正式公函的格式

　　公函，正式的或官方的書(shū)信。公函是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位間商洽和聯(lián)系工作時(shí)使用的一種文體。公函的使用范圍很廣，平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)間聯(lián)系工作時(shí)可以使用公函，上下級(jí)機(jī)關(guān)之間聯(lián)系、詢(xún)問(wèn)、答復(fù)工作時(shí)，也可以使用公函。以下是正式公函的格式，歡迎閱讀。

　　公函的格式

　　函，即信;公函即公務(wù)信件。它是上下級(jí)之間或者平行機(jī)關(guān)以及不相隸屬機(jī)關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、資訊和答復(fù)事件或者問(wèn)題時(shí)所使用的基本文體。函的一個(gè)重要特點(diǎn)是不受公文所規(guī)定的各種嚴(yán)格限制，如不用在公文中重要的文件頭，也可不編文件號(hào)，有時(shí)標(biāo)題也可以不要，因此用起來(lái)極為簡(jiǎn)便。

　　公函的用法大約有下面幾種：

　　1、每當(dāng)下級(jí)機(jī)關(guān)需要向上級(jí)機(jī)關(guān)去詢(xún)問(wèn)一般事宜的時(shí)候，或者上級(jí)的機(jī)關(guān)需要答復(fù)或催辦下級(jí)機(jī)關(guān)的一些有關(guān)事宜。

　　2、平行機(jī)關(guān)或者不相隸屬的機(jī)關(guān)之間商洽一些有關(guān)事宜，

　　3、機(jī)關(guān)或者機(jī)構(gòu)常常用函來(lái)通知一般事項(xiàng)。如通知開(kāi)一般性的會(huì)議、要求下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送某項(xiàng)材料或統(tǒng)計(jì)某些數(shù)字等時(shí)，也常用公函。

　　4、向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示較小事宜也常用函。

　　函件采用書(shū)寫(xiě)、復(fù)印、打印、傳真等傳遞方式均可。

　　函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫(xiě)法

　　因?yàn)楹�的�?lèi)別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機(jī)動(dòng)性。主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫(xiě)法。

　　公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫(xiě)法要求如下：

　　(一)首部。

　　主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。

　　1、標(biāo)題。公函的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。

　　2、主送機(jī)關(guān)。即受文并辦理來(lái)函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位，于文首頂格寫(xiě)明全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，其后用冒號(hào)。

　　(二)正文。

　　其結(jié)構(gòu)一般由開(kāi)頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語(yǔ)等部分組成。

　　1、開(kāi)頭。主要說(shuō)明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題說(shuō)明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函復(fù)如下：”等過(guò)渡語(yǔ)轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來(lái)文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)，然后再交代根據(jù)，以說(shuō)明發(fā)文的緣由。

　　2、主體。這是函的核心內(nèi)容部分，主要說(shuō)明致函事項(xiàng)。函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無(wú)論是商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，還是向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)等，都要用簡(jiǎn)潔得體的語(yǔ)言把需要告訴對(duì)方的問(wèn)題、意見(jiàn)敘寫(xiě)清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對(duì)性和明確性。

　　(三)結(jié)尾。

　　一般用禮貌性語(yǔ)言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ��；蛘?qǐng)對(duì)方協(xié)助解決某一問(wèn)題，或請(qǐng)對(duì)方及時(shí)復(fù)函，或請(qǐng)對(duì)方提出意見(jiàn)或請(qǐng)主管部門(mén)批準(zhǔn)等。

　　(四)結(jié)語(yǔ)。

　　通常應(yīng)根據(jù)函詢(xún)、函告、函商或函復(fù)的事項(xiàng)，選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語(yǔ)。如“特此函詢(xún)(商)”、“請(qǐng)即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語(yǔ)，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

　　(五)結(jié)尾落款。

　　一般包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。

　　署名機(jī)關(guān)單位名稱(chēng)，寫(xiě)明成文時(shí)間年、月、日;并加蓋公章。

　　撰寫(xiě)函件應(yīng)注意的問(wèn)題

　　函的寫(xiě)作，第一要注意行文簡(jiǎn)潔明確，用語(yǔ)把握分寸。無(wú)論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語(yǔ)氣平和有禮，不要倚勢(shì)壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要注意行文的針對(duì)性，答復(fù)的明確性。

　　第二，函也有時(shí)效性的問(wèn)題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。像對(duì)待其他公文一樣，及時(shí)處理函件，以保證公務(wù)等活動(dòng)的正常進(jìn)行。

　　拓展閱讀：

　　商務(wù)公函范文

xx公司：

　　貴方有關(guān)保險(xiǎn)事宜的6月25日來(lái)函知悉，特函告如下：

　　一、綜合險(xiǎn)。在沒(méi)有得到我們顧客的明確指示的情況下，我們一般投保水漬險(xiǎn)和戰(zhàn)爭(zhēng)險(xiǎn)。如貴方愿投保綜合險(xiǎn)，我方可以稍高的保費(fèi)代保此險(xiǎn)。

　　二、破碎險(xiǎn)。破碎險(xiǎn)是一種特別保險(xiǎn)，需收取額外保費(fèi)。該險(xiǎn)現(xiàn)行保險(xiǎn)費(fèi)率為2%，損失只賠超過(guò)5%的部分。

　　三、保險(xiǎn)金額。我方注意到貴方欲為裝運(yùn)給貴方的貨物按發(fā)票金額另加10%投保，我方當(dāng)照此辦理。

　　我方希望上述答復(fù)將滿(mǎn)足貴方的要求，并等候貴方的答復(fù)。

　　xx公司

　　x年x月x日

　　工程公函模板

xx建設(shè)工程咨詢(xún)服務(wù)部：

　　我公司開(kāi)發(fā)的城南壹號(hào)B區(qū)商住樓工程，節(jié)能設(shè)計(jì)中住宅樓外墻窗為塑鋼普通中空玻璃；5+9+5，你咨詢(xún)服務(wù)部出具的施工圖設(shè)計(jì)文件審查報(bào)告為，斷熱鋁合金中空玻璃6+12A+6，與節(jié)能設(shè)計(jì)報(bào)告不符�，F(xiàn)我公司正準(zhǔn)備施工外墻窗，其材質(zhì)按圖施工應(yīng)為塑鋼中空玻璃。請(qǐng)貴咨詢(xún)服務(wù)部重新出具審查報(bào)告與相關(guān)部門(mén)銜接變更外墻窗的材質(zhì)。以免影響我公司的正常施工，造成不必要的損失。請(qǐng)貴公司盡快解決以上的問(wèn)題。

　　特此函！

　　xx開(kāi)發(fā)有限公司

　　xx年九月二日

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