- 相關(guān)推薦
軟件在企業(yè)辦公自動化管理的應(yīng)用
軟件在企業(yè)辦公自動化管理的應(yīng)用【1】
【摘要】由于社會的競爭越來越激烈，企業(yè)也必須要提高自身的競爭力以及工作效率，因此企業(yè)的辦公自動化管理就顯得非常重要，而計算機軟件在企業(yè)的辦公自動化管理當(dāng)中起到了至關(guān)重要的作用，本文結(jié)合企業(yè)辦公自動化的含義以及優(yōu)勢來談一談軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的應(yīng)用。
【關(guān)鍵詞】辦公自動化;計算機軟件;工作效率
一、引言
目前，社會上的競爭越來越激烈，而要想在這個社會當(dāng)中，提高競爭能力以及工作的效率，就必須要對企業(yè)辦公的自動化管理進(jìn)行提高。
計算機軟件在企業(yè)辦公自動化管理中扮演著至關(guān)重要的角色。
如何對計算機軟件更加地有效利用，讓企業(yè)辦公的效率大幅提高，從而提高生產(chǎn)效率，為企業(yè)帶來更好的經(jīng)濟(jì)收益，非常值得人們?nèi)ニ伎肌?/p>
二、企業(yè)辦公自動化的含義
企業(yè)的辦公自動化就是企業(yè)采用網(wǎng)絡(luò)或網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來對企業(yè)的辦公實現(xiàn)自動化的管理，讓原本很多需要人工完成的工作和業(yè)務(wù)可以讓各種設(shè)備或者計算機系統(tǒng)來完成，對現(xiàn)代的科技技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行充分的利用，從而讓企業(yè)的辦公效率大幅提高。
除此之外，辦公的自動化還是企業(yè)管理和執(zhí)行決策的科學(xué)依據(jù)。
為各種工作人員提供他們需要的信息是企業(yè)辦公自動化的核心業(yè)務(wù)，這樣可以有效提高企業(yè)的辦公效率，從而實現(xiàn)自動化管理。
三、軟件為企業(yè)辦公自動化管理的積極作用
1.改善辦公環(huán)境及優(yōu)化辦公流程
在以前，企業(yè)的辦公條件非常簡單，只有一些桌椅和文件。
這樣的話，如果業(yè)務(wù)比較多的話，就會顯得非常雜亂無章。
而現(xiàn)在，由于計算機軟件的出現(xiàn)，很多東西都可以由軟件來管理，將各種資料分門別類，使工作更加有序，有效地提高工作效率。
如果在一些工作上遇到不能獨自解決的問題，還可以借助網(wǎng)絡(luò)來與其他部門共同合作，完成問題的解決。
在應(yīng)用了計算機軟件之后，辦公的流程很明顯得到了有效的改善。
由于計算機軟件的優(yōu)勢，將會有越來越多的企業(yè)采用計算機軟件來實行企業(yè)的辦公自動化管理，而自動化辦公主要有以下優(yōu)勢：
(1)同步進(jìn)行
對于同一個項目的資料，可以通過網(wǎng)絡(luò)將其發(fā)給不同部門的人進(jìn)行處理，各個部門需要處理的內(nèi)容各不相同，整個過程是同步進(jìn)行的，這樣就可以省去了很多時間，從而有效提高效率。
(2)可越過性
在對于某一些具有任意性的環(huán)節(jié)上，可以對其進(jìn)行越過的選擇，減少無關(guān)工作的操作，簡化工作流程，提高效率。
2.降低成本
在進(jìn)行企業(yè)管理的過程當(dāng)中，其中的一筆重大開銷便是辦公用品的購置，而如果應(yīng)用了計算機軟件，從而實現(xiàn)企業(yè)辦公自動化管理，就可以大幅度減少辦公用品的購置，從而有效降低企業(yè)的成本開銷。
由于采用了自動化管理之后，可以優(yōu)化工作流程，這樣也減少了企業(yè)的投資成本。
另外，無紙化辦公的實行還可以相應(yīng)節(jié)能減排的號召，減少對環(huán)境的污染等等。
企業(yè)的辦公自動化減少的成本主要有以下兩個方面：
(1)辦公成本
實行無紙化辦公，應(yīng)用自動化辦公，可以有效節(jié)省企業(yè)的成本，減少辦公用品的消耗。
