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探析企業(yè)檔案管理信息化的策略論文
十五規(guī)劃明確提出以信息化帶動工業(yè)化，促進我國經(jīng)濟結(jié)構(gòu)調(diào)整和國家經(jīng)濟跨越式發(fā)展的戰(zhàn)略方針，信息化被擺在了實現(xiàn)我國經(jīng)濟發(fā)展第三步戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)鍵地位。信息化作為社會進步的發(fā)展趨勢，無論是政府信息化、企業(yè)信息化、以及各行各業(yè)的信息化，離開了對信息資源的開發(fā)利用，就失去了信息化自身的價值。盡管企業(yè)檔案工作是依附企業(yè)的各項活動，但它卻制約著企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)，因此企業(yè)檔案走信息化道路是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然之路，也是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)要求。盡管我國企業(yè)在信息化檔案管理方面積累了豐富的經(jīng)驗取得了重大進展，但是在實際的信息化檔案管理過程中，很多問題仍然存在。本文主要研究我國企業(yè)在信息化檔案管理方面存在問題，探討信息化檔案管理策略，為我國企業(yè)在信息化檔案管理方面的進一步發(fā)展提供借鑒。
一、企業(yè)檔案管理信息化內(nèi)涵
信息化建設(shè)就是充分利用先進的企業(yè)思想以及先進的技術(shù)手段，對企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營以及管理活動進行有效的資源配置以及調(diào)控，使得企業(yè)的管理做到科學(xué)化、有效化，從而促進企業(yè)利潤的增加，不斷提高企業(yè)的核心競爭力。對于檔案管理工作來說也是如此，企業(yè)檔案管理信息化，可以極大地提高企業(yè)檔案管理的科學(xué)性以及有效性，實現(xiàn)對于企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)、信息化，通過檔案管理信息化以及數(shù)字化，實現(xiàn)企業(yè)檔案服務(wù)的高效化，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的資源共享，提高企業(yè)檔案管理的效率，為企業(yè)檔案管理的進一步發(fā)展提供便利。
二、企業(yè)檔案管理信息化存在問題
企業(yè)檔案管理信息化是一項復(fù)雜科學(xué)的工作，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)好壞直接影響著企業(yè)的檔案管理的健康穩(wěn)定發(fā)展，對于提高企業(yè)檔案管理科學(xué)性以及有效性至關(guān)重要。我國企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)方面經(jīng)驗還不是很豐富，在實際的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在著眾多的問題�？傮w來講，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題主要由以下幾個方面，第一，檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡。我國很多企業(yè)進行了檔案管理信息化建設(shè)，但是總體來講，檔案管理信息化建設(shè)水平與程度都存在著不平衡的現(xiàn)狀。規(guī)模大、效益好的企業(yè)可以實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)高效化，但是對于那些規(guī)模小、效益差的企業(yè)，檔案管理信息化建設(shè)設(shè)置無從談起。第二，基礎(chǔ)條件薄弱，技術(shù)、資金不足。檔案管理信息化建設(shè)對于企業(yè)基礎(chǔ)條件、技術(shù)、資金的要求很高，很多企業(yè)尤其是中小型企業(yè)很難做到基礎(chǔ)條件、技術(shù)、資金的高水準(zhǔn)，加上企業(yè)檔案管理信息化人才缺乏，甚至缺少相應(yīng)的設(shè)備以及技術(shù)支持，導(dǎo)致企業(yè)對于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)深度以及力度不夠，給企業(yè)檔案管理帶來不便。第三，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，盲目建設(shè)。目前我國企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)方面普遍存在著規(guī)劃以及組織建設(shè)，另外，加上企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)規(guī)章制度以及標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)定，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理信息化低效率、高重復(fù)建設(shè)建設(shè)問題嚴(yán)重。第四，與其他信息管理沒有實現(xiàn)有效銜接。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是孤立的，是同企業(yè)其他管理以及建設(shè)項目相結(jié)合的，例如文書處理、生產(chǎn)活動等方面都與檔案管理信息化密切相關(guān)。由于我國企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)機制以及管理機制上存在問題，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理信息化同其它管理環(huán)節(jié)以及生產(chǎn)環(huán)節(jié)缺乏必要的聯(lián)系，為能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)同其他信息化管理的有效結(jié)合。
