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檔案行政管理調(diào)研報(bào)告(精選17篇)
在現(xiàn)在社會(huì),報(bào)告對(duì)我們來(lái)說(shuō)并不陌生,報(bào)告具有雙向溝通性的特點(diǎn)。一起來(lái)參考報(bào)告是怎么寫的吧,以下是小編整理的檔案行政管理調(diào)研報(bào)告,歡迎大家借鑒與參考,希望對(duì)大家有所幫助。
檔案行政管理調(diào)研報(bào)告 1
檔案是社會(huì)文明進(jìn)步的重要標(biāo)志,是社會(huì)文明的記憶傳承,是人類智慧的源泉,是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的真實(shí)寫照,是促進(jìn)我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國(guó)家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。檔案作為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作及人民群眾各方面情況的真實(shí)記錄,是科學(xué)研究和解決實(shí)際問(wèn)題不可缺少的第一手資料。當(dāng)今檔案工作已成為人民群眾日常生活不可缺少的基本組成部分,在落實(shí)惠民政策、維護(hù)合法權(quán)益、解決矛盾糾紛等方面發(fā)揮著不可替代的作用,做好檔案管理工作在當(dāng)今社會(huì)已顯得尤為重要。然而當(dāng)前檔案行政管理體制已經(jīng)不能滿足當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需要,檔案行政管理體制的改革已廹在眉捷,特別是當(dāng)前縣級(jí)檔案行政管理體制改革顯得尤為急切,它已經(jīng)嚴(yán)重影響到縣級(jí)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)、村級(jí)三級(jí)組織的檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系的建設(shè)。
一、縣級(jí)檔案行政管理體制的現(xiàn)狀
檔案管理體制是指在檔案系統(tǒng)內(nèi)部圍繞權(quán)力的劃分和運(yùn)行而形成的一種制度化的關(guān)系模式,是國(guó)家行政管理體制的有機(jī)組成部分。新中國(guó)成立后,縣級(jí)檔案工作機(jī)構(gòu)從無(wú)到有,縣級(jí)先是成立臨時(shí)檔案工作辦公室,逐步成立縣級(jí)檔案館,隸屬縣委辦公室。十一屆三中全會(huì)以來(lái),檔案行政管理體制發(fā)生了深刻的變化,以我縣為例,在1980年—1984年全國(guó)進(jìn)行的較大規(guī)模的機(jī)構(gòu)改革中,1980年設(shè)立縣檔案科,為縣局一級(jí)機(jī)構(gòu),檔案科與檔案館一套人馬,未明確檔案館機(jī)構(gòu)級(jí)別。1983年檔案科改稱檔案局,為縣委工作部門之一,事業(yè)單位編制。1997年機(jī)構(gòu)改革中,縣檔案局與縣檔案館實(shí)行“局館合一”,為縣委、縣政府直屬正科級(jí)事業(yè)單位,明確縣檔案局(館)履行檔案行政管理和保管利用職能,未明確檔案執(zhí)法隊(duì)伍編制。2002年縣直機(jī)構(gòu)改革中,仍設(shè)置縣檔案局(館),即縣檔案局和縣檔案館實(shí)行局館合一,一個(gè)機(jī)構(gòu)兩塊牌子,為縣委直屬正科級(jí)事業(yè)單位,明確縣檔案局主管全縣檔案事業(yè)行政管理工作。至此“局館合一”、明確縣檔案局(館)為縣委直屬事業(yè)單位的縣級(jí)檔案行政管理體制沿用至今。“局館合一”的縣級(jí)檔案行政管理體制未涉及到檔案部門執(zhí)法隊(duì)伍的建設(shè)以及縣直單位和鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)立和人員編制等檔案管理工作機(jī)制方面的內(nèi)容。
二、當(dāng)前縣級(jí)檔案行政管理體制存在的困難和問(wèn)題
1、當(dāng)前縣級(jí)檔案行政管理體制已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今檔案工作發(fā)展的需要。近幾十年來(lái),縣級(jí)檔案行政管理體制的出發(fā)點(diǎn)僅僅局限于檔案工作的收、管、用職能,對(duì)于資料歸檔前的保管保護(hù)工作涉及少,更談不上檔案執(zhí)法職能。而當(dāng)今社會(huì)發(fā)展迅猛,各種門類的檔案應(yīng)運(yùn)而生,而且涉及面廣,雜而多,特別是民生檔案尤為重要。目前因“局館合一”事業(yè)單位管理體制,縣級(jí)檔案行政管理部門的工作范圍局限于縣直單位、社會(huì)團(tuán)體、鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng),檔案法律法規(guī)局限于已歸檔范圍和國(guó)家公務(wù)人員,對(duì)于民生檔案產(chǎn)生最多的地方—村級(jí)組織,縣級(jí)檔案行政管理部門的職能是指導(dǎo),面對(duì)大量民生檔案的丟失、損毀,縣級(jí)檔案部門因無(wú)執(zhí)法主體和專門的執(zhí)法隊(duì)伍,只能是嘆息。
2、縣級(jí)檔案機(jī)構(gòu)屬性混淆、職能不清影響縣直單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)及村級(jí)檔案事業(yè)的健康發(fā)展!熬逐^合一”的檔案管理體制,易導(dǎo)致人們對(duì)檔案局行政管理職能和檔案館文化事業(yè)機(jī)構(gòu)屬性定位的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。人們普遍認(rèn)為檔案局(館)是保管檔案的場(chǎng)所,模糊了檔案局所承擔(dān)行政職能的法律地位,弱化了檔案行政執(zhí)法監(jiān)督職能,嚴(yán)重影響查處違反檔案法律法規(guī)案件的執(zhí)行力度。
3、縣級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)劃入事業(yè)單位序列,影響檔案行政管理職能作用的正常發(fā)揮。縣級(jí)檔案部門要對(duì)全縣所有機(jī)關(guān)企事業(yè)單位和鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)村的檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),行使檔案執(zhí)法檢查和查處違法案件職能,由于檔案局不屬于政府行政單位序列,且“局館合一”的事業(yè)單位的管理模式,對(duì)加強(qiáng)縣直機(jī)關(guān)企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)村檔案資源管理形成不了較強(qiáng)的制約機(jī)制,特別是對(duì)出現(xiàn)檔案違法違規(guī)行為的單位和個(gè)人不能及時(shí)有效制止。
4、縣級(jí)檔案行政管理體制未涉及縣直單位和鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)的檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)立和人員編制,嚴(yán)重影響檔案資源的收集、整理、保管、保護(hù)工作。機(jī)構(gòu)改革中,未涉及到縣直單位和鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)立和人員編制,沒(méi)有明確的檔案管理機(jī)構(gòu)和人員,各單位都是辦公室隨便安排一人兼管,而且隨時(shí)調(diào)換,縣直單位和鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)的文書(shū)檔案、專業(yè)檔案等檔案的管理工作因無(wú)專門機(jī)構(gòu)管理,專業(yè)檔案形成部門我行我素,檔案管理混亂,嚴(yán)重影響檔案資源的收、管、用,特別是檔案的保管保護(hù)。單位檔案工作找誰(shuí)負(fù)責(zé),檔案收集不起來(lái)又是誰(shuí)的錯(cuò),丟失檔案又追誰(shuí)的責(zé),落實(shí)這些工作職責(zé),確實(shí)沒(méi)有準(zhǔn)確的尺度。
5、檔案的.執(zhí)法工作機(jī)制不完善,嚴(yán)重影響到檔案資源的安全建設(shè)。
一是檔案執(zhí)法工作隊(duì)伍管理不完善。檔案局與檔案館“局館合一”的事業(yè)管理體制,導(dǎo)致檔案執(zhí)法職能的行使得不到正常發(fā)揮;二是執(zhí)法隊(duì)伍體制不完善,沒(méi)有執(zhí)法人員編制,沒(méi)有統(tǒng)一的執(zhí)法制服,沒(méi)有執(zhí)法保障經(jīng)費(fèi)。三是檔案法律法規(guī)賦予檔案部門執(zhí)法權(quán)職太小,檔案局是事業(yè)單位編制,而且查處檔案違法違紀(jì)的協(xié)調(diào)機(jī)制不健全。
三、縣級(jí)檔案行政管理體制改革的建議與做法
1、充分認(rèn)識(shí)縣級(jí)檔案行政管理體制改革的艱巨性,正視檔案行政管理體制的改革。建國(guó)后,縣級(jí)逐步建立檔案館,開(kāi)始接受部分檔案的管理任務(wù)。八十年代初,逐步設(shè)立縣級(jí)檔案行政管理部門,開(kāi)始“局館合一”的管理模式,1987年9月5日第一部《中華人民共和國(guó)檔案法》經(jīng)第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二會(huì)議通過(guò),《檔案法》賦予檔案行政管理部門行政執(zhí)法權(quán),而后二十多年的幾次機(jī)構(gòu)改革,都未將檔案局機(jī)構(gòu)納入行政管理部門,仍然實(shí)行“局館合一”管理模式,事業(yè)單位編制。特別是當(dāng)前檔案事業(yè)體系中的檔案資源體系和檔案利用體系的建設(shè)這一系統(tǒng)工程,其核心是民生檔案,工作重點(diǎn)在基層,F(xiàn)在縣級(jí)以上檔案行政管理部門主要是指導(dǎo)監(jiān)督黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、大中型企業(yè)等的檔案工作,只有縣級(jí)檔案行政管理部門的檔案資源建設(shè)能“橫向到邊”覆蓋到每個(gè)單位每個(gè)人,檔案利用服務(wù)能“縱向到底”從黨政領(lǐng)導(dǎo)到每一個(gè)老百姓,從目前縣級(jí)檔案行政管理體制存在的弊端,必須正視縣級(jí)檔案行政管理體制的改革。迫切需要將縣檔案局劃入政府行政管理部門,將縣檔案館列為縣檔案局的副科級(jí)事業(yè)單位機(jī)構(gòu)。只有這樣才能為加強(qiáng)檔案資源的有效管理增強(qiáng)執(zhí)法力度,為拓展檔案資源的建設(shè)增強(qiáng)行政管理力度和資源保障力度。
2、進(jìn)一步完善“局館合一”的檔案行政管理體制模式。政企分開(kāi)、政事分開(kāi)是我國(guó)機(jī)構(gòu)改革的方向。檔案行政管理部門作為國(guó)家行政管理體系的有機(jī)組成部分,主要履行其統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、宏觀管理、監(jiān)督指導(dǎo)、執(zhí)法檢查以及檔案隊(duì)伍培訓(xùn)等管理職能。縣級(jí)檔案館則是履行集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)檔案接受、收集、整理、保管和提供利用的職能。為了進(jìn)一步發(fā)揮縣級(jí)檔案局的行政管理職能,確保全縣各級(jí)各部門的檔案資源安全建設(shè),杜絕檔案違規(guī)違紀(jì)事件的發(fā)生,切實(shí)發(fā)揮縣綜合檔案館管理檔案、利用檔案的職能。建議縣檔案局的管理納入縣政府行政管理部門,縣國(guó)家綜合檔案館則劃入縣檔案局的副科級(jí)事業(yè)單位機(jī)構(gòu),事業(yè)人員編制。
3、確定縣直部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)檔案機(jī)構(gòu)和人員編制。為確保全縣各種門類檔案和資料保管齊全,縣直部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)必須要成立各級(jí)專門檔案機(jī)構(gòu),過(guò)去檔案工作都是由辦公室一名普通人員兼管,其他專業(yè)股室有些還高于辦公室級(jí)別,檔案管理的難度可想而知。必須要由縣編辦下文專門設(shè)立縣直部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)綜合檔案室機(jī)構(gòu),與辦公室分設(shè),同時(shí)確定人員編制1-2名,統(tǒng)一集中管理本單位各種門類的檔案。單位檔案門類多而雜,不僅有文書(shū)檔案、部門業(yè)務(wù)檔案、科技(基建)檔案、榮譽(yù)檔案、實(shí)物檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、圖文檔案、單位特色檔案、電子文件檔案等門類,還有大量的部門業(yè)務(wù)報(bào)刊書(shū)籍資料。不成立專門管理機(jī)構(gòu)和專門管理人員,各種門類的檔案和資料不僅收集不全,就是收集了也沒(méi)有人員和時(shí)間去開(kāi)展分類、排列、編號(hào)、編制目錄、裝訂、裝盒、上架以及保管、利用等工作。
4、成立縣級(jí)檔案執(zhí)法監(jiān)督大隊(duì),劃入縣檔案局二級(jí)機(jī)構(gòu)。檔案資源不同于其他物質(zhì)或?qū)嶓w,檔案是不可再生的資源。
5、建立檔案資源安全建設(shè)協(xié)調(diào)機(jī)制。檔案工作開(kāi)展的好壞,關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)重視。一是縣委、縣政府要將檔案工作納入單位班子成員年終考核和績(jī)效管理工作;二是縣直單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)、社會(huì)團(tuán)體及村級(jí)組織必須成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,由單位一把手兼任組長(zhǎng),明確一名副職專抓,相關(guān)責(zé)任人為成員,落實(shí)責(zé)任,明確任務(wù);三是加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的宣傳,要借助宣傳部門、黨校、電視臺(tái)、網(wǎng)站等平臺(tái),通過(guò)電視、廣播、網(wǎng)站、會(huì)議、宣傳欄以及進(jìn)課堂上講臺(tái)等形式開(kāi)展檔案知識(shí)與法規(guī)宣傳,提高全民檔案意識(shí)。通過(guò)建立檔案資源安全協(xié)調(diào)機(jī)制,為縣級(jí)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)、社會(huì)團(tuán)體、村級(jí)等組織的檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系的建設(shè)提供更有利的保障。
檔案行政管理調(diào)研報(bào)告 2
安全是人與生俱來(lái)的追求,是人民群眾安居樂(lè)業(yè)的前提,是維持社會(huì)穩(wěn)定和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的保障。安全生產(chǎn)責(zé)任重于泰山。安全生產(chǎn),事關(guān)廣大人民群眾切身利益,事關(guān)改革開(kāi)放、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)穩(wěn)定的大局。高度重視和切實(shí)抓好安全生產(chǎn)工作,是堅(jiān)持立黨為公、執(zhí)政為民的必然要求,是貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的必然要求,是實(shí)現(xiàn)好、維護(hù)好、發(fā)展好最廣大人民的根本利益的必然要求,也是構(gòu)建和諧社會(huì)的必然要求。
檔案工作是黨和政府的一項(xiàng)重要工作,是促進(jìn)社會(huì)主義物質(zhì)文明、政治文明、精神文明協(xié)調(diào)發(fā)展,建設(shè)和諧社會(huì)的基礎(chǔ)性工作。隨著改革開(kāi)放的深入和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展,檔案工作越來(lái)越多地滲透到社會(huì)生活的各個(gè)方面,抓好檔案安全工作是促進(jìn)社會(huì)全面發(fā)展、全面進(jìn)步的重要力量。特別是當(dāng)前檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用以前所未有的手段,在前所未有的范圍內(nèi),發(fā)揮著前所未有的作用,迫切要求加強(qiáng)檔案資源安全體系的建設(shè)。加強(qiáng)檔案資源安全體系的建設(shè),對(duì)于落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)和社會(huì)協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義。本文作者就加強(qiáng)我縣檔案資源安全建設(shè)談幾點(diǎn)思考。
一、目前全縣檔案資源管理體系的現(xiàn)狀
目前,全縣有機(jī)關(guān)檔案室145個(gè),縣國(guó)家綜合檔案館1個(gè),管理全縣所有已經(jīng)歸檔的國(guó)有檔案資料。一是縣國(guó)家綜合檔案館,檔案保管保護(hù)設(shè)施齊全,館藏檔案50380卷,12380件,館藏檔案主要以文書(shū)檔案為主,館藏資料主要以黨報(bào)黨刊為主,藏量萬(wàn)余冊(cè);二是全縣機(jī)關(guān)檔案室,保管的檔案主要是2000年以后形成的文書(shū)檔案和所有的部門專業(yè)檔案、實(shí)物檔案、榮譽(yù)檔案、聲像(照片)檔案、科技(基建)檔案、“三重一特”檔案等方面的檔案資料;三是鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)檔案室,目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)未建立綜合檔案室,現(xiàn)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)辦公室保管的檔案只有文書(shū)檔案和部分實(shí)物檔案、榮譽(yù)檔案,其他形成的部門檔案各管各存,檔案資料管理混亂;四是村級(jí)組織檔案工作,村級(jí)組織無(wú)專人專室管理檔案資料,大部分村干部都習(xí)慣檔案資料各自保管,村秘書(shū)管理的檔案資料也收集雜亂無(wú)章,且無(wú)安全的保管設(shè)施;五是散存在社會(huì)上的大量有價(jià)值的檔案資料的保管保護(hù)安全措施無(wú)從談起。全縣檔案資源的安全管理現(xiàn)狀不容樂(lè)觀。
二、檔案資源建設(shè)存在安全隱患的原因分析
1、檔案意識(shí)觀念不強(qiáng)。由于檔案產(chǎn)生的效益時(shí)限長(zhǎng),相當(dāng)一部分人不了解《中華人民共和國(guó)檔案法》和《湖南省檔案管理?xiàng)l例》的具體條文,在他們的眼中,檔案工作至多只是一種資料整理工作,忽視了檔案服務(wù)的社會(huì)價(jià)值,造成檔案意識(shí)淡薄,對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不深刻,使得檔案工作邊緣化,管理檔案流于形式,更談不上加強(qiáng)檔案資源的安全管理工作,單位和社會(huì)散存的檔案資源損失嚴(yán)重。
2、領(lǐng)導(dǎo)重視的力度不夠。雖然上級(jí)部門出臺(tái)了很多關(guān)于檔案資源安全建設(shè)的管理辦法和文件,但是有相當(dāng)一部分縣直部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)政府的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案資源的安全管理重視的'力度不夠,他們重視的工作是“帽子”工作和政績(jī)工程,甚至有少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)干部腦海里無(wú)一絲檔案安全工作觀念,手中掌握的檔案資料常常一丟了之,對(duì)檔案安全工作放任不管,檔案資源損失嚴(yán)重。
3、檔案工作人員素質(zhì)不高、待遇差。作為我縣檔案工作部門,大部分領(lǐng)導(dǎo)的眼中是養(yǎng)老部門,他們不了解現(xiàn)在的檔案部門是信息化與資源型及社會(huì)服務(wù)型的專業(yè)工作部門,檔案工作是專業(yè)性很強(qiáng)的工作,可是大部分單位調(diào)配管理檔案工作的人員不是年長(zhǎng)的就是文化素質(zhì)不高的人員,他們對(duì)檔案資料的系統(tǒng)收集、整理、歸檔、保管工作不清不楚,檔案信息化建設(shè)更是一竅不通,造成現(xiàn)成的檔案資源管理不善,機(jī)關(guān)檔案室的安全管理意識(shí)欠缺。同時(shí),從事檔案工作的人員因?yàn)槁殬I(yè)工作的原因,每天辛辛苦苦從早忙到黑,因?yàn)闄n案工作不能馬上體現(xiàn)業(yè)績(jī),得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視,不僅經(jīng)濟(jì)待遇差,政治待遇也差,提拔調(diào)動(dòng)的機(jī)會(huì)更少,造成大部分從事檔案工作的人員都有船到碼頭車到站的感覺(jué),工作限于滿于現(xiàn)狀,得過(guò)且過(guò),檔案資料應(yīng)收盡收的觀念不強(qiáng),更談不上檔案資源的安全建設(shè)工作。
4、檔案室資料管理單一,收集不齊全,F(xiàn)在我縣大部分單位的機(jī)關(guān)檔案室收集管理的資料主要是文書(shū)檔案資料,忽視了本部門的專業(yè)檔案、實(shí)物檔案、榮譽(yù)檔案、聲像(照片)檔案、科技(基建)檔案、特色檔案等檔案資源的收集、歸檔、保管、保護(hù)。有些單位甚至存在單位的專業(yè)檔案放在股室當(dāng)作資料使用,有些放在個(gè)人家中,沒(méi)有進(jìn)行專門收集、立卷、保管、保護(hù),有些檔案材料已經(jīng)出現(xiàn)霉、蟲(chóng)跡象,大部分工作人員無(wú)檔案安全意識(shí),更談不上安全管理檔案。
5、檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費(fèi)的投入力度不大。雖然我縣現(xiàn)有145個(gè)檔案室,可是80%以上的單位檔案室投入小,不僅保管保護(hù)的設(shè)施不齊全,檔案工作經(jīng)費(fèi)也沒(méi)有擺上議事日程。特別是我縣國(guó)家綜合檔案館的檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足,縣財(cái)政沒(méi)有對(duì)重大活動(dòng)、重要人物、重點(diǎn)建設(shè)、地方特色等“三重一特”檔案收集的經(jīng)費(fèi)納入預(yù)算;同時(shí),也沒(méi)有安排檔案征集的年度經(jīng)費(fèi)和檔案價(jià)值鑒定的專家隊(duì)伍經(jīng)費(fèi),沒(méi)有經(jīng)費(fèi)培養(yǎng)既懂檔案業(yè)務(wù),又懂地方歷史文化、古籍鑒定、字畫(huà)欣賞的專業(yè)檔案工作人員。造成全縣檔案資源收集不齊全,特色檔案征集不到位,散成在社會(huì)上的檔案資源無(wú)安全保障。
三、破解檔案資源安全建設(shè)的方法和措施
針對(duì)目前我縣檔案資源存在安全隱患較多的實(shí)際情況,為切實(shí)做到保管好現(xiàn)有的檔案資源和一些未及時(shí)收集的各種門類的檔案資源,切實(shí)加強(qiáng)縣綜合檔案館和各機(jī)關(guān)檔案室的檔案保管保護(hù)設(shè)施建設(shè),確保檔案管理規(guī)范,檔案利用高效,為全縣的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)穩(wěn)定、社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)服好務(wù)。筆者認(rèn)為要著力做好以下幾方面的工作:
1、加大檔案法規(guī)宣傳力度,提高檔案安全管理意識(shí)。檔案資源管理工作從大的角度涉及到整個(gè)國(guó)家資源庫(kù)的管理工作,小的角度涉及到“家庭檔案”和領(lǐng)導(dǎo)干部和名人檔案的管理工作,涉及面廣,資源豐富。然而,我們有相當(dāng)一部分人沒(méi)有從事過(guò)檔案資料的收集、管理、保護(hù)工作,意識(shí)不到檔案對(duì)國(guó)家、對(duì)社會(huì)乃至個(gè)人及對(duì)子孫后代富民強(qiáng)國(guó)的重要性,加強(qiáng)檔案資源的收集、保管、保護(hù)及檔案法規(guī)的宣傳迫在眉睫。首先,領(lǐng)導(dǎo)必須重視,要將檔案安全工作的宣傳納入本單位議事日程,要樹(shù)立起檔案資源管理和建設(shè)的安全意識(shí);其次,縣級(jí)檔案部門要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)、檔案保管保護(hù)和法規(guī)知識(shí)的培訓(xùn),結(jié)合實(shí)際采取三級(jí)培訓(xùn)的方式,一是縣檔案局培訓(xùn)部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)檔案員;二是部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)檔案員培訓(xùn)所屬單位檔案員;三是檔案員培訓(xùn)所屬業(yè)務(wù)骨干,進(jìn)行檔案工作網(wǎng)絡(luò)化安全建設(shè)宣傳;同時(shí),組織全縣各部門檔案工作人員利用各個(gè)部門的宣傳媒體進(jìn)行不同形式的檔案安全知識(shí)和法律法規(guī)宣傳,多方渠道宣傳發(fā)動(dòng),使廣大干部、群眾認(rèn)識(shí)到檔案的重要性和開(kāi)展檔案資源安全建設(shè)的緊迫性。
2、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)力度,強(qiáng)化檔案資源安全管理工作。領(lǐng)導(dǎo)重視,強(qiáng)化責(zé)任,明確任務(wù),是保管保護(hù)好檔案資源的關(guān)鍵。抓好檔案資源建設(shè)工作必須要成立專門的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu),協(xié)調(diào)組織開(kāi)展工作,作為縣級(jí)班子,縣委、縣政府必須明確一名副縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng),相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員,負(fù)責(zé)指導(dǎo)全縣各種門類檔案資源安全建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)工作。要將縣直各部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)場(chǎng)的檔案收集、整理、保管保護(hù)工作納入領(lǐng)導(dǎo)班子成員的年終績(jī)效考核,獎(jiǎng)優(yōu)罰劣,要按照國(guó)家檔案局30號(hào)令規(guī)定,從嚴(yán)治檔,確保檔案資源不流失、不損壞。
3、加強(qiáng)信息化和編研工作,增強(qiáng)廣大民眾的檔案資源安全建設(shè)意識(shí)?h檔案局要在國(guó)家綜合檔案館大廳設(shè)立檔案展覽廳和檔案信息公開(kāi)場(chǎng)所,督促所有的單位將現(xiàn)行文件及時(shí)送到縣國(guó)家綜合檔案館,建立檔案查閱中心,建立信息公開(kāi)欄、信息網(wǎng)站和電子文件中心,在法律和政策允許的范圍內(nèi)滿足廣大群眾和社會(huì)各界查閱檔案資料和政務(wù)信息的需求;同時(shí),縣檔案局和各單位檔案部門要“想群眾之所想,急群眾之所急”,要讓“死檔案”變“活檔案”,利用檔案資料和收集社會(huì)上未進(jìn)館的珍貴檔案資料編寫一些人民群眾急需的生產(chǎn)新技術(shù)、新信息和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)資料,將有關(guān)民生檔案、現(xiàn)行文件、科技知識(shí)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村的資源、特產(chǎn)及風(fēng)景名勝等內(nèi)容分期分批編印成冊(cè),印發(fā)到廣大民眾手中,讓社會(huì)各界知道檔案資料產(chǎn)生的社會(huì)效益,形成自愿向國(guó)家綜合檔案館捐贈(zèng)、移交檔案資源的良好氛圍,真正認(rèn)識(shí)到檔案資源安全建設(shè)的重要性,增強(qiáng)廣大民眾檔案資源的安全管理意識(shí)。
