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內(nèi)控制度建設(shè)合同管理
內(nèi)控制度建設(shè)合同管理，合同是當事人或當事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護，下面是小編帶來的內(nèi)控制度建設(shè)合同管理，歡迎參考!
內(nèi)控制度建設(shè)合同管理【1】
目前，對于合同管理內(nèi)部控制設(shè)計的概念，業(yè)內(nèi)還沒有一個統(tǒng)一權(quán)威的定義。中天恒3C框架認為，合同管理內(nèi)部控制設(shè)計是在遵循國家和企業(yè)合同管理相關(guān)法規(guī)制度的基礎(chǔ)上，以國家監(jiān)管部門制定的內(nèi)部控制規(guī)范及其應用指引為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)合同管理發(fā)展的實際情況，用系統(tǒng)控制的技術(shù)和方法，構(gòu)建企業(yè)自身合同管理內(nèi)部控制體系的一個動態(tài)過程。簡單說，合同管理內(nèi)部控制設(shè)計，是合同管理內(nèi)部控制建設(shè)的首要環(huán)節(jié)，是構(gòu)建合同管理內(nèi)部控制體系的過程。
設(shè)計范圍及基本流程
在現(xiàn)代市場經(jīng)濟條件下，不管企業(yè)從事何種業(yè)務(wù)，都必然與其他企業(yè)、組織或個人發(fā)生經(jīng)濟往來，合同是確定雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的法律文書，事關(guān)雙方的利益得失，包括買賣合同、供用電水氣熱力合同、贈與合同、借款合同、租賃合同、融資租賃合同、承攬合同、建設(shè)工程合同、運輸合同、技術(shù)合同、保管合同、倉儲合同、委托合同、行紀合同、居間合同等。
《企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第16號——合同管理》(以下簡稱《合同管理指引》)第二條規(guī)定：“本指引所稱合同，是指企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。企業(yè)與職工簽訂的勞動合同，不適用本指引�！庇捎谟霉挝慌c勞動者并不是真正平等的主體，因此國家專門頒布了《勞動合同法》，對勞動合同進行規(guī)范并對勞動者合法權(quán)益進行保護，所以本指引不包括勞動合同。《合同管理指引》界定了合同管理的定義，描述了合同管理中的風險，明確了合同的訂立、合同的履行方面的控制措施，對優(yōu)化企業(yè)合同管理制度具有重要意義。
合同管理內(nèi)部控制設(shè)計是一個復雜的系統(tǒng)工程，基本流程包括設(shè)計準備、設(shè)計實施、試行及完善等。根據(jù)設(shè)計操作需要，在基本流程的基礎(chǔ)上，還要有多層次具體的流程，每個具體流程中需明確工作內(nèi)容、方法、步驟以及相應的表單等，要突出合同管理內(nèi)部控制設(shè)計的特色。
企業(yè)應當根據(jù)《合同管理指引》的要求，建立并嚴格執(zhí)行合同管理內(nèi)部控制，以防范合同訂立和履行中可能出現(xiàn)的風險，規(guī)范和約束市場交易行為，維護企業(yè)的合法權(quán)益和市場秩序。
描述現(xiàn)狀
描述現(xiàn)狀，就是梳理合同管理方面的內(nèi)部管理制度或相關(guān)文件，梳理合同管理現(xiàn)狀業(yè)務(wù)流程，編制合同管理內(nèi)部管理制度或相關(guān)文件情況表、編制合同管理業(yè)務(wù)流程目錄、繪制合同管理業(yè)務(wù)流程圖等合同管理內(nèi)部控制設(shè)計的基礎(chǔ)性工作。
1、梳理描述制度文件。梳理描述制度文件，應重點關(guān)注有無合同管理方面的相關(guān)制度以及是否完善和充分執(zhí)行、有無具體可控的操作文件或表單等。
2、梳理描述現(xiàn)狀業(yè)務(wù)流程。企業(yè)合同管理現(xiàn)行的業(yè)務(wù)流程到底怎么樣、包括哪些環(huán)節(jié)、能否有效控制合同管理風險，都是本步驟工作的重點，并要以圖表的形式描繪出來。
3、確定業(yè)務(wù)流程目錄。在梳理合同管理管理制度和業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，根據(jù)內(nèi)部控制設(shè)計的要求，編制合同管理業(yè)務(wù)流程目錄，繪制合同管理業(yè)務(wù)流程圖。合同管理的業(yè)務(wù)流程目錄因企業(yè)而異，一般可簡單分為合同訂立階段和合同履行階段。其中，合同訂立階段包括合同調(diào)查、合同談判、合同文本擬定、合同審批、合同簽署等環(huán)節(jié)，合同履行階段涉及合同監(jiān)控、合同補充、合同變更、合同解除、合同結(jié)算、合同登記等環(huán)節(jié)。
