，這些文件需要進行有效管理，以方便施工單位可以隨時有效利用，為工程項目提供資料支持和指導。如果文件的材料收集不全，不能進行有效的歸檔管理，就會給查找?guī)�來困難，對工程管理帶來了非常大的麻煩，甚至會影響工程的進程。比如工程中編制的竣工圖如果沒有進行歸檔管理，就會使信息無法得到有效匯總，會對今后的改造工作帶來很多的隱患。從另一方面來講，如果無法對工程文件進行歸檔管理，相關的單位以及部門就無法對這些文件進行有效的審查，這也帶來了很多的問題，對工程的發(fā)展是極為不利的。

　　工程文件材料是整個工程項目的重要記錄，且每年都在不斷增加，其貫穿于工程項目的提出、調(diào)研、立項、審批、設計、施工、竣工驗收等諸多環(huán)節(jié)。因此，只有利用科學有效的管理方式，將這些不斷產(chǎn)生的文件檔案進行科學的管理，認真核查其準確性和完整性，才能為工程項目提供真正有效的資料支持，為保證工程有序開展下去打下堅實的基礎。

　　2對工程項目文件材料進行管理需要有質(zhì)量要求

　　對工程項目中產(chǎn)生的文件進行有效管理，需要對文件材料進行要求，要保證文件材料的質(zhì)量，一般而言，工程項目文件材料的質(zhì)量要求為：(1)進行歸檔的文件材料一定要是原件;(2)進行歸檔的文件材料所記錄的內(nèi)容一定要真實、準確，不做假，要如實反映工程的實際情況;(3)進行歸檔的文件材料應該字跡保持清楚，記錄上有圖片或者圖表的一定要保證圖表或圖片清晰可辨，同時還要保證簽字蓋章的手續(xù)完備;(4)進行歸檔的文件材料一定要采用不容易褪色的書寫工具來進行記錄;(5)歸檔的竣工圖一定要加蓋竣工的圖章;(6)存在有錄音和錄像的文件時，一定要確保其載體的有效性。只有保證了以上幾點，才可以使工程文件材料可以得到有效的保護和管理，進而為工程項目提供必要的支持。

　　3當前我國工程項目檔案管理中存在的一些問題

　　雖然我國對工程項目的文件檔案的管理方式有了長遠的進步，但是當前在管理時仍然存在著很多的問題，比如管理的職責不明確，管理人員的專業(yè)素質(zhì)低，且流動性很大，這些都給檔案管理帶來了很大的麻煩。具體來說，工程項目檔案管理中主要存在著以下問題：

　　3.1項目文件管理的職責分工不明確

　　職責分工不明確是當前各參建單位最為突出的問題，各參建單位之間文件材料的收集整理分工并不明確，對范圍內(nèi)應收集歸檔的文件材料不清楚，沒有正確地執(zhí)行文件形成部門整理文件的規(guī)定。

　　3.2歸檔文件材料質(zhì)量不符合規(guī)范要求

　　在文件檔案的管理工作中，所有的歸檔文件材料質(zhì)量都有詳細的規(guī)范要求，但在實際的工作過程中，歸檔文件的材料質(zhì)量出現(xiàn)了各種各樣的問題。其中較為突出的有，文件格式不規(guī)范，文件材料沒留裝訂線;簽認手續(xù)不完整、不真實;使用不耐久字跡材料記錄文件;復印件較多，如施工作業(yè)指導書、施工組織設計的報審表為復印件，原材料證明與實驗報告為復印件;文件材料的內(nèi)容不真實，如竣工圖與設計變更不符等;竣工圖蓋章不規(guī)范，如竣工圖紙蓋名章、代簽等等。

　　3.3文件材料收集不齊全

　　工程項目的開展從前期準備到施工過程中乃至施工結(jié)束，涉及到方方面面許多不同的文件，在這些文件的準備過程中，有很多文件容易受到我們的忽視。首先是建設項目前期文件的缺失較多，如土地征用協(xié)議、招投標文件等。建設項目設計文件中，初步設計審批文件、批準概算書、預算書等文件也常常出現(xiàn)遺漏。其次，建設項目施工文件，如工程開工報告、質(zhì)量監(jiān)督檢查報告、竣工報告及竣工簽證書、設計變更通知單、竣工圖紙、工程決算報告等容易出現(xiàn)文件不全的現(xiàn)象。再次，對于建設項目建立文件中的工程進度計劃報審表、設計變更報審表、特殊工種資質(zhì)報審表等容易出現(xiàn)問題。最后就是設備文件的不完整，如沒有設備的開箱記錄等。