4、創(chuàng)新接收方式,擴(kuò)大進(jìn)館范圍,強(qiáng)化檔案資源安全建設(shè)主陣地的功能?h國(guó)家綜合檔案館作為檔案資源安全建設(shè)的主陣地。一是在接收方式上要有創(chuàng)新和突破,可以通過(guò)舉辦展覽,與業(yè)務(wù)部門舉辦書(shū)畫(huà)、攝影比賽和召開(kāi)專門性研究課題,吸引檔案所有者來(lái)參與、交流,通過(guò)比賽和活動(dòng),選出精品,征集進(jìn)館。二是搞好部門配合,重點(diǎn)抓好民生檔案,與涉農(nóng)部門共同抓好農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化建設(shè)、農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、土地確權(quán)登記發(fā)證、流轉(zhuǎn)、山林權(quán)屬、集體林權(quán)制度改革等方面的檔案資料的建設(shè);與勞動(dòng)、衛(wèi)生、民政等部門一起抓好農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)、合作醫(yī)療、弱勢(shì)群體救助等社會(huì)保險(xiǎn)體系建設(shè)及退伍軍人檔案、婚姻知青學(xué)籍檔案、城市拆遷檔案等進(jìn)行全面收集、整理、歸檔;協(xié)助鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)政府,整合村、社區(qū)的檔案資料,對(duì)散存在社會(huì)上的珍貴檔案鼓勵(lì)檔案所有者捐贈(zèng)或寄存到國(guó)家綜合檔案館。三是擴(kuò)大進(jìn)館范圍,不僅接收文書(shū)檔案,還要大量接收專業(yè)檔案、實(shí)物檔案、榮譽(yù)檔案、照片檔案、基建檔案等方面的檔案,同時(shí)加大對(duì)重大活動(dòng)、重要人物、重點(diǎn)建設(shè)、地方特色等“三重一特”檔案的收集力度,強(qiáng)化國(guó)家綜合檔案館是檔案資源安全管理主陣地功能。
5、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),提高檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì),為加強(qiáng)檔案資源安全建設(shè)提供人才保障。檔案工作者因“檔案”相聚,事業(yè)唯“專業(yè)”而興。檔案隊(duì)伍專業(yè)化程度決定著檔案事業(yè)發(fā)展整體水平,特別是檔案資源的安全建設(shè)更需要專業(yè)化人才。過(guò)去我們的檔案人做到的“默默無(wú)聞、無(wú)私奉獻(xiàn)”精神已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于當(dāng)今檔案工作的要求。目前,全縣有檔案工作人員180多人,但是我們的結(jié)構(gòu)是年齡偏大,文化水平偏低,沒(méi)有創(chuàng)新檔案工作意識(shí),也沒(méi)有拓寬檔案資源安全建設(shè)的水準(zhǔn)。各單位的領(lǐng)導(dǎo)要站在快速發(fā)展我縣檔案工作的角度考慮,提高檔案安全管理意識(shí),安排一些既懂業(yè)務(wù)又年輕朝氣的專業(yè)人才從事檔案工作,并建立人才成長(zhǎng)的激勵(lì)機(jī)制,對(duì)檔案資源安全工作干出成績(jī)的要表?yè)P(yáng),要獎(jiǎng)勵(lì),要重用和提拔;同時(shí),縣級(jí)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案干部的培養(yǎng),組織檔案干部多交流,為他們創(chuàng)造更多學(xué)習(xí)、鍛煉的機(jī)會(huì)和條件,早日培養(yǎng)成學(xué)術(shù)帶頭人和檔案資源安全建設(shè)的專家人才。
6、加大檔案經(jīng)費(fèi)投入,為檔案資源安全建設(shè)增強(qiáng)保障。作為縣級(jí)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)要向領(lǐng)導(dǎo)勤匯報(bào),不僅是檔案工作一般建設(shè)的情況匯報(bào),更為重要的是拓寬檔案資源安全建設(shè)的工作匯報(bào),F(xiàn)在是信息大爆炸時(shí)代,也是資源緊缺的時(shí)代,檔案資源是本錢,增加檔案事業(yè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)迫在眉睫。檔案資源的安全保護(hù)、重點(diǎn)檔案搶救、檔案信息化、檔案征集、檔案編研展覽等費(fèi)用,要積極爭(zhēng)取列入縣級(jí)財(cái)政專項(xiàng)經(jīng)費(fèi);同時(shí),積極爭(zhēng)取縣財(cái)政把重大活動(dòng)、重要人物、重點(diǎn)建設(shè)、地方特色等“三重一特”檔案的收集經(jīng)費(fèi)和散存在社會(huì)上的珍貴檔案征集經(jīng)費(fèi)列入檔案保管保護(hù)經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目。通過(guò)檔案經(jīng)費(fèi)的投入,為全縣檔案資源安全建設(shè)增強(qiáng)保障。
檔案行政管理調(diào)研報(bào)告 3
在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制運(yùn)行軌跡中,企業(yè)與個(gè)人的市場(chǎng)行為是否誠(chéng)信成為影響一個(gè)地區(qū)外部形象最主要、最直接、最廣泛的因素。加人wto之后,建立與完善企業(yè)間的信用體系,規(guī)范企業(yè)信用行為,是維護(hù)經(jīng)濟(jì)秩序,加快企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容。信用檔案信息的采集與共享則是社會(huì)信用制度建設(shè)的核心內(nèi)容與關(guān)鍵要素,如何加強(qiáng)信用檔案管理是新形式下對(duì)檔案工作提出的新課題。
一、信用檔案工作現(xiàn)狀
1、現(xiàn)階段信用記錄的產(chǎn)生、種類和內(nèi)容。
信用記錄大都產(chǎn)生在具有登記、審查、審批與監(jiān)管職能的銀行、稅務(wù)、保險(xiǎn)、技術(shù)監(jiān)督、工商、法院、檢察院、公安局等部門。稅務(wù)部門的信用記錄產(chǎn)生于征管和稽查的業(yè)務(wù)過(guò)程之中,主要有納稅人(戶)的完稅記錄或偷逃稅記錄等,稅務(wù)管理體制改變后產(chǎn)生信用記錄的部門有所變化,但產(chǎn)生的過(guò)程、內(nèi)容與種類沒(méi)有變化。銀行的客戶信用記錄大至可分為評(píng)估記錄和信貸記錄兩種?蛻粜庞玫燃(jí)評(píng)估記錄來(lái)自于信用等級(jí)評(píng)估委員會(huì)、特殊資產(chǎn)管理部、客戶部或資產(chǎn)保全部等部門,信貸記錄則來(lái)自于信貸部門,產(chǎn)生在信貸部門的信貸業(yè)務(wù)過(guò)程之中。司法部門的信用記錄實(shí)際上就是法人與個(gè)人的涉案記錄,產(chǎn)生于案件的結(jié)案報(bào)告或判決書(shū)等。一般法人單位的客戶信用記錄多是在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的不良記錄。
2、信用檔案意識(shí)不強(qiáng),概念模糊。
信用檔案來(lái)自于信用記錄,沒(méi)有信用記錄就沒(méi)有信用檔案。信用記錄一般包括履約情況、資質(zhì)情況、注冊(cè)情況涉案情況及其它不良記錄等。從我們平時(shí)掌握的情況來(lái)看,許多企業(yè)根本就不知道什么是信用檔案,更談不上有專門的信用檔案,有的有信用信息記錄都是分散在其他檔案之中,有的還沒(méi)有把這些信息記錄作為檔案保存。加之有些業(yè)務(wù)部門為了方便自己使用,不愿將信用信息記錄移交檔案部門,再加上上級(jí)主管部門沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)章制度,檔案人員因兼職,工作量大,不愿多管閑事。
3、信用檔案沒(méi)有真正發(fā)揮其作用。
信用檔案在本單位、本企業(yè)中常被利用,但對(duì)社會(huì)提供利用卻很少。如銀行的客戶信用記錄只對(duì)本行和司法機(jī)關(guān)提供,對(duì)其他銀行及外界不愿提供查詢。在對(duì)我縣部分銀行、稅務(wù)、工商、保險(xiǎn)、民政、公檢法部門的調(diào)查中,大都對(duì)法人及個(gè)人的信用信息持保守、神秘態(tài)度,不輕易提供利用。一方面普遍單位認(rèn)為本單位產(chǎn)生的信用記錄沒(méi)有必要提供給他人共享,自己的資源不愿意向外人提供,這里面有商業(yè)秘密,不能讓別人知道。但另一方面又有了解他人信用狀況的需求,所以信用檔案在實(shí)現(xiàn)信息共享過(guò)程中受到了制約。如何認(rèn)識(shí)和看待信用檔案信息共享是有差異的,這種差異有法律上的原因,也有觀念上的原因。不改變或轉(zhuǎn)變觀念,就難以實(shí)現(xiàn)信用檔案信息共享。同時(shí)要實(shí)現(xiàn)信用檔案信息共享,使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)是基本技術(shù)條件,沒(méi)有計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò),在手工條件下根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)信用檔案信息資源的`適時(shí)共享。
二、對(duì)信用檔案工作的幾點(diǎn)思考
1、關(guān)注社會(huì)需求,研究新情況,解決新問(wèn)題。
通過(guò)以上信用檔案的現(xiàn)狀,我們感覺(jué)到,檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用,不僅僅是對(duì)已有館藏檔案信息的挖掘,也應(yīng)該包括對(duì)尚未進(jìn)館的檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。比如“信用檔案”信息,對(duì)信用檔案產(chǎn)生與形成的規(guī)律、信用檔案產(chǎn)生范圍、信用檔案的保管及真實(shí)狀況的鑒定、信用檔案信息的共享等檔案運(yùn)行的內(nèi)在規(guī)律進(jìn)行研究,檔案工作者有義不容辭的責(zé)任。
2、不斷完善信用檔案管理機(jī)制。
“法人信用”及“個(gè)人信用”制度的建立,很大程度上依賴于信用檔案的建立、完善與共享。在一定意義上講,法人及個(gè)人信用檔案的建立,是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下信用約束機(jī)制得以確立的“物質(zhì)”基礎(chǔ),沒(méi)有信用記錄,亦沒(méi)有信用檔案,也沒(méi)有可供共享的信用信息,信用制度就成為沒(méi)有內(nèi)容的空殼!靶庞脵n案”作為一種特殊的專門檔案,有著自身的特性與規(guī)律,隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的不斷發(fā)展和完善,市場(chǎng)個(gè)體行為的誠(chéng)信關(guān)系到市場(chǎng)運(yùn)作的健康和規(guī)范已顯得越來(lái)越重要。對(duì)“信用檔案”產(chǎn)生與形成規(guī)律、產(chǎn)生范圍、保管及真實(shí)狀況的鑒定、信息的共享等問(wèn)題進(jìn)行研究,也顯得越來(lái)越重要了。
3、打破部門與行業(yè)壁壘,充分開(kāi)發(fā)信用檔案信息資源。
同一信用主體的信用檔案往往形成并保存在不同的單位與部門,如銀行、稅務(wù)、保險(xiǎn)、技術(shù)監(jiān)督、工商、法院、檢察院、公安局等,要想從這些單位采集與共享信用信息十分困難,所以需要各級(jí)政府適度干涉,打破單位與單位、部門與部門、行業(yè)與行業(yè)、地區(qū)與地區(qū)之間的無(wú)形壁壘,從而最大限度的將有用的信用信息融為一體,充分開(kāi)發(fā)信用檔案信息資源。
4、加大對(duì)信用檔案工作的資金及技術(shù)投入。
我們都知道,信用檔案信息實(shí)現(xiàn)信息資源共享才能充分發(fā)揮其作用,要實(shí)現(xiàn)信用檔案信息共享,使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)是基本技術(shù)條件,否則,就談不上信息共享。所以,必須運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段,實(shí)現(xiàn)跨單位、跨行業(yè)、跨地區(qū)的信用檔案信息適時(shí)共享,這也要求我們投入更多的資金和技術(shù),大力改善檔案工作部門的信息技術(shù)裝備,努力提高運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力,將現(xiàn)代信息技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為滿足社會(huì)需求的能力。
檔案行政管理調(diào)研報(bào)告 4
基層檢察檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分,它既是是構(gòu)成整個(gè)檢察系統(tǒng)訴訟檔案必不可少的一部分,也是社會(huì)的寶貴財(cái)富。人民檢察院檔案工作既是基礎(chǔ)工作,也是保障工作。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)高速發(fā)展的今天,檢察檔案的擁有量和使用量日益增多,這也對(duì)檢察檔案管理工作提出了更高要求。在新形勢(shì)下,必須充分認(rèn)識(shí)基層檢察檔案管理工作的特點(diǎn)及問(wèn)題,把檢察檔案管理工作納入科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、便捷化的軌道,使其更好地為檢察工作服務(wù),更好地推動(dòng)檢察各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。
一、基層檢察檔案管理工作的特點(diǎn)
1、檢察檔案管理工作是一項(xiàng)保存檢察訴訟活動(dòng)記錄的重要工作。這些檔案是記錄和反映檢察工作活動(dòng)的珍貴資料,大部分材料只有一份,是孤本,一旦丟失或損毀,將造成無(wú)法補(bǔ)救的損失。
2、其保管的訴訟檔案專業(yè)性強(qiáng),使用頻繁。特別是公安、法院在打擊犯罪、維護(hù)社會(huì)治安和國(guó)家安全工作中,需要經(jīng)常查閱有關(guān)的刑事訴訟檔案,以尋找破案的線索和證據(jù)材料及相關(guān)的法律依據(jù)。
3、保管期限長(zhǎng)、數(shù)量多。隨著法制建設(shè)的不斷推進(jìn),訴訟檔案數(shù)量不斷增多,并且根據(jù)《高檢院檔案管理辦法》的規(guī)定,訴訟卷宗大多保存期限為長(zhǎng)期或永久。
4、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。隨著全國(guó)檢察機(jī)關(guān)辦案信息管理系統(tǒng)的啟用,各地基層院不同程度地將案件信息錄入電腦,事實(shí)上,形成了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面。
二、存在的問(wèn)題及原因
1、重訴訟檔卷,輕文書(shū)檔卷。由于以辦案工作為主的單位性質(zhì)和由此而長(zhǎng)期形成的習(xí)慣,直接產(chǎn)生了重訴訟檔案,輕文書(shū)檔案的問(wèn)題。在保管、移交、清退、整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié),訴訟卷宗都比文書(shū)資料受到了較高的重視,強(qiáng)調(diào)訴訟卷宗的重要性比強(qiáng)調(diào)文書(shū)資料的重要性多得多,甚至沒(méi)有強(qiáng)調(diào)文書(shū)資料的重要性,工作移交的重點(diǎn)也是強(qiáng)調(diào)針對(duì)訴訟宗卷材料,檔案保管的重心也在訴訟檔案上,對(duì)于每年的文書(shū)檔案歸檔工作重視不夠,除會(huì)計(jì)檔案外,導(dǎo)致多年來(lái)一些重要的文書(shū)檔案、基建檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等歸檔不及時(shí),查找困難,甚至無(wú)法查找,不僅浪費(fèi)時(shí)間和精力,還帶來(lái)工作上的被動(dòng)和不便。
2、檔案管理人員不能做到專職。按有關(guān)規(guī)定,應(yīng)當(dāng)配備1名專職檔案管理人員,由于單位長(zhǎng)期嚴(yán)重缺編和其他原因,檔案管理人員長(zhǎng)期由1人兼職擔(dān)任,精力和時(shí)間都無(wú)法得到保證,給檔案管理工作帶來(lái)不小的影響,除訴訟檔案外,文書(shū)檔案多數(shù)不能做到及時(shí)清理歸檔。
3、缺乏專門檔案管理人員,加上變動(dòng)頻繁,造成檔案管理人員素質(zhì)不高。檢察訴訟檔案是一種專業(yè)性十分強(qiáng)的檔案,由于檔案專業(yè)畢業(yè)的人員很少,專業(yè)技術(shù)人員比例不高,整體素質(zhì)低,工作適應(yīng)性不高,很難適應(yīng)檔案檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化管理手段和方法的應(yīng)用,對(duì)進(jìn)一步研究和探索檔案管理工作,促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展有一定的局限性,目前在職的檔案管理人員往往工作不積極主動(dòng),工作效率低,檔案意識(shí)淡薄,認(rèn)為檔案歸屬于個(gè)人行為,應(yīng)該由相關(guān)的部門自行保管,這種錯(cuò)誤思想的存在,使那些珍貴的資料沒(méi)有能及時(shí)歸檔管理,有的在單位科室個(gè)人手中,有的在各部門,導(dǎo)致檔案管理的保密性和真實(shí)性存在巨大的缺陷。檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和工作的連續(xù)性,檔案人員的頻繁變動(dòng)不符合檔案工作專業(yè)性和連續(xù)性的要求,直接給檔案管理工作帶來(lái)不小的影響。
4、對(duì)電子檔案信息化建設(shè)不夠重視。由于基層院缺乏經(jīng)費(fèi),加之人民群眾運(yùn)用法律武器保護(hù)自己的合法權(quán)益的意識(shí)不斷增強(qiáng),直接導(dǎo)致檢察案件數(shù)量大幅度上升,檔案數(shù)量也隨之急速增長(zhǎng),雖然配備了電腦,卻沒(méi)有形成完整的電子檔案,很多時(shí)候仍然在使用紙質(zhì)檔案,即使把案件內(nèi)容及時(shí)準(zhǔn)確的錄入到了電腦中,既不備份也不存檔,一旦電腦出現(xiàn)故障、網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問(wèn)題,很容易損毀、丟失,造成不可挽回的損失。
三、解決問(wèn)題的對(duì)策
1、全面提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。在全體檢察官和其他工作人員中普遍進(jìn)行檔案工作重要性的教育,結(jié)合案件質(zhì)量評(píng)查、半年工作檢查和年終工作總結(jié)等工作,對(duì)檔案工作的重要性進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。針對(duì)普遍存在的重訴訟檔案,輕文書(shū)檔案的問(wèn)題,對(duì)文書(shū)檔案的重要性進(jìn)行特別的強(qiáng)調(diào),與文書(shū)檔案接觸較多部門,如辦公室、政治處等,更要特別注意提醒。平時(shí)在工作中要注意文件資料的`保管,清退、移交要完整及時(shí)。文秘人員、業(yè)務(wù)科室內(nèi)勤和檔案人員要盡心盡責(zé),及時(shí)敦促文件資料的清退、移交、立卷和歸檔工作。
2、嚴(yán)格公文辦理程序是搞好檔案工作的基礎(chǔ)。嚴(yán)格公文辦理程序,加強(qiáng)公文辦理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作,是搞好檔案工作的基礎(chǔ)。在收文辦理的傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序和發(fā)文辦理的擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序中,要嚴(yán)格遵守公文辦理程序各個(gè)環(huán)節(jié)的工作,把工作責(zé)任落實(shí)到人,提高公文辦理質(zhì)量,避免公文的遺失和毀損,使所保存的檔案既能全面反映檢察院主要職能活動(dòng)情況,維護(hù)其歷史面貌,又為檔案的保管和利用打下良好的基礎(chǔ)。
3、確定專職檔案人員和保持其工作的相對(duì)穩(wěn)定。根據(jù)檔案管理工作的要求配備專職檔案人員并保持其工作的相對(duì)穩(wěn)定。檔案人員專職有利于增強(qiáng)對(duì)檔案工作的責(zé)任心和使命感;保持檔案人員工作的相對(duì)穩(wěn)定性是檔案管理工作的客觀要求。檔案人員的變動(dòng)也應(yīng)該有一個(gè)工作上的銜接和熟悉的過(guò)程,也就是要有一個(gè)傳、幫、帶的過(guò)程。不能簡(jiǎn)單的履行一個(gè)交接手續(xù)完事。
4、加快紙質(zhì)檔案電子化進(jìn)程。電子檔案和紙質(zhì)檔案共存已經(jīng)有目共睹,但是電子檔案相對(duì)來(lái)說(shuō)更穩(wěn)定、更方便,更有利于長(zhǎng)期保存和提供利用,為此應(yīng)該建立兩套制管理,更好的方便檔案的合理使用,一是要提高對(duì)原始紙質(zhì)檔案的錄入速度,逐步實(shí)現(xiàn)軟件管理,二是要實(shí)現(xiàn)檔案管理設(shè)施的升級(jí),對(duì)檔案庫(kù)房及檔案管理設(shè)施進(jìn)行定期檢修和更新?lián)Q代,科學(xué)的管理好新型檔案材料,三是要規(guī)范電子檔案的歸檔管理,一般以保存兩套同版本的電子文件為宜,一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管,另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門保管。在硬件管理上,也需要特殊的保管設(shè)施和環(huán)境,溫度應(yīng)保持在17-20度之間,相對(duì)濕度保持在35-40%之間,還要有防磁設(shè)施等等。
5、加強(qiáng)基礎(chǔ)工作,實(shí)現(xiàn)檔案工作便民。加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理工作,是加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化,提高檔案系統(tǒng)整體功能的基礎(chǔ),為此需要做到以下幾點(diǎn),以體現(xiàn)檢察檔案工作的司法便民,一是進(jìn)一步加大軟硬件設(shè)施建設(shè),配備必要的掃描儀,打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等,實(shí)現(xiàn)檔案工作的便捷,提高檔案管理水平的物質(zhì)條件。二是統(tǒng)一分類號(hào),保證準(zhǔn)確檢索,三是用關(guān)鍵詞代替主題詞,簡(jiǎn)化查找實(shí)際,提高效率,四是向社會(huì)公布查閱檢察檔案程序,以及檔案室的辦公電話,保證當(dāng)事人及其代理律師能及時(shí)的查閱、復(fù)印有關(guān)的檔案文書(shū)資料。
6、堅(jiān)持和完善檔案利用的相關(guān)制度。檔案法規(guī)定,我國(guó)公民和組織持有合法證明,可以利用已經(jīng)開(kāi)放的檔案。檔案利用應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持檔案查閱、復(fù)制、摘抄的相關(guān)制度,完善審批程序,履行登記簽字等手續(xù)。檔案人員要嚴(yán)格把好檔案利用的制度關(guān),遵守國(guó)家有關(guān)規(guī)定,防止給國(guó)家安全和利益,以及他人的合法權(quán)益帶來(lái)?yè)p害。
檔案行政管理調(diào)研報(bào)告 5
工程檔案收集是水利檔案工作的基礎(chǔ)和起點(diǎn),沒(méi)有水利工程檔案的收集,也就沒(méi)有水利檔案的形成。工程檔案收集工作是水利基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分,也是國(guó)家和水利部的共同要求。建立工程檔案的目的,就是為了更好地完成現(xiàn)實(shí)與歷史的重任。本文就水利工程檔案的收集工作作一粗淺的探討。
一、水利工程檔案收集的必要性
所謂工程檔案:是指從工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過(guò)程中形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體材料的總和。
水利部1992年制發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)水利科技檔案收集工作的通知》指出:科技檔案(指在規(guī)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、科研、生產(chǎn)、基建等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、音像、文字、計(jì)算等科技文件材料)是科技活動(dòng)的歷史記錄,是一項(xiàng)重要的信息資源和知識(shí)寶庫(kù)。水利科技檔案作為發(fā)展水利事業(yè)必不可少的依據(jù),在水利科研、規(guī)劃設(shè)計(jì)和生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮著愈來(lái)愈大的作用。
水利科技檔案工作是生產(chǎn)管理、計(jì)劃管理、科技管理的重要組成部分。如果沒(méi)有建立相應(yīng)的工程檔案工作,工程檔案就會(huì)處于無(wú)人管理狀態(tài),這對(duì)工程建設(shè)與維護(hù)及工程檔案的收集、整理和管理工作都十分不利,其結(jié)果必然會(huì)影響工程的建設(shè)、管理與驗(yàn)收工作。水利部已明確規(guī)定,工程檔案達(dá)不到要求的建設(shè)項(xiàng)目不能進(jìn)行竣工驗(yàn)收。
二、水利工程檔案的現(xiàn)狀
建國(guó)以來(lái),我國(guó)水利建設(shè)事業(yè)得到了飛躍發(fā)展。全國(guó)各地除水害、興水利、大搞農(nóng)田基本建設(shè),建成了大量的水利工程,這些水利工程在灌溉、防洪、發(fā)電等方面發(fā)揮了巨大的作用,有力地促進(jìn)了工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展。隨著時(shí)間的推移,有的水利工程出現(xiàn)了老化現(xiàn)象,病險(xiǎn)水庫(kù)逐年增加。但由于歷史的原因,一些水利工程的檔案資料不全,給病險(xiǎn)水庫(kù)的鑒定和整治帶來(lái)了一些困難。
