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事業(yè)單位人事檔案信息化管理的思考與對(duì)策論文
摘要：
人事檔案管理是指依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《干部檔案工作條例》等我國(guó)現(xiàn)行有效的法律法規(guī)，對(duì)相關(guān)人員的個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等基本情況的記錄、和整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的人事活動(dòng)。人事檔案中主要，包括人員的教育經(jīng)歷文憑學(xué)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、工作經(jīng)歷、工作業(yè)績(jī)、工資待遇、個(gè)人簡(jiǎn)歷獎(jiǎng)勵(lì)處罰等最原始的管理依據(jù)材料。人事檔案是人員的主要人才信息的重要的載體，是人員信息的重要來(lái)源，也是人才的主要信息源，也是人事、組織、勞資等部門培養(yǎng)、選拔、任用人員的重要參考知人善任、選賢舉能的重要工具。因此，管理好并利用好人員的人事檔案，對(duì)人才資源相關(guān)人員個(gè)體和用人單位而言，都有著非常重要的意義。開(kāi)發(fā)起著重要作用。文章主要針對(duì)就人力資源和社會(huì)保障局在關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行思考分析，并給出了相應(yīng)的對(duì)策提出相應(yīng)的解決方案和建議。
關(guān)鍵詞：
人事檔案；信息化管理；對(duì)策；安全性
隨著信息化技術(shù)的發(fā)展的到來(lái)，信息化管理以其錄入方便、準(zhǔn)確、不易滅失、使用快捷等諸多優(yōu)點(diǎn)，其應(yīng)用正日益廣泛。人事檔案的信息化管理主要是指利用計(jì)算機(jī)等信息化管理工具開(kāi)展人事檔案的管理工作�？梢哉f(shuō)，人事檔案的信息化管理，提高了人事檔案信息管理工作的效率，節(jié)約了社會(huì)資源，更有利于人事檔案信息的傳播與使用。人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化方向日益明顯，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使人事檔案的管理進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列，并為事業(yè)單位人事檔案信息管理提供了可靠的保證。但是，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)現(xiàn)行的人事制度也在不斷地向著適應(yīng)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)及市場(chǎng)要求的方向發(fā)展，不斷的進(jìn)行著改革改革力度的不斷加大。在這改革與信息化發(fā)展共存的時(shí)代，人力資源和社會(huì)保障局對(duì)于事業(yè)單位的人事檔案信息化管理工作中，也暴露出了一些存在著諸多亟待改善的問(wèn)題。有待加以改善，從而提高人事檔案的利用水平。
1人事檔案信息化管理工作中存在的一些幾大問(wèn)題
管理機(jī)構(gòu)和管理人員的安全意識(shí)不足，和安全技術(shù)水平不足夠，信息安全立法保障不充。信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來(lái)了安全隱患。不知道該如何殺病毒、如何加強(qiáng)安全系數(shù)，導(dǎo)致電腦經(jīng)常癱瘓。往往造成檔案信息的丟失和泄密，帶來(lái)巨大的損失。而且對(duì)電子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可識(shí)讀性，存儲(chǔ)材料及載體的易損毀問(wèn)題的忽視，往往會(huì)造成寶貴檔案信息資源的丟失。
人事檔案材料電子文檔建立不規(guī)范。很多人事檔案文件力和物力。沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的電子文檔，都是隨心所欲的建立。在制作表格、字體、字號(hào)、甚至是字體顏色都是五花八門，讓人感覺(jué)就是一個(gè)“廢品收購(gòu)站”。當(dāng)需要打印提交的時(shí)候，還得重新整理文檔。這樣人為的重復(fù)勞動(dòng)，不僅造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，同時(shí)也使得人事檔案案卷很不美觀。
2完善加強(qiáng)人事檔案信息化管理安全性工作的建議
提高信息化安全意識(shí)，完善信息安全保障措施及相關(guān)立法。不斷完善信息安全的保障體系作為人事檔案的管理者，一定要采取措施，從主觀上和客觀上共同保證電腦——這個(gè)信息化管理的重要載體之一電腦的安全，一方面，要加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化管理人員的計(jì)算機(jī)安全技術(shù)培訓(xùn)，包括電腦病毒管理，禁止在電腦上亂插U盤、移動(dòng)硬盤、手機(jī)等外接設(shè)備。等，檔案管理錄入和保存人事檔案的電腦要與其他的辦公電腦分開(kāi)，盡量不要連接外網(wǎng)，并由專人采用秘鑰進(jìn)行管理。在人事檔案的保存過(guò)程中，還要注意防潮、防高溫、防輻射。在做好電子檔案的備份工作的同時(shí)還要注意紙質(zhì)檔案的保存。此外，還要建立健全人事檔案信息管理的相關(guān)安全標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)，不斷專用，并確定專業(yè)人員管理。還要規(guī)范電腦安全制度，建立人事檔案信息化管理制度的法規(guī)和安全標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善信息安全的保障體系。
