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高校科研檔案內(nèi)涵及規(guī)范化管理論文
摘要：隨著高校科研事業(yè)的不斷深入和發(fā)展，科研工作對科研檔案的規(guī)范化管理提出了更高的要求。文章通過整理高�？蒲袡n案管理的內(nèi)涵和作用、歸檔范圍等，提出了完善科研檔案管理制度、實現(xiàn)科研檔案管理信息化、提高科研人員歸檔意識、提高科研檔案利用率、保證科研檔案完整性等手段實現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化。
關(guān)鍵詞：高校；科研檔案；規(guī)范化
1高校科研檔案管理工作的內(nèi)涵及作用
高�？蒲袡n案管理是指高等學校在科學技術(shù)研究過程中直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料�？蒲袡n案是科研活動的真實記錄，是科技儲備的一種形式，是一項重要的信息資源。它真實地記述了科研、生產(chǎn)活動的過程和成果及有關(guān)科研人員的科技思想、方法和經(jīng)驗，具有原始記錄的基本屬性，同時具有法律憑證、促進交流、提供資源再開發(fā)利用物質(zhì)基礎(chǔ)等作用。
2高�？蒲袡n案管理的歸檔范圍
對于高校科研檔案管理必須集中統(tǒng)一管理，確保完整、準確、系統(tǒng)、安全，以利開發(fā)利用。目前，根據(jù)《科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定(1987)》高�？蒲袡n案管理包括五個階段，即科研準備、研究實驗、總結(jié)鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應(yīng)用。
2．1科研準備階段
許多檔案工作者會忽略此階段的檔案收集，往往此階段的資料又存在一些重要信息。如:項目申報通知，項目申報書(含經(jīng)費預算)、項目審批文件、任務(wù)書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議書、合同等文件。
2．2研究實驗階段
各種載體的重要原始記錄(各類錄音或錄像資料、照片，電子或紙質(zhì)筆記等)，實驗報告，計算材料，專利申請的有關(guān)文件材料，設(shè)計文件、圖紙，關(guān)鍵工藝文件，重要的來往技術(shù)文件等，同時，應(yīng)注意收集項目的年度進展報告。
2．3總結(jié)鑒定驗收階段
工作總結(jié)，科研報告，科研成果(專利、論文、專著)，技術(shù)鑒定材料，科研投資情況、決算材料、驗收材料的整套文件。
2．4成果和獎勵申報階段
成果和獎勵申報材料及審批材料、獲獎證書、推廣應(yīng)用的經(jīng)濟效益和社會效益證明材料等。
2．5推廣應(yīng)用階段
推廣應(yīng)用方案、總結(jié)，擴大生產(chǎn)的設(shè)計文件、工藝文件，生產(chǎn)定型鑒定材料，轉(zhuǎn)讓合同，用戶反饋意見等。根據(jù)教育部令第27號文件:《高等學校檔案管理辦法》科研類檔案應(yīng)當在項目完成后兩個月歸檔。
3科研檔案的規(guī)范化管理
3．1完善科研檔案管理制度
目前，高�？蒲袡n案管理大多數(shù)是參照《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范》要加強科技檔案管理，保證科研檔案的系統(tǒng)、準確、完整，各高校應(yīng)當根據(jù)自身實際，制定屬于本單位的《檔案管理辦法》。辦法應(yīng)該明確科研檔案管理的總則、科研檔案歸檔范圍、歸檔材料細節(jié)整理要求、各部門職能分工、歸檔責任人、歸檔時間截點、歸檔后管理及保管期限。
3．2實現(xiàn)科研檔案管理信息化
檔案管理并不是一成不變的，隨著時代的不斷進步，電子檔案也已成為趨勢，對于該些檔案的處理，需要高�？蒲胁块T與時俱進，定期組織檔案管理人員進行學習。學�？蒲刑帒�(yīng)有功能完善的科研信息管理系統(tǒng)，并對該系統(tǒng)的維護落實到人。構(gòu)建完善的科研管理信息體系，首先需要管理機制的建設(shè)，加強信息化管理的規(guī)劃。信息管理系統(tǒng)日新月異，在舊有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上不斷完善是必要的，新建的系統(tǒng)也必須要有“先行一步”的預知感，能夠彰顯人性化并做到短期內(nèi)不落后�？蒲行畔⑾到y(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)每個科研檔案管理人員都擁有自己的賬號，隨時登陸以便能對檔案進行收集、整理、歸檔，實現(xiàn)科研檔案多渠道、多方式的管理軌道。一個合格的科研信息管理系統(tǒng)，應(yīng)實現(xiàn)科研項目管理的數(shù)據(jù)化，各項指標有據(jù)可查;科研資料管理標簽化，檔案資料進行分類整理，做出詳細目錄;資料信息整理標準化，一是對每一個項目做統(tǒng)一順序整理，二是按照綜合利用信息化要求，實現(xiàn)項目數(shù)據(jù)標簽的錄入建庫;科研檔案交接、查閱記錄的信息化，規(guī)范完整的交接、移交記錄，建立必要的查閱審批授權(quán)制度，做好科研檔案保密管理和查閱記錄。［1］