在進(jìn)行各個部門的溝通交流時，不需要再用紙張，只需要通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行相關(guān)的工作，有效節(jié)省企業(yè)的開銷。
(2)交通成本
企業(yè)中部門與部門之間如果要辦理業(yè)務(wù)，有時候由于受到地域的限制，必須要借助交通工具才能夠辦理相關(guān)的業(yè)務(wù)，這也需要一定的成本。
而如果實現(xiàn)了辦公自動化之后，通過網(wǎng)絡(luò)就可以對業(yè)務(wù)進(jìn)行辦理，有效減少交通成本。
3.激發(fā)創(chuàng)造力
企業(yè)應(yīng)用計算機軟件的目的就是實現(xiàn)辦公的自動化管理。
讓員工可以更加輕松的實現(xiàn)工作，優(yōu)化辦公流程。
員工和可以根據(jù)實際的情況和需要自己設(shè)計更加科學(xué)合理的軟件來更好地輔助工作，同時也對培養(yǎng)人才十分有利，使員工可以具備一定的程序開發(fā)技術(shù)，對員工的創(chuàng)造潛力進(jìn)行進(jìn)一步的開發(fā)，從而提高員工在工作上的積極性。
四、軟件在企業(yè)辦公自動化管理上的主要應(yīng)用
1.安全
企業(yè)的安全保障主要是通過對系統(tǒng)框架的設(shè)計以及業(yè)務(wù)的規(guī)范來共同完成的，其中最基本的要求就是人員權(quán)限的管理，系統(tǒng)的管理員可以分配每個工作人員的權(quán)限，并根據(jù)實際情況來做適當(dāng)?shù)膬?yōu)化。
這個功能可以讓不具備相關(guān)權(quán)限的人員無法訪問到相應(yīng)的內(nèi)容，權(quán)限的設(shè)置可以讓不同部門的工作人員根據(jù)其權(quán)限來進(jìn)行相關(guān)的工作，而缺乏相應(yīng)權(quán)限的人員則無法查看或者修改某些相應(yīng)的文件以及數(shù)據(jù)等。
這個系統(tǒng)可以對企業(yè)的核心業(yè)務(wù)起到非常重要的保護(hù)作用。
2.連接
通常很多大企業(yè)都會有一些分公司，而這些分公司的地理位置都比較分散，因此在這些分公司進(jìn)行工作溝通交流以及業(yè)務(wù)辦理的時候由于地域的限制造成了諸多不便。
而如果運用了計算機軟件來實行辦公的自動化管理，就可以通過網(wǎng)絡(luò)來將各個分散的分公司以及工廠等進(jìn)行有效的連接，這樣就可以讓各個分公司在同一個網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境下進(jìn)行工作和交流，可以有效地節(jié)約時間和金錢，為企業(yè)提供了巨大的便利。
工作人員如果在工作時遇到不能獨自解決的問題，可以借助網(wǎng)絡(luò)來和其他部門的人相互協(xié)作，共同解決問題，保證企業(yè)的各項工作可以順利的開展。
與此同時，由于計算機軟件在使用的時候并不會受到時間以及地域等因素的限制，因此可以在互聯(lián)網(wǎng)中建立一個集中的辦公場所，讓公司的一切相關(guān)業(yè)務(wù)在這個辦公場所內(nèi)進(jìn)行，讓企業(yè)工作的效率得到大幅的提升。
3.溝通
利用計算機軟件來實行企業(yè)的辦公自動化管理，可以讓工作人員之間的溝通更加的便利，也可以在企業(yè)的相關(guān)平臺上發(fā)布和獲取企業(yè)的最新信息，從而保證企業(yè)中人員的有效交流，為企業(yè)工作效率提高做出了巨大的貢獻(xiàn)。
4.協(xié)同
網(wǎng)絡(luò)辦公的重要環(huán)節(jié)就是協(xié)同，主要是由事件的名稱、內(nèi)容以及流程等要素構(gòu)成，及時地把把事件以工作流程的方式傳送到相關(guān)的人員上。
在編輯事件內(nèi)容的時候，可以使用文檔編輯的方式進(jìn)行編輯。
如果需要修改的話，計算機軟件就會顯示出相應(yīng)的修改痕跡，如姓名、時間等等。