開(kāi)發(fā)和改進(jìn)出信息化檔案管理軟件系統(tǒng)，對(duì)人事檔案的信息密級(jí)進(jìn)行更加嚴(yán)密的界定，保證電子檔案的安全性。數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)和改進(jìn)更為先進(jìn)的人事檔案管理軟件，健全人事檔案管理軟件可以系統(tǒng)的對(duì)人事檔案進(jìn)行的數(shù)據(jù)自動(dòng)分析、整理等相關(guān)功能、歸類、排列，提高人事檔案管理工作的效率，這是人事檔案管理信息化的必然要求，也是必由之路。開(kāi)發(fā)和改進(jìn)人事檔案管理軟件，還需要有利于實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程控制、遠(yuǎn)程查閱和數(shù)據(jù)共享等功能。即準(zhǔn)確快速又方便簡(jiǎn)潔，大大減輕了管理人員的工作量，提高管理效率，降低管理成本。而且還可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操控，檔案數(shù)據(jù)信息共享，快速查閱事業(yè)單位人員的基本信息，提高辦事效率。還要把檔案管理的信息數(shù)據(jù)做好備份，存儲(chǔ)起來(lái)，以防電腦操作不慎丟失信息數(shù)據(jù)。
在加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的相關(guān)政策的研究的基礎(chǔ)之上，利用計(jì)算機(jī)等信息化工具的先進(jìn)功能，對(duì)各種信息資料的密級(jí)進(jìn)行更為嚴(yán)格界定和加密，可以有效地降低人事檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。
3保證電子檔案的安全性
電子檔案對(duì)保存環(huán)境和保存方式手段的要求都很高，管理人員要注意防潮、防高溫、防輻射、防病毒工作，切實(shí)加強(qiáng)檔案資料的安全性，認(rèn)真搞好電子檔案的及時(shí)備份與維護(hù)工作，要正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系，確保檔案資料的安全完整。
4重視人事檔案信息入檔及修復(fù)工作
人事檔案管理工作需要嚴(yán)肅認(rèn)真對(duì)待檔案生成、收集、驗(yàn)證、歸檔及利用的每一個(gè)過(guò)程，人事檔案管理的信息化建設(shè)工作同樣需要重視人事檔案形成的整個(gè)過(guò)程。同時(shí)，需重視人事檔案入檔后，工作人員需要定期對(duì)歸檔檔案進(jìn)行核查與修復(fù)工作，出現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)修復(fù)或恢復(fù)數(shù)據(jù)，必要時(shí)，要與原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行對(duì)比修復(fù)，以保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。
電子文檔建立人事檔案電子文檔的要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，定期開(kāi)展數(shù)據(jù)的整理、更新與復(fù)查。
在電子檔案管理成為人事檔案管理的必然選擇的前提下，需要提高電子檔案管理工作的規(guī)范性。建議有關(guān)部門制定相對(duì)統(tǒng)一的人事檔案電子文檔格式，對(duì)于參數(shù)、字體、字號(hào)、顏色進(jìn)行相對(duì)嚴(yán)格的規(guī)范，保證人事檔案電子文檔的相對(duì)統(tǒng)一性，減少在人事檔案電子文檔的流轉(zhuǎn)過(guò)程中不必要的重復(fù)工作。
同時(shí)，定期對(duì)人事檔案電子文檔進(jìn)行必要的整理、更新與抽查，及時(shí)修復(fù)和整理數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性和準(zhǔn)確性，以免給相關(guān)人員帶來(lái)不便。
加強(qiáng)與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)等其他部門之間的交流溝通，更好地發(fā)揮人事檔案的作用。
人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)應(yīng)積極關(guān)注社會(huì)的新的需要，并加強(qiáng)與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)等社會(huì)其他部門之間的聯(lián)系與交流，特別應(yīng)重視與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的溝通，認(rèn)真不斷優(yōu)化研究流動(dòng)人員人事檔案在新形勢(shì)下的管理方法，制定和改進(jìn)流動(dòng)人員在從事各項(xiàng)流動(dòng)過(guò)程工作中形成的檔案材料的要求與收集制度，并及時(shí)收集他們?cè)诠ぷ髦行纬傻牡履芮诳?jī)等歸檔材料，使人事檔案能更加適應(yīng)社會(huì)與個(gè)體的新形成的各類流動(dòng)人員的人事檔案符合管理要求，為社會(huì)及個(gè)體提供更好的服務(wù)。以便提供利用。
5結(jié)語(yǔ)
隨著我國(guó)單位改革的步伐市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的加快，人事檔案管理工作中不斷出現(xiàn)新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。而在人事檔案信息化管理的過(guò)程中，也不斷出現(xiàn)新的需求和問(wèn)題。推動(dòng)人事檔案信息化管理工作更加適應(yīng)社會(huì)的需求，更好地發(fā)揮人事檔案在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下的作用，需要社會(huì)多方面加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，需要管理層、信息化技術(shù)人員、檔案所有人、企事業(yè)單位與人事檔案管理機(jī)構(gòu)的共同努力。推動(dòng)檔案不得不發(fā)生轉(zhuǎn)變，一份詳細(xì)的人事檔案能夠反映一個(gè)人的基本工作狀況，記錄了知識(shí)水平高低、工作崗位設(shè)置、工作業(yè)績(jī)和經(jīng)歷記載、人員調(diào)動(dòng)和工作獎(jiǎng)罰情況，從里面可以清楚看到每個(gè)人的詳細(xì)信息，也可以說(shuō)是人才信息的重要記錄。利用現(xiàn)代科技信息管理技術(shù)，管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。信息化檔案管理建設(shè)，已成為事業(yè)單位人事檔案管理改革發(fā)展的趨勢(shì)。
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