本階段設(shè)計工作成果是形成《合同管理內(nèi)部管理制度或相關(guān)文件情況表》、《合同管理流程目錄》、《合同管理業(yè)務(wù)流程圖表》等。
風險評估
合同管理風險評估的基本程序：識別合同管理風險，并進行具體描述;分析合同管理風險，編制合同管理風險分析表;評價合同管理風險，編制合同管理風險評價表;確定合同管理風險應對策略;提出合同管理重大風險解決方案。在實踐中，合同管理風險分析及其評價是合在一起進行的，合同管理重大風險解決方案的制定要看企業(yè)是否需要，也可在合同管理內(nèi)部控制設(shè)計完成之后單獨進行�！ �1、識別并描述風險。評估合同管理風險，首先，要把合同管理具體風險識別出來，然后整理出整體層面的風險。合同管理具體風險是多種多樣的，也因企業(yè)而有所不同。按照《合同管理指引》的要求，在評估合同管理風險時，至少應當關(guān)注下列風險：未訂立合同、未經(jīng)授權(quán)對外訂立合同、合同對方主體資格未達要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害;合同未全面履行或監(jiān)控不當，可能導致企業(yè)訴訟失敗、經(jīng)濟利益受損;合同糾紛處理不當，可能損害企業(yè)利益以及信譽和形象。
企業(yè)應根據(jù)《合同管理指引》中的風險提示，結(jié)合企業(yè)合同管理的實際情況，識別并具體描述合同管理方面存在的風險。合同管理具體風險描述因所識別的風險而異，將合同管理具體風險與合同管理流程結(jié)合是個比較好的做法。
2、分析風險。合同管理風險分析的內(nèi)容很多，一般應從成因和結(jié)果兩個方面進行，并編制合同管理風險分析表。
3、評價風險。合同管理風險評價應從發(fā)生可能性和影響程度兩個維度進行，根據(jù)評價結(jié)果進行風險排序和等級劃分，并編制合同管理風險評價表。
4、選擇風險應對策略。合同管理風險應對是根據(jù)風險評價的結(jié)果，針對不同等級風險選擇不同合同管理風險應對策略的過程，一般有規(guī)避、降低、轉(zhuǎn)移、接受等策略，要編制合同管理風險應對表。
5、編制風險數(shù)據(jù)庫或繪制風險圖譜。依據(jù)合同管理風險評估的結(jié)果，編制合同管理層面的風險數(shù)據(jù)庫，或繪制風險圖譜。合同管理層面風險數(shù)據(jù)庫的基本要素包括業(yè)務(wù)流程、風險描述、風險分析、風險排序、應對策略、剩余風險等，也可加上內(nèi)部控制設(shè)計完成后的控制措施、控制部門或崗位等。風險圖譜一般適用于公司層面的風險描述。
本階段設(shè)計工作成果是形成《合同管理風險及其描述表》、《合同管理整體層面風險清單》、《合同管理風險分析表》、《合同管理風險評價表》、《合同管理風險應對策略表》、《合同管理風險解決方案》等。
合同管理內(nèi)部控制設(shè)計流程 設(shè)計合同管理控制，就是在評估合同管理風險的基礎(chǔ)上，對合同管理內(nèi)部控制進行設(shè)計的過程，是合同管理內(nèi)部控制設(shè)計的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，基本程序包括：確定合同管理關(guān)鍵控制點;明確合同管理控制目標;提出合同管理控制措施;設(shè)計合同管理控制證據(jù);完善合同管理相關(guān)制度;繪制合同管理控制流程圖;編制合同管理控制矩陣。
1、設(shè)計關(guān)鍵控制點。企業(yè)在構(gòu)建與實施合同管理內(nèi)部控制過程中，要針對合同管理風險評估的結(jié)果，確定合同管理的一般控制點和關(guān)鍵控制點并編制合同管理控制要點表。確定一般控制點和關(guān)鍵控制點是件很困難的事，要根據(jù)企業(yè)實際情況確定，也因人們的專業(yè)判斷而有所差異。一般來說，關(guān)鍵控制點至少應當包合同談判、合同審核、合同簽署、合同履行等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
2、設(shè)計控制目標。合同管理控制目標就是要保證合同管理合法、安全、有效、可靠，從而有效控制合同管理中可能存在的各種風險，實際工作中，應根據(jù)識別出來的具體風險來設(shè)計，不能固定化、模式化。
3、設(shè)計控制措施。企業(yè)在構(gòu)建與實施合同管理內(nèi)部控制過程中，要強化對合同管理控制點、尤其是關(guān)鍵控制點的風險控制，并采取相應的控制措施，嵌入到合同管理流程當中。企業(yè)應當按照《合同管理指引》的要求，加強合同管理確定合同歸口管理部門，明確合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求，定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應控制措施，促進合同有效履行，切實維護企業(yè)的合法權(quán)益。