因此,水利工程檔案資料收集是否齊全,直接關(guān)系到水利工程和人民群眾的生命財(cái)產(chǎn)安全,影響到以后水利工程的維護(hù)整修。然而目前一些單位并未真正認(rèn)識(shí)到檔案收集工作的重要作用,對(duì)檔案工作不夠重視,認(rèn)為檔案工作只是少數(shù)人關(guān)起門來(lái)的案頭工作,不出政績(jī)、難出效益,覺(jué)得檔案工作可有可無(wú),于是導(dǎo)致單位檔案門類單調(diào),內(nèi)容不全,管理混亂。他們只注重收集紅頭文件、忽視其他材料;只注重收集以單位、組織名義的文件,忽視以個(gè)人名義形成的重要文件;只注重收集通過(guò)文秘部門發(fā)出的文件,忽視其他方面來(lái)的文件;只注重收集本單位的生產(chǎn)技術(shù)檔案,忽視設(shè)備、基建等其它技術(shù)檔案;只注重收集紙質(zhì)文件材料,而忽視照片、影像等檔案。這種狀況,對(duì)水利工程的安全鑒定和日常維護(hù)是很不利的,必須盡快改變。
三、水利工程檔案收集的途徑
從對(duì)歷史負(fù)責(zé)的角度,應(yīng)將工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程真實(shí)地記錄并保存下來(lái),以便為后人提供一份翔實(shí)可靠的檔案材料。為此,筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面作好水利工程建設(shè)檔案的收集工作:
(一)思想上要進(jìn)一步重視水利工程檔案工作
國(guó)家水利部《關(guān)于加強(qiáng)水利基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的通知》指出:建設(shè)項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目的歷史記錄,是項(xiàng)目建設(shè)、管理、運(yùn)行、維護(hù)、改建、擴(kuò)建等工作的重要依據(jù),也是落實(shí)工程終身責(zé)任制的重要憑證。無(wú)論是單位的領(lǐng)導(dǎo)干部,還是每一個(gè)專業(yè)技術(shù)人員,都要認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》,要不斷提高認(rèn)識(shí),切實(shí)加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作,要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性,要牢固樹(shù)立對(duì)黨、對(duì)人民、對(duì)子孫后代高度負(fù)責(zé)的精神,才能有效地參與、支持檔案收集工作。該項(xiàng)工作做得好壞,直接關(guān)系到檔案的整理、鑒定等工作,如果收集不及時(shí),檔案材料殘缺不全,整個(gè)工作就不能順利進(jìn)行,就沒(méi)有完整、系統(tǒng)的檔案,就會(huì)給今后管理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用、編研等各項(xiàng)工作造成困難。
(二)加強(qiáng)管理,保證檔案工作與項(xiàng)目進(jìn)程同步
各單位要認(rèn)真實(shí)行檔案工作與科研、設(shè)計(jì)、基建、勘察等工作的“四同步”管理。即:下達(dá)計(jì)劃任務(wù)時(shí),同時(shí)要提出文件材料的歸檔要求;檢查計(jì)劃進(jìn)度時(shí),同時(shí)要檢查文件材料的形成情況;評(píng)審鑒定成果時(shí),同時(shí)要驗(yàn)收、鑒定檔案材料的完整、系統(tǒng)情況;上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果及科技人員提職考核時(shí),檔案部門要同時(shí)出具專題歸檔情況證明材料。為此,各業(yè)主單位與施工企業(yè)簽訂有關(guān)工程協(xié)議時(shí),必須要對(duì)其應(yīng)歸檔材料提出明確要求;檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí),必須檢查有關(guān)檔案材料的收集、整理情況;進(jìn)行驗(yàn)收時(shí),必須同時(shí)驗(yàn)收應(yīng)歸檔材料的完整、準(zhǔn)確程度與整理質(zhì)量。切實(shí)做好從項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收各階段檔案資料的收集、整理、歸檔工作。對(duì)于各階段檔案收集達(dá)不到要求的要限期整改,整改后仍不合格的,按工程質(zhì)量不合格處理,業(yè)主單位不能返回工程(項(xiàng)目)質(zhì)量保證金,更不能進(jìn)行工程驗(yàn)收。
(三)注重施工現(xiàn)場(chǎng)文件資料收集
工程檔案當(dāng)中有一部分是在施工現(xiàn)場(chǎng)產(chǎn)生和出現(xiàn)的,只有隨時(shí)隨地的注意收集現(xiàn)場(chǎng)所產(chǎn)生的資料,才能系統(tǒng)的收集齊全所需歸檔材料。
首先是施工企業(yè)在施工過(guò)程中對(duì)資料的收集。施工企業(yè)要明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集,并實(shí)行集中統(tǒng)一管理,按時(shí)移交給業(yè)主方。如工程所用的機(jī)械在開(kāi)箱時(shí)不及時(shí)對(duì)資料進(jìn)行收集,就有可能被丟失,會(huì)給以后的工作造成很大的麻煩。有的工程在施工過(guò)程中會(huì)有一些變動(dòng)、調(diào)整或完善,這往往都是在現(xiàn)場(chǎng)臨時(shí)產(chǎn)生的,所形成的資料不是很規(guī)范,但很重要,很容易被人忽略。因此,現(xiàn)場(chǎng)收集資料十分重要。
其次是業(yè)主在日常工作中對(duì)資料的收集。業(yè)主方在工程施工的各個(gè)階段一定要留下影像資料,在日常工作中對(duì)于圖紙資料的修改和完善以及施工過(guò)程中所產(chǎn)生的一些會(huì)議記錄、工程進(jìn)度、資金安排、質(zhì)量要求、完成情況等都要有完善的文字記錄或原始材料,以保證工程檔案的完整性。
第三是嚴(yán)格要求,督促收集。業(yè)主方在注重文件資料收集的同時(shí)要督促施工企業(yè)在工程進(jìn)展過(guò)程中收集相關(guān)的工程資料。在現(xiàn)實(shí)的水利工程興建或整治中,不一定每一個(gè)施工企業(yè)都是那么規(guī)范,有的企業(yè)對(duì)施工過(guò)程中所產(chǎn)生的資料不很重視,沒(méi)有隨時(shí)存檔的習(xí)慣。所以,業(yè)主方一定要在工程施工的每一個(gè)環(huán)節(jié)上都要求施工企業(yè)做好資料的收集和整理,如果資料不齊全,堅(jiān)持不撥款、不驗(yàn)收工程。
第四是密切配合,共同抓好工程檔案收集工作。業(yè)主方一定要與施工企業(yè)密切配合,切實(shí)將工程檔案收集工作納入建設(shè)與管理工作程序,形成齊抓共管的局面,使工程檔案的收集、整理成為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與有關(guān)工程技術(shù)人員的'自覺(jué)行動(dòng)。檔案管理人員也應(yīng)主動(dòng)與施工企業(yè)加強(qiáng)聯(lián)系,了解工程建設(shè)情況,認(rèn)真履行對(duì)工程檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)。
(四)制定和完善切實(shí)可行的措施
要認(rèn)真落實(shí)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制,將檔案收集工作納入工程質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)人和參建單位工程質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)人的責(zé)任制,明確從項(xiàng)目法人到各職能部門,從總監(jiān)到監(jiān)理工程師等有關(guān)工程技術(shù)人員應(yīng)負(fù)的責(zé)任,確保建設(shè)項(xiàng)目檔案收集工作落到實(shí)處。
各相關(guān)單位要把水利工程文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作納入科研、生產(chǎn)、基建的前期工作及有關(guān)規(guī)章制度和辦法中,并列入有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員的職責(zé)范圍進(jìn)行考核。在項(xiàng)目完成或告一段落后,其檔案由承擔(dān)項(xiàng)目的施工企業(yè)按要求進(jìn)行系統(tǒng)整理,交業(yè)主檔案管理部門審查驗(yàn)收。對(duì)文件材料歸檔不符合要求的項(xiàng)目,不得進(jìn)行鑒定驗(yàn)收。為使檔案管理人員更好地履行職責(zé),增進(jìn)對(duì)應(yīng)歸檔文件材料情況的了解,各單位要讓檔案管理人員參加科研課題、設(shè)計(jì)項(xiàng)目的有關(guān)會(huì)議;產(chǎn)品項(xiàng)目的評(píng)審、鑒定;工程竣工驗(yàn)收和設(shè)備開(kāi)箱等工作,以確保應(yīng)歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性。
(五)檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)責(zé)任感
檔案管理人員要適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要,不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí),努力提高政治思想素質(zhì)和檔案業(yè)務(wù)能力,牢固樹(shù)立正確的價(jià)值觀和人生觀,牢固樹(shù)立求真務(wù)實(shí)、勇于創(chuàng)新的精神,拓寬工作思路,創(chuàng)新工作方式,強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),提升自己的綜合素質(zhì),認(rèn)真履行《檔案法》所賦予的職責(zé),并積極主動(dòng)地指導(dǎo)、督促、檢查和協(xié)助施工企業(yè)和業(yè)主方的科技人員做好水利工程檔案材料的積累、整理和歸檔工作。對(duì)已接收的水利工程材料,要及時(shí)進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理,編制必要的檢索工具和參考資料,為本單位的科研、生產(chǎn)、基建等各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
總之,水利工程檔案的收集,是一個(gè)系統(tǒng)工程,無(wú)論哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了收集上的疏忽,都會(huì)給今后檔案保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用和編研等各項(xiàng)工作造成困難。因此,只有各級(jí)、各部門都用科學(xué)的發(fā)展觀和創(chuàng)新精神及時(shí)靈活的收集水利工程建設(shè)過(guò)程中所產(chǎn)生的檔案資料,方能獲得水利科技檔案收集的最佳途經(jīng)。
檔案行政管理調(diào)研報(bào)告 6
自國(guó)家事業(yè)單位登記管理局下發(fā)《事業(yè)單位登記管理檔案管理辦法》(國(guó)事登字[20xx]2號(hào))以來(lái),xx省xx市事業(yè)單位登記管理局認(rèn)真細(xì)致做好事業(yè)單位管理檔案工作。在檔案管理工作取得一定成績(jī)的同時(shí),也要一些問(wèn)題亟待加以解決和完善。
一、存在的問(wèn)題
1.檔案專業(yè)管理人員缺乏,素質(zhì)能力參差不齊。
目前事業(yè)單位登記管理檔案的管理人員基層大多數(shù)是各個(gè)機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室的人員兼任,沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn),對(duì)于檔案管理工作沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)地認(rèn)識(shí)。在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊,與時(shí)代發(fā)展的要求懸殊較大。檔案專業(yè)出身的人員較少,知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理,現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏,高層次的.檔案專業(yè)人才較少,這些情況已不適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案事業(yè)發(fā)展,檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。
2.檔案管理工作重視不夠,檔案意識(shí)非常薄弱。
登記機(jī)關(guān)人員工作缺乏積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)新性。對(duì)建立完善的檔案工作缺乏理性認(rèn)識(shí),領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作重視不夠,投入不夠。加上對(duì)于事業(yè)單位登記管理檔案工作宣傳工作力度不大,很多事業(yè)單位對(duì)于平時(shí)檔案材料中的要求(包括變更、注銷、年檢等各項(xiàng)工作)敷衍應(yīng)付,能拖就拖,檔案意識(shí)薄弱。
3.檔案材料缺失情況嚴(yán)重,管理體制不夠健全。
按照規(guī)定,事業(yè)單位不進(jìn)行法人登記,銀行將不開(kāi)設(shè)基本帳戶,質(zhì)監(jiān)部門不發(fā)組織機(jī)構(gòu)代碼證,不能在財(cái)政部門領(lǐng)購(gòu)收費(fèi)票據(jù),不能到人事部門審核工資等等,但相關(guān)部門在執(zhí)行規(guī)定時(shí)不夠嚴(yán)格,致使事業(yè)單位認(rèn)為法人登記可登不可登,或者一經(jīng)登記后就束之高閣,對(duì)法人證書(shū)每年需要年檢的意義認(rèn)識(shí)不清,孰不知沒(méi)有參加年檢的法人證書(shū)也是無(wú)效的;還有的事業(yè)單位法人代表已經(jīng)變更,甚至不只一次,依然不積極、不主動(dòng)到登記管理機(jī)關(guān)作變更登記,以為反正有法人名字就可以了。從而造成事業(yè)單位登記管理檔案中材料缺失,不能夠真實(shí)反映事業(yè)單位真實(shí)現(xiàn)狀,無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值,不能更好地為公眾提供服務(wù)。
二、對(duì)策及建議
1.提高檔案人員素質(zhì)是做好事業(yè)單位登記管理檔案的前提
要將檔案人員培養(yǎng)納入人才培養(yǎng)計(jì)劃,全面提高檔案管理人員素質(zhì),通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等,提高業(yè)務(wù)水平,建立檔案管理人才梯隊(duì),適應(yīng)事業(yè)單位登記管理檔案業(yè)務(wù)發(fā)展,不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展,全面提高檔案管理人員素質(zhì),推動(dòng)檔案管理水平的提高。
2.加強(qiáng)檔案管理意識(shí)是做好事業(yè)單位登記管理檔案的基礎(chǔ)
要認(rèn)真學(xué)習(xí)《事業(yè)單位登記管理檔案管理辦法》、《檔案法》。作為檔案管理人員首先要自己主動(dòng)有所為,高度的責(zé)任感,嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和全心全意的服務(wù)思想,努力在平凡的崗位上創(chuàng)造出不平凡的工作業(yè)績(jī)。其次要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的宣傳工作,加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)于事業(yè)單位登記管理檔案工作重要性的認(rèn)識(shí),提高全體事業(yè)單位的檔案意識(shí)。第三要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持,確保足夠的人力、物力、資源的配備。
3.加大監(jiān)督檢查力度是做好事業(yè)單位登記管理檔案的保證
要加強(qiáng)對(duì)于事業(yè)單位的監(jiān)督檢查力度,建立健全相應(yīng)的監(jiān)管制度,根據(jù)《事業(yè)單位登記管理暫行條例》和有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定,研究和制定符合實(shí)際、能夠有效加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位法人監(jiān)督管理的有關(guān)制度,使事業(yè)單位的監(jiān)督管理逐步做到法制化、制度化、規(guī)范化。保證事業(yè)單位登記管理檔案資料切實(shí)與單位同步,真正實(shí)反映事業(yè)單位真實(shí)現(xiàn)狀,實(shí)現(xiàn)檔案本身的價(jià)值。
檔案行政管理調(diào)研報(bào)告 7
農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作是關(guān)系到農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和農(nóng)民切身利益的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。為做好農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作,更好地服務(wù)“三農(nóng)”,促進(jìn)衡東農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與社會(huì)和諧發(fā)展,近期,衡東縣檔案局組織有關(guān)人員,深入鄉(xiāng)鎮(zhèn)及部分涉農(nóng)單位,采取現(xiàn)場(chǎng)查看、會(huì)議交流等方式,對(duì)全縣農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作進(jìn)行了專題調(diào)研,F(xiàn)將調(diào)研情況報(bào)告如下:
一、我縣農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作的現(xiàn)狀
衡東縣是革命老區(qū)、農(nóng)業(yè)大縣,轄24個(gè)鄉(xiāng)(鎮(zhèn)),561個(gè)行政村,73萬(wàn)人口,其中農(nóng)業(yè)人口約占總?cè)丝诘?0%。目前,全縣建有23個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室,1個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館(霞流鎮(zhèn)),4個(gè)村級(jí)檔案室。
我局一直重視農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作,有領(lǐng)導(dǎo)分管,有工作措施,有業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作班子。近幾年來(lái),我們堅(jiān)持每年對(duì)農(nóng)村醫(yī)保、社保,農(nóng)村低保、計(jì)生、戶籍及新農(nóng)村建設(shè)等檔案進(jìn)行上門指導(dǎo),尤其是全縣林權(quán)制度改革檔案,我們更是把它當(dāng)作當(dāng)前農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作的重中之重。今年6月下旬,我局派出6名專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)駐縣林改辦進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),至目前,時(shí)間持續(xù)3個(gè)多月未間斷,幫助指導(dǎo)整理林改檔案5萬(wàn)多戶,極大是促進(jìn)了全縣林改檔案的規(guī)范整理,得到了市、縣林改部門的高度評(píng)價(jià)。但是,我們同時(shí)也看到,由于歷史文化傳統(tǒng)和現(xiàn)實(shí)客觀條件等諸多原因,我縣農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作相對(duì)于檔案工作的其他領(lǐng)域而言,仍然顯得較為薄弱,尤其是村級(jí)建檔工作,尚處于起步階段。
農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作點(diǎn)多、線長(zhǎng)、面廣,還存在許多需要解決的問(wèn)題,因而要搞好這一工作,任務(wù)非常艱巨。如何做好農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作,更好地服務(wù)“三農(nóng)”,服務(wù)民生,促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的和諧發(fā)展?我們認(rèn)為,最關(guān)鍵的是要解決好人員、經(jīng)費(fèi)以及體制、機(jī)制等方面的問(wèn)題,只有這樣,農(nóng)村檔案工作才能鞏固成果,穩(wěn)步發(fā)展。
二、我縣農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作存在的主要問(wèn)題
目前,我縣農(nóng)村檔案工作存在的主要問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)總的來(lái)講,就是沒(méi)有形成一個(gè)較完整的檔案管理工作體系和業(yè)務(wù)規(guī)范,概括起來(lái),大體上有如下幾個(gè)方面的問(wèn)題:
1、忽視對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)沒(méi)有明確分管檔案工作的.領(lǐng)導(dǎo),有的即使有分管領(lǐng)導(dǎo),也是掛個(gè)名,心里不想檔案工作,眼里沒(méi)有檔案工作,嘴里不講檔案工作,更談不上把檔案檔案工作列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作議程、寫入鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展規(guī)劃,造成檔案工作沒(méi)有經(jīng)費(fèi)保障,沒(méi)有專職人員管理,沒(méi)有可靠的保管保護(hù)設(shè)備設(shè)施,不能發(fā)揮對(duì)村級(jí)檔案的監(jiān)督指導(dǎo)作用等等。
2、檔案管理不規(guī)范。當(dāng)前,盡管加大了檔案工作重要性的宣傳,部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村干部和農(nóng)民的檔案意識(shí)有了一定提高,開(kāi)始收集、保管一些重要資料,然而,由于多種因素,檔案工作還是相當(dāng)滯后,無(wú)論硬性設(shè)施還是軟性條件都缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。具體表現(xiàn)在,一是檔案管理不集中,文件材料往往是誰(shuí)辦理誰(shuí)留存。二是檔案收集不齊全,整理欠規(guī)范,也不向縣綜合檔案館移交檔案。據(jù)了解,我縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)89年以后形成的檔案,目前全部存在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室,沒(méi)有向縣綜合檔案館移交。三是檔案保管條件差,保管保護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施十分簡(jiǎn)陋,根本談不上防火、防潮、防盜等“九防”,存在諸多安全隱患。四是人員變動(dòng)不交接,造成責(zé)任不明,檔案處于一種自生自滅的狀態(tài)。
3、檔案形成難,留存少,利用率低。從調(diào)查中發(fā)現(xiàn),目前農(nóng)村存在一個(gè)普遍現(xiàn)象,就是檔案意識(shí)嚴(yán)重缺失:一些村干部一是把工作看得過(guò)于簡(jiǎn)單,會(huì)議上作“口頭報(bào)告”,矛盾調(diào)處搞“口說(shuō)為憑”,沒(méi)有書(shū)面材料和記錄;二是形成的文字材料不歸檔,如一些上報(bào)材料、村務(wù)公開(kāi)材料、工程建設(shè)材料等,工作一完,檔案不管,使得村里各類檔案存留相對(duì)較少;三是雖然保存有部分檔案資料,但只是在處理重要事件,或者解決切身利益和矛盾沖突時(shí)才想起來(lái)利用,平時(shí)很少有人問(wèn)津。
4、檔案人員多為兼職且業(yè)務(wù)素質(zhì)不高又?jǐn)觿?dòng)頻繁。一方面,鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村一級(jí)的檔案工作人員一般都是身兼數(shù)職,很少進(jìn)行崗位培訓(xùn)和系統(tǒng)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),缺乏基本的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。如鄉(xiāng)鎮(zhèn)多是辦公室秘書(shū)等兼任,村委會(huì)則是會(huì)計(jì)兼任。一般情況下,他們都只能完成本職工作,完全無(wú)暇顧及檔案工作,履行的只是一個(gè)資料保管員的職責(zé)。另一方面,鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員斢動(dòng)頻繁,有的甚至是一年一換。由于新手不懂檔案業(yè)務(wù),想整理檔案也無(wú)從下手,都感到心有余而力不足,這是造成檔案工作滯后的重要原因。
從調(diào)查中看到,造成上述問(wèn)題的原因主要是三個(gè)方面:
一是思想認(rèn)識(shí)不到位,村級(jí)建檔用檔意識(shí)不強(qiáng)。當(dāng)前,對(duì)于農(nóng)村檔案工作重要性,不僅廣大農(nóng)民認(rèn)識(shí)不夠,就連很大一部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)干部也認(rèn)為可有可無(wú)的。村干部和有關(guān)人員缺乏基本的檔案收集、整理、保管、利用知識(shí),不能做到安全有序科學(xué)地保管和利用。
二是沒(méi)有專項(xiàng)檔案管理資金,F(xiàn)階段,農(nóng)村經(jīng)濟(jì)有了快速發(fā)展,農(nóng)民收入逐年提高,但是,其財(cái)力主要用于農(nóng)業(yè)的再生產(chǎn),真正用于檔案工作的幾乎為零。這是造成一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)和行政村沒(méi)有檔案管理必要的設(shè)備設(shè)施,沒(méi)有培訓(xùn)檔案工作人員的主要原因。
三是制度不落實(shí),監(jiān)管難到位。一方面,村級(jí)檔案工作制度不完善,村會(huì)計(jì)對(duì)有關(guān)制度不了解,因此檔案工作制度得不到落實(shí)。另一方面,縣級(jí)檔案行政管理部門由于人員少、經(jīng)費(fèi)少、沒(méi)有工作用車等原因,開(kāi)展檔案監(jiān)督指導(dǎo)一般也只是到鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)打止,村一級(jí)檔案監(jiān)督指導(dǎo)目前都是由機(jī)鄉(xiāng)(鎮(zhèn))政府檔案部門進(jìn)行,而鄉(xiāng)政府具體從事檔案工作的一般是鄉(xiāng)秘書(shū),其對(duì)村級(jí)檔案工作的監(jiān)管或沒(méi)有措施,或沒(méi)有時(shí)間,或自己也是個(gè)“門外漢”根本談不上指導(dǎo)和監(jiān)管。造成即使有很完善的制度也不能督促落實(shí)的局面。
三、加強(qiáng)我縣農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作的對(duì)策