5.監(jiān)控
協(xié)同工作的主要保證就是監(jiān)控，在企業(yè)的辦公自動化管理當(dāng)中，計算機軟件實現(xiàn)流轉(zhuǎn)的方法就是對相關(guān)事件進(jìn)行工作流程的定義，而發(fā)起者可以查看相關(guān)的流轉(zhuǎn)情況，來監(jiān)控整個事件的執(zhí)行過程，還可以在事件的執(zhí)行過程當(dāng)中進(jìn)行相關(guān)事項的設(shè)置，從而實現(xiàn)對整個事件各個項目的管理工作。
其中需要監(jiān)控的地方主要有工作進(jìn)度、工作過程以及工作的實效性等等，相關(guān)的管理人員只有把監(jiān)控的工作做好，才可以讓協(xié)同工作更加順利的進(jìn)行下去。
五、結(jié)言
目前，計算機技術(shù)發(fā)展非常迅速，因此企業(yè)的辦公自動化管理也做得越來越好，在此基礎(chǔ)上，自動化管理中需要用到計算機軟件的應(yīng)用也越來越廣泛，可以讓企業(yè)的競爭力得到有效的提升。
現(xiàn)代的企業(yè)必須要正確認(rèn)識到計算機軟件所發(fā)揮的巨大作用，它可以讓企業(yè)的工作效率有質(zhì)的改變，也可以讓企業(yè)的整體素質(zhì)得到很大的提升，這一切都是企業(yè)的管理不斷進(jìn)步的必經(jīng)之路。
要做好企業(yè)的辦公自動化管理，必須要熟悉計算機軟件的各個功能，從而將計算機軟件更好地融入到企業(yè)的自動化管理當(dāng)中，實現(xiàn)更好的管理效果。
參考文獻(xiàn)
[1]翟宏亮.計算機辦公自動化技術(shù)應(yīng)用與研究[J].現(xiàn)代營銷(學(xué)苑版)，2011(09).
[2]唐小建.辦公自動化軟件的特點及其在企業(yè)管理中的應(yīng)用[J].信息系統(tǒng)工程，2011(09).
[3]劉向輝.計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用探究[J].軟件，2013(03).
[4]王健勇.關(guān)于計算機信息技術(shù)融入辦公自動化應(yīng)用的思考[J].信息系統(tǒng)工程，2013(02).
計算機軟件在企業(yè)辦公自動化管理中的應(yīng)用【2】
摘要：辦公自動化、無紙化是當(dāng)今企業(yè)高效辦公的發(fā)展大趨勢，為更好的提升企業(yè)辦公自動化管理，加強計算機軟件的應(yīng)用有著重要的意義，本文簡單分析了辦公自動化管理與計算機軟件的關(guān)系，并給出了常見計算機軟件(文字處理、通訊軟件、數(shù)據(jù)存儲軟件以及一些新興軟件技術(shù))在辦公自動化管理中的應(yīng)用，為進(jìn)一步提升企業(yè)辦公質(zhì)量以及辦公效率發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
關(guān)鍵詞：計算機;軟件;企業(yè);辦公自動化;管理
一、辦公自動化管理與計算機軟件簡介
辦公自動化管理，通常是指面向企業(yè)或者機構(gòu)日常運作以及管理的計算機應(yīng)用。
可見，辦公自動化管理與計算機應(yīng)用有著密切的關(guān)系，常見的辦公自動化軟件應(yīng)具備文字處理模塊、郵件模塊、人員考勤模塊、通信網(wǎng)絡(luò)共享模塊以及視頻會議等模塊，另外受限于企業(yè)或者機構(gòu)組織的具體業(yè)務(wù)都不盡相同，不同辦公自動化管理往往包含一些特殊的功能，例如理財公司和家政服務(wù)企業(yè)必然對于辦公自動化管理必然有著不同的要求，理財公司往往對于人員財務(wù)管理方面應(yīng)更加側(cè)重，而家政服務(wù)公司對于服務(wù)對象的信息管理則更為側(cè)重。
因此，鑒于不同行業(yè)和服務(wù)對象的不同，計算機軟件的選用應(yīng)符合企業(yè)業(yè)務(wù)特點，除去通用的規(guī)范性功能，還應(yīng)做到軟件開放性和適應(yīng)性的相統(tǒng)一。