4、設(shè)計控制證據(jù)。為了合同管理制度能夠有效實施，需要制定必要的表單，作為合同管理制度的附件，為合同管理過程留下控制證據(jù)。合同管理相關(guān)文件資料很多，包括合同調(diào)查資料、合同授權(quán)委托書、談判記錄表、合同審核表、合同會簽記錄、合同用章申請表、合同文本、法律意見書、合同履行情況統(tǒng)計表、合同補充協(xié)議、合同變更協(xié)議、合同糾紛處理報告、合同臺賬、制度執(zhí)行情況反饋意等。
5、優(yōu)化控制制度。企業(yè)需要建立一系列制度體系和保障機制，促進合同管理的作用得到有效發(fā)揮。合同管理控制制度不是新建的一套獨立制度，而是將內(nèi)部控制思想嵌入到合同管理制度中去。合同管理制度到底制定多少個，內(nèi)容到底包括哪些，因企業(yè)而有別，從務(wù)實角度考慮，不宜過多，可制定一個統(tǒng)一的合同管理制度，內(nèi)容至少包括：合同管理的機構(gòu)設(shè)置及職責分工、授權(quán)批準、訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、考核與責任追究等一系列行為規(guī)范要求。
6、繪制控制流程圖。合同管理控制流程圖要根據(jù)合同管理流程、風險點、控制點及其相關(guān)的控制措施，結(jié)合具體單位的實際情況來繪制。特別要強調(diào)的是，應把合同管理內(nèi)部控制流程和合同管理流程整合在一起，并在圖上標示風險點和控制點。
7、編制控制矩陣。合同管理控制矩陣是對合同管理流程圖中風險點、控制措施和控制證據(jù)等要素的詳細說明與描述，是合同管理內(nèi)部控制設(shè)計結(jié)果的集中體現(xiàn)，也是企業(yè)內(nèi)部控制管理手冊的重要組成部分。實際上是上述工作的綜合匯總。
本階段設(shè)計工作成果是形成《合同管理控制控制要點及關(guān)鍵控制表》、《合同管理內(nèi)部控制目標表》、《合同管理內(nèi)部控制措施表》、《合同管理控制證據(jù)表》、《合同管理制度完善建議表》、《合同管理控制流程圖》、《合同管理控制矩陣》等。
內(nèi)控制度建設(shè)合同管理【2】
1 目的
為規(guī)范公司合同管理，維護公司利益，保證重大合作、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、工程建設(shè)、生產(chǎn)運行和管理工作的規(guī)范性和合法性，進一步完善合同管理，制訂本辦法。
2 適用范圍
本辦法適用于公司所有合同的管理。
3 規(guī)范性引用文件
《中華人民共和國合同法》(1999年10月1日執(zhí)行)
《中華人民共和國招標投標法》(2000年1月1日執(zhí)行)
4 定義和縮略語
無。
5職責
5.1 董事長
5.1.1 在董事會授權(quán)范圍內(nèi)領(lǐng)導公司合同管理的各項工作。
5.1.2 審批公司合同。
5.1.3 執(zhí)行公司法定代表人職權(quán)，可以授權(quán)委托其他人簽訂合同(授權(quán)委托書格式見附錄)。
5.1.4 對公司合同糾紛的調(diào)解、仲裁、訴訟作出決定，授權(quán)委托代理人辦理。
5.1.5 責成合同審核及歸口管理部門，對違反合同管理程序的事件作出調(diào)查。
5.1.6 解決公司合同管理中的其它重大問題。
5.2 總經(jīng)理及分管副總經(jīng)理
5.2.1 受公司董事長委托，代表董事長行使5.1條所述各項職責。
5.2.2 負責對合同歸口管理部門的日常工作進行考核。
5.3 合同審核部門
5.3.1 公司合同歸口管理部門，負責規(guī)范、指導公司的合同管理工作，擬訂合同管理規(guī)章制度，協(xié)助解決執(zhí)行中遇到的實際問題。
5.3.2 負責審查合同對方單位的資質(zhì)、信譽，負責組織公司合同的談判及招標、議標等事宜。
5.3.3 負責合同管理的全過程監(jiān)督，促進公司合同的管理工作。
5.3.4 負責對合同履行情況進行監(jiān)督檢查。
5.3.5 負責合同變更、解除的審查工作。
5.3.6 負責合同糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟活動。
5.3.7 負責公司合同統(tǒng)計和報表管理工作，按時向上級部門報送合同管理報表。
5.3.8 負責公司合同資料、臺帳管理。
5.3.9 負責公司合同的簽訂、公證管理工作。
5.3.10 對合同價款或酬金來源與結(jié)算方式的合規(guī)、合理性、合法性審查、監(jiān)督。
5.3.11 負責施工合同、技術(shù)服務(wù)類合同的承辦。
5.3.12 參加國家、業(yè)務(wù)主管部門舉辦的招投標及合同管理業(yè)務(wù)培訓。