3．3提高科研人員歸檔意識
在很多的一段時間里，高校科研項目管理的過程中，高校只對項目申報、項目驗收、項目成果評定等環(huán)節(jié)非常重視，對科研項目數(shù)量和到賬經(jīng)費特別看重，而忽略了科研檔案的收集和歸檔。目前，科研檔案歸檔工作已經(jīng)慢慢得到重視，但仍有部分科研人員對科研檔案的管理的意識薄弱。對于項目負責人來說，他更多的精力在于項目的研究與結(jié)題，而忽視了項目由申報到結(jié)題的資料整理，待項目結(jié)題時該項目的前期資料已經(jīng)遺失。由于高校科研項目多、人員雜，僅僅依靠科研處的少數(shù)工作人員，根本無從掌握項目現(xiàn)實的研究階段，更無法完成每個項目的資料歸檔。還有部分科研人員將科研成果看做自己的私有財產(chǎn)，許多具有歸檔價值的資料，如獲獎證書、專利證書、論著等均不愿上交或移交檔案時拖拖拉拉，有所保留。檔案工作的“三參加”(即檔案工作納入到企業(yè)計劃，納入到領(lǐng)導議事日程，納入到企業(yè)職工的經(jīng)濟責任制、崗位責任制中)在科研檔案管理工作中同樣適用�？蒲袡n案工作就應(yīng)該納入高校工作計劃、納入校領(lǐng)導的議事日程、納入到每一位科研人員的崗位職責中。明確知識產(chǎn)權(quán)為判定高�？蒲袑嵙εc核心競爭力的主要標準，應(yīng)采取各種形式加強對科研檔案工作重要性的宣傳。［2］強化科研人員與科研檔案管理人員的檔案意識，高校應(yīng)該實現(xiàn)資料歸檔的各級責任人，以實現(xiàn)科研項目歸檔的系統(tǒng)、準確、完整。項目立項之時，應(yīng)要項目負責人提交《科研項目責任書》，該文件中應(yīng)明確項目組成員及個人分工(含檔案管理人)。各二級學院應(yīng)有專職科研秘書，對各學院科研教師全面掌握，督促各項目負責人在時間截點內(nèi)交材料，并統(tǒng)一項目盡量做到有一式兩份的檔案，一份交校科研處，一份留在二級學院，二級學院應(yīng)該小型科研資料檔案室。�？蒲刑幵谌？蒲胁牧蠚w檔方面責無旁貸，應(yīng)配專職人員對全校科研檔案進行管理，對項目全過程材料進行整理，保護材料完整性，注意材料裝訂細節(jié)，在科研系統(tǒng)對歸檔材料作登記，并定期交校檔案室。科研檔案管理人員是科研檔案工作的主體，能否充分認識檔案管理工作的重大意義和所承擔的重任，能否及時督促科研人員歸檔，是確保檔案整體質(zhì)量、提高科研檔案內(nèi)在價值和利用率的關(guān)鍵一環(huán)，也是為經(jīng)濟建設(shè)和科技服務(wù)的一個必要前提。［3］
3．4提高科研檔案利用率，保證科研檔案完整性
針對目前情況而言，使用率和完整性都較好的是縱向項目，尤其是國家級、省級項目，這些材料在科研教師職稱評定、再次申請項目、獎項申報等時候，尤為重要，科研教師對縱向項目的檔案收集也相對認真，相比之下，橫向項目的檔案管理就較為欠缺。橫向項目沒有固定的申報書、合同等，這就需要科研處對橫向項目所需要的材料進行規(guī)范，提倡教師使用格式合同，填報格式一致的責任書，監(jiān)督教師定期進行中期檢查，對符合驗收條件的項目應(yīng)敦促其盡快結(jié)題。對于經(jīng)常有科研項目的教師而言，對于該些步驟較為熟悉，并不需要科研秘書的再三叮囑就可完成檔案收集，但是，對于一些項目不是太多，忙于教學，并對科研檔案整理缺乏耐心的教師而言，往往對以上步驟產(chǎn)生誤會、厭倦、反感，覺得職能部門“多此一舉”，往往因此不斷找借口，基層秘書及工作人員不好再三“得罪”該些教師，最終將導致科研項目的不完整。由不同時間段出現(xiàn)的分散資料到一個完整的科研檔案的出現(xiàn)，并不是一個人努力的結(jié)果，它需要一個團隊付出精力，需要制度來規(guī)范團隊中每一個人的行為，為此，科研處應(yīng)制定相關(guān)條例，對不能按時提交材料的項目進行處理，例如，未能交《責任書》就不能立項，未能交《驗收表》就不能辦結(jié)題手續(xù)，未能辦結(jié)題手續(xù)就要預留響應(yīng)百分比的項目經(jīng)費等。古語云，溫故而知新，科研檔案的整理和再次利用，將迸發(fā)出更多創(chuàng)作的火花。
參考文獻:
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�。�2］陳亞利．地方高�？蒲袡n案管理存在的問題及對策［DB/OL］．
�。�3］畢保良．淺議高�？蒲袡n案管理的問題及對策［J］．農(nóng)業(yè)科技管理，2010(06)．
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