為切實(shí)解決農(nóng)村檔案工作中存在的問(wèn)題,確保用好檔案服務(wù)“三農(nóng)”,落實(shí)好市局《關(guān)于開(kāi)展“新農(nóng)村檔案工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)年”活動(dòng)實(shí)施意見(jiàn)》精神,我們認(rèn)為,要努力從以下幾個(gè)方面下功夫:
第一,加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題
一是成立工作機(jī)構(gòu):
、趴h級(jí)人民政府成立“農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”,領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)由縣級(jí)黨委或政府分管農(nóng)業(yè)工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任,縣級(jí)檔案行政管理部門和各“涉農(nóng)”單位主要負(fù)責(zé)人為成員;
⑵縣級(jí)檔案行政管理部門成立相應(yīng)的工作機(jī)構(gòu),配備工作班子,負(fù)責(zé)農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查;
⑶鄉(xiāng)鎮(zhèn)要明確一名黨政主要負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人,并與縣級(jí)人民政府簽訂農(nóng)村檔案工作責(zé)任狀。鄉(xiāng)鎮(zhèn)和行政村要指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理以及日常管理工作。
二是制定工作措施:
、趴h級(jí)人民政府要把農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作納入新農(nóng)村建設(shè)整體規(guī)劃、工作計(jì)劃與建設(shè)內(nèi)容之中,使檔案工作與新農(nóng)村建設(shè)的各項(xiàng)事業(yè)同步發(fā)展;
、瓶h級(jí)人民政府農(nóng)村工作部門要把各鄉(xiāng)鎮(zhèn)和各涉農(nóng)單位檔案工作納入新農(nóng)村建設(shè)年度目標(biāo)管理考核,并確定一個(gè)考核分值;
、敲鞔_年度檔案工作沒(méi)有達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)的單位,新農(nóng)村建設(shè)工作實(shí)行一票否決。
三是解決實(shí)際問(wèn)題:
⑴縣級(jí)人民政府每年按村平1000元的標(biāo)準(zhǔn),在新農(nóng)村建設(shè)專項(xiàng)資金中解決檔案行政管理部門農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi),并安排相應(yīng)的工作經(jīng)費(fèi),納入年度財(cái)政預(yù)算;
、聘魃孓r(nóng)單位、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))、村每年要安排一定比例的資金用于保障農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作,要保證檔案部門檔案的收集、整理、保管保護(hù)以及辦公、培訓(xùn)、購(gòu)置相應(yīng)設(shè)施設(shè)備等所需資金;
、桥鋫湟慌_(tái)工作用車,確保農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作有序開(kāi)展。
第二,積極作為,多管齊下,大力搞好農(nóng)村檔案宣傳工作。宣傳是農(nóng)村檔案工作的薄弱環(huán)節(jié),加大檔案工作宣傳力度,增強(qiáng)基層鄉(xiāng)、村、組干部和廣大村民群眾的檔案意識(shí)就成為農(nóng)村檔案工作的首要任務(wù)。
一是可通過(guò)開(kāi)會(huì),發(fā)放宣傳資料,舉辦檔案巡回展,利用農(nóng)村趕集開(kāi)展檔案下鄉(xiāng)等形式大力宣傳。
二是利用檔案發(fā)揮作用的典型事例,通過(guò)有關(guān)人員現(xiàn)身說(shuō)法,開(kāi)展生動(dòng)形象的宣傳教育。
三是要充分發(fā)揮農(nóng)村“五老”(即離任的老村干部、退休在村里居住的老職工、老退伍軍人、老黨員、老模范或致富能手)的作用,調(diào)動(dòng)他們的積極性,讓他們成為檔案工作義務(wù)宣傳員。多管齊下,多種形式,有目的地宣傳檔案的作用、檔案工作的意義和檔案有關(guān)法規(guī)知識(shí),達(dá)到增強(qiáng)群眾檔案意識(shí)的目的。
第三,完善機(jī)制,加強(qiáng)監(jiān)管,切實(shí)抓好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。
首先,要逐步建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)檔案館,配備2名以上專職檔案工作人員,并歸口縣檔案行政管理部門領(lǐng)導(dǎo),從體制上、根本上解決對(duì)農(nóng)村檔案工作長(zhǎng)期監(jiān)管和指導(dǎo)的問(wèn)題。
其次,要健全制度,做到農(nóng)村檔案的形成、收集、整理、保管、檔案人員變動(dòng)后的交接等各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循,有規(guī)可依。
再次,建立“村檔鄉(xiāng)管村用”的村級(jí)檔案工作機(jī)制。除條件特別好的村外,其他各村需要整理的檔案資料全部移交到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門,由鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府安排時(shí)間、經(jīng)費(fèi)、人員進(jìn)行整理,并建立專柜,實(shí)行集中統(tǒng)一管理。最后,縣級(jí)檔案行政管理部門要配備工作用車,把村級(jí)檔案工作納入檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)和行政執(zhí)法檢查范疇,與縣直單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)同等對(duì)待。
第四,加大投入,改善檔案保管保護(hù)條件。
農(nóng)村檔案是國(guó)家全部檔案的重要組成部分,是國(guó)家的富貴財(cái)富,保護(hù)好這部分檔案利于國(guó)家,惠及子孫,否則將成為歷史的罪人?h檔案行政管理部門對(duì)那些保管條件差,不能確保檔案安全的單位,要根據(jù)檔案法的精神,令其整改?h、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村都要在經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的同時(shí),相應(yīng)增加檔案工作的投入,逐步配置、改善檔案設(shè)備設(shè)施,使檔案處于安全、良好的環(huán)境之中。
檔案行政管理調(diào)研報(bào)告 8
改革開(kāi)放以來(lái),調(diào)查隊(duì)系統(tǒng)電子化建設(shè)得到了快速發(fā)展,但同時(shí)也給我們管理上帶來(lái)了一些問(wèn)題,如檔案電子化建設(shè)至今還是一項(xiàng)空白,需引起各級(jí)調(diào)查隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,并采取切實(shí)可行的措施加以解決。筆者對(duì)此問(wèn)題進(jìn)行了實(shí)地調(diào)查研究,在此談?wù)勛约旱囊恍┐譁\看法。
一、調(diào)查隊(duì)檔案電子化建設(shè)的必要性
所謂調(diào)查隊(duì)檔案電子化,是指各級(jí)調(diào)查隊(duì)在工作中,以數(shù)字形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)母鞣N數(shù)據(jù)、文件、資料,通過(guò)整理并直接形成有價(jià)值的歷史記錄。它具有存儲(chǔ)量大,涉及內(nèi)容廣,信息傳遞速度快、傳遞形式多樣化的特點(diǎn)。它是現(xiàn)代社會(huì)信息化檔案的重要組成部分,亦是現(xiàn)階段各級(jí)調(diào)查隊(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建立的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。搞好電子化檔案建設(shè)不僅能提高辦公自動(dòng)化建設(shè)水平,也能促進(jìn)整個(gè)調(diào)查隊(duì)工作效率和管理效率的提高。因此,加快調(diào)查隊(duì)檔案電子化建設(shè)已是當(dāng)務(wù)之急,必須引起各級(jí)調(diào)查隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)的重視。
二、調(diào)查隊(duì)檔案電子化建設(shè)的現(xiàn)狀及問(wèn)題
近年來(lái),隨著調(diào)查隊(duì)系統(tǒng)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)、互連網(wǎng)的開(kāi)發(fā)使用,提高了辦公效率,節(jié)約了人力、物力和財(cái)力。但是,對(duì)電子文件資料和調(diào)查數(shù)據(jù)的管理歸檔工作卻落后于電子化的發(fā)展及普及速度,仍停留在紙質(zhì)檔案歸檔和自行的電子備份,在管理上仍沒(méi)有效的辦法。主要有以下五個(gè)方面的問(wèn)題需要關(guān)注:
1、電子文檔處理軟、硬件難統(tǒng)一。當(dāng)前我國(guó)it行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)加劇,不同載體、格式、設(shè)備環(huán)境的新產(chǎn)品層出不窮,為使用者提供了更多的選擇余地。而對(duì)需要長(zhǎng)期保存的電子檔案來(lái)說(shuō),在不同機(jī)型、軟件、硬件等環(huán)境下,通用性差,彼此之間不兼容,在資源共享和公共檢索等方面表現(xiàn)出明顯的局限性。加之計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代快,對(duì)于需要長(zhǎng)期歸檔保存的電子數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō),設(shè)備依賴性造成的問(wèn)題會(huì)更加突出。如十年前的5寸軟盤出現(xiàn)保管完好的電子文件找不到讀取設(shè)備的問(wèn)題。
2、軟件、數(shù)據(jù)歸檔難成體系。目前,調(diào)查隊(duì)系統(tǒng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)都實(shí)行了電算化、網(wǎng)絡(luò)化傳輸管理,由于業(yè)務(wù)軟件升級(jí)頻繁,且在安裝使用之前,都會(huì)配發(fā)系統(tǒng)軟件、軟件程序及其全套資料,給歸檔管理帶來(lái)了較多困難。表現(xiàn)突出的問(wèn)題:一是系統(tǒng)升級(jí)程序、補(bǔ)丁程序直接升級(jí)安裝,沒(méi)有留下程序檔案,使原始程序與后來(lái)程序脫節(jié);二是業(yè)務(wù)人員經(jīng)常輪崗,不同人員在不同時(shí)期參加程序使用或者升級(jí)培訓(xùn)后,未進(jìn)行集中統(tǒng)一管理;三是由于業(yè)務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫(kù)文件所占用的磁盤空間大,用一般軟盤難以進(jìn)行保存,從而使業(yè)務(wù)軟件和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的歸檔管理不成體系。
3、電子文件資料歸檔管理滯后。一方面,由于現(xiàn)有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中,電子數(shù)據(jù)資料的制發(fā)、使用與檔案管理是分開(kāi)進(jìn)行的,電子檔案的收集整理工作是在電子文件資料的產(chǎn)生之后進(jìn)行的,導(dǎo)致電子文件資料的歸檔工作滯后于產(chǎn)生傳播速度;另一方面由于目前調(diào)查隊(duì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資料大多在通過(guò)電子文書(shū)傳播的同時(shí),為了增強(qiáng)文書(shū)的真實(shí)性,仍然打印成紙質(zhì)的作為執(zhí)行依據(jù),形成紙質(zhì)數(shù)據(jù)資料版本與電子版本同時(shí)并存的現(xiàn)象。
4、電子文件資料容易被刪改。檔案只有具備原始性和真實(shí)性,才能具有法律意義上的憑證作用。對(duì)于調(diào)查隊(duì)業(yè)部門的調(diào)查數(shù)據(jù)、調(diào)研報(bào)告、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等統(tǒng)計(jì)資料來(lái)說(shuō),電子數(shù)據(jù)的真實(shí)性涉及到國(guó)家的宏觀調(diào)控、經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)、領(lǐng)導(dǎo)決策的重要參考依據(jù),必須十分真實(shí)。而電子文件資料的易刪改性使信息資料面臨著被隨意改動(dòng)、刪除和剪接的可能性,容易造成信息失真,又不會(huì)留下任何痕跡。
5、檔案設(shè)備和人員素質(zhì)均有差距。由于電子文件資料的存儲(chǔ)介質(zhì)如軟盤、光盤屬于高分子化合物,易受外界環(huán)境變化的.干擾,磁場(chǎng)、雷電、周圍環(huán)境溫度、濕度改變等各種自然現(xiàn)象都可能對(duì)電子文件資料造成不良影響,破壞介質(zhì)上的信息。目前,調(diào)查隊(duì)系統(tǒng)有檔案室的隊(duì)極少數(shù),基本上是數(shù)據(jù)、文件檔案在各科室自行保管,使用的檔案設(shè)備與電子檔案所需標(biāo)準(zhǔn)相差甚遠(yuǎn),容易導(dǎo)致電子檔案破壞。與此同時(shí),在電子檔案的管理上,既不是傳統(tǒng)的檔案管理人員能夠勝任,也不是科技人員可以替代,它需要管理人員既具備檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí),熟練掌握檔案工作的基本原則和方法,又要熟練掌握電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等。
三、調(diào)查隊(duì)檔案電子化建設(shè)的對(duì)策
面對(duì)電子化的飛速發(fā)展和普及,各級(jí)調(diào)查隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)以高度的責(zé)任感和使命感努力解決電子化檔案建設(shè)工作中的實(shí)際問(wèn)題,為未來(lái)檔案工作電子化、信息化的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
一要采用先進(jìn)技術(shù),確保歸檔電子文件真實(shí)性。對(duì)電子文件的制發(fā),建議由其上級(jí)部門設(shè)計(jì)出專用程序進(jìn)行管理,使文件從草擬、審閱到領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),都建立一套完整的可控制系統(tǒng),建立加密的機(jī)內(nèi)操作日志,監(jiān)督系統(tǒng)操作。這樣既能保證電子文件的真實(shí)性,又可使文件資料形成過(guò)程真實(shí)記錄下來(lái),展現(xiàn)出歷史原貌。在日常工作中應(yīng)給不同的使用人員賦予不同的操作權(quán)限,防止越權(quán)使用。
二要加強(qiáng)部門之間協(xié)調(diào)配合,確保文件資料收集完整性。調(diào)查隊(duì)各部門要根據(jù)不同業(yè)務(wù)特點(diǎn),對(duì)各類電子文件格式進(jìn)行統(tǒng)一要求,這樣既方便信息的匯聚接收,又利于電子文件資料的歸檔管理,還能保證數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。特別是內(nèi)部之間要加強(qiáng)配合,對(duì)自身產(chǎn)生的電子文件資料盡可能地轉(zhuǎn)換成歸檔所需格式,如word、excel文件格式。此外,由科技人員協(xié)助負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件資料歸檔,解決信息存儲(chǔ)載體分離,脫機(jī)保管信息,無(wú)疑是最佳歸檔途徑之一,進(jìn)而提高電子檔案的完整性。
三要不斷完善檔案信息采集功能,達(dá)到完整統(tǒng)一要求。檔案管理人員應(yīng)該積極參與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)用,根據(jù)檔案管理的要求提出相應(yīng)的設(shè)計(jì)要求,以便于檔案信息的采集整理。同時(shí),對(duì)于檔案重要組成部分的機(jī)關(guān)文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí),力求使文件資料的形成制發(fā)與分類歸檔同步進(jìn)行,讓系統(tǒng)根據(jù)事先擬定的歸檔范圍將有價(jià)值的文件自動(dòng)備份保存下來(lái),避免重復(fù)勞動(dòng)帶來(lái)的資源浪費(fèi)。與此同時(shí),對(duì)業(yè)務(wù)軟件的補(bǔ)丁、升級(jí)程序,操作人員要及時(shí)向檔案人員報(bào)備,及時(shí)進(jìn)行歸檔和管理,以避免工作人員崗位流動(dòng)帶來(lái)的信息轉(zhuǎn)移丟失。
四要注重做好電子檔案安全防護(hù)工作,實(shí)現(xiàn)電子檔案安全性。目前調(diào)查隊(duì)系統(tǒng)的內(nèi)聯(lián)網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)雖實(shí)行了物理隔離,但部分員工從互聯(lián)網(wǎng)上下載的資料中可能藏有各類病毒,造成危害。對(duì)此,一方面科技部門和信息管理部門要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)安全管理,經(jīng)常檢查,密切監(jiān)控,定期發(fā)布病毒預(yù)警公告,防范互聯(lián)網(wǎng)病毒在內(nèi)聯(lián)網(wǎng)上惡意漫延傳播;另一方面檔案人員在進(jìn)行電子文件資料歸檔鑒定工作時(shí),要認(rèn)真進(jìn)行查毒、殺毒,通過(guò)檢測(cè)處理后方可歸檔保存。
五要搞好庫(kù)房建設(shè),切實(shí)提高人員素質(zhì)。在電子檔案管理工作中應(yīng)特別注意選用質(zhì)量好、可靠性高的存貯介質(zhì),以延長(zhǎng)存儲(chǔ)時(shí)間。對(duì)存放在存貯介質(zhì)上的電子檔案資料應(yīng)寫好保護(hù),存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場(chǎng)所,對(duì)需要永久、長(zhǎng)期保存的電子文件資料,要制定嚴(yán)格的定期復(fù)制管理制度,轉(zhuǎn)換載體,以防止信息的丟失。出于風(fēng)險(xiǎn)防范的目的,電子檔案一般要采用雙備份制,在檔案庫(kù)房和計(jì)算機(jī)中心各存放一套,確保不受到損壞、數(shù)據(jù)丟失或單方面修改數(shù)據(jù)。與此同時(shí),還要全力抓好業(yè)務(wù)培訓(xùn),加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn),提高從業(yè)人員的素質(zhì)和責(zé)任心,擔(dān)負(fù)起電子文件資料歸檔工作的重任。
檔案行政管理調(diào)研報(bào)告 9
醫(yī)療科技檔案管理工作是醫(yī)院科研活動(dòng)的基礎(chǔ)和真實(shí)記載,是提高醫(yī)療科研質(zhì)量、促進(jìn)醫(yī)療科研進(jìn)步,為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的重要保證。同時(shí),醫(yī)療科技檔案是醫(yī)院綜合檔案的重要組成部分,加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療科技檔案的管理是醫(yī)院科研管理的一項(xiàng)重要工作,尤其是在醫(yī)院體制改革和現(xiàn)代技術(shù)高速發(fā)展的今天,醫(yī)療科技檔案在整個(gè)醫(yī)院檔案中所占的比例也顯著增加,在醫(yī)院科學(xué)管理中所處的地位也越來(lái)越重要。目前,醫(yī)院檔案工作已打破了文書(shū)檔案、科技檔案等各門類檔案分開(kāi)管理的模式,向著適合于醫(yī)院整體宏觀管理、綜合管理的方向發(fā)展,從原來(lái)行政檔案管理的單一模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹饕钥萍汲晒麢n案、科技課題檔案管理綜合的模式,這一管理模式提高了課題的中標(biāo)率,促進(jìn)了醫(yī)院科技成果的獲得及轉(zhuǎn)化,為醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展起到了重要作用。本文就醫(yī)院醫(yī)療科技檔案的管理進(jìn)行思考和探討。
一、轉(zhuǎn)變觀念,重視科技檔案管理在醫(yī)院科研教學(xué)工作中的作用
。ㄒ唬┽t(yī)療科技檔案管理工作的認(rèn)識(shí)要統(tǒng)一。醫(yī)院要做好醫(yī)療科技檔案管理工作,關(guān)鍵是要統(tǒng)一思想,統(tǒng)一觀念,統(tǒng)一認(rèn)識(shí),加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),互相協(xié)作,克服科技檔案管理工作中的落后思想和傳統(tǒng)觀念,使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、科技管理部門和科技人員真正認(rèn)識(shí)到科技檔案管理工作對(duì)保證和促進(jìn)醫(yī)院科技工作所起到的重要作用;要充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院科技檔案的作用是多方面的。如何合理利用科技檔案信息并最大限度地發(fā)揮它在科研管理中的作用,對(duì)提高醫(yī)療質(zhì)量和科研水平都將產(chǎn)生重要的影響。由于科技檔案真實(shí)地記錄、儲(chǔ)存著各項(xiàng)科研課題的立項(xiàng)申報(bào)書(shū)、科技成果簽定證書(shū)、計(jì)劃任務(wù)書(shū),技術(shù)總結(jié)報(bào)告、合同書(shū)、課題項(xiàng)目評(píng)審意見(jiàn)書(shū)、評(píng)審報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄、經(jīng)費(fèi)使用、性能檢測(cè)報(bào)告以及標(biāo)準(zhǔn)等有關(guān)學(xué)術(shù)活動(dòng)的全部過(guò)程,因此,成為科研成果鑒定和申報(bào)乃至科研成果推廣應(yīng)用的重要依據(jù)。檔案人員要針對(duì)醫(yī)學(xué)研究和科研人員的需要,設(shè)置不同專題,篩選、編輯醫(yī)務(wù)人員的科研成果、醫(yī)學(xué)論文及資料,介紹新技術(shù)、新方法、新項(xiàng)目和醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展動(dòng)向,為醫(yī)務(wù)人員科研活動(dòng)提供指導(dǎo)性服務(wù)。近年來(lái),各級(jí)醫(yī)院特別是各大中型醫(yī)院在"科研興醫(yī),科教興院"戰(zhàn)略方針的指導(dǎo)下,充分利用科技檔案,將科研計(jì)劃管理與科研計(jì)劃?rùn)n案管理相結(jié)合,嚴(yán)把科技檔案的質(zhì)量關(guān),使之在科研成果的鑒定申報(bào)以及科研成果的推廣利用過(guò)程中發(fā)揮了重要作用。同時(shí),醫(yī)務(wù)人員在科研活動(dòng)中,要想加快科學(xué)研究的進(jìn)程,取得更多的科研成果,就必須擁有大量充分可靠的科研資料。因此,醫(yī)院要切實(shí)加強(qiáng)科研檔案的管理,把靜態(tài)的檔案變成動(dòng)態(tài)的信息,活化科研資料,為醫(yī)務(wù)人員開(kāi)展醫(yī)療、科研、教學(xué)工作服好務(wù)。
。ǘ┽t(yī)療科技檔案工作的理念要?jiǎng)?chuàng)新。檔案工作的創(chuàng)新是指檔案管理體制、檔案工作運(yùn)行機(jī)制、檔案管理與利用活動(dòng)等方面的制度創(chuàng)新。因此,醫(yī)院科技檔案工作的理念要?jiǎng)?chuàng)新,觀念要改變,要較好的運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和科學(xué)的管理模式,順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需要。尤其是《中華人民共和國(guó)檔案法》頒布和實(shí)施以來(lái),科技檔案工作正向法制化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理方向邁進(jìn),這就要求我們醫(yī)療科技檔案工作也要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),走改革與創(chuàng)新之路,要把提高創(chuàng)新能力、創(chuàng)新觀念真正落實(shí)到醫(yī)療科技檔案實(shí)際工作中,做好平時(shí)科技材料的收集、整理、歸檔工作,作到常做常新。同時(shí)要把醫(yī)療科技檔案工作當(dāng)作一門學(xué)問(wèn),研究它、認(rèn)識(shí)它、探討它,以尋找其科學(xué)規(guī)律,改變以往傳統(tǒng)落后的工作方法,使醫(yī)療科技檔案工作的重點(diǎn)從每年立卷歸檔多少、利用服務(wù)多少轉(zhuǎn)變?yōu)獒t(yī)院前沿科學(xué)發(fā)展需要和檔案信息資源的充分開(kāi)發(fā)和利用,以科學(xué)的精神和求實(shí)的態(tài)度拓寬科技檔案管理工作的領(lǐng)域,以求醫(yī)療科技檔案工作獲得實(shí)際效益和最高利用價(jià)值,探索一條醫(yī)療科技檔案管理工作的新路子,從而推動(dòng)醫(yī)療科技檔案管理工作不斷向前發(fā)展。
(三)醫(yī)療科技檔案工作的方法要與時(shí)俱進(jìn)。醫(yī)院檔案工作的許多傳統(tǒng)做法和管理方法在不同時(shí)期的檔案工作中起到了積極作用,但傳統(tǒng)的做法已不能適應(yīng)醫(yī)院當(dāng)前醫(yī)療體制改革的需要,由于過(guò)去觀念和管理方法的落后,必須對(duì)檔案工作進(jìn)行大膽的創(chuàng)新和改進(jìn)。就醫(yī)療科技檔案工作而言,人們對(duì)其醫(yī)療科技成果檔案的價(jià)值和認(rèn)識(shí)還不到位,管理體制和管理隊(duì)伍還有待健全和完善,從某種意義上說(shuō)醫(yī)療科技成果檔案仍然是目前醫(yī)療科技檔案工作中需要加強(qiáng)和特別要重視的環(huán)節(jié)。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展和進(jìn)步,醫(yī)療科技成果數(shù)量和質(zhì)量逐年攀升,對(duì)科技檔案的要求越來(lái)越高,涉及的面也越來(lái)越廣,科技檔案也越來(lái)越表現(xiàn)其較強(qiáng)的專業(yè)性和廣泛的群眾性。針對(duì)醫(yī)院檔案工作人員對(duì)業(yè)務(wù)部門的科技活動(dòng)情況不熟悉的狀況,醫(yī)院的綜合檔案管理部門應(yīng)以醫(yī)療科研管理部門為核心,互相協(xié)助,互相配合,分級(jí)管理,制定適合于醫(yī)療科技檔案統(tǒng)一管理的范圍和標(biāo)準(zhǔn),尤其是醫(yī)院的科技檔案工作方法要更新,要與時(shí)俱進(jìn),充分發(fā)揮業(yè)務(wù)部門和醫(yī)療科技人員的積極性,以克服醫(yī)院原有檔案室科技檔案材料不足、業(yè)務(wù)不熟的缺陷。通過(guò)實(shí)踐,探索在信息時(shí)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的新形勢(shì)下醫(yī)療科技檔案工作的新方法、新規(guī)律,開(kāi)創(chuàng)醫(yī)療科技檔案工作的新局面。