二、計算機軟件在企業(yè)辦公自動化管理的應(yīng)用
(一)文字處理軟件
常見的文字處理軟件有office系列、國內(nèi)的WPS辦公軟件和基于web的文字處理軟件。
office系列辦公軟件功能強大，尤其是word、ppt、excel這三個組件的應(yīng)用最為廣泛，另外office系列還提供了小型的數(shù)據(jù)庫access，也為辦公自動化管理提供了諸多方便，由于office與windows操作系統(tǒng)都出自Microsoft公司，因此office有著良好的兼容性和拓展性;國內(nèi)WPS軟件相較于office系列，同樣提供了強大的文字處理功能，并且其體積相對較少、占用的內(nèi)存小同時有免費版本，在國內(nèi)的辦公軟件占據(jù)了很大的市場份額;除此之外，還有一些web類型文字處理應(yīng)用，如常見的FCKeditor，不需要計算機系統(tǒng)提供額外的軟件支撐，僅僅只需要有瀏覽器即可進(jìn)行文本的操作，但其功能相對于上述兩種處理軟件相對不足，對于一些復(fù)雜的編輯任務(wù)往往難以勝任。
文字處理軟件在企業(yè)辦公自動化方面有著重要的意義，一方面，利用文字處理軟件能夠極其方便的進(jìn)行文字編輯、排版、校對、打印;另一方面，文字處理軟件占用的存儲空間較小，通過便攜式的移動存儲空間即可進(jìn)行文件的轉(zhuǎn)存、備份等工作，有利于工作效率的提升。
總之，作為辦公自動化管理最為常見的計算機軟件――文字處理軟件，是提高辦公質(zhì)量、提升辦公效率、無紙化辦公的重要工具。
(二)通訊以及網(wǎng)絡(luò)共享軟件
通訊軟件也是辦公自動化管理常見的計算機軟件，如傳統(tǒng)的E-Mail電子郵件軟件、企業(yè)QQ以及IPMsg即時通訊軟件等都是常見的進(jìn)行信息溝通的應(yīng)用軟件，尤其是一些跨地區(qū)、跨國家的大型企業(yè)，E-Mail作為一種廉價的企業(yè)通訊工具被廣為應(yīng)用，IPMsg類的軟件則更是進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行交流的通訊軟件，這類應(yīng)用軟件，除了文字信息的發(fā)送，同時還具備文件共享、遠(yuǎn)程協(xié)助等功能，對于信息及時溝通、提升辦公效率都有著非常大的優(yōu)勢。
另外，一些企業(yè)還提供了文件傳送服務(wù)應(yīng)用如FTP、版本控制應(yīng)用SVN等計算機軟件，企業(yè)員工通過簡單的操作能夠獲取企業(yè)共享的文件;另外，隨著云計算技術(shù)的快速發(fā)展，一些基于云平臺的應(yīng)用，如云盤等軟件，也使得辦公文件存儲更加方便，為了提升數(shù)據(jù)的安全性，許多企業(yè)搭建了的私有云集群，為企業(yè)更加高質(zhì)量辦公奠定了堅實的軟件基礎(chǔ)。
(三)數(shù)據(jù)存儲軟件
常見的企業(yè)辦公自動化管理存儲軟件大致有三種方式，第一種是利用各類軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲，這種方式的優(yōu)勢在于操作簡單，但是數(shù)據(jù)分析、查找等工作往往難以進(jìn)行;第二種是利用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲，常見的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)有oracle、SqlServer、mysql等，通常數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)通過一定的編程軟件進(jìn)行訪問如Java、.net等，運用數(shù)據(jù)庫存儲，除了節(jié)省存儲空間以外，對于數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)安全保障等方面都有著得天獨厚的優(yōu)勢;第三種是通過軟件存儲并將文件放入一定的存儲空間，如云盤、文件服務(wù)器，以便于統(tǒng)一管理。