5.3.13 負責對公司合同的訂立及履行是否符合國家相關(guān)法律規(guī)定、公司工作程序及維護公司權(quán)益等情況進行監(jiān)督和審計，負責審查合同條款是否合法、合規(guī)。
5.3.14 參加對擬訂立合同對方的資質(zhì)審查，參與合同談判及合同的審計審簽，保證合同符合本辦法的要求。
5.3.15 負責對合同的履行情況進行審計、監(jiān)督，參與合同變更、解除的有關(guān)工作，參與合同糾紛的處理工作，維護企業(yè)的經(jīng)濟利益。
5.3.16 負責公司合同管理辦法的內(nèi)部控制審計。
5.3.17審核合同的合法、合規(guī)性，并出具審核法律意見。
5.3.18 負責公司后勤工程(不含獨立或大型土建項目)、人事用工、培訓、保安、房屋租賃等合同的承辦。
5.3.19 負責簽訂外委工程廉政責任書。
5.4 財務(wù)部門
5.4.1 負責對合同所涉及的費用計劃、費用來源進行審核、認定，確保費用按計劃使用，并作好統(tǒng)計。
5.4.2 負責合同所涉及的資金、資產(chǎn)的合法、合規(guī)性。
5.4.3 對合同價款的結(jié)算、財務(wù)手續(xù)、支付方式的合法、合規(guī)性負責。
5.4.4 負責合同結(jié)算審核。
5.4.5 負責公司貸款、財產(chǎn)保險、財產(chǎn)租賃類、投資類合同的承辦。
5.4.6參加重大合同的商務(wù)談判。
5.4.7負責組織合同中工程項目的預、決算審計。
5.5 項目(投資、招投標)管理部門
5.5.1 負責工程和物資類有關(guān)合同(建安、設(shè)備、材料、設(shè)計、監(jiān)理、工程技術(shù)服務(wù)等合同)的技術(shù)部分;
5.5.2 參與工程和物資有關(guān)合同的談判;并對工程量及技術(shù)、質(zhì)量等差異進行審核確認。
5.5.3 負責對工程和物資有關(guān)合同的立項，并負責對資質(zhì)、技術(shù)條款、工程范圍、質(zhì)量標準、工期要求、安全資格及施工措施等方面進行審核;負責對合同甲方提供設(shè)備材料范圍進行復核;
5.5.4 負責合同付款工程量的審核及安全、質(zhì)量、進度等工程狀態(tài)的評價。
5.5.5 負責工程變更的審批及工程量核定。
5.5.6 負責合同執(zhí)行中有關(guān)安全、質(zhì)量、進度(工期)的條款。
5.6供應采購部門
負責公司設(shè)備、物資、材料類和大宗類運輸合同的承辦。
5.7 合同承辦部門及承辦人
5.7.1 合同管理實行合同承辦人制度，每一項合同由合同承辦部門確定一名承辦人，會同有關(guān)部門負責合同立項、談判、履行等具體工作，按照本辦法的規(guī)定。負責合同簽訂的前期準備工作(包括：可行性研究報告、經(jīng)濟評估、設(shè)計、概預算、項目立項及合同申辦批準手續(xù)、詢價、技術(shù)規(guī)范等與合同有關(guān)的事項)，并組織進行事前審查。
5.7.2 負責提出對承攬方的推薦意見，配合招標、議標等事宜。
5.7.3 負責與合同對方接洽，預審查對方的資質(zhì)、信譽，組織合同的立項、起草和會審工作，并對合同的技術(shù)性、合法性、可行性、合理性負責。
5.7.4 負責辦理各類工程準建、開工等審批手續(xù)。
5.7.5 負責合同履行的全過程管理，對合同標的質(zhì)量、期限、價款、施工安全等進行檢查、監(jiān)督。
5.7.6 負責妥善處理合同履行中發(fā)生的問題。負責合同變更、解除的有關(guān)工作和手續(xù)，負責處理發(fā)生的合同糾紛,并及時報告有關(guān)部門和公司領(lǐng)導，確保公司利益不受損失。
5.7.7 負責對合同標的技術(shù)資料的收集、整理、歸檔，出具合同履行中的有關(guān)工程簽證，并對簽證的準確性負責。
5.7.8 負責組織對合同標的各階段的驗收，提出評價意見，出具工程竣工驗收證明。
5.7.9 依照合同條款提出支付價款及違約扣款意見。
6 規(guī)定和程序
6.1 合同管理原則和范圍
6.1.1合同管理實行歸口管理與專業(yè)承辦相結(jié)合的管理原則，承辦機構(gòu)不明確的，由公司領(lǐng)導臨時授權(quán)委托或按照合同費用來源確定。
6.1.2 公司對外經(jīng)濟活動，除即時結(jié)清外，均應訂立書面合同。
6.1.3 標的額在1萬元(物資采購額在3萬元)及以上的。
6.1.4 有專業(yè)技術(shù)要求，短期難以檢測產(chǎn)品內(nèi)在質(zhì)量或工程質(zhì)量、有試用期和保質(zhì)期等要求的，雖能即時清結(jié)，也應訂立書面合同。
6.1.5 其它業(yè)務(wù)往來。
6.2 合同的類型
6.2.1 本辦法所稱書面合同，是指采用合同書、信件和數(shù)據(jù)電文(包括電報、電傳、傳真)等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的合同。合同當事人協(xié)商同意的有關(guān)修改合同的文書、電報、電傳和圖表，也是合同的組成部分。但不得用貨單、調(diào)撥單、計劃銜接表、預算單、收欠條等代替合同。
