探析企業(yè)檔案管理信息化的策略論文

　　十五規(guī)劃明確提出以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整和國(guó)家經(jīng)濟(jì)跨越式發(fā)展的戰(zhàn)略方針，信息化被擺在了實(shí)現(xiàn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展第三步戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)鍵地位。信息化作為社會(huì)進(jìn)步的發(fā)展趨勢(shì)，無(wú)論是政府信息化、企業(yè)信息化、以及各行各業(yè)的信息化，離開(kāi)了對(duì)信息資源的開(kāi)發(fā)利用，就失去了信息化自身的價(jià)值。盡管企業(yè)檔案工作是依附企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)，但它卻制約著企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，因此企業(yè)檔案走信息化道路是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然之路，也是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)要求。盡管我國(guó)企業(yè)在信息化檔案管理方面積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)取得了重大進(jìn)展，但是在實(shí)際的信息化檔案管理過(guò)程中，很多問(wèn)題仍然存在。本文主要研究我國(guó)企業(yè)在信息化檔案管理方面存在問(wèn)題，探討信息化檔案管理策略，為我國(guó)企業(yè)在信息化檔案管理方面的進(jìn)一步發(fā)展提供借鑒。

　　一、企業(yè)檔案管理信息化內(nèi)涵

　　信息化建設(shè)就是充分利用先進(jìn)的企業(yè)思想以及先進(jìn)的技術(shù)手段，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及管理活動(dòng)進(jìn)行有效的資源配置以及調(diào)控，使得企業(yè)的管理做到科學(xué)化、有效化，從而促進(jìn)企業(yè)利潤(rùn)的增加，不斷提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)也是如此，企業(yè)檔案管理信息化，可以極大地提高企業(yè)檔案管理的科學(xué)性以及有效性，實(shí)現(xiàn)對(duì)于企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)、信息化，通過(guò)檔案管理信息化以及數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案服務(wù)的高效化，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的資源共享，提高企業(yè)檔案管理的效率，為企業(yè)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展提供便利。

　　二、企業(yè)檔案管理信息化存在問(wèn)題

　　企業(yè)檔案管理信息化是一項(xiàng)復(fù)雜科學(xué)的工作，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)好壞直接影響著企業(yè)的檔案管理的健康穩(wěn)定發(fā)展，對(duì)于提高企業(yè)檔案管理科學(xué)性以及有效性至關(guān)重要。我國(guó)企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)方面經(jīng)驗(yàn)還不是很豐富，在實(shí)際的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在著眾多的問(wèn)題�？傮w來(lái)講，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題主要由以下幾個(gè)方面，第一，檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡。我國(guó)很多企業(yè)進(jìn)行了檔案管理信息化建設(shè)，但是總體來(lái)講，檔案管理信息化建設(shè)水平與程度都存在著不平衡的現(xiàn)狀。規(guī)模大、效益好的企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)高效化，但是對(duì)于那些規(guī)模小、效益差的企業(yè)，檔案管理信息化建設(shè)設(shè)置無(wú)從談起。第二，基礎(chǔ)條件薄弱，技術(shù)、資金不足。檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)基礎(chǔ)條件、技術(shù)、資金的要求很高，很多企業(yè)尤其是中小型企業(yè)很難做到基礎(chǔ)條件、技術(shù)、資金的高水準(zhǔn)，加上企業(yè)檔案管理信息化人才缺乏，甚至缺少相應(yīng)的設(shè)備以及技術(shù)支持，導(dǎo)致企業(yè)對(duì)于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)深度以及力度不夠，給企業(yè)檔案管理帶來(lái)不便。第三，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，盲目建設(shè)。目前我國(guó)企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)方面普遍存在著規(guī)劃以及組織建設(shè)，另外，加上企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)規(guī)章制度以及標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)定，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理信息化低效率、高重復(fù)建設(shè)建設(shè)問(wèn)題嚴(yán)重。第四，與其他信息管理沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有效銜接。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是孤立的，是同企業(yè)其他管理以及建設(shè)項(xiàng)目相結(jié)合的，例如文書(shū)處理、生產(chǎn)活動(dòng)等方面都與檔案管理信息化密切相關(guān)。由于我國(guó)企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)機(jī)制以及管理機(jī)制上存在問(wèn)題，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理信息化同其它管理環(huán)節(jié)以及生產(chǎn)環(huán)節(jié)缺乏必要的聯(lián)系，為能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)同其他信息化管理的有效結(jié)合。