這三種數(shù)據(jù)存儲方式都有自身的應(yīng)用范圍，例如對于日常辦公文件起草類的數(shù)據(jù)，通過第一種方式進(jìn)行數(shù)據(jù)保存就可以了，而對于日�？记�、數(shù)據(jù)報表等需要通過一定時間積累的數(shù)據(jù)則利用數(shù)據(jù)庫存儲則更為有效，對于一些歸檔文件存儲，則應(yīng)采取第三種方式。
總之，在具體的企業(yè)辦公自動化管理工作中，應(yīng)結(jié)合具體的辦公業(yè)務(wù)選擇軟件的應(yīng)用，以便更好的服務(wù)于企業(yè)日常辦公管理。
(四)其他方面的計算機軟件應(yīng)用
除了上述常見的計算機應(yīng)用軟件，還有一些相對應(yīng)用較少的應(yīng)用軟件，如VPN應(yīng)用軟件，應(yīng)用VPN技術(shù)可以使得在外地出差或者集團(tuán)企業(yè)進(jìn)行極其方便的進(jìn)行會話管理，VPN類軟件相對安全，廉價，再加之視頻會議軟件能夠進(jìn)行及時有效的信息轉(zhuǎn)達(dá)和公司企業(yè)決策傳達(dá)。
另外，隨著無線網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，一些基于無線網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用也在企業(yè)自動化辦公管理過程中發(fā)揮著重要的作用，例如，微信、騰訊QQ等，利用該類軟件，可以靈活的進(jìn)行各類終端設(shè)備文件傳輸、信息交換，對于提升辦公效率有著重要的作用;除此之外，一些NFC碰觸式應(yīng)用通過手機接觸就可以實現(xiàn)員工考勤簽到、二維碼掃碼應(yīng)用等都是新興的辦公自動化軟件。
當(dāng)然，還有一些軟件公司推出了具有通用功能的辦公自動化軟件，盡可能的為企業(yè)辦公提供了一站式的解決方案，企業(yè)可以根據(jù)自身的需求進(jìn)行合理的選擇。
綜上所述，豐富多彩的計算機軟件為企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化管理提供了多種選擇，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的實際情況進(jìn)行各類軟件的組合應(yīng)用，努力做到工作效率、工作質(zhì)量以及軟件成本多方面的統(tǒng)一性。
參考文獻(xiàn)：
[1]楊成.關(guān)于辦公自動化在石油企業(yè)日常管理中的應(yīng)用分析[J].計算機光盤軟件與應(yīng)用，2014，01：73-74+77.
[2]吳浩.計算機軟件在辦公自動化管理上的應(yīng)用[J].軟件，2014，02：142-143.
[3]馬國忠.計算機軟件在企業(yè)辦公自動化管理上的應(yīng)用[J].電腦知識與技術(shù)，2013，12：2941-2942.
[4]高鵬飛.計算機軟件在企業(yè)辦公自動化管理上的應(yīng)用[J].信息與電腦(理論版)，2014，11：105.
[5]屈蓬勃.基于SaaS的辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].吉林大學(xué)，2014.
【軟件在企業(yè)辦公自動化管理的應(yīng)用】相關(guān)文章：
企業(yè)知識管理應(yīng)用論文06-23
全面預(yù)算管理在制藥企業(yè)的應(yīng)用論文10-09
ERP在企業(yè)采購管理中的應(yīng)用論文10-11
中國應(yīng)用軟件企業(yè)崗位狀況調(diào)查報告10-26
收益法應(yīng)用與軟件評估10-06
軟件應(yīng)用求職簡歷11-11
淺析目標(biāo)管理在企業(yè)績效管理中的應(yīng)用10-26