6.2.2 經(jīng)濟合同按標的不同分為：買賣合同、建筑工程合同、承攬合同、供用電合同、運輸合同、倉儲合同、保管合同、租賃合同、借款合同、技術(shù)合同等。
6.2.3 按合同標的額的大小，公司合同劃分為：重大合同標的額為人民幣50(不含50)萬元以上)、一般合同(標的額為人民幣50萬元以下)。
6.3 合同的承辦
6.3.1 每一件合同需由合同承辦部門確定一名合同承辦人。合同承辦人應當是公司的正式職工或本系統(tǒng)內(nèi)借用的人員。
6.3.2 合同承辦人應對合同訂立履行的全過程負責，期間出現(xiàn)的任何與合同有關(guān)的問題須及時向本部門負責人、有關(guān)部門匯報，并以合同承辦人為主解決。
6.3.3 合同承辦人須依照法律、法規(guī)及本辦法的規(guī)定進行工作，并接受有關(guān)部門監(jiān)督。
6.4 合同立項
在招標/議標之前，合同承辦部門負責對計劃外項目填寫合同立項申請表(見附錄E)，按規(guī)定報批，辦理合同立項手續(xù)。對已列入公司年度計劃內(nèi)的項目可以不辦理立項手續(xù)。
6.5 合同主體的確定
6.5.1 資質(zhì)審查
6.5.1.1 合同承辦部門負責對對方合同主體單位有關(guān)資質(zhì)進行全面調(diào)查，將調(diào)查推薦結(jié)果報合同部門，合同部門進行資質(zhì)審查。對審查通過的資質(zhì)材料，承辦部門應建立檔案，并保存完好。承辦人履行簽字審批手續(xù)。
6.5.1.2 合同對方當事人履約能力或資信情況有瑕疵的，不應與其簽訂合同。嚴禁只憑對方名片、介紹信或老關(guān)系、親朋好友等冒然簽訂合同。資質(zhì)審查至少包括以下內(nèi)容：
a) 主體資格合法：具有當年經(jīng)年檢的營業(yè)執(zhí)照，其核載的內(nèi)容與實際相符。
b) 合同標的應符合當事人經(jīng)營范圍，涉及專營許可的，應具備相應的許可、等級、資質(zhì)證書。
c) 由代理人代簽合同的，應出具真實、有效的法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證明。
d) 具有相應的履約能力：具有生產(chǎn)能力、支付能力、運輸能力等。必要時應要求其出具近期的資產(chǎn)負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關(guān)文件。
e) 具有履約信用：過去三年重合同、守信用，無違約事實，
f) 現(xiàn)時未涉及重大經(jīng)濟糾紛或重大經(jīng)濟型犯罪案件。
6.5.2 確定合同主體
6.5.2.1 對每一合同項目，需要招標的，合同主體按照公司招標管理辦法確定;不需要招標的，承辦部門至少推薦3家有資質(zhì)的單位參與競價和談判，比質(zhì)、比價、比售后服務(wù)，擇優(yōu)確定合同主體。
6.5.2.2 一般合同，合同承辦部門至少有2人參加，配合合同部門人員通過詢價、競價等方式，將價格降到最低后，考慮綜合因素，排出先后順序，排出的第一名確定為合同主體，可以轉(zhuǎn)入合同簽訂程序。
6.6 合同談判
6.6.1 合同談判由合同部門負責，組織合同承辦人、法律審核、財務(wù)、合同管理及業(yè)務(wù)相關(guān)人員組成談判小組。談判小組應在談判前做好充分準備，承辦人收集齊全與合同談判相關(guān)的資料，工程合同、工程預算書等資料須事先交合同部門進行審核。談判時，先談技術(shù)條款后進行商務(wù)談判。合同談判全過程，應保持談判人員的穩(wěn)定，無特殊情況，不得更換。合同部門應及時將合同談判情況向分管領(lǐng)導匯報，重大問題向總經(jīng)理匯報。
6.6.2 談判不成功，可以更換合同主體，按照程序繼續(xù)談判。
6.6.3 合同談判完成后，承辦部門擬訂合同草案。
6.7 合同的草擬
6.7.1 合同的起草由合同承辦人負責。
6.7.2 合同應盡量采用行業(yè)的規(guī)范文本格式，并根據(jù)具體情況適當修改。合同語言嚴謹、簡練、準確。
6.7.3 合同中的術(shù)語、特有詞匯、重要概念應設(shè)�？罱忉尅�
6.7.4 合同中涉及數(shù)字、日期時必須注明是否包含本數(shù)。
6.7.5 除特殊情況外，合同文本應當正式打印或印刷制成。
6.8 審核會簽
6.8.1 合同文本實行審查會簽制。合同談判后，合同承辦人應將合同草案、合同談判紀要、技術(shù)協(xié)議、工程合同預算書、合同對方資信情況材料等資料提交項目(投資、招投標)管理部門、合同管理委員會、財務(wù)部門、合同審核部門(以下統(tǒng)稱“審核機構(gòu)”)審核，簽署合同文本審查會簽單(見附錄F)。審核意見應明確、具體，禁止使用“原則同意”、“基本可行”等模糊語言;一旦使用，視為對合同草案的否定。審核意見須及時簽署，不得拖延。