二、醫(yī)療科技檔案管理工作存在的問(wèn)題及原因
。ㄒ唬┽t(yī)療科技檔案收集不齊全的原因之一是多數(shù)醫(yī)療科研人員在科研過(guò)程中,重視科學(xué)研究實(shí)踐活動(dòng),重視科技成果的論文發(fā)表與獲獎(jiǎng),輕視科技檔案資料的平時(shí)積累工作,認(rèn)為這是檔案部門的事,與己無(wú)關(guān)。
(二)醫(yī)療科技人員缺乏檔案意識(shí),與一種錯(cuò)誤的觀點(diǎn)認(rèn)為,自己在科研活動(dòng)中形成的材料不一定要?dú)w檔,歸到檔案室不如放在自己身邊使用起來(lái)方便,于是以關(guān)鍵技術(shù)資料保密為借口,在科研過(guò)程中或科技成果獎(jiǎng)勵(lì)后應(yīng)歸檔的資料不愿上交或找理由不主動(dòng)上交。
。ㄈ┽t(yī)療科技檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證,不能做到上、下集中統(tǒng)一管理。醫(yī)院檔案管理沒(méi)有真正實(shí)行“三納入”、“四同步”制度,在科技檔案歸檔管理工作方面缺乏行之有效的制約手段,致使醫(yī)療科技?xì)w檔管理工作處于失控狀態(tài)。
(四)醫(yī)療科技檔案還存在紙質(zhì)材料多、電子檔案少、檔案室設(shè)備簡(jiǎn)陋等問(wèn)題,不能有效地開(kāi)發(fā)和利用醫(yī)療科技檔案材料,已完成的科技成果、科技項(xiàng)目材料沒(méi)有隨時(shí)歸檔,即使是代表醫(yī)院科技實(shí)力的重點(diǎn)、重大科技項(xiàng)目和部分獲獎(jiǎng)成果材料也因科研人員的種種原因不能及時(shí)歸檔或缺失;有些科技項(xiàng)目結(jié)題后,沒(méi)有提供完整的項(xiàng)目研發(fā)過(guò)程中產(chǎn)生的全部技術(shù)材料。由于以上原因,醫(yī)療科技檔案中出現(xiàn)了四多四少現(xiàn)象,即一般性技術(shù)材料多,關(guān)鍵性技術(shù)材料少;鑒定、審批性材料多,工藝技術(shù)性材料少;文字材料多,光盤、磁盤、圖表、照片、錄像少;復(fù)印件多,原件少。這些問(wèn)題嚴(yán)重影響了醫(yī)療科技檔案的收集、整理工作,制約了醫(yī)療科技檔案自身價(jià)值的發(fā)展和信息資源的開(kāi)發(fā)利用。
三、加強(qiáng)醫(yī)療科技檔案管理工作的幾點(diǎn)思考
。ㄒ唬┙⒖茖W(xué)管理制度,理順醫(yī)療科技檔案歸檔程序?萍紮n案是科技課題科技成果研究的全過(guò)程的'反映,但又不僅僅局限于某一項(xiàng)科技課題、某一項(xiàng)成果,它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映,因而就形成了科技檔案的4個(gè)特點(diǎn):專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性和階段性。為了規(guī)范科技檔案管理工作,就必須遵循國(guó)務(wù)院發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。由于一項(xiàng)科技課題完成的時(shí)間長(zhǎng)(有的項(xiàng)目往往需要幾年),涉及的范圍廣,參加的人員多(集體完成),檔案內(nèi)容復(fù)雜,造成了科技檔案材料形成的周期長(zhǎng),積累材料需跨年度進(jìn)行,加之課題的進(jìn)展,其形成的檔案材料就會(huì)發(fā)生變化,檔案材料也就難以產(chǎn)生連續(xù)性,易造成割裂現(xiàn)象。另外,申報(bào)科技成果獎(jiǎng)有時(shí)受到科技申報(bào)制度的制約,必須由科技管理部門出具有關(guān)證明方能申報(bào),但也有許多已結(jié)題而不報(bào)獎(jiǎng)和暫緩報(bào)獎(jiǎng)的成果項(xiàng)目就不受制度條款的約束,從而也有可能造成大量科技檔案材料零散在外。為此,必須把科技檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來(lái),走實(shí)現(xiàn)科技工作與科技建檔工作兩者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路,建立合理的歸檔程序,掌握科技檔案管理工作的規(guī)律,保證醫(yī)療科技檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng),最終使醫(yī)療科技檔案工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道,達(dá)到提高科技檔案歸檔的質(zhì)量和效率。因此,醫(yī)療科技檔案應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理,可根據(jù)《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》,結(jié)合本單位實(shí)際,制定和完善科技檔案積累和科技?xì)w檔的各科規(guī)章制度,理順醫(yī)院檔案部門、科技管理部門、科技檔案形成部門之間的工作關(guān)系,共同形成一個(gè)相互聯(lián)系、相互制約、相互滲透的聯(lián)合體。
。ǘ┘訌(qiáng)重點(diǎn)、重大科技項(xiàng)目的檔案管理。重大、重點(diǎn)項(xiàng)目及高級(jí)別獲獎(jiǎng)成果最能反映一所醫(yī)院的科技能力和對(duì)醫(yī)院醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)的突出影響力,重點(diǎn)、重大科技項(xiàng)目的研究時(shí)間較長(zhǎng),往往有一些階段性成果,每一階段中肯定有技術(shù)進(jìn)步和新的成果,這些檔案材料既是學(xué)校的歷史見(jiàn)證,又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ),因此對(duì)重點(diǎn)、重大科技項(xiàng)目應(yīng)從立項(xiàng)起立卷歸檔,然后將每個(gè)階段產(chǎn)生的技術(shù)進(jìn)步、最新成果、新立項(xiàng)的子課題分年度補(bǔ)充到科技檔案中去,以免遺漏,這對(duì)項(xiàng)目研究人員和醫(yī)院檔案管理部門都有重大意義。
。ㄈ┨岣哚t(yī)療科研人員的科技檔案歸檔意識(shí)?蒲腥藛T是科技檔案形成的主體,科研人員檔案意識(shí)的提高,將會(huì)使醫(yī)療科技檔案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)的軌道,將會(huì)使醫(yī)療科技檔案管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。
。ㄋ模┨岣呖萍紮n案管理專、兼工作人員的綜合素質(zhì)。人的素質(zhì)是關(guān)系到工作成敗的最重要的因素,因此科技檔案工作人員綜合素質(zhì)的提高,是當(dāng)前醫(yī)院提高科技檔案工作的根本保證,一方面要提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),另一方面要培養(yǎng)工作人員愛(ài)崗敬業(yè)、開(kāi)拓創(chuàng)新、服務(wù)管理、團(tuán)結(jié)奉獻(xiàn)的高尚意志和工作作風(fēng)。
。ㄎ澹┘涌炜萍紮n案信息的開(kāi)發(fā)和利用。檔案工作已進(jìn)入了信息時(shí)代,我們必須抓住歷史機(jī)遇,切實(shí)做好科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作。目前,醫(yī)院綜合檔案室最緊要的是加強(qiáng)和開(kāi)發(fā)利用好自己的軟件系統(tǒng),在確保科技機(jī)密和檔案安全的情況下,實(shí)行網(wǎng)上檔案信息資源共享。網(wǎng)上提供必要的電子檔案,建立健全醫(yī)療科技檔案信息資源管理機(jī)制,實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源共享?傊ㄟ^(guò)多渠道,采取各種方法加大科技檔案工作的宣傳力度,增強(qiáng)醫(yī)院廣大醫(yī)療科研人員的檔案意識(shí),做好醫(yī)療科技檔案的平時(shí)收集、整理、開(kāi)發(fā)利用等檔案管理工作,提高醫(yī)療科技檔案的現(xiàn)代化管理水平,讓醫(yī)療科技檔案為醫(yī)療科技工作再出成果,推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)健康、快速發(fā)展。
檔案行政管理調(diào)研報(bào)告 10
一、民營(yíng)企業(yè)檔案工作的時(shí)代特點(diǎn)
民營(yíng)企業(yè)檔案是指民營(yíng)企業(yè)在籌建、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理等社會(huì)活動(dòng)中直接形成的對(duì)自身以及國(guó)家、社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。相對(duì)于國(guó)有企業(yè),民營(yíng)企業(yè)的檔案工作除具有非公共性和封閉性外還有著以下幾種鮮明的時(shí)代特點(diǎn):
1、自主性。
眾所周知,在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代國(guó)有企業(yè)只能在政府意志下嚴(yán)格按照國(guó)家計(jì)劃從事各項(xiàng)活動(dòng),企業(yè)自主發(fā)展權(quán)極為有限,這也決定了企業(yè)檔案工作自主發(fā)展權(quán)有限。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)初步確立的今天,國(guó)有企業(yè)普遍建立了法人治理結(jié)構(gòu),企業(yè)自主發(fā)展權(quán)有了極大的提高,但由于所有權(quán)國(guó)有,企業(yè)仍不可避免地留下一些計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的烙印,企業(yè)管理中處于從屬地位的檔案工作也是如此。與國(guó)有企業(yè)不同,在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下產(chǎn)生發(fā)展起來(lái)的民營(yíng)企業(yè),對(duì)自身的資產(chǎn)具有完全的所有權(quán)和支配權(quán),它與政府不存在被領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系,它完完全全以市場(chǎng)為導(dǎo)向,走自我約束、自我抉擇、自負(fù)盈虧和自我發(fā)展的道路。自然,作為企業(yè)儲(chǔ)備技術(shù)、儲(chǔ)備文化、內(nèi)含大量商業(yè)密秘和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的企業(yè)檔案,民營(yíng)企業(yè)對(duì)它的自主權(quán)也是不言而喻的。首先,企業(yè)對(duì)自身的檔案具有獨(dú)立支配權(quán),企業(yè)檔案非依法律不受他人使用和干涉。這意味著企業(yè)對(duì)檔案享有獨(dú)立占有和獨(dú)立收益的權(quán)力,這兩項(xiàng)權(quán)力正是企業(yè)檔案工作自主發(fā)展的最基本條件。其次,民營(yíng)企業(yè)在檔案工作上依法享有根據(jù)自身情況和市場(chǎng)變化選擇適合自身發(fā)展的檔案管理組織形式和工作方式的權(quán)力。
2、效益性。
企業(yè)是以賺取利潤(rùn)為目的的經(jīng)濟(jì)組織,民營(yíng)企業(yè)尤甚。相較于國(guó)有企業(yè),民營(yíng)企業(yè)在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配置上更加注重效益性。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)本質(zhì)上是一種競(jìng)爭(zhēng)經(jīng)濟(jì),從整個(gè)經(jīng)濟(jì)環(huán)境看,市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)企業(yè)提出了更高的管理機(jī)制要求。精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu),精簡(jiǎn)管理人員,降低管理成本,集中資源、強(qiáng)化發(fā)展核心事業(yè)是民營(yíng)企業(yè)面臨市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的必然選擇。因此,民營(yíng)企業(yè)在內(nèi)部事務(wù)上總是追求以最少的代價(jià)獲取最好的效益。具體到檔案的管理上,當(dāng)企業(yè)規(guī)模很小,形成的.檔案材料有限時(shí),企業(yè)往往只指定專人或兼職人員負(fù)責(zé)保管檔案;當(dāng)企業(yè)規(guī)模很大,或發(fā)展時(shí)間較長(zhǎng),企業(yè)在管理、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)和科研活動(dòng)中形成的文件材料很多,且門類復(fù)雜,整理、保管和提供利用的工作量很大時(shí),企業(yè)才會(huì)成立專門的機(jī)構(gòu)來(lái)負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。
3、多元性。
一是民營(yíng)企業(yè)檔案管理的主體呈多元化。不僅對(duì)科技檔案,其它如經(jīng)營(yíng)銷售檔案、合同檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、民主管理檔案、企業(yè)資產(chǎn)檔案以及企業(yè)文化檔案也越來(lái)越受到關(guān)注。
二是檔案載體呈現(xiàn)多樣性,不僅有紙質(zhì)檔案,還有照片、軟盤、光盤、錄音、錄像檔案,隨著信息技術(shù)的發(fā)展,以網(wǎng)絡(luò)為載體的檔案也呼之欲出。
三是管理模式上的多樣性。正如國(guó)家檔案局長(zhǎng)毛福民指出的哪樣:“企業(yè)檔案實(shí)行統(tǒng)一管理是企業(yè)內(nèi)的檔案工作要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一制度,檔案部門和檔案人員要統(tǒng)一管理企業(yè)的全部檔案”。民營(yíng)企業(yè)與民營(yíng)企業(yè)之間、民營(yíng)企業(yè)與國(guó)有企業(yè)之間是有很大差別的,檔案管理模式也是千差萬(wàn)別,哪種整個(gè)行業(yè)或整個(gè)地區(qū)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)一模式在民營(yíng)企業(yè)中不可能存在。
4、隨意性。
這是與民營(yíng)企業(yè)檔案工作的自主性相伴生的一種特性。民營(yíng)企業(yè)在對(duì)其自身檔案具有獨(dú)立支配權(quán)的同時(shí),由于其管理者素質(zhì)的差異和對(duì)檔案工作重視程度的差別,在檔案工作上往往存在很大的隨意性。這導(dǎo)致不少問(wèn)題,例如檔案管理人員不專業(yè)、經(jīng)常變動(dòng),缺乏嚴(yán)格的檔案管理制度,檔案法制觀念薄弱,硬件設(shè)施不配套等,最終導(dǎo)致民營(yíng)企業(yè)整體檔案管理水平低下。
二、如何加強(qiáng)對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的監(jiān)管
針對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的這些特點(diǎn),檔案行政管理部門應(yīng)如何加強(qiáng)監(jiān)管呢?筆者認(rèn)為,應(yīng)提高一種意識(shí),抓住兩個(gè)重點(diǎn),搞好三項(xiàng)服務(wù),探索社會(huì)化協(xié)作之路。
。ㄒ唬┨岣叻ㄖ埔庾R(shí)。
依法監(jiān)管是加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的有效手段,應(yīng)從三個(gè)方面入手:
一是大力開(kāi)展《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的宣傳工作,增強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)管理者的法制意識(shí),使他們認(rèn)識(shí)到建立和管好檔案的重要意義,認(rèn)識(shí)檔案的潛在效益和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值,從而自覺(jué)做好檔案工作,自覺(jué)接受監(jiān)管。
二是針對(duì)性的制定民營(yíng)企業(yè)檔案管理實(shí)施細(xì)則,以便在工作中有所遵循。
三是要對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案工作實(shí)施登記管理,定期進(jìn)行執(zhí)法檢查,對(duì)其建檔、保管條件、檔案工作人員資質(zhì)認(rèn)證、檔案出賣與轉(zhuǎn)讓、檔案銷毀等進(jìn)行全程監(jiān)督和檢查,依法對(duì)違反《檔案法》的情況進(jìn)行查處。
(二)抓住兩個(gè)重點(diǎn)。
民營(yíng)企業(yè)規(guī)模不一,變動(dòng)頻繁,無(wú)主管部門,檔案管理相對(duì)滯后,給監(jiān)管工作帶來(lái)諸多不便,必須堅(jiān)持抓重點(diǎn)監(jiān)管。
一是抓住有一定規(guī)模的民營(yíng)企業(yè)作為監(jiān)管重點(diǎn)。規(guī)模企業(yè)毫無(wú)疑問(wèn)對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展具有更大的影響力,其檔案對(duì)于國(guó)家、社會(huì)的價(jià)值普遍更大。
二是要把重要檔案作為監(jiān)管重點(diǎn),維護(hù)企業(yè)利益。民營(yíng)企業(yè)要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中要保持競(jìng)爭(zhēng)力,必須維護(hù)自身商業(yè)密秘和商業(yè)利益。尤其是在加入wto后,隨著市場(chǎng)的開(kāi)放和關(guān)稅壁壘的拆除,企業(yè)將面臨空前激烈的市場(chǎng)角逐和前所未有的競(jìng)爭(zhēng)壓力,這又集中在產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)上,因此加快新產(chǎn)品研發(fā)具有十分重要的意義,科技檔案將是不可缺少的文獻(xiàn)。同時(shí),競(jìng)爭(zhēng)中還經(jīng)常涉及到知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商標(biāo)、信譽(yù)等無(wú)形資產(chǎn)的保護(hù)問(wèn)題,在報(bào)章雜志上經(jīng)常可以看到,許多企業(yè)忽視商標(biāo)、專利保護(hù),商標(biāo)被人搶注,專利被人侵害,造成重大損失。因此,管理好企業(yè)的商標(biāo)檔案、專利權(quán)檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案以及關(guān)乎企業(yè)商業(yè)機(jī)密的檔案,在必要時(shí)候能夠發(fā)揮憑證價(jià)值,維護(hù)好企業(yè)的利益。此外,企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中,往往又不可避免地會(huì)涉及到商業(yè)糾紛,合同檔案和財(cái)務(wù)檔案也就必不可少。
。ㄈ└愫萌(xiàng)服務(wù)。
民營(yíng)企業(yè)是新生事物,檔案行政管理部門應(yīng)跳出傳統(tǒng)的思維定勢(shì)和工作方式,切實(shí)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng),把工作的重心轉(zhuǎn)到服務(wù)上來(lái)。
一是要根據(jù)民營(yíng)企業(yè)特點(diǎn),搞好指導(dǎo)、咨詢和培訓(xùn)。要為企業(yè)印發(fā)、制定相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),為其建檔排憂解難。
二是要搞好典型示范。突出抓好幾個(gè)典型,及時(shí)推廣典型經(jīng)驗(yàn),以點(diǎn)帶面,推動(dòng)民營(yíng)企業(yè)檔案工作規(guī)范化。同時(shí),本著自愿的原則,讓民營(yíng)企業(yè)參加相應(yīng)等級(jí)的檔案管理認(rèn)定。
三是要平等對(duì)待民營(yíng)企業(yè)的檔案人員,對(duì)符合條件的可推薦參加考評(píng)專業(yè)技術(shù)職務(wù),對(duì)業(yè)績(jī)突出的,檔案行政管理部門應(yīng)依法予以表彰。
。ㄋ模┓e極探索社會(huì)化協(xié)作之路。
不可否認(rèn),檔案工作在民營(yíng)企業(yè)中處于“說(shuō)起來(lái)重要,做起來(lái)不要”的尷尬境地,檔案本身并不直接為民營(yíng)企業(yè)帶來(lái)利益,因此,民營(yíng)企業(yè)管理者不會(huì)對(duì)它投入過(guò)多的人力財(cái)力物力,普遍抱有“既要馬兒跑,又要馬兒少吃草”的思想。那么,怎樣才能使民營(yíng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)既降低成本又能規(guī)范檔案管理呢?深圳市檔案局在這方面做了成功的探索。1998年8月,該局成立了檔案寄存中心,企業(yè)可以根據(jù)自己的意愿選擇“工作外包”的方式管理本單位的檔案,這不僅規(guī)范了企業(yè)檔案管理,還大大降低了管理成本。這標(biāo)志著企業(yè)檔案工作組織形式上的重大突破,也是民營(yíng)企業(yè)檔案工作社會(huì)化協(xié)作的先聲。民營(yíng)企業(yè)也應(yīng)充分認(rèn)識(shí)自身特點(diǎn),適應(yīng)社會(huì)化協(xié)作管理方式,創(chuàng)新發(fā)展檔案事業(yè),使檔案工作緊跟時(shí)代步伐,在維護(hù)企業(yè)利益、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展方面發(fā)揮更大作用。
檔案行政管理調(diào)研報(bào)告 11
根據(jù)市勞動(dòng)保障局統(tǒng)一部署,近期,我局組織有關(guān)人員對(duì)全縣企業(yè)職工檔案管理情況進(jìn)行了全面調(diào)研,現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下:
一、基本情況
1、企業(yè)職工檔案的管理方式
《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》(勞力字[1992]33號(hào))實(shí)施以來(lái),我縣企業(yè)職工檔案大多由企業(yè)主管部門的人事部門(政工科)統(tǒng)一管理,少數(shù)由企業(yè)人事部門(政工科)進(jìn)行管理。
2、企業(yè)職工檔案包括的內(nèi)容
企業(yè)職工檔案主要包括學(xué)歷材料(畢業(yè)生登記表、學(xué)歷證明等)、工人錄用材料(包括招工、子女補(bǔ)充、工人轉(zhuǎn)正定級(jí)等)、入團(tuán)材料(包括入團(tuán)的申請(qǐng)書(shū)、志愿書(shū)、轉(zhuǎn)正材料等)、工資表、獎(jiǎng)勵(lì)呈報(bào)審批表、處分決定及解除決定、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的審批材料、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)轉(zhuǎn)移材料、聘用審批表、復(fù)員退伍審批表、轉(zhuǎn)業(yè)審批表、退休(退職)審批表等。
3、職工流動(dòng)中檔案的移交保管方式
企業(yè)職工流動(dòng)其檔案由縣勞動(dòng)行政部門調(diào)配股密封、蓋章后郵寄或隨轉(zhuǎn)。
4、對(duì)因企業(yè)破產(chǎn)、倒閉而失業(yè)的職工,其檔案移交縣失業(yè)保險(xiǎn)部門統(tǒng)一管理,直至再就業(yè)辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)。
二、企業(yè)職工檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1、現(xiàn)行企業(yè)職工檔案管理體制與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相適應(yīng),F(xiàn)在企業(yè)職工檔案沒(méi)有統(tǒng)一管理,企業(yè)主管部門管理固定工身份和部分合同制工人檔案,有些企業(yè)也管理合同制工人檔案。這種管理方式,有悖于企業(yè)實(shí)行的全員勞動(dòng)合同制,給企業(yè)的職工基礎(chǔ)管理工作帶來(lái)許多麻煩,也不利于維護(hù)職工個(gè)人利益,促進(jìn)勞動(dòng)力合理有序流動(dòng),建設(shè)科學(xué)、規(guī)范的勞動(dòng)力市場(chǎng)。部分國(guó)有企業(yè)改制為私有企業(yè),對(duì)檔案管理的重視程度逐漸減弱,職工檔案無(wú)人問(wèn)津,甚至丟失,職工在調(diào)動(dòng)工作時(shí)找不著檔案或把檔案長(zhǎng)期存放在個(gè)人手里,有的企業(yè)負(fù)責(zé)人為達(dá)到控制職工的目的,扣押檔案不給,使職工辦不成調(diào)動(dòng)手續(xù)。這些問(wèn)題的出現(xiàn),影響了檔案管理的嚴(yán)肅性,更侵害了職工個(gè)人利益。
2、企業(yè)職工檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。由于部分企業(yè)沒(méi)有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料,致使有的檔案錯(cuò)漏百出,甚至隨意更改,給勞動(dòng)保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡前后不一致,出現(xiàn)多個(gè)參加工作時(shí)間,個(gè)人經(jīng)歷前后記錄不完整等。
3、檔案管理的軟硬件不適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的.需要。檔案管理人員素質(zhì)急需提高。檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作,需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。多數(shù)檔案室設(shè)備陳舊,管理手段落后,防火、防潮、防蛀等達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn),檔案管理只滿足于不丟失,裝進(jìn)袋子,鎖進(jìn)柜子,在充分利用檔案資源,提高隊(duì)伍素質(zhì),促進(jìn)企業(yè)管理方面下功夫不夠。
三、有關(guān)建議
針對(duì)上述情況,為做好企業(yè)職工檔案管理工作,建議采取以下措施:
一是建立與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的企業(yè)職工檔案管理體制,以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和新型勞動(dòng)力市場(chǎng)發(fā)展的需要,由現(xiàn)在的多頭分散管理逐步過(guò)渡為集中統(tǒng)一管理。勞動(dòng)保障行政部門與檔案行政管理部門盡快制定企業(yè)職工檔案管理辦法,進(jìn)一步明確企業(yè)職工檔案管理范圍、內(nèi)容、方式、標(biāo)準(zhǔn)等。建議有條件的大中型企業(yè)由勞動(dòng)保障部門指導(dǎo),獨(dú)立管理職工檔案,小型企業(yè)和私營(yíng)、個(gè)體、外資企業(yè)的職工檔案由勞動(dòng)保障部門的人事檔案部門統(tǒng)一管理。
二是各級(jí)勞動(dòng)保障行政部門要高度重視企業(yè)職工檔案管理。制定規(guī)范有效的管理制度,加強(qiáng)督促,定期檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)解決。定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。針對(duì)目前企業(yè)職工檔案管理存在的諸多問(wèn)題,在規(guī)定時(shí)期內(nèi)對(duì)所有企業(yè)職工檔案進(jìn)行全面的清理、規(guī)范,確保職工檔案的完整、真實(shí)、準(zhǔn)確。
三是使企業(yè)職工檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。對(duì)職工檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)重新進(jìn)行規(guī)范。有條件的地區(qū)要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),逐步建立職工個(gè)人檔案與養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、再就業(yè)等系統(tǒng)化管理體系,通過(guò)科學(xué)的管理,為企業(yè)提供便利的服務(wù),有效地保障職工和企業(yè)利益,充分發(fā)揮勞動(dòng)保障部門的服務(wù)職能,提高辦事效率,使檔案管理工作科學(xué)規(guī)范化。
檔案行政管理調(diào)研報(bào)告 12
基層農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作是關(guān)系到農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和農(nóng)民切身利益的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。為更好地服務(wù)“三農(nóng)”,做好基層農(nóng)村檔案工作更是刻不容緩,F(xiàn)將調(diào)研情況報(bào)告如下:
一、農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作的現(xiàn)狀
基層農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作,有領(lǐng)導(dǎo)分管,有工作措施,有業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作班子。近幾年來(lái),縣、鎮(zhèn)、村堅(jiān)持每年對(duì)農(nóng)村醫(yī)保、社保、農(nóng)村低保、計(jì)生、戶籍及新農(nóng)村建設(shè)等檔案進(jìn)行上門指導(dǎo)。以雙路村為例,2013年雙路村辦理農(nóng)民自愿轉(zhuǎn)讓土地協(xié)議書(shū)及經(jīng)營(yíng)權(quán)證16戶,填補(bǔ)資料64份,合作醫(yī)療,參合人數(shù)3591人,參合比例達(dá)到97.72%,農(nóng)村居民養(yǎng)老保險(xiǎn),參合人數(shù)1746人,參合比例達(dá)95%。辦理全村房屋確權(quán)登記1084戶,提供80歲以上老人高齡補(bǔ)貼填報(bào)工作及211名低保、五保、優(yōu)撫、殘疾人農(nóng)合免費(fèi)服務(wù)工作,為已滿60歲退休人員辦理退休手續(xù),共計(jì)48人次。但資料歸檔和檔案管理工作滯后,很多之前收集過(guò)的資料由于缺乏系統(tǒng)的管理而遺失;鶎愚r(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作相對(duì)于檔案工作的其他領(lǐng)域而言,仍然顯得較為薄弱,尤其是村級(jí)建檔工作,尚處于起步階段。
基層農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作點(diǎn)多、線長(zhǎng)、面廣,還存在許多需要解決的問(wèn)題,因而要搞好這一工作,任務(wù)異常艱巨。如何做好基層農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作,更好地服務(wù)“三農(nóng)”,服務(wù)民生,促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的和諧發(fā)展?我認(rèn)為,最關(guān)鍵的是要解決好人員、經(jīng)費(fèi)以及體制、機(jī)制等方面的問(wèn)題,只有這樣,基層農(nóng)村檔案工作才能鞏固成果,穩(wěn)步發(fā)展。
二、基層農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作存在的主要問(wèn)題
目前,基層農(nóng)村檔案工作存在的薄弱環(huán)節(jié)總的來(lái)講,就是沒(méi)有形成一個(gè)較完整的檔案管理工作體系和業(yè)務(wù)規(guī)范,概括起來(lái),大體上有如下幾個(gè)方面的問(wèn)題:
1、忽視對(duì)檔案工作的管理。部分村沒(méi)有明確分管檔案工作的專員,有的即使有分管專員,也是掛名。心里不想檔案工作,眼里沒(méi)有檔案工作,嘴里不講檔案工作,更談不上把檔案工作列入工作議程、寫入發(fā)展規(guī)劃,沒(méi)有專職人員管理,沒(méi)有可靠的管護(hù)設(shè)備設(shè)施,不能發(fā)揮對(duì)村級(jí)檔案的規(guī)范化管護(hù)。
2、硬件不齊,管理欠規(guī)范。當(dāng)前,盡管加大了檔案工作重要性的宣傳,部分基層干部和農(nóng)民的檔案意識(shí)有了一定提高,開(kāi)始收集、保管一些重要資料。然而,由于多種因素,檔案工作還是相當(dāng)滯后,無(wú)論硬性設(shè)施還是軟性條件都缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。具體表現(xiàn)在,一是檔案管理不集中,文件材料往往是誰(shuí)辦理誰(shuí)留存。二是檔案收集不齊全,整理欠規(guī)范。三是檔案保管條件差,保管保護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施不齊全。四是人員變動(dòng)不交接,造成責(zé)任不明,檔案處于一種“斷片”的狀態(tài)。
3、檔案形成難,留存少,利用率低。當(dāng)前,部分村干部一是把工作“化簡(jiǎn)”,會(huì)議上作“口頭報(bào)告”,矛盾調(diào)處搞“口說(shuō)為憑”,書(shū)面材料和記錄不齊全或是沒(méi)有,影像資料更是少至又少;二是形成的文字材料不歸檔或是歸檔不及時(shí),如一些上報(bào)材料、村務(wù)公開(kāi)材料、工程建設(shè)材料等,工作一完,檔案不管,使得村里各類檔案存留相對(duì)較少,而且缺乏規(guī)范;三是雖然保存有部分檔案資料,但是能夠有效利用或是長(zhǎng)效踐行的不多,檔案利用率偏低。
4、村級(jí)檔案人員多為身兼多職,業(yè)務(wù)素質(zhì)不高又?jǐn)觿?dòng)頻繁。一方面,村一級(jí)的檔案工作人員一般都是身兼數(shù)職,很少進(jìn)行崗位培訓(xùn)和系統(tǒng)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),缺乏基本的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。如村委會(huì)一般是副書(shū)記或是會(huì)計(jì)擔(dān)任。一般情況下,他們都只能完成本職工作,完全無(wú)暇顧及檔案工作,履行的只是一個(gè)資料保管員的職責(zé)。另一方面,檔案專員斢動(dòng)頻繁,交接程序不規(guī)范,使得新手想整理檔案也無(wú)從下手,都感到心有余而力不足,這是造成檔案工作“斷片”、滯后的重要原因。
從調(diào)查中看到,造成上述問(wèn)題的原因主要是三個(gè)方面:
一是思想認(rèn)識(shí)不到位,村級(jí)建檔用檔意識(shí)不強(qiáng)。當(dāng)前,對(duì)于基層農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作的重要性,不僅廣大農(nóng)民認(rèn)識(shí)不夠,就連一部分基層干部也沒(méi)有高度重視。村干部和有關(guān)人員缺乏基本的檔案收集、整理、保管、利用知識(shí),不能做到有序科學(xué)地收集、管護(hù)和利用。
二是沒(méi)有專項(xiàng)檔案管理資金,F(xiàn)階段,農(nóng)村經(jīng)濟(jì)有了快速發(fā)展,村級(jí)收入逐年提高,但是,其財(cái)力主要用于發(fā)展、致富,真正用于檔案工作的不多。這是造成一些行政村沒(méi)有檔案管理必要的設(shè)備設(shè)施,沒(méi)有培訓(xùn)檔案工作人員的重要原因。
三是制度不落實(shí),監(jiān)管難到位。一方面,村級(jí)檔案工作制度不完善,村級(jí)干部大多年長(zhǎng),不熟悉電腦,靠的僅僅是手寫口傳,造成即使有很完善的制度也不能督促落實(shí)的局面。
三、加強(qiáng)農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作的.對(duì)策,請(qǐng)保為切實(shí)解決基層農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作中存在的問(wèn)題,確保用好檔案服務(wù)“三農(nóng)”,我認(rèn)為,要努努力從以下幾個(gè)方面下功夫:
第一,高度重視,加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。一是成立工作機(jī)構(gòu):明確村書(shū)記或主任為第一責(zé)任人,并落實(shí)專人專職負(fù)責(zé)村級(jí)檔案的收集、整理以及日常管理工作。二是制定工作措施:把檔案工作納入新農(nóng)村建設(shè)整體規(guī)劃、工作計(jì)劃之中,并將年度考核與工資績(jī)效掛鉤,使檔案工作與基層的各項(xiàng)事業(yè)同步發(fā)展。三是解決實(shí)際問(wèn)題:積極對(duì)上爭(zhēng)取項(xiàng)目、資金,安排一定比例的資金用于開(kāi)展村級(jí)檔案工作,保證各類檔案的收集、整理、管護(hù)以及辦公、培訓(xùn)、購(gòu)置相應(yīng)設(shè)施設(shè)備等所需資金。
第二,積極作為,多管齊下。宣傳是農(nóng)村檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)?梢酝ㄟ^(guò)開(kāi)會(huì)、發(fā)放宣傳資料、宣講典型事例等形式開(kāi)展生動(dòng)形象的宣傳教育。同時(shí)也可以充分發(fā)揮農(nóng)村離任老村干部、退休老職工、老退伍軍人、老黨員、老模范或致富能手的作用,讓他們成為檔案工作義務(wù)宣傳員。多管齊下,多種形式,有目的地宣傳檔案的作用、檔案工作的意義和檔案有關(guān)知識(shí),達(dá)到增強(qiáng)檔案意識(shí)的目的。
第三,完善機(jī)制,加強(qiáng)監(jiān)管。要健全制度,做到基層農(nóng)村檔案的形成、收集、整理、保管、檔案人員變動(dòng)后的交接等各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循,有規(guī)可依。
第四,加大投入,改善檔案保管保護(hù)條件;鶎愚r(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案是國(guó)家全部檔案的重要組成部分,是國(guó)家的寶貴財(cái)富,保護(hù)好這部分檔案利于國(guó)家,惠及子孫。行政村在經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的同時(shí),要高度重視基層檔案工作,相應(yīng)增加檔案工作的投入,逐步配置、改善檔案設(shè)備設(shè)施,使檔案處于安全、良好的環(huán)境之中。
檔案行政管理調(diào)研報(bào)告 13
為全面提高我縣農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作水平,探索農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作服務(wù)“三農(nóng)”的新途徑,根據(jù)縣委學(xué)科辦《關(guān)于認(rèn)真做好第二批學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀活動(dòng)學(xué)習(xí)調(diào)研階段工作的通知》精神,在學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀活動(dòng)第一階段,縣檔案局局長(zhǎng)李美萍帶領(lǐng)縣檔案局有關(guān)業(yè)務(wù)人員,深入金馬等鄉(xiāng)鎮(zhèn)及部分涉農(nóng)單位,采取現(xiàn)場(chǎng)查看、征求單位領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)、與基層檔案人員面對(duì)面交流等方式,對(duì)我縣當(dāng)前農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作進(jìn)行了專題調(diào)研,F(xiàn)將調(diào)研情況報(bào)告如下:
一、我縣農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作的現(xiàn)狀
xx縣全縣轄5鎮(zhèn)3鄉(xiāng)81個(gè)村委會(huì)486個(gè)村民小組,農(nóng)業(yè)人口占總?cè)丝诘?0%以上。近年來(lái),在縣委、縣人民政府的領(lǐng)導(dǎo)下,檔案部門和農(nóng)、林、水、土、民政等涉農(nóng)部門相互配合,全縣農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作成效顯著:全縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案室管理全部達(dá)到四星級(jí)以上等級(jí)標(biāo)準(zhǔn);各鄉(xiāng)鎮(zhèn)涉農(nóng)站所及村委會(huì)建檔率達(dá)100%,其中已有5個(gè)社區(qū)和5個(gè)村委會(huì)檔案室建設(shè)達(dá)到三星級(jí)等級(jí)標(biāo)準(zhǔn);農(nóng)村第二輪土地延包檔案、土地經(jīng)營(yíng)權(quán)證補(bǔ)換發(fā)檔案、農(nóng)村稅改檔案、集體林權(quán)制度改革檔案等涉及廣大農(nóng)民切身利益的檔案全部規(guī)范建檔,部分已接收進(jìn)館。
二、我縣農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作存在的主要問(wèn)題
在充分肯定成績(jī)的同時(shí),我們應(yīng)當(dāng)清醒地認(rèn)識(shí)到社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)對(duì)檔案工作提出了更高的要求,全縣農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作在管理體制、人員和設(shè)施設(shè)備的配備、經(jīng)費(fèi)落實(shí)、檔案資源建設(shè)及建立檔案工作長(zhǎng)效機(jī)制方面還存在不足,還不能適應(yīng)新農(nóng)村建設(shè)發(fā)展的需要。這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在:
。ㄒ唬n案管理體制不適應(yīng)發(fā)展的需要。農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案難以實(shí)行集中統(tǒng)一管理。原有的檔案工作體制不適應(yīng)新時(shí)期農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作發(fā)展的需要。鄉(xiāng)鎮(zhèn)作為一級(jí)政權(quán)組織,既有齊全的職能部門,還有村委會(huì)(社區(qū))、站(所)等單位,但是鄉(xiāng)鎮(zhèn)作為一個(gè)立檔單位,其在縣檔案館中只有一個(gè)全宗,鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室作為綜合檔案室,必須集中管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類檔案。而事實(shí)上,鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類檔案無(wú)法做到綜合管理,而只是保管鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、人大、政府、群團(tuán)的文件材料,所轄站(所)等單位的檔案都是分散在各站(所)管理,由各單位自行整理立卷保管,因而難以實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理,使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案無(wú)法反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的全貌,阻礙了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案作用的發(fā)揮。
。ǘ┺r(nóng)村基層檔案意識(shí)淡薄。多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)相對(duì)到位,但多數(shù)村委會(huì)干部對(duì)檔案工作知之甚少。受“就檔案抓檔案”、“重藏輕用”的傳統(tǒng)思維影響,基層單位普遍只重視對(duì)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作,而沒(méi)有把農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案與“三農(nóng)”工作和社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)有機(jī)地聯(lián)系起來(lái),缺乏主動(dòng)服務(wù)的意識(shí);檔案的價(jià)值具有滯后性、潛在性和間接性,導(dǎo)致基層干部群眾缺乏對(duì)農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案需求的迫切性,檔案工作在他們心目中地位不重要,有的對(duì)檔案還不甚了解。上述原因致使農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案在服務(wù)新農(nóng)村建設(shè)、現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展和農(nóng)民增收致富方面,還顯得內(nèi)容單一、服務(wù)不力。
。ǘ┌l(fā)展不平衡。鄉(xiāng)鎮(zhèn)與鄉(xiāng)鎮(zhèn)之間,站所與站所之間,村與村之間明顯存在差異;鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作明顯好于村級(jí)檔案工作。
。ㄈn案人員變動(dòng)頻繁、業(yè)務(wù)不熟練。目前,各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員均為兼職,檔案人員由于兼職過(guò)多,不能專心從事檔案工作。加之變動(dòng)頻繁,檔案人員專業(yè)理論和專業(yè)技能難以得到提高,造成檔案業(yè)務(wù)不熟,難以獨(dú)立完成立卷歸檔工作任務(wù),更不能從事對(duì)基層檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)工作。少數(shù)兼職檔案人員甚至把檔案工作當(dāng)作一種額外工作,敬業(yè)精神不強(qiáng),不能全身心地投身農(nóng)業(yè)檔案工作。
。ㄋ模┰O(shè)施設(shè)備難以滿足安全保管需要。少數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)受辦公用房的限制,沒(méi)有專門的庫(kù)房,綜合檔案室成為了雜物間;部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案室缺少防盜、防火、防潮、防塵設(shè)備;少數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室檔案裝具老化、數(shù)量不夠,對(duì)檔案安全保管極為不利。村民委員會(huì)檔案保管條件更差,還存在無(wú)房無(wú)柜無(wú)設(shè)備現(xiàn)象,檔案資料分散在個(gè)人抽屜里。
。ㄎ澹w檔整理和管理還不夠科學(xué)。突出的表現(xiàn)在,一是收集不夠齊全;二是整理不規(guī)范;三是重文書(shū)檔案輕其他如圖片、影像、實(shí)物等檔案。
(六)現(xiàn)代化管理水平普遍較低
5鎮(zhèn)3鄉(xiāng)雖然全部按要求統(tǒng)一安裝了“南天檔案計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)”,但目前還處于文書(shū)檔案目錄的錄入階段,部分檔案人員對(duì)“南天”軟件的操作還夠熟練。多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)代化管理檔案的工作僅僅是處于起步階段,距原文數(shù)據(jù)庫(kù)的建立還任重道遠(yuǎn)。村委會(huì)一級(jí)現(xiàn)代化管理檔案工作幾乎所有為零。此外,服務(wù)手段還不夠健全,檔案檢索方法還比較原始。
。ㄆ撸┏凡⑧l(xiāng)鎮(zhèn)檔案遲遲未接收進(jìn)館。撤并鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的移交和接收制約因素較多,至今尚未接收進(jìn)縣檔案館,難以確保齊全、完整和不發(fā)生安全事故。
三、加強(qiáng)我縣農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作的對(duì)策
針對(duì)以上我縣農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作存在的問(wèn)題,為推動(dòng)檔案工作切實(shí)有效地為社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)服務(wù),按照省委農(nóng)辦、省檔案局、省民政廳、省農(nóng)業(yè)廳關(guān)于印發(fā)《加強(qiáng)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的意見(jiàn)》的通知精神,各級(jí)檔案部門、縣屬各有關(guān)部門、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要從思想上高度重視,正確認(rèn)識(shí)農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作應(yīng)有的地位和作用,增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感,認(rèn)真落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀,結(jié)合實(shí)際,扎扎實(shí)實(shí)地做好農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作。
(一)完善機(jī)制,統(tǒng)籌規(guī)劃全縣農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作?h檔案行政部門要把做好為“三農(nóng)”服務(wù)方面的檔案工作當(dāng)成檔案工作中的重中之重,認(rèn)真履行籌劃、組織、管理、監(jiān)督農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作的職責(zé),依法加強(qiáng)對(duì)農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。要講究工作方法,做到因地制宜、分類指導(dǎo)、宏觀指導(dǎo)與具體指導(dǎo)相結(jié)合。要針對(duì)我縣檔案工作中存在的問(wèn)題,制定《加強(qiáng)xx縣農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作的意見(jiàn)》,要制定和出臺(tái)《xx縣村級(jí)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》,《xx縣村級(jí)文件材料歸檔范圍和保管期限表》。
。ǘ┘訌(qiáng)協(xié)作,促進(jìn)農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作不斷發(fā)展。檔案部門、縣屬各有關(guān)部門、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要按照《中華人民共和國(guó)檔案法》和新修訂的《云南省檔案條例》的有關(guān)規(guī)定,把農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作納入建設(shè)社會(huì)主義新農(nóng)村的整體規(guī)劃和計(jì)劃中,與新農(nóng)村建設(shè)同步發(fā)展。
一是要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),把農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作提到重要議事日程,做到在研究部署農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的同時(shí),強(qiáng)調(diào)切實(shí)做好農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作;
二是在下達(dá)有關(guān)農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的規(guī)劃、計(jì)劃和任務(wù)時(shí),強(qiáng)調(diào)將工作中產(chǎn)生的文件材料收集歸檔;
三是在檢查新農(nóng)村建設(shè)工作時(shí),同步檢查新農(nóng)村建設(shè)文件材料的歸檔情況;四是要及時(shí)解決檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題,不斷加大投入,改善檔案工作條件,為檔案事業(yè)的發(fā)展提供良好的工作環(huán)境。
(三)健全機(jī)制,強(qiáng)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作職能。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作是我國(guó)農(nóng)村基層政權(quán)組織工作的重要內(nèi)容,是農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作的重中之重。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要切實(shí)做好以下幾項(xiàng)工作:
一是要把檔案工作列入本鄉(xiāng)鎮(zhèn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃,列入有關(guān)部門的工作目標(biāo),與其它工作同布置、同檢查;
