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試析企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理中的內(nèi)部控制論文
一、企業(yè)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制中出現(xiàn)的問(wèn)題
1.內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理混亂
對(duì)于企業(yè)而言，會(huì)計(jì)信息能夠?yàn)槠髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方案的制訂提供有效的依據(jù),只有進(jìn)行科學(xué)高效的會(huì)計(jì)檔案管理，才能保證會(huì)計(jì)工作的正常進(jìn)行，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)不同時(shí)期的財(cái)務(wù)情況的比較，及時(shí)發(fā)現(xiàn)各種運(yùn)行中的偏差。但是有調(diào)查顯示，很多企業(yè)在推行會(huì)計(jì)電算化初期時(shí)缺乏系統(tǒng)的控制管理體系，并且企業(yè)認(rèn)為采用電算化的形式有丟失會(huì)計(jì)資料的風(fēng)險(xiǎn)。手工與計(jì)算機(jī)并行的會(huì)計(jì)電算化降低了會(huì)計(jì)核算的效率，給檔案管理帶來(lái)了更多困難，也極易造成內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理混亂的情況出現(xiàn)。
2.會(huì)計(jì)核算的各模塊之間缺乏聯(lián)系
在進(jìn)行最終的會(huì)計(jì)核算時(shí)，需要對(duì)總賬'、固定資產(chǎn)、工資等各個(gè)財(cái)務(wù)模塊進(jìn)行核算工作，通過(guò)各個(gè)模塊之間的聯(lián)系，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的自主査詢和轉(zhuǎn)賬等，提高工作效率，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。但由于軟件的功能缺陷，導(dǎo)致核算工作的各個(gè)模塊之間的聯(lián)系出現(xiàn)問(wèn)題，數(shù)據(jù)不能順利進(jìn)行傳遞，從而阻礙會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展。除此之外，由于會(huì)計(jì)電算化軟件的這種缺點(diǎn)’還會(huì)導(dǎo)致子系統(tǒng)直接建立在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)上的現(xiàn)象出現(xiàn)，加大工作人員的工作量，造成工作負(fù)擔(dān)。在此過(guò)程中，一旦由于人為原因而導(dǎo)致計(jì)算機(jī)運(yùn)行出錯(cuò)，將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)很大損失。
3.會(huì)計(jì)電算化軟件的部分功能不符合內(nèi)部控制要求
在電算化系統(tǒng)的建立過(guò)程中會(huì)計(jì)電算化軟件可能會(huì)有一些贅余的功能，雖然一般不會(huì)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)造成影響，但是一旦操作出現(xiàn)問(wèn)題或者程序受到篡改就會(huì)造成系統(tǒng)的失效，丟失系統(tǒng)數(shù)據(jù)，給工作人員造成誤導(dǎo)，并且還會(huì)給不法分子帶來(lái)可乘之機(jī)’造成企業(yè)損失。且由于企業(yè)對(duì)自己經(jīng)濟(jì)效益的重視，為防止盜版在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過(guò)程中往往忽視用戶數(shù)據(jù)的安全性，或者加密設(shè)置不夠完善,而導(dǎo)致在內(nèi)部控制的過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題。
4.會(huì)計(jì)電算化人員的綜合素質(zhì)不高
隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，計(jì)算機(jī)更新的速度也在不斷加快，這導(dǎo)致會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)不斷更新，給相關(guān)工作人員帶來(lái)較高的技術(shù)要求�，F(xiàn)有的企業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作人員必須不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，跟上時(shí)代發(fā)展，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)電算化系統(tǒng)的良好應(yīng)用，并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)電算化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。然而,在很多企業(yè)中，由于各種原因，并不能實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)’造成企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制工作難以貫徹實(shí)施，給企業(yè)發(fā)展帶來(lái)阻礙。同時(shí)由于一些工作人員的職業(yè)道德水平不高，還會(huì)造成違法行為的出現(xiàn)，這更加需要企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制。
二、加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的相關(guān)對(duì)策
1.建立完善的會(huì)計(jì)電算化操作制度
通過(guò)對(duì)問(wèn)題的分析可以知道，在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)實(shí)行的過(guò)程中，必須注重操作的規(guī)范性，因此必須建立相應(yīng)的制度。操作制度建立的前提是會(huì)計(jì)電算化工作人員必須對(duì)相關(guān)操作內(nèi)容有著全面的學(xué)習(xí)、認(rèn)知和了解，并嚴(yán)格按照操作內(nèi)容進(jìn)行操作，在嚴(yán)格系統(tǒng)軟件密碼管理的同時(shí)，保證密碼的安全性，定期更換密碼。除此之外，在對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作的過(guò)程中，禁止違規(guī)操作和越權(quán)操作的出現(xiàn)’加強(qiáng)計(jì)算機(jī)使用的管理,禁止操作人員在開(kāi)機(jī)狀態(tài)下離開(kāi)操作崗位，造成損失。另外，在對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行維修操作時(shí)，要保證對(duì)維修人員進(jìn)的工作進(jìn)行監(jiān)督,切不可大意而造成損失。同時(shí)還要保證維修人員的證件齊全，維修工作必須要通過(guò)相關(guān)部門的審批。建立相關(guān)的操作記錄制度，對(duì)操作人員、操作時(shí)間、計(jì)算機(jī)故障和維修進(jìn)行記錄，明確細(xì)節(jié)’保證系統(tǒng)安全。