6.8.2 合同承辦人應為審核機構(gòu)預留2個(含本數(shù))完整工作日供其審核。遇特殊情況需延長審核時間時，審核機構(gòu)應向承辦人申明理由并征得同意，且延長后累計審核時間最長不得超過5個(含本數(shù))完整工作日。工程項目、投資合同預留5個(含本數(shù))完整工作日審核，遇特殊情況需延長審核時間時，最長不得超過7個(含本數(shù))完整工作日。
6.8.3 審核機構(gòu)審核合同草案時，可根據(jù)需要，要求合同承辦人提供與合同有關(guān)的補充證明材料。發(fā)現(xiàn)重大錯誤、遺漏、不妥時，應在審核意見書中予以明確并提出修改意見，需要退還時，應將合同及全部資料退還承辦人。承辦人修改后應重新申請審核，審核期限重新計算。
6.8.4 審核結(jié)束后，各審核機構(gòu)將意見書及全部文件退還承辦人，經(jīng)審核同意簽訂的合同，承辦人連同審核意見等一并報送合同部門，由合同專職人員編號后報送董事長或授權(quán)代理人簽署。決定不簽署的，應以書面形式明示意見。
6.8.5項目(投資、招投標)管理部門審核內(nèi)容：
6.8.5.1 可行性：確屬于生產(chǎn)、經(jīng)營和建設(shè)需要;經(jīng)濟效益或社會效益具有真實性;具有可操作性。
6.8.5.2 技術(shù)性：技術(shù)的依據(jù)真實可靠;技術(shù)措施完備;技術(shù)標準和技術(shù)參數(shù)科學真實。
6.8.5.3 安全生產(chǎn)、施工工期，技術(shù)措施。
6.8.5.4 其他內(nèi)容。
6.8.6 財務(wù)部門審核內(nèi)容：
6.8.6.1 經(jīng)濟性：符合公司的經(jīng)濟活動范疇;符合公司的經(jīng)濟利益;符合公司的預算安排。
6.8.6.2 可行性：資信可靠、資金合理;擔保方式可靠。
6.8.6.3 嚴密性：數(shù)量、價款、金額標示準確;計算方式正確;財務(wù)附件齊全;資金結(jié)算、酬金的支付方式明確、具體、合法。
6.8.6.4 合法性：資金使用合法;結(jié)算方式合法;資產(chǎn)所有權(quán)明確。
6.8.7 綜合管理部門審核內(nèi)容。
6.8.7.1 條款規(guī)范合法。
6.8.8 合同委員會審核內(nèi)容
6.8.8.1計劃性：符合已批準立項的項目范圍與條件;在已批準的項目概算內(nèi)。
6.8.8.2 完整性：合同條款齊備、完整;文字清楚準確;權(quán)利義務(wù)具體明確;相應手續(xù)完備。
6.8.8.3 合規(guī)性：合同主體、內(nèi)容、形式、資金來源合規(guī)。
6.8.8.4 合理性：價款、酬金的確定合理、合法。
6.9 合同的簽訂
6.9.1 經(jīng)審核同意簽訂的合同，由合同部門合同專職人員編號后報送總經(jīng)理或授權(quán)代理人簽署。
6.9.2 代理人應在授權(quán)范圍內(nèi)簽定合同，且不得擅自轉(zhuǎn)委托。
6.9.3 簽字后的合同須加蓋公司合同專用章。合同專用章由綜合管理部門管理，只在本辦法規(guī)定的范圍內(nèi)使用，不得用行政公章代替合同專用章。合同簽訂后，合同歸口管理部門應及時將合同正本1份交公司檔案室;合同歸口管理部門保留合同副本1份，承辦部門保留副本1份，財務(wù)部門保留副本1份。合同歸口管理部門在每年度年終時將履行完畢的合同資料按相關(guān)要求整理后完整移交給檔案室。合同承辦部門應將1份副本及相關(guān)報審資料(含授權(quán)委托書)交合同部門備案，如其他部門需要時可進行查閱，不得擅自復印合同文本，作好合同的保密工作。
6.10 合同的鑒證與公證
6.10.1 合同訂立后，依照法律、法規(guī)規(guī)定必須鑒證的，由合同部門到工商行政管理部門進行鑒證，經(jīng)鑒證后方可向有關(guān)部門傳遞。
6.10.2 投資合同、涉及產(chǎn)權(quán)關(guān)系變動、土地使用權(quán)權(quán)屬變更、專利轉(zhuǎn)讓、使用許可、具有涉外因素等合同訂立后，由合同部門到公證部門辦理公證。對本單位影響較大及法律關(guān)系比較復雜的合同，也可以根據(jù)實際情況辦理公證。
6.11 合同的履行
6.11.1 合同由承辦部門負責組織履行。
6.11.2 合同正式生效前，不得實際履行合同。因簽訂書面合同前已實際履行而造成損失的，由承辦部門和承辦人承擔相應的行政責任和法律責任。
6.11.3 合同生效后，當事人雙方必須嚴格按照合同條款約定的權(quán)利和義務(wù)全面履行合同。除法律另有明文規(guī)定或合同約定外，不得替物履行或轉(zhuǎn)賣、轉(zhuǎn)讓合同。
6.11.4 合同承辦人應隨時掌握合同的履行情況，并將履行情況隨時向承辦部門負責人報告。
6.11.5 有關(guān)部門和人員發(fā)現(xiàn)合同對方不履行或不全面、不適當履行合同，應立即通知承辦人;承辦人應在法定或約定的期限內(nèi)，以法定或約定的方式向合同對方提出異議。
