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高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理的研究論文
為了適應(yīng)現(xiàn)代化的管理,會(huì)計(jì)電算化和傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理成為了一個(gè)新型的研究話題。會(huì)計(jì)電算化的產(chǎn)生,同時(shí)帶來更為廣闊的會(huì)計(jì)檔案范圍、會(huì)計(jì)信息以及會(huì)計(jì)檔案的載體形態(tài)。高校通過實(shí)行會(huì)計(jì)電算化,使用計(jì)算機(jī)代替了不少人工完成的賬務(wù)處理工作和信息分析工作,大大提高了學(xué)校的檔案管理的效率。
一、會(huì)計(jì)電算化檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)
(一)會(huì)計(jì)電算化檔案的內(nèi)容
就會(huì)計(jì)電算化檔案管理的內(nèi)容來說,主要包括機(jī)制會(huì)計(jì)檔案、機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案。其中機(jī)制會(huì)計(jì)檔案主要是指電算化系統(tǒng)打印的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等紙質(zhì)的檔案和會(huì)計(jì)檔案移交、保管銷毀清冊(cè)等檔案;機(jī)讀會(huì)計(jì)檔案是指以電子數(shù)據(jù)形態(tài)存在的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),一般存在計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤、光盤等介質(zhì)中;計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案則是計(jì)算機(jī)相關(guān)的硬件設(shè)備的類型和變化情況,以及相關(guān)配套的光盤、磁盤等所有的文檔資料。
(二)會(huì)計(jì)電算化檔案的特點(diǎn)
同傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案相比,電算化的會(huì)計(jì)檔案具有以下幾個(gè)特點(diǎn):
1、內(nèi)容的廣泛性 由會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)容所決定,電算化的會(huì)計(jì)檔案除了包括傳統(tǒng)的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息,還包括計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤、光盤等介質(zhì)中存在的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息,并且還包括進(jìn)行數(shù)據(jù)信息處理的相關(guān)軟件和文檔等內(nèi)容�？傊�,高校通過采用電算化進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理從內(nèi)容的表現(xiàn)形式和存儲(chǔ)形式上都有了更廣闊的的空間。
2、載體的差異性 電算化的會(huì)計(jì)檔案管理使用的載體不再限于傳統(tǒng)的紙張,更多的是具有容量大、空間小快捷方便的計(jì)算機(jī)類電子載體,數(shù)據(jù)信息需要使用計(jì)算機(jī)和特定的軟件來進(jìn)行閱讀和使用。通過計(jì)算機(jī)的使用使得會(huì)計(jì)檔案的管理更加快捷、方便和直觀。
3、安全性要求更高 一方面通過使用電算化使用的存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)溫度、濕度和一些其他因素有著較高的要求,所以在檔案的存儲(chǔ)環(huán)境方面提高了要求;另外一方面,由于電子數(shù)據(jù)可以在不留痕跡的情況下被修改,并且不容易被發(fā)現(xiàn),所以具有一定的隱蔽性和危害性,這也是最應(yīng)該重視的部分。
二、高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問題
(一)會(huì)計(jì)電算化檔案管理內(nèi)容有所欠缺
雖然不少高校已經(jīng)應(yīng)用了會(huì)計(jì)電算化,但由于缺乏相關(guān)的經(jīng)驗(yàn),導(dǎo)致高校對(duì)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)容不夠了解。所以一般的高校都是只是定期向相關(guān)部門遞交紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案,而不包括相關(guān)的電子數(shù)據(jù)。另外,有可能因?yàn)闀?huì)計(jì)軟件的升級(jí)問題,原先版本的資料未進(jìn)行及時(shí)處理,而導(dǎo)致高版本的軟件無法調(diào)用之前的會(huì)計(jì)檔案。
(二)會(huì)計(jì)電算化檔案自身存在一定的問題