2.完善計(jì)算機(jī)管理制度
在會(huì)計(jì)電算化工作進(jìn)行時(shí)，必須保證計(jì)算機(jī)的正常運(yùn)行，因此計(jì)算機(jī)的管理也是內(nèi)部控制工作的重點(diǎn)。首先，要對(duì)計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行定期的維修和保養(yǎng)，保證機(jī)房的干凈整潔，排除安全隱患。其次，要對(duì)會(huì)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)做好備份工作，防止由于計(jì)算機(jī)的故障或者操作失誤而造成數(shù)據(jù)丟失，同時(shí)有效防止非法刪除或修改計(jì)算機(jī)內(nèi)容的操作而造成的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的失真。在對(duì)磁盤等介質(zhì)所存放的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時(shí)更要注意備份工作的實(shí)行，并且應(yīng)當(dāng)將備份好的數(shù)據(jù)載體放在安全的地方，避免失竊造成的數(shù)據(jù)丟失。再次，要注意計(jì)算機(jī)在維修和進(jìn)行軟件更新時(shí)一定要通過(guò)相關(guān)部門的審批’并且做好相關(guān)記錄，以保證系統(tǒng)安全。最后，為保證計(jì)算機(jī)軟件及硬件的正常工作，要進(jìn)行相應(yīng)的故障排除工作,采取相應(yīng)的管理措施，保證數(shù)據(jù)的完整性。
3.完善檔案保存制度
在企業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中，檔案的妥善保存至關(guān)重要，企業(yè)內(nèi)部對(duì)于所有的會(huì)計(jì)電算化的檔案要進(jìn)行分類，按照檔案的重要性確定保密的級(jí)別，不同的人事級(jí)別對(duì)應(yīng)不同的査閱權(quán)限。在需要借閱會(huì)計(jì)檔案的時(shí)候，要嚴(yán)格審查借閱人的身份，確保借閱人具有相應(yīng)的資格獲取檔案。
4.慎重選擇會(huì)計(jì)電算化軟件
在計(jì)算機(jī)技術(shù)水平不斷發(fā)展的今天,會(huì)計(jì)電算化不斷推行，會(huì)計(jì)電算化軟件的好壞直接影響著企業(yè)會(huì)計(jì)核算工作的好壞。因此在進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化軟件的選擇時(shí),必須慎重。由于會(huì)計(jì)電算化軟件直接關(guān)系到會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制工作，因此，在選擇會(huì)計(jì)電算化軟件的時(shí)候要從實(shí)用性、安全性、便捷性、可靠性等方面出發(fā)，對(duì)各種軟件進(jìn)行全面了解’通過(guò)企業(yè)的實(shí)際情況，選擇適合企業(yè)財(cái)務(wù)管理的會(huì)計(jì)電算化軟件。
5.提高企業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作人員的整體素質(zhì)
(1)做好考核機(jī)制
通過(guò)考核機(jī)制的建立和執(zhí)行,嚴(yán)格把關(guān)筆試和面試，保證弓I進(jìn)人才的技術(shù)水平，為日后的會(huì)計(jì)電算化工作的良好進(jìn)行打下基礎(chǔ)。同時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作人員還要進(jìn)行定期的考核，考核工作人員對(duì)于會(huì)計(jì)電算化相關(guān)技術(shù)知識(shí)的掌握和了解的程度，確保工作人員知法守法。
(2)進(jìn)行定期培訓(xùn)
企業(yè)在對(duì)自己的員工進(jìn)行定期培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)保證對(duì)專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的培訓(xùn)，可以通過(guò)與大型企業(yè)的交流和合作，進(jìn)行人才的洽談工作,提高工作人員的技術(shù)水平。同時(shí),還要對(duì)企業(yè)的員工的職業(yè)道德進(jìn)行培訓(xùn),通過(guò)對(duì)法律法規(guī)的宣傳，確保電算化工作的合法、合理、準(zhǔn)確實(shí)施，避免違法違規(guī)現(xiàn)象的出現(xiàn)，提高工作人員的整體素質(zhì)。
6.數(shù)據(jù)安全控制
對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行加防處理,防止操作失誤對(duì)數(shù)據(jù)造成破壞，并防止人為破壞數(shù)據(jù)；防止病毒人侵,防止無(wú)關(guān)人員隨意進(jìn)人;設(shè)置進(jìn)入口令,子系統(tǒng)中也要設(shè)置相應(yīng)的口令，防止非法訪問(wèn)和非法操作；采用日志的形式，對(duì)人員實(shí)行的系統(tǒng)操作進(jìn)行記錄和管理，日志中記錄的項(xiàng)目包括查詢數(shù)據(jù)的時(shí)間和查詢的方式等。這樣做的目的是當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，便于解決;對(duì)軟件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式、文檔資料、源程序清單和程序說(shuō)明書進(jìn)行加密管理。
三、結(jié)束語(yǔ)
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷推行，企業(yè)必須提高自己的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力來(lái)保證企業(yè)的良好發(fā)展。因此，必須加大對(duì)電算化水平的內(nèi)部控制力度，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的不斷推行和發(fā)展。通過(guò)相關(guān)制度的建立，提高工作人員的整體素質(zhì)，促進(jìn)企業(yè)的不斷發(fā)展。
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