收到對方履行異議時，承辦人應在法定或約定期限內(nèi)，以法定或約定的方式予以答復。
異議文件或異議答復應報合同部門備案。
6.11.6 合同的定金、預付款、進度款的支付要嚴格按照合同條款執(zhí)行，由承辦部門按照財務(wù)制度規(guī)定辦理手續(xù)。申請進度款的，由承辦部門填寫《山西同德化工股份有限公司付款申請表》(附錄G)。
6.11.7 合同履行和標的物驗收過程中，承辦部門應按照規(guī)定收集與合同有關(guān)的全部技術(shù)資料，對技術(shù)資料移交不全的，由承辦部門追究合同對方的責任。
6.11.8 合同標的物由承辦部門組織有關(guān)部門，按合同規(guī)定的標準進行驗收。達到約定條件的，辦理驗收合格手續(xù)，作為合同價款結(jié)算的依據(jù)。不符合合同約定條件的，應在法定或約定的期限內(nèi)向?qū)Ψ疆斒氯藭嫣岢霎愖h。異議文件須合同部門審核備案。
6.11.9 合同承辦部門對合同履行負有全部責任，有確切證據(jù)證明對方當事人不履行或者不完全履行合同，或者存在其他情形，損害本單位合法權(quán)益的，合同承辦部門和承辦人應催促對方繼續(xù)履行，并將該情況及時書面報告合同部門和分管領(lǐng)導。
6.11.10 合同價款結(jié)算由合同承辦部門負責。辦理結(jié)算時采用審查會簽制，手續(xù)必須符合財務(wù)管理有關(guān)規(guī)定，財務(wù)部門方可辦理結(jié)算付款。對手續(xù)不全、計算有誤、資料不合規(guī)定、與合同條款不符的，財務(wù)部門有權(quán)拒絕結(jié)算。
6.11.11 合同結(jié)算時，財務(wù)部門應按照合同規(guī)定扣除質(zhì)保金。質(zhì)保期滿，由合同承辦部門辦理付款證明，財務(wù)部門方可支付質(zhì)保金。
6.11.12 合同承辦部門應在合同質(zhì)保期內(nèi)，加強對合同標的物的檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時聯(lián)系對方當事人進行處理，并負責追究對方的責任。
6.11.13 合同履行完畢，由合同承辦人負責整理合同卷宗全部文件，并及時將文件、有關(guān)情況報承辦部門和合同部門。
6.12 合同的變更、解除與糾紛處理
6.12.1 合同的變更或解除，應按法定或合同約定的條件與程序辦理。
6.12.2 公司要求變更或解除合同，合同承辦部門應同時提供合同變更或解除的理由，變更或解除后應當承擔的責任及效益的評估報告。變更或解除合同被批準后，應按照法律規(guī)定及時通知對方當事人，并做好有關(guān)善后處理工作。
6.12.3 合同對方當事人提出變更或解除合同時，合同承辦部門應及時匯報合同部門和總經(jīng)理，并提出處理意見。變更或解除合同使公司受到損失時，除依法可以免除責任外，合同承辦人負責向?qū)Ψ阶穬斢纱嗽斐晒镜慕?jīng)濟損失。
6.12.4 合同的變更，合同承辦部門負責進行變更項目審核，填寫合同變更審批表(見附錄J)，辦理審批手續(xù)，獲取批準后方可進行變更的實施。合同的解除填寫合同解除審批表(見附錄K)，辦理審批手續(xù)。
6.12.5 合同變更后合同的簽訂，遵循前述規(guī)定。
6.12.6 合同變更的審批，遵循前述正式合同的審批權(quán)限。
6.12.7 變更合同須重新簽訂合同或補充協(xié)議;解除合同時應簽訂相應的《解除合同協(xié)議書》，協(xié)議書屬于新的合同，具有法律約束力。在變更或解除合同的協(xié)議書生效前，原合同仍然有效，雙方應繼續(xù)履行。
6.12.8 合同的變更或解除過程中的文書、電報和圖表等由承辦部門收集，全套文件整理完畢后應及時遞交合同歸口管理部門存檔。
6.13 合同糾紛的處理
6.13.1 發(fā)生合同糾紛時，合同承辦人應及時通知承辦部門負責人和綜合管理部門、合同部門，并配合合同部門調(diào)查收集證據(jù)，與綜合管理部門進行法律研究，及時提出糾紛處理方案，向總經(jīng)理匯報。
6.13.2 在糾紛處理過程中，未經(jīng)合同部門審核、總經(jīng)理同意，不得向合同對方作出實質(zhì)答復、提供文件材料。
6.13.3 合同糾紛的解決，可采用協(xié)商、調(diào)解方式。協(xié)商或調(diào)解達成一致意見的，簽定書面協(xié)議。
6.13.4 協(xié)商調(diào)解不能解決的，依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。
6.14 合同管理的統(tǒng)計、臺帳與檔案
6.14.1 簽訂的合同，承辦人負責在合同簽訂3天內(nèi)將合同立項申請、談判紀要、會簽單、正本及相關(guān)附件(如授權(quán)委托書、擔保書等)交存合同部門。合同執(zhí)行完后，交檔案室備案存檔。
6.14.2 合同部門負責建立統(tǒng)一《合同登記臺帳》，各合同承辦部門負責建立本部門的《合同登記臺帳》。