二是主要領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常過(guò)問(wèn)、了解本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作情況,分管領(lǐng)導(dǎo)要落實(shí)責(zé)任,積極協(xié)調(diào)理順關(guān)系,從人力、財(cái)力、物力上對(duì)檔案工作給予支持;
三是要?jiǎng)?chuàng)造條件,為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室建設(shè)、村委會(huì)(社區(qū))檔案室建設(shè)解決好經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)施設(shè)備等各種實(shí)際問(wèn)題;四是要保持專(兼)職檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定,保證他們有足夠的精力和時(shí)間,履行鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的行政管理職能,做好對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)、基層站所、村委會(huì)(社區(qū))檔案的監(jiān)督和指導(dǎo)工作。五是要注意收集與農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展、農(nóng)民切身利益、農(nóng)村政權(quán)建設(shè)、小城鎮(zhèn)建設(shè)密切相關(guān)的文件材料。以服務(wù)為宗旨,依托鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室積極開(kāi)展檔案咨詢、利用等服務(wù),為農(nóng)民查閱利用檔案提供方便,為農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
。ㄋ模┱w推進(jìn),全面完成村級(jí)建檔升星級(jí)工作。村委會(huì)(社區(qū))建檔工作是新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的直接責(zé)任主體,也是農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作的難點(diǎn)和重點(diǎn)。
一是各村委會(huì)(社區(qū))文書(shū)要擔(dān)負(fù)起兼職檔案人員的工作職責(zé),具體負(fù)責(zé)本行政村形成的文件材料的收集、整理、保管、利用工作;
二是各村委會(huì)(社區(qū))要積極籌措檔案工作必須的經(jīng)費(fèi),有條件的要設(shè)立檔案室,條件好的要建成檔案、圖書(shū)、資料、科技信息合一的.綜合檔案室,條件有限的至少要有一組檔案箱柜,確保檔案的安全保管。
三是要以檔案管理升星級(jí)工作進(jìn)一步促進(jìn)村級(jí)檔案的規(guī)范管理。已完成升星級(jí)驗(yàn)收的要進(jìn)一步查缺補(bǔ)漏,做好鞏固提高工作,在安全保管、提供利用、搞好服務(wù)上下功夫;還未開(kāi)展升星級(jí)工作的,要按照年初縣人民政府與各鄉(xiāng)鎮(zhèn)簽訂的目標(biāo)責(zé)任書(shū)要求,按時(shí)按質(zhì)完成升星級(jí)驗(yàn)收工作。各村委會(huì)(社區(qū))要建立健全歸檔、保管、借閱、移交制度,并執(zhí)行到位,維護(hù)集體和村民的利益。村委會(huì)換屆時(shí),有關(guān)人員應(yīng)進(jìn)行檔案移交,履行交接簽手續(xù),不得將檔案資料據(jù)為己有或銷毀。行政村撤銷、合并時(shí),應(yīng)明確檔案的歸屬與流向,防止檔案流失。四是要注重加大農(nóng)村基層黨群工作、村務(wù)公開(kāi)和民主管理、村務(wù)工作、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)、土地山林管理、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、鄉(xiāng)村文化建設(shè)等活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件材料的收集工作力度,并按時(shí)整理歸檔,豐富農(nóng)村檔案信息資源。
。ㄎ澹┘訌(qiáng)指導(dǎo),提高農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案規(guī)范化管理水平。
一是要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)機(jī)制。檔案部門要按照“農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作發(fā)展到哪里,檔案工作就服務(wù)到哪里”的總體要求,抓住新農(nóng)村建設(shè)中的關(guān)鍵任務(wù),結(jié)合實(shí)際,找準(zhǔn)檔案工作的切入點(diǎn),制定出適應(yīng)本地區(qū)特點(diǎn)的具有長(zhǎng)期指導(dǎo)意義的規(guī)劃,并不斷去發(fā)展和完善;要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù),利用廣播、會(huì)議、宣傳欄、印發(fā)資料等多種形式,加大《檔案法》、《云南省檔案條例》等檔案法律法規(guī)的宣傳力度,增強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村干部及農(nóng)民的檔案意識(shí);要加快農(nóng)村檔案信息化建設(shè)步伐,不斷增強(qiáng)“三農(nóng)”檔案工作的公共服務(wù)能力,逐步使農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作由鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村委會(huì)建檔工作向整個(gè)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會(huì)檔案工作轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)“三農(nóng)”檔案領(lǐng)域的拓展。
二是要加強(qiáng)督查指導(dǎo)。要針對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村委會(huì)(社區(qū))基層檔案人員兼職多、變動(dòng)頻繁等特點(diǎn),以通俗簡(jiǎn)明實(shí)用、因地制宜的方法,采取專題培訓(xùn)和集中輔導(dǎo)的形式,以鄉(xiāng)鎮(zhèn)為單位,集中或分片輔導(dǎo)各村檔案人員整理檔案,提高農(nóng)村檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和操作技能;要將鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村委會(huì)(社區(qū))檔案管理情況納入年度檔案行政執(zhí)法檢查的內(nèi)容進(jìn)行檢查,推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村委會(huì)(社區(qū))規(guī)范建檔,保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村委會(huì)(社區(qū))檔案工作的連續(xù)性和長(zhǎng)效性。
三是要培育推廣典型。要善于發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)典型,及時(shí)總結(jié)推廣;要進(jìn)一步強(qiáng)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理職能,重視抓好撤并鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案移交工作;要建立村級(jí)檔案管理示范點(diǎn),引導(dǎo)帶動(dòng)其它村建檔;要建立和完善農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作聯(lián)系點(diǎn),及時(shí)了解掌握農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作新動(dòng)向,指導(dǎo)和推動(dòng)農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作的開(kāi)展。
四是要建立農(nóng)村民生檔案。要結(jié)合現(xiàn)代農(nóng)業(yè)和新農(nóng)村建設(shè)發(fā)展的要求,切實(shí)做好新興農(nóng)業(yè)優(yōu)勢(shì)產(chǎn)業(yè)、農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化、無(wú)公害農(nóng)產(chǎn)品、農(nóng)村勞動(dòng)力轉(zhuǎn)移、農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)、農(nóng)村合作醫(yī)療等活動(dòng)產(chǎn)生的文件材料、科技資料和特殊載體(錄音、錄像、照片、電子文件)資料的歸檔和利用工作。加強(qiáng)對(duì)行業(yè)協(xié)會(huì)、經(jīng)濟(jì)聯(lián)社、專業(yè)合作社、規(guī)模種植(養(yǎng)殖)戶等新經(jīng)濟(jì)組織的建檔及開(kāi)發(fā)利用的指導(dǎo)工作,充分發(fā)揮其在農(nóng)村生產(chǎn)和管理中的作用。
總之,農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作是一項(xiàng)復(fù)雜、難度大的工作,涉及面廣、工作量大、制約因素多,存在意識(shí)、體制、人才、資金等諸多歷史和現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。只有想方設(shè)法多方配合,采取一切有效途徑和方法,克服重重困難,才能進(jìn)一步做好農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作,更好地為新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)。
檔案行政管理調(diào)研報(bào)告 14
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化,民營(yíng)企業(yè)得到快速發(fā)展,經(jīng)濟(jì)總量提升,已成為我縣經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一支新的生力軍,在全縣國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著越來(lái)越大的作用。民營(yíng)企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的大量檔案已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要信息資源,這些檔案真實(shí)地記錄了民營(yíng)企業(yè)誕生、發(fā)展的歷史過(guò)程,記錄了民營(yíng)企業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用,這些檔案資料對(duì)于民營(yíng)企業(yè)和社會(huì)發(fā)展都具有重要意義。但由于多種因素的影響,民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作沒(méi)有得到足夠的重視,檔案管理工作滯后,遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新形勢(shì)的需求。加強(qiáng)和完善民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作已成為檔案部門乃至全社會(huì)共同面臨的一項(xiàng)新課題、新任務(wù),必須引起足夠的重視,并采取措施切實(shí)加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)檔案工作,才有利于民營(yíng)企業(yè)的健康發(fā)展。
一、基本情況
目前,我縣民營(yíng)企業(yè)約60多家,大部分屬于規(guī)模以下民營(yíng)企業(yè)。從整體來(lái)看,民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作還處于起步階段,嚴(yán)重滯后于經(jīng)濟(jì)發(fā)展。民營(yíng)企業(yè)業(yè)主檔案意識(shí)淡薄,檔案法制觀念薄弱,硬件設(shè)施投入不夠等,導(dǎo)致我縣民營(yíng)企業(yè)整體檔案管理水平低下。
二、存在的問(wèn)題和困難
(一)民營(yíng)企業(yè)管理者檔案意識(shí)薄弱。民營(yíng)企業(yè)檔案工作的好壞,決定于管理者對(duì)檔案工作的重視程度。由于民營(yíng)企業(yè)均以盈利為目的,精力和資金主要放在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理和銷售上,加之檔案作用的`滯后性,帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益不明顯。因此大多數(shù)企業(yè)主檔案意識(shí)薄弱,不了解企業(yè)檔案的重要性及企業(yè)檔案工作的具體作法,有的甚至不知道《檔案法》的存在,缺乏檔案法制觀念,對(duì)檔案工作沒(méi)有投入必要的人力、物力、財(cái)力,影響了檔案工作的開(kāi)展。
。ǘ┟駹I(yíng)企業(yè)檔案管理水平不高。
1、企業(yè)缺乏檔案意識(shí)。我縣現(xiàn)有民營(yíng)企業(yè)按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)建立檔案的幾乎沒(méi)有,即使建立檔案的企業(yè)也僅僅是將部分文件材料初步進(jìn)行收集保管,或把認(rèn)為重要的檔案進(jìn)行初步整理保管,如財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等,但管理分散并未進(jìn)行集中統(tǒng)一的規(guī)范化管理。
2、沒(méi)有檔案管理專業(yè)人才,企業(yè)中的檔案人員多為兼職,工作量大,業(yè)務(wù)雜,檔案管理員缺乏檔案專業(yè)知識(shí),且人員經(jīng)常變動(dòng),致使檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)及其工作方法、工作成效難以適應(yīng)檔案管理的要求。一些企業(yè)、個(gè)人僅憑經(jīng)驗(yàn)辦事,檔案管理隨心所欲沒(méi)有章法,缺乏科學(xué)有效的管理體制。
3、民營(yíng)企業(yè)檔案資料面臨流失、泄密的嚴(yán)重局面。由于企業(yè)法人及其經(jīng)營(yíng)管理人員把主要精力和資金投放在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和產(chǎn)品銷售上,對(duì)企業(yè)檔案管理工作普遍不夠重視,忽視了檔案管理工作,大多數(shù)的企業(yè)檔案管理存在“無(wú)庫(kù)房、無(wú)裝具、無(wú)制度”的“三無(wú)”現(xiàn)象,有的企業(yè)即使有,也很不全面。檔案分散在各相關(guān)人員手中,得不到有效的保管,致使一些檔案資料人為遺失或毀壞,或者平時(shí)不注意保管、收集,導(dǎo)致檔案資料的流失;絕大多數(shù)民營(yíng)企業(yè)沒(méi)有相對(duì)固定的檔案人員,一般都未建立檔案管理制度,客觀上造成事無(wú)人做、責(zé)無(wú)人擔(dān);日常形成的原始材料大多數(shù)留存在各辦事人員手中,未實(shí)行集中統(tǒng)一管理,造成了檔案材料在收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)上的隨意性;企業(yè)生產(chǎn)、產(chǎn)品、研發(fā)、經(jīng)營(yíng)、銷售等檔案得不到有效的管理,增加了流失、泄密的危險(xiǎn)性。
分析造成民營(yíng)企業(yè)檔案工作發(fā)展滯后的原因主要有以下幾點(diǎn):一是思想認(rèn)識(shí)不到位。民營(yíng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)者對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足,檔案部門對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作仍置于次要位置。二是企業(yè)自身情況的影響。民營(yíng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)靈活,規(guī)模小,流動(dòng)性大,從業(yè)人員成分復(fù)雜,員工素質(zhì)參差不齊,給企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)一定困難。三是檔案宣傳、制度監(jiān)管不到位。檔案部門對(duì)民營(yíng)企業(yè)在檔案管理中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題,不能及時(shí)的了解與解決,民營(yíng)企業(yè)在檔案管理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、遇到困難不知找誰(shuí)解決,致使檔案部門和民營(yíng)企業(yè)在檔案管理工作中很難實(shí)施有效的互動(dòng)和聯(lián)系。
三、對(duì)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的建議
(一)加大宣傳,增強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)主的法制意識(shí)。檔案部門要大力開(kāi)展《檔案法》和《安徽省檔案管理?xiàng)l例》的宣傳工作,改進(jìn)宣傳方式和方法,增強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)管理者的法制意識(shí),使他們認(rèn)識(shí)到建立和管好檔案的重要意義,認(rèn)識(shí)檔案的潛在效益和長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值,從而自覺(jué)做好企業(yè)的檔案工作,自覺(jué)接受監(jiān)督。
。ǘ┮渣c(diǎn)帶面,逐步規(guī)范民營(yíng)企業(yè)檔案工作。目前我市民營(yíng)企業(yè)數(shù)量眾多、規(guī)模不一,檔案管理相對(duì)滯后,給監(jiān)管工作帶來(lái)諸多不便。建議檔案部門抓重點(diǎn)監(jiān)管。先在規(guī)模較大、技術(shù)含量較高的企業(yè)試點(diǎn),規(guī)范一批重點(diǎn)企業(yè)的檔案工作,及時(shí)推廣霍山源牌的經(jīng)驗(yàn),以點(diǎn)帶面,逐步推動(dòng)民營(yíng)企業(yè)的檔案工作規(guī)范化。
。ㄈ┝⒆惴⻊(wù),加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。民營(yíng)企業(yè)檔案工作是一個(gè)新課題,建議檔案行政管理部門應(yīng)針對(duì)民營(yíng)企業(yè)的特點(diǎn),創(chuàng)造性的開(kāi)展工作,把工作的重心轉(zhuǎn)到服務(wù)上來(lái)。堅(jiān)持主動(dòng)服務(wù),上門指導(dǎo),協(xié)助企業(yè)搞好檔案工作。不強(qiáng)求企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的級(jí)別、設(shè)施設(shè)備、人員數(shù)量和保管條件,以企業(yè)檔案工作的有效開(kāi)展為最大前提。通過(guò)規(guī)范建立檔案,維護(hù)企業(yè)利益,促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。
。ㄋ模┫嚓P(guān)部門協(xié)調(diào)一致,形成工作合力。民營(yíng)企業(yè)的檔案管理工作牽涉多個(gè)部門,建議檔案部門牽頭,并做好協(xié)調(diào)工作,加強(qiáng)與經(jīng)委、商務(wù)、工商聯(lián)等部門的協(xié)作,形成工作合力,共同做好民營(yíng)企業(yè)的檔案管理工作。
檔案行政管理調(diào)研報(bào)告 15
檔案是依據(jù)、是資源、是財(cái)富。機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄,是檔案事業(yè)的重要組成部分,通過(guò)機(jī)關(guān)檔案可以真實(shí)再現(xiàn)機(jī)關(guān)工作的歷史面貌。重視檔案工作,對(duì)于規(guī)范機(jī)關(guān)管理,提高機(jī)關(guān)工作效率,具有重要的意義。筆者通過(guò)參與近年來(lái)我市機(jī)關(guān)檔案的互查,結(jié)合個(gè)人十余年來(lái)的檔案工作實(shí)踐,淺談機(jī)關(guān)檔案工作中存在的問(wèn)題及對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的建議。
一、機(jī)關(guān)檔案工作存在的問(wèn)題
。ㄒ唬⿲(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠。檔案工作相對(duì)于機(jī)關(guān)前沿的業(yè)務(wù)工作而言,是幕后服務(wù)性工作,容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。檢查發(fā)現(xiàn)有的單位沒(méi)有將檔案工作納入年度目標(biāo)考核,既便納入目標(biāo)考評(píng),檔案工作也是軟指標(biāo),沒(méi)有硬性規(guī)定,不能引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。對(duì)檔案工作重視不夠的主要表現(xiàn):一是檔案工作在個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)心目中地位不高;二是對(duì)檔案工作人、財(cái)、物投入不夠;三是檔案工作人員的經(jīng)濟(jì)、政治待遇得不到應(yīng)有的保障。
(二)辦公條件及設(shè)施不符合檔案管理的要求;ゲ榘l(fā)現(xiàn),一些單位檔案室辦公條件及設(shè)施離檔案規(guī)范要求還有差距。如有的機(jī)關(guān)無(wú)專門的庫(kù)房,有的機(jī)關(guān)沒(méi)有專門的閱覽室;個(gè)別單位的檔案裝具仍是木柜和鐵柜,沒(méi)有使用密集柜。
。ㄈn案人員不穩(wěn)定,素質(zhì)有待提高。主要表現(xiàn)是:個(gè)別單位檔案人員經(jīng)常變化,特別是一些單位二級(jí)機(jī)構(gòu)檔案人員的變化頻繁,新人員需要較長(zhǎng)的熟悉、適應(yīng)過(guò)程,不利于檔案工作的深入開(kāi)展;個(gè)別單位人員變換中,工作交接不規(guī)范,在一定程度上影響了檔案的完整性;檔案人員忙于日常工作較多,在深入調(diào)查、工作創(chuàng)新上不夠。
(四)檔案管理質(zhì)量和利用效率有待提高。檔案管理的高質(zhì)量是為檔案利用的高效率,但通過(guò)近年來(lái)互查發(fā)現(xiàn),在檔案管理質(zhì)量和利用效率上還有差距。表現(xiàn)為:一是有的單位歸檔分類不夠合理,保管期限劃分不夠準(zhǔn)確;有的注重文件的歸檔,對(duì)材料的歸檔重視不夠,個(gè)別單位存在有應(yīng)歸檔的材料未歸檔的現(xiàn)象。二是檔案信息化程度不高,目前全市沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理軟件,且檔案檢索工具單一,嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量特別是檔案利用效率的提高。
二、對(duì)做好機(jī)關(guān)檔案工作的建議
。ㄒ唬┘訌(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),健全組織。工作好不好,關(guān)鍵看領(lǐng)導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提。首先應(yīng)健全檔案工作責(zé)任制,明確主管領(lǐng)導(dǎo)及直接負(fù)責(zé)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo);其次要建立檔案管理機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò),形成以機(jī)關(guān)綜合檔案室為中心,各基層單位、各科室共同參與的管理網(wǎng)絡(luò);第三要逐步建立健全統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)建檔,逐級(jí)負(fù)責(zé),條塊結(jié)合的檔案管理體制。
。ǘ┌盐罩攸c(diǎn),規(guī)范管理。文件材料的歸檔及管理是檔案工作的重點(diǎn),是做好檔案工作的基礎(chǔ),是檔案工作的中心。在文件材料的歸檔及管理中,要把好四關(guān):一是把好文件材料收集關(guān),確保文件材料的齊全完整;二是把好文件材料整理關(guān),確保文件材料歸檔規(guī)范;三是把好文件材料管理關(guān),防止檔案的損毀和丟失,確保檔案的真實(shí)性和可靠性;四是把好文件保密關(guān),保證涉密檔案的內(nèi)容不泄密。
。ㄈ┘訌(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育,保持檔案隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。要采取多種形式加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育,省、市檔案局可以組織專業(yè)知識(shí)培訓(xùn);各單位可以采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái),走出去”的'方式,既可請(qǐng)檔案局專業(yè)人員現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo),也可到好的單位實(shí)地學(xué)習(xí)。檔案人員更要注重自學(xué),既要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí),又要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)等與檔案管理相關(guān)的知識(shí),做到知識(shí)面廣、業(yè)務(wù)精通。在一定時(shí)期,保持檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定,才可以使檔案工作進(jìn)一步發(fā)展,提高機(jī)關(guān)的檔案管理水平。
。ㄋ模┩晟圃O(shè)施,加大軟硬件建設(shè)。硬件上,要按照檔案規(guī)范管理的要求,配備充足的檔案柜,有條件的單位可以購(gòu)買密集柜,要有防盜門窗、吸塵器、滅火器、溫濕計(jì)等必要的安全設(shè)施。軟件方面,要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。首先要立足現(xiàn)有信息化設(shè)備,對(duì)文件材料實(shí)行電子存檔,對(duì)歷年文件材料掃描錄入,以備將來(lái)檔案信息化建設(shè)需要。其次要由國(guó)家檔案局或省檔案局開(kāi)發(fā)統(tǒng)一的檔案管理軟件,使檔案的管理更加統(tǒng)一化、規(guī)范化、科學(xué)化、簡(jiǎn)便化,檔案的利用更加高效化。