　　4關于做好工程項目文件檔案管理的若干建議

　　4.1管理職責、職務劃分清晰

　　職責明確是做好工作的基本保障，各責任部門要承擔共同而有差別的責任，綜合管理，優(yōu)化文件檔案管理的工作效率。基建部門要負責工程項目環(huán)境影響報告書、初步設計審批文件、施工、監(jiān)理、設備合同的收集、積累，并向本單位檔案部門歸檔。規(guī)劃部門負責工程項目的立項、審批文件及可行性研究階段文件的收集、積累，向檔案部門歸檔，并負責將工程項目批文、勘察設計合同副本、工程項目可行性研究報告轉(zhuǎn)發(fā)等全部移交給本單位檔案部門。檔案部門負責工程檔案的收集、整理、保管、及提供利用工作。施工單位要負責向設計單位檔案部門移交竣工圖。監(jiān)理單位負責審核施工單位、設計單位竣工文件、竣工圖的完整、準確性，最后移交給本單位檔案部門。

　　4.2竣工文件的編制要求

　　工程施工及調(diào)試完成后，設計、施工、監(jiān)理單位應根據(jù)工程實際情況和行業(yè)規(guī)定、標準以及合同約定的要求編制項目竣工文件，監(jiān)理單位負責審核。文件字跡應清楚、耐久，圖紙圖樣清晰，圖表整潔，簽字認可手續(xù)完備、簽名真實，規(guī)范，不能代簽名、不能用計算機打印、不能用印章代替簽名。各類記錄表式必須符合規(guī)范要求，所填內(nèi)容真實可靠，數(shù)據(jù)填寫必須詳細、準確，不得漏缺項，沒有內(nèi)容的項目要劃掉。

　　4.3工程檔案的歸檔保管

　　在項目準備階段的立項審批中，需要保管的檔案有選址意見及報批文件，可研報告及批復，項目評估、論證文件，環(huán)境影響報告及批復、投(融)資計劃等則檔案部門負責收集、整理歸檔。招、投標公司文件由本單位檔案部門保存原件，工程的合同、協(xié)議正本由簽訂合同的雙方歸檔保存。工程地質(zhì)、水文、氣象等設計基礎文件、初步設計、施工圖由本單位檔案部門保存。工程的征地、移民、政策處理文件也移交給本單位檔案部門保存。

　　結(jié)論：工程檔案管理工作對工程項目有著非常重要的作用，其對工程發(fā)展提供必要的材料支持。因此，加強對檔案的有效管理，重視文件材料的質(zhì)量，才能為工程項目提供最為有利的支持，進而促進工程的有序發(fā)展。

　　參考文獻

　　[1]王云.試論數(shù)字時代大型工程項目檔案管理信息化建設[J].中國科教創(chuàng)新導刊，2011，10.

　　[2]李慧斌，張欣紅.對當前工程項目管理的思考及分析[A].河南省土木建筑學會2009年學術年會論文集[C]，2009.

　　[3]賈榮琦，劉海平.對施工企業(yè)加強工程項目管理的幾點思考[A].河南省建筑業(yè)行業(yè)優(yōu)秀論文集(2006)[C];2006.

【工程項目的文件檔案管理論文】相關文章：

工程項目管理的論文11-14

安全生產(chǎn)文件檔案管理制度01-12

關于文件和檔案管理制度06-10

檔案管理論文02-28

檔案管理信息技術的論文電科論文10-13

工程項目管理論文11-13

關于基層工會檔案管理的論文10-13

工程項目檔案管理自查報告（精選8篇）01-06

淺談公立醫(yī)院檔案管理與利用論文10-12

淺談檔案管理存在的問題及對策論文10-13