6.14.3 合同部門每半年組織一次全公司合同訂立和履行情況檢查，并將檢查結(jié)果和統(tǒng)計報表報公司分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理、董事長。
6.15 合同的擔保
任何部門不得對外擔保。確需為山西同德化工股份有限公司所屬其他單位及關(guān)聯(lián)公司提供擔保的，需要經(jīng)董事會批準，參照有關(guān)擔保管理辦法辦理。
6.16 其它要求
應當簽訂合同的突發(fā)項目，公司領(lǐng)導批準后，按照“特事特辦，合法合規(guī)”的原則辦理。承辦人提交草案后，審核人必須在一個工作日內(nèi)完成規(guī)定的審核事項，對合同草案中的重大錯誤、遺漏與不妥，應協(xié)助承辦人修改補充。突發(fā)項目合同必須在7日內(nèi)按照管理內(nèi)容和要求，補辦合同簽訂手續(xù)。
6.17 對合同內(nèi)容的要求
6.17.1 訂立合同應當采用各類合同的示范文本。合同語言應嚴謹、簡練、準確。合同中術(shù)語、特有詞匯、重要概念應設(shè)�？罱忉�。合同中涉及數(shù)字、日期時須注明是否包含本數(shù)。
6.17.2 合同應當具備以下主要條款,并逐項寫明，不得漏項:
6.17.2.1 當事人名稱、法定地址、郵政編碼、法定代表人姓名及職務(wù)、開戶銀行賬號。
6,17.2.2 標的：工礦產(chǎn)品購銷合同的貨物名稱、型號、規(guī)格等應寫詳細，不能簡化;工程承包合同簽訂時，應附有工程預算書。合同中工程項目名稱應與工程預算書的名稱相一致。
6.17.2.3 數(shù)量和質(zhì)量，包括檢測標準和方式:工礦產(chǎn)品數(shù)量單位要明確,應避免使用套、組、系統(tǒng)等單位，否則應附有詳細清單，必須注明產(chǎn)品包裝標準，產(chǎn)品質(zhì)量應注明符合國標的具體標準或質(zhì)量標準的具體數(shù)據(jù)，不應含糊寫符合國家標準或企業(yè)標準;工程承包合同應注明工程范圍和內(nèi)容，并有工程量計算及工程質(zhì)量標準和要求。
6.17.2.4 價款或酬金的支付時間、方式:
6.17.2.4.1 合同價款或酬金應具體并計算準確,大小寫應一致,數(shù)字書寫清楚并正確無誤;合同價款或酬金的范圍應明確,不應保留可追加價款或酬金的條款。合同價款的支付時間、方式應在合同中注明。
6.17.2.4.2 工程承包合同應注明套用的定額、取費標準等工程造價的計算依據(jù)。凡包干使用的合同款項,一般應附有計算依據(jù)，如果沒有合同變更，不得追加任何費用，如有合同變更，執(zhí)行本辦法6.12條。
6.17.2.4.3 簽訂合同應當預留質(zhì)保金，質(zhì)保金不低于合同標的額的5%，質(zhì)保期不少于1年，確需減少質(zhì)保金額或縮短質(zhì)保期限的，需由承辦部門負責人、談判小組一致同意后，報主管領(lǐng)導批準。
6.17.2.4.4 合同內(nèi)容一般應注明仲裁、訴訟管轄地為本公司所在仲裁機構(gòu)、人民法院。
6.17.2.5 履行的期限、地點和方式
6.17.2.5.1 合同應注明履行的期限、地點和時間。
6.17.2.5.2 工程承包合同履行應注明驗收時間、工程開、竣工日期、交工驗收辦法、保修期以及施工資料的移交等。
6.17.2.5.3 工礦產(chǎn)品合同履行應注明驗貨期限, 履行地點一般應為山西同德化工股份有限公司。自提方式交貨的，應在合同中注明。貨物運輸合同中，應注明貨物運輸風險由運輸單位承擔。
6.17.2.6 違約責任:
合同中的違約責任要明確,具有可操作性，不可籠統(tǒng)的用協(xié)商解決或按《合同法》處理等代替。
6.17.2.7 合同爭議的解決方式：
爭議出現(xiàn)后，可采用協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。
6.18 檢查與考核
6.18.1 檢查
6.18.1.1 辦法一經(jīng)發(fā)布生效，有關(guān)各方都必須嚴格遵照執(zhí)行，綜合管理部將對執(zhí)行情況進行檢查。
6.18.1.2 各部門和單位都必須按本辦法的規(guī)定，對分管和歸口管理的內(nèi)容實行標準化管理，達到辦法的要求，并接受有關(guān)部門的檢查。
6.18.2 考核
6.18.2.1 在合同管理工作中，對于盡職盡責、作出顯著成績;對于嚴格執(zhí)法，切實維護公司經(jīng)濟利益，避免或挽回經(jīng)濟損失的部門和個人，報總經(jīng)理辦公會批準，通報表揚，并給予一定獎勵。
6.18.2.2 違反本辦法所規(guī)定的管理內(nèi)容、程序與要求，在合同管理失職、瀆職的，當事人及有關(guān)部門、人員應承擔相應的經(jīng)濟責任。構(gòu)成違紀的，追究行政責任，觸犯法律的，移送司法機關(guān)追究法律責任。
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