三、企業(yè)檔案管理信息化策略探析
(一)加強檔案管理信息化人才培養(yǎng)
檔案管理信息化人才是企業(yè)做好檔案管理信息化的關(guān)鍵，畢竟信息化檔案管理工作是由檔案管理信息化人才來執(zhí)行的。為此，企業(yè)應(yīng)該加強檔案管理信息化人才招聘以及培養(yǎng)。檔案管理信息化建設(shè)是一項極其科學(xué)。專業(yè)性強的工作，它對于檔案管理信息化人才的要求極高。檔案管理人員應(yīng)該不斷增加檔案管理信息化管理基礎(chǔ)以及專業(yè)知識學(xué)習(xí)，包括信息技術(shù)、法律、管理學(xué)科以及計算機技術(shù)的學(xué)習(xí)。另一方面，檔案管理信息化人才還應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立檔案管理市場意識，使得檔案管理信息化適應(yīng)市場需求。另外，企業(yè)還應(yīng)該加大對于新技術(shù)的引進，從資金、技術(shù)等各個方面做好檔案管理信息化建設(shè)，加強檔案管理信息化隊伍建設(shè)。
(二)加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定
標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及規(guī)章制度是企業(yè)進行檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是企業(yè)進行檔案管理信息化建設(shè)的制度保障，只有在一定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及規(guī)章制度約束下，才可以更好地做好檔案管理信息化建設(shè)。首先，企業(yè)應(yīng)該建立檔案管理信息化管理機構(gòu)，增強人員檔案管理信息化管理責(zé)任意識，強化檔案管理信息化管理機構(gòu)管理職能。其次，建立健全檔案管理信息化管理制度體系建設(shè)，在基本信息化管理制度體系的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該加強信息化管理制度體系執(zhí)行力，使得企業(yè)檔案管理真正的做到有法可依、有規(guī)章制度可依，從而促進信息化檔案管理的科學(xué)化。
(三)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)注意原則
企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)注意的問題有很多，總體來講，檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該注意以下原則。第一，實用性原則。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的目的在于促進企業(yè)檔案管理信息資源的共享，提高企業(yè)的社會效益以及經(jīng)濟效益，促進企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、有效化。第二，逐步推薦原則。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是一朝一夕所能解決的，它需要企業(yè)投入大量的時間以及精力，企業(yè)應(yīng)該抓住檔案管理信息化建設(shè)大好時機，實現(xiàn)企業(yè)管理與檔案管理信息化建設(shè)同步前進。第三，效益原則。企業(yè)進行檔案管理信息化建設(shè)的主要目的是為了獲得更多的利潤，一旦進行檔案管理信息化建設(shè)，企業(yè)應(yīng)該將檔案管理信息化建設(shè)同企業(yè)的短期以及長期效益相結(jié)合。第四，全面協(xié)調(diào)發(fā)展。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)并不是孤立的，需要同其他部門其他人員進行相應(yīng)的合作，必須與企業(yè)的信息化建設(shè)和經(jīng)濟基礎(chǔ)相協(xié)調(diào)，必須與企業(yè)的信息需求相協(xié)調(diào)，必須與信息技術(shù)發(fā)展相協(xié)調(diào)，必須與全國信息化工程相協(xié)調(diào)。
四、總結(jié)
隨著企業(yè)電子商務(wù)時代的到來，企業(yè)檔案管理也伴隨著企業(yè)信息資源的交流進人到社會信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。企業(yè)檔案工作者對電子檔案的來源與形成的關(guān)注由原來的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)而擴展到地區(qū)、國內(nèi)及至國際范圍內(nèi)的整個網(wǎng)絡(luò)。檔案人員除了繼續(xù)做好企業(yè)檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解企業(yè)需求。一方面配合現(xiàn)代企業(yè)的營銷手段，檔案人員應(yīng)建立企業(yè)信息資料庫，樹立企業(yè)良好形象的信息資源上網(wǎng)。另一方面從網(wǎng)上獲取有效信息為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營決策、為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)發(fā)展提供服務(wù)。我國企業(yè)在信息化檔案管理方面積累了豐富的經(jīng)驗，但是在實際的信息化檔案管理過程中，很多問題的存在嚴(yán)重影響著企業(yè)檔案管理的進一步發(fā)展。企業(yè)應(yīng)該深入研究自身信息化檔案管理現(xiàn)狀，創(chuàng)新信息化檔案管理策略，為我國企業(yè)在信息化檔案管理方面的進一步發(fā)展提供借鑒與參考。
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