首先,會(huì)計(jì)電算化檔案本身的機(jī)制記賬憑證內(nèi)容不夠完整,缺少相關(guān)人員的印章或者簽字,這就使得責(zé)任不夠明確。其次,備份打印不夠及時(shí),有些高校由于過度依賴計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)設(shè)備,并不將相關(guān)的檔案資料進(jìn)行備份保存,一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題,就會(huì)造成數(shù)據(jù)的損壞或者丟失,而影響正常工作的進(jìn)行。再者,由于資金或者其他方面的限制,有些高校的相關(guān)硬件設(shè)施跟不上標(biāo)準(zhǔn),比如缺乏激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),就會(huì)影響紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保存期限;用于備份數(shù)據(jù)檔案的磁盤質(zhì)量偏低,就可能導(dǎo)致會(huì)計(jì)電子檔案數(shù)據(jù)的破壞。
(三)會(huì)計(jì)電算化檔案管理缺乏專業(yè)性管理人才
會(huì)計(jì)電算化檔案管理人員除了要懂得會(huì)計(jì)方面的知識(shí),還應(yīng)該動(dòng)的計(jì)算機(jī)方面的知識(shí),以及檔案管理的相關(guān)內(nèi)容。而不少高校只注重了教學(xué)方面,而忽略了檔案的管理,往往請(qǐng)一些非專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理,對(duì)檔案管理的秩序完全不了解。
(四)會(huì)計(jì)電算化檔案管理缺乏完善的管理制度
就目前來看,我國對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的要求僅限于最基礎(chǔ)的層面,缺乏深層的規(guī)范和要求。而隨著會(huì)計(jì)電算化的逐步深入,檔案管理的內(nèi)容頁增加不少,而學(xué)校并未根據(jù)其變化而修訂學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理制度。
三、加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理的有效措施
(一)完善高校內(nèi)部相關(guān)硬件設(shè)施
先進(jìn)的硬件設(shè)施是會(huì)計(jì)電算化檔案管理的重要保證,所以高校應(yīng)該注重對(duì)硬件的優(yōu)化和維護(hù)。比如定期對(duì)機(jī)房進(jìn)行維護(hù)和檢查以保持機(jī)房良好的環(huán)境、檔案存儲(chǔ)庫房擁有適宜的濕度和溫度、配備先進(jìn)的打印機(jī)和高質(zhì)量的電子檔案存儲(chǔ)磁盤等。
(二)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視
高校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的重視,一方面應(yīng)該建立并完善相關(guān)的制度,另一方面應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)電算化檔案管理專業(yè)人才重視。只有同時(shí)具備會(huì)計(jì)、計(jì)算機(jī)、管理這三方面技能的人才能夠做好高校的檔案管理,所以高校一方面應(yīng)該做好對(duì)當(dāng)前在值管理人員的培訓(xùn)工作,另外還要積極引進(jìn)具有高水平電算化檔案管理能力的人才。
(三)完善各項(xiàng)管理制度
首先對(duì)電算化的檔案保存,無論是電子版的還是紙質(zhì)的都應(yīng)該按類進(jìn)行歸檔和標(biāo)號(hào),并且對(duì)于電子檔案的保存還應(yīng)該做好備用盤與存儲(chǔ)盤的分放以及防塵防光、防腐、防壓等工作。其次,對(duì)于檔案的借用也應(yīng)該做好嚴(yán)格控制,檔案的調(diào)用和借閱都要進(jìn)行詳細(xì)的記錄,一旦出現(xiàn)檔案的丟失和損壞能夠找到相關(guān)人的責(zé)任。再次,還應(yīng)該建立檔案的備份制度,定期將檔案信息備份到磁盤,并進(jìn)行定期的檢查和復(fù)制,重要信息還應(yīng)該做雙備份處理。再者,還應(yīng)對(duì)檔案管理進(jìn)行分用戶、分權(quán)限調(diào)用,以保證數(shù)據(jù)的安全性。
四、結(jié)束語
會(huì)計(jì)電算化是計(jì)算機(jī)技術(shù)與會(huì)計(jì)檔案管理的良好結(jié)合,通過電算化能夠使會(huì)計(jì)檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化,同時(shí)還能夠提高檔案管理的效率,實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、智能化、數(shù)字化與信息化,全面推動(dòng)高校會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。雖然如此,當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化仍然存在著一些問題亟待解決,所以各個(gè)采用了會(huì)計(jì)電算化檔案管理的高校應(yīng)該注重對(duì)本校會(huì)計(jì)電算化的管理措施,以保證其教育改革的更好發(fā)展。
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