。ㄎ澹┳⒅匦畔①Y源開(kāi)發(fā),服務(wù)機(jī)關(guān)工作。機(jī)關(guān)檔案管理的目的在于服務(wù)機(jī)關(guān)工作。檔案部門要圍繞機(jī)關(guān)工作,積極挖掘檔案信息,在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)機(jī)關(guān)、指導(dǎo)基層、服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)上下功夫,把檔案變成可利用的信息資源,通過(guò)檔案資料的充分利用,使檔案的價(jià)值得到充分的體現(xiàn)。
檔案行政管理調(diào)研報(bào)告 16
為進(jìn)一步提高我市干部人事檔案管理水平,推動(dòng)干部人事檔案工作目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)的全面開(kāi)展,市委組織部對(duì)全市干部人事檔案工作的基本情況進(jìn)行了調(diào)查摸底,并抽調(diào)人員組成調(diào)研組,到未評(píng)定干部人事檔案目標(biāo)管理等級(jí)的縣、區(qū)委組織部、人事(勞)局,部分市屬單位開(kāi)展工作調(diào)研。從調(diào)研的情況看,全市干部人事檔案工作的總體情況比較好。但是,與干部人事檔案工作目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)的有關(guān)要求相比,還存在一定的差距,有待于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)。
一、干部人事檔案工作調(diào)研基本情況
結(jié)合我市管檔單位較多的實(shí)際情況,此次干部人事檔案工作調(diào)研通過(guò)面上調(diào)研和點(diǎn)上調(diào)研相結(jié)合的方式進(jìn)行。
。ㄒ唬┟嫔险{(diào)研
在全市386個(gè)縣、區(qū)和單位發(fā)放《干部人事檔案工作基本情況調(diào)查表》,其中縣區(qū)12個(gè),市直機(jī)關(guān)事業(yè)單位97個(gè),市管企業(yè)19個(gè),二層管檔單位258個(gè)。
截止2009年,全市386個(gè)管檔單位共管理干部人事檔案350894卷(含各級(jí)人事代理機(jī)構(gòu)管檔數(shù)),其中干部檔案242106卷,工人檔案108788卷;已審核整理的檔案65906卷,其中在職干部50249卷,離退休干部15657卷。管檔500卷以上的單位80個(gè);管檔50卷至500卷的202個(gè);管檔20卷至50卷的38個(gè);管檔不足20卷的66個(gè)。
管檔單位中,有367個(gè)實(shí)現(xiàn)了庫(kù)房“三鐵”(即鐵門、鐵窗、鐵柜),占管檔單位數(shù)的95.1%;有14個(gè)單位實(shí)現(xiàn)了“三室分開(kāi)”(即檔案庫(kù)房、辦公室、閱檔室分開(kāi)),占3.6%。有105個(gè)單位實(shí)現(xiàn)了“二室分開(kāi)”(即檔案庫(kù)房分開(kāi),辦公室與閱檔室合一),占27.2%。
。ǘc(diǎn)上調(diào)研
在面上調(diào)研的基礎(chǔ)上,市委組織部重點(diǎn)選擇了50個(gè)有代表性的縣、區(qū),單位開(kāi)展點(diǎn)上調(diào)研,其中,縣、區(qū)委組織部8個(gè),市直部委辦局、開(kāi)發(fā)區(qū)29個(gè),二層管檔單位[含縣(區(qū))人事(勞)局]13個(gè)。調(diào)研側(cè)重從干部人事檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、經(jīng)費(fèi)投入、庫(kù)房建設(shè)及設(shè)施設(shè)備的配置情況;干部人事檔案的管理體制;干部人事檔案管理部門履行職責(zé)和建立健全有關(guān)制度的情況;在干部人事檔案收集、整理、利用、轉(zhuǎn)遞及信息化建設(shè)等方面的情況;開(kāi)展干部人事檔案工作目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)的情況,存在的突出問(wèn)題;開(kāi)展宏觀業(yè)務(wù)指導(dǎo)的情況等七個(gè)方面進(jìn)行全面深入地了解。
點(diǎn)上調(diào)研共邀請(qǐng)有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人及主管部門、二層單位檔案員220多人召開(kāi)座談會(huì)37個(gè),發(fā)放《干部人事檔案工作調(diào)查問(wèn)卷》50份,抽查干部人事檔案100卷,檢查檔案庫(kù)房50個(gè)。座談中,與會(huì)人員提出有關(guān)干部人事檔案工作的意見(jiàn)建議近百條(大部分意見(jiàn)相類似)。
50個(gè)調(diào)研單位中,管檔500卷以上的單位19個(gè);管檔50至500卷的27個(gè);管檔20卷至50卷的1個(gè);不足20卷的3個(gè)。實(shí)現(xiàn)“二室分開(kāi)”的15個(gè),“三室分開(kāi)”的2個(gè),按照目標(biāo)管理的要求,庫(kù)房面積達(dá)標(biāo)的17個(gè)。
二、我市干部人事檔案工作的特點(diǎn)及存在的主要問(wèn)題
。ㄒ唬┨攸c(diǎn)
1、領(lǐng)導(dǎo)比較重視。一是組織機(jī)構(gòu)健全。各管檔單位由分管干部工作的領(lǐng)導(dǎo)直接抓干部人事檔案工作,均配有專(兼)職的檔案管理員。從點(diǎn)上調(diào)研的情況看,有35個(gè)單位成立了工作領(lǐng)導(dǎo)小組。二是經(jīng)費(fèi)基本到位。大部分單位近年來(lái)都下?lián)芰藢m?xiàng)經(jīng)費(fèi)添置相關(guān)的設(shè)施設(shè)備。三是部分單位的達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)正在穩(wěn)步開(kāi)展,制訂工作方案及經(jīng)費(fèi)預(yù)算,并抽調(diào)人員開(kāi)展檔案的收集、整理和歸檔工作。
2、硬件配備基本到位。一是從面上調(diào)研情況看,絕大部分管檔單位的檔案保管都具備了“三鐵”。二是“六防”設(shè)施基本到位,大部分單位配備了密集架或鐵制檔案柜及計(jì)算機(jī)、空調(diào)、溫濕度計(jì)、滅火器等設(shè)施設(shè)備。
3、管理制度比較健全。點(diǎn)上調(diào)研的單位大部分都建立了查(借)閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對(duì)制度、保管保密制度,管理人員職責(zé)和送交檔案材料歸檔工作制度。部分單位做到了制度上墻。平時(shí)工作基本能做到按制度辦事。
4、基本按照要求進(jìn)行收集、整理和裝訂。點(diǎn)上調(diào)研的單位大部分能按《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求收集各種應(yīng)歸檔的材料,建立有收集網(wǎng)絡(luò);按照《干部人事檔案整理工作細(xì)則》的要求進(jìn)行整理,分類基本準(zhǔn)確,加工比較合理。
。ǘ┐嬖诘闹饕獑(wèn)題及原因
1、部分單位抓工作不積極主動(dòng),人員配備不到位,經(jīng)費(fèi)得不到保障。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部人事檔案工作還存在“說(shuō)起來(lái)重要,干起來(lái)次要,忙起來(lái)不要”的觀念,對(duì)干部人事檔案工作抓得不緊,不積極主動(dòng)開(kāi)展干部人事檔案工作目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)。工作中還存在有人管但管不到位,專職不專,兼職不兼的情況。檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)不到位,還存在計(jì)算機(jī)、檔案柜等設(shè)施設(shè)備陳舊、缺配的情況。
2、分級(jí)管理體制不夠合理,檔案管理不到位。這一不合理現(xiàn)狀主要存在于縣、區(qū)。有的縣、區(qū)委組織部管理所有機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部的檔案,管檔數(shù)特別多,如XX縣縣委組織部管檔8398卷,XX縣縣委組織部管檔5715卷;有的只管理機(jī)關(guān)(含參公)干部檔案;有的只管理科級(jí)干部檔案。有的縣、區(qū)委組織部因庫(kù)房、人員等條件的限制,未按分級(jí)管理的要求將檔案管理權(quán)限下放到人事、教育、衛(wèi)生等部門實(shí)行相對(duì)集中管理,導(dǎo)致管理不到位。
3、檔案庫(kù)房達(dá)標(biāo)率低。從面上調(diào)研的情況看,庫(kù)房實(shí)現(xiàn)“二室分開(kāi)”、“三室分開(kāi)”的單位僅占全部管檔單位的30.8%,點(diǎn)上調(diào)研的比例也只有34%。許多單位特別是市直機(jī)關(guān)單位受辦公場(chǎng)地的限制,干部人事檔案與文書(shū)檔案共放一室,還有部分單位將干部人事檔案放在辦公室內(nèi),這樣非常不利于干部人事檔案的保管保護(hù)?h、區(qū)的情況也不容樂(lè)觀。個(gè)別縣、區(qū)的管檔單位管理上萬(wàn)卷檔案,但因庫(kù)房太窄,檔案都已堆到天花板。還有的檔案庫(kù)房陳舊,未安裝鐵窗,天花板漏雨,沒(méi)有落實(shí)專項(xiàng)資金進(jìn)行維修。
4、利用計(jì)算機(jī)管理干部人事檔案信息化程度太低。從點(diǎn)上調(diào)研的情況看,大部分單位沒(méi)有利用計(jì)算機(jī)輔助管理干部人事檔案工作的意識(shí),即使意識(shí)到了,也沒(méi)有下定決心花費(fèi)人力和物力去建立干部人事檔案信息庫(kù);即使建立信息庫(kù)了,也沒(méi)有對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)更新。全市在實(shí)行計(jì)算機(jī)管理干部人事檔案信息方面還停留在比較初級(jí)的階段。
5、案卷整體質(zhì)量不夠高。從點(diǎn)上調(diào)研的情況看,近半數(shù)的單位檔案案卷的質(zhì)量不夠高,材料收集不齊全,手續(xù)不夠完備,整理裝訂不夠規(guī)范,個(gè)別單位還存在2004年以來(lái)的任免、工資、年度考核材料均未收集的情況。材料收集不齊全除了區(qū)劃調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤并等客觀原因外,主要是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及檔案員對(duì)補(bǔ)缺檔案材料工作存在一定的畏難情緒,沒(méi)有形成長(zhǎng)效的工作機(jī)制,不主動(dòng)與相關(guān)部門加強(qiáng)溝通聯(lián)系,共同建立收集網(wǎng)絡(luò)。
6、單位對(duì)檔案管理員的關(guān)心愛(ài)護(hù)不夠。一些單位經(jīng)常抽調(diào)檔案管理員參加其他工作,本職工作沒(méi)有連續(xù)的.時(shí)間完成。另外,對(duì)檔案管理員的政治、生活待遇關(guān)心、落實(shí)不夠,沒(méi)有調(diào)動(dòng)起他們的工作積極性。
7、檔案員整體素質(zhì)還不夠高。近幾年來(lái),各單位檔案員變動(dòng)較大,一些到齡退休,一些調(diào)整了工作崗位。部分新任的檔案員自學(xué)能力還不夠強(qiáng),工作中存在一定的畏難情緒,對(duì)開(kāi)展達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)的積極性不高,不主動(dòng)熟悉新業(yè)務(wù)。各級(jí)管檔部門基本上沒(méi)有組織過(guò)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn),傳幫帶、銜接工作不到位。部分檔案員對(duì)檔案的重要性,管檔要求,檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解,難以適應(yīng)崗位的工作需求。
8、干部人事檔案管理的整體水平參差不齊,發(fā)展不平衡。對(duì)干部人事檔案工作重視的單位,制度執(zhí)行到位,檔案管理有序、規(guī)范,干部人事檔案信息完整。部分單位的管檔現(xiàn)狀不容樂(lè)觀:有的單位面上重視了,實(shí)際工作中沒(méi)有能及時(shí)收集、整理和裝訂檔案材料;有的單位只有幾十卷檔案,管理卻十分混亂,近十年的材料都沒(méi)有審核整理。
9、縣、區(qū)委組織部對(duì)二層管檔單位的宏觀指導(dǎo)力度不夠。大部分縣、區(qū)委組織部都能把檔案工作列入本部工作日程,但有部分縣、區(qū)對(duì)人事(勞)局、教育局、衛(wèi)生局的干部人事檔案工作的宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督不到位,對(duì)基層干部人事檔案工作不了解,導(dǎo)致個(gè)別二層管檔單位的檔案管理比較混亂,甚至出現(xiàn)了由非黨員的臨時(shí)工管理人事檔案的情況。
三、思路對(duì)策
為進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,有效提高此項(xiàng)工作的整體水平,針對(duì)調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,提出以下思路對(duì)策。
。ㄒ唬⿲(duì)全市干部人事檔案工作的思路對(duì)策
1、規(guī)范管理,加大保障力度。一是研究制訂并下發(fā)有關(guān)的規(guī)定性文件,進(jìn)一步明確檔案分級(jí)管理、經(jīng)費(fèi)保障、人員及硬件設(shè)施設(shè)備的配備,申報(bào)干部人事檔案工作目標(biāo)管理等級(jí)的程序及條件,為開(kāi)展達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)提供依據(jù)。二是加強(qiáng)與各管檔單位特別是縣、區(qū)的溝通聯(lián)系,為基層多爭(zhēng)取經(jīng)費(fèi)保障、人員配備等方面的支持,并及時(shí)掌握基層干部人事檔案工作的動(dòng)態(tài)。
2、提高素質(zhì),加大培訓(xùn)力度。舉辦全市干部人事檔案工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)班,邀請(qǐng)自治區(qū)黨委組織部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的收集與鑒別、整理與歸檔、保管與保護(hù)等內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn),并開(kāi)展分組交流和研討。定期不定期組織各單位檔案員分批到市委組織部干部檔案室進(jìn)行跟班學(xué)習(xí),提高實(shí)踐技能,促進(jìn)相互交流。
3、加強(qiáng)指導(dǎo),加大申報(bào)力度。有計(jì)劃有步驟地開(kāi)展干部人事檔案工作目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)。抓好第二批申報(bào)等級(jí)工作,繼續(xù)開(kāi)展調(diào)研摸底和指導(dǎo),在2010年帶動(dòng)第三批、第四批申報(bào)等級(jí)單位全面開(kāi)展干部人事檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)。
。ǘ⿲(duì)各管檔單位干部人事檔案工作的思路對(duì)策
1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),增加投入。要改變干部人事檔案管理較為落后的狀況,首先應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各單位干部人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),把做好該項(xiàng)工作列入單位工作的議事日程。其次是加大資金投入。要加大資金投入的力度,有條件的單位應(yīng)配全檔案所需的設(shè)備設(shè)施,提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的速度。定期檢驗(yàn)維修庫(kù)房?jī)?nèi)必要設(shè)備設(shè)施,努力改善干部檔案管理的保管保護(hù)條件。
2、提高干部人事檔案管理隊(duì)伍人員的素質(zhì)。一是各單位應(yīng)選調(diào)那些政治可靠,作風(fēng)正派,責(zé)任心強(qiáng),具有大專以上學(xué)歷的中共黨員和優(yōu)秀干部來(lái)從事干部人事檔案工作。二是檔案員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定,用主要的時(shí)間和精力做好檔案工作。只有這樣,他們?cè)跈n案工作崗位上才能夠有一定的業(yè)績(jī),檔案工作才能有成效。三是要定期加強(qiáng)檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),組織參加各級(jí)舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、檔案知識(shí)講座、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等,并采取“走出去,請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的辦法提高檔案員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。四是要關(guān)心檔案員的學(xué)習(xí)、工作和生活,解決他們的后顧之憂,在評(píng)職稱、提拔等方面,給予更多的關(guān)心和照顧。
3、提高干部人事檔案管理的質(zhì)量。一是堅(jiān)持“標(biāo)準(zhǔn)化”整理裝訂干部檔案,整理過(guò)程中要抓好材料鑒別歸類上求準(zhǔn)、材料加工上求精、材料切訂上求好、驗(yàn)收入庫(kù)上求嚴(yán)“四個(gè)環(huán)節(jié)”。二是加大檔案材料的收集歸檔力度。目前,檔案案卷的質(zhì)量不高除了整理裝訂不規(guī)范的原因外,更主要的是材料缺失嚴(yán)重。主要從以下幾個(gè)方面開(kāi)展工作:建立收集網(wǎng)絡(luò),和有關(guān)單位普遍建立起工作聯(lián)系;建立一支檔案收集員隊(duì)伍,把產(chǎn)生檔案材料的部門的工作人員都納入其中,參與材料收集工作;建立常規(guī)聯(lián)系制度,經(jīng)常溝通材料渠道,變坐等材料為主動(dòng)索要,堅(jiān)持定期和有關(guān)單位聯(lián)系一次,詢問(wèn)材料情況,督促各單位材料形成和上交速度;建立走訪制度,變單純收集為主動(dòng)指導(dǎo),使各單位形成的檔案材料能夠保證質(zhì)量;掌握材料形成的規(guī)律,提高收集工作的效率。
4、建立健全干部人事檔案管理制度。一是建立干部人事檔案管理的各項(xiàng)制度,確保檔案的安全。二是堅(jiān)持執(zhí)行各項(xiàng)制度,用制度約束和規(guī)范干部的行為。對(duì)干部人事檔案有無(wú)建立名冊(cè),查閱借用有無(wú)履行登記,轉(zhuǎn)遞手續(xù)是否完備,庫(kù)容室貌是否整潔等工作加強(qiáng)檢查,并應(yīng)作為干部檔案管理的重要內(nèi)容,使其真正落到實(shí)處。
5、建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。逐步開(kāi)展干部人事檔案工作信息化建設(shè),加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的輔助管理,切實(shí)提高工作的質(zhì)量和效率,實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息資源的有限共享。
檔案行政管理調(diào)研報(bào)告 17
一、內(nèi)審檔案管理工作存在的主要問(wèn)題
1、對(duì)內(nèi)審檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。審計(jì)人員對(duì)內(nèi)審檔案工作的重要性缺乏充分認(rèn)識(shí)。實(shí)際內(nèi)審工作中注重內(nèi)部審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施,認(rèn)為只要出具了內(nèi)審報(bào)告,提出了內(nèi)審意見(jiàn),做出了內(nèi)審處理決定,該內(nèi)審項(xiàng)目就結(jié)束了。相對(duì)忽視內(nèi)審項(xiàng)目資料的收集、整理和歸檔工作。
2、內(nèi)審檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)不夠。目前,基層人民銀行內(nèi)審人員多數(shù)來(lái)自于各業(yè)務(wù)部門,從事過(guò)檔案管理工作的人員很少,缺少檔案管理的專業(yè)知識(shí)是不容爭(zhēng)辯的事實(shí),基層內(nèi)審檔案管理人員對(duì)于檔案管理的基礎(chǔ)理論、基本原則知之甚少,開(kāi)展內(nèi)審檔案管理工作時(shí)缺乏檔案管理理論的指導(dǎo),內(nèi)審檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的匱乏,制約了內(nèi)審檔案管理水平的提高。
3、內(nèi)審檔案規(guī)范化管理的程度不夠。由于內(nèi)審檔案管理人員大多數(shù)沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的專門培訓(xùn),缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn),對(duì)檔案的.基本操作規(guī)程又知之較少,因此,在內(nèi)審檔案資料收集、內(nèi)審檔案資料整理、內(nèi)審檔案資料歸檔、內(nèi)審檔案資料保管等方面存在許多不規(guī)范的地方,規(guī)范化管理水平還有待與于加強(qiáng)和提高。
二、改進(jìn)內(nèi)審檔案管理工作的幾點(diǎn)建議
1、提高對(duì)內(nèi)審檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。
內(nèi)審檔案是人民銀行檔案的重要組成部分,要充分認(rèn)識(shí)到它在人民銀行業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展中的作用。要改變過(guò)去重審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施輕內(nèi)審檔案管理的觀念,不斷提高對(duì)內(nèi)審檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。
一要提高領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)審檔案管理意識(shí)。隨著人民銀行內(nèi)部審計(jì)范圍的不斷擴(kuò)大,內(nèi)審業(yè)務(wù)量逐年增加,領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)該將內(nèi)審檔案管理當(dāng)作一項(xiàng)重要工作來(lái)抓,強(qiáng)化對(duì)內(nèi)審檔案管理工作的監(jiān)督,明確內(nèi)審檔案管理人員的任務(wù)和職責(zé),加強(qiáng)對(duì)內(nèi)審檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。
二要樹(shù)立內(nèi)審人員的參與意識(shí)。審計(jì)工作人員在進(jìn)行審計(jì)項(xiàng)目時(shí),要樹(shù)立參與內(nèi)審檔案管理工作的意識(shí),把在審計(jì)活動(dòng)中形成的文件、筆錄、憑證的原件及復(fù)印件,要按照內(nèi)審檔案管理的要求,進(jìn)行詳細(xì)的整理分類,應(yīng)把此項(xiàng)工作作為內(nèi)審檔案管理前期工作來(lái)做。
三要提高內(nèi)審檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。內(nèi)審檔案管理人員是內(nèi)審管理工作的主要力量,必須樹(shù)立他們對(duì)內(nèi)審檔案管理工作質(zhì)量負(fù)全責(zé)的意識(shí)。
2、完善內(nèi)審檔案管理制度,健全管理機(jī)制。
制度就是行為規(guī)范,是要求審計(jì)人員共同遵守的、按統(tǒng)一程序辦事的規(guī)程。要做好內(nèi)審檔案管理工作,必須完善和健全一整套相關(guān)的制度。同時(shí),還要建立與之配套的管理機(jī)制。
一要完善健全管理制度。首先要建立各種內(nèi)審檔案管理制度,明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等;其次要建立和健全檔案保管、安全保密等項(xiàng)制度,明確職責(zé),確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。
二要建立激勵(lì)和約束機(jī)制。要定期組織對(duì)內(nèi)審檔案管理工作的檢查,對(duì)做得好的要給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì),這樣可以激發(fā)內(nèi)審檔案人員的動(dòng)力0,讓他們樂(lè)于奉獻(xiàn)自己的聰明才智,發(fā)揮積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。對(duì)于工作做得差的要提出批評(píng),責(zé)令他們及時(shí)糾正,并予以必要的處罰。
3、實(shí)行內(nèi)審檔案目標(biāo)管理責(zé)任制。
將內(nèi)審檔案管理分為前、中、后三個(gè)階段實(shí)施目標(biāo)責(zé)任制管理。
一要前期基礎(chǔ)工作。每一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目確定內(nèi)審檔案管理責(zé)任人,主審人負(fù)總責(zé)、審計(jì)小組長(zhǎng)負(fù)分管責(zé)任,審計(jì)人員負(fù)具體責(zé)任,內(nèi)審項(xiàng)目檔案由項(xiàng)目主審人負(fù)責(zé)整理裝訂,形成制度與崗位掛鉤、崗位與人員掛鉤、人員與責(zé)任掛鉤的內(nèi)審項(xiàng)目檔案目標(biāo)管理責(zé)任制。
二要做好中期的整理歸檔工作。每個(gè)內(nèi)審項(xiàng)目完成后,檔案管理人員要嚴(yán)格按照《中國(guó)人民銀行內(nèi)審項(xiàng)目檔案管理辦法》進(jìn)行操作。首先按結(jié)論性文件、立項(xiàng)性文件、證明性文件和其他文件材料進(jìn)行排序,對(duì)破損的材料及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ),字跡模糊的進(jìn)行復(fù)制,與原件一起存放,然后再進(jìn)行打碼裝訂,并編制檔案目錄,最終形成審計(jì)案卷進(jìn)行立卷歸檔,及時(shí)裝入檔案盒。所有檔案均按立卷規(guī)則及時(shí)進(jìn)行分類、排列和整理,材料齊全,檔案目錄完整,密級(jí)確定準(zhǔn)確,實(shí)現(xiàn)了內(nèi)審項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化。
三要做好后期的妥善保管工作。內(nèi)審檔案管理人員負(fù)責(zé)內(nèi)審項(xiàng)目檔案的保管、借閱工作。要設(shè)置內(nèi)審項(xiàng)目檔案管理登記薄、內(nèi)審項(xiàng)目檔案移交、借閱登記簿,對(duì)內(nèi)審檔案管理過(guò)程實(shí)施監(jiān)督。在辦理存檔、移交、借閱時(shí),檔案管理員對(duì)其案卷的完整度進(jìn)行審核,并詳細(xì)填寫各種登記簿。同時(shí)按要求將檔案存放在專門的鐵柜中,做到防盜、防火、防蟲(chóng)、防潮,實(shí)現(xiàn)內(nèi)審項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。四要形成部門負(fù)責(zé)人、主審、審計(jì)人員、檔案管理人員相互監(jiān)督的機(jī)制,共同將內(nèi)審檔案管理工作做好。
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