　　三、企業(yè)檔案管理信息化策略探析

　　(一)加強(qiáng)檔案管理信息化人才培養(yǎng)

　　檔案管理信息化人才是企業(yè)做好檔案管理信息化的關(guān)鍵，畢竟信息化檔案管理工作是由檔案管理信息化人才來(lái)執(zhí)行的。為此，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理信息化人才招聘以及培養(yǎng)。檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)極其科學(xué)。專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的工作，它對(duì)于檔案管理信息化人才的要求極高。檔案管理人員應(yīng)該不斷增加檔案管理信息化管理基礎(chǔ)以及專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，包括信息技術(shù)、法律、管理學(xué)科以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)。另一方面，檔案管理信息化人才還應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念，樹(shù)立檔案管理市場(chǎng)意識(shí)，使得檔案管理信息化適應(yīng)市場(chǎng)需求。另外，企業(yè)還應(yīng)該加大對(duì)于新技術(shù)的引進(jìn)，從資金、技術(shù)等各個(gè)方面做好檔案管理信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理信息化隊(duì)伍建設(shè)。

　　(二)加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定

　　標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及規(guī)章制度是企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的制度保障，只有在一定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及規(guī)章制度約束下，才可以更好地做好檔案管理信息化建設(shè)。首先，企業(yè)應(yīng)該建立檔案管理信息化管理機(jī)構(gòu)，增強(qiáng)人員檔案管理信息化管理責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理信息化管理機(jī)構(gòu)管理職能。其次，建立健全檔案管理信息化管理制度體系建設(shè)，在基本信息化管理制度體系的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該加強(qiáng)信息化管理制度體系執(zhí)行力，使得企業(yè)檔案管理真正的做到有法可依、有規(guī)章制度可依，從而促進(jìn)信息化檔案管理的科學(xué)化。

　　(三)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)注意原則

　　企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)注意的問(wèn)題有很多，總體來(lái)講，檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該注意以下原則。第一，實(shí)用性原則。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的目的在于促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息資源的共享，提高企業(yè)的社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、有效化。第二，逐步推薦原則。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是一朝一夕所能解決的，它需要企業(yè)投入大量的時(shí)間以及精力，企業(yè)應(yīng)該抓住檔案管理信息化建設(shè)大好時(shí)機(jī)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理與檔案管理信息化建設(shè)同步前進(jìn)。第三，效益原則。企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的主要目的是為了獲得更多的利潤(rùn)，一旦進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，企業(yè)應(yīng)該將檔案管理信息化建設(shè)同企業(yè)的短期以及長(zhǎng)期效益相結(jié)合。第四，全面協(xié)調(diào)發(fā)展。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是孤立的，需要同其他部門(mén)其他人員進(jìn)行相應(yīng)的合作，必須與企業(yè)的信息化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)相協(xié)調(diào)，必須與企業(yè)的信息需求相協(xié)調(diào)，必須與信息技術(shù)發(fā)展相協(xié)調(diào)，必須與全國(guó)信息化工程相協(xié)調(diào)。

　　四、總結(jié)

　　隨著企業(yè)電子商務(wù)時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)檔案管理也伴隨著企業(yè)信息資源的交流進(jìn)人到社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。企業(yè)檔案工作者對(duì)電子檔案的來(lái)源與形成的關(guān)注由原來(lái)的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)而擴(kuò)展到地區(qū)、國(guó)內(nèi)及至國(guó)際范圍內(nèi)的整個(gè)網(wǎng)絡(luò)。檔案人員除了繼續(xù)做好企業(yè)檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解企業(yè)需求。一方面配合現(xiàn)代企業(yè)的營(yíng)銷(xiāo)手段，檔案人員應(yīng)建立企業(yè)信息資料庫(kù)，樹(shù)立企業(yè)良好形象的信息資源上網(wǎng)。另一方面從網(wǎng)上獲取有效信息為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營(yíng)決策、為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)發(fā)展提供服務(wù)。我國(guó)企業(yè)在信息化檔案管理方面積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，但是在實(shí)際的信息化檔案管理過(guò)程中，很多問(wèn)題的存在嚴(yán)重影響著企業(yè)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。企業(yè)應(yīng)該深入研究自身信息化檔案管理現(xiàn)狀，創(chuàng)新信息化檔案管理策略，為我國(guó)企業(yè)在信息化檔案管理方面的進(jìn)一步發(fā)展提供借鑒與參考。

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