信息技術的企業(yè)檔案管理思考論文

　　一、信息技術應用深刻影響著企業(yè)檔案管理工作

　　1.1電子商務中檔案工作內容發(fā)生了變化

　　電子商務是指商品貿易的整個過程都通過電子手段來完成。它強調的是利用計算機網絡把賣家、買家、合作方和廠商在企業(yè)外部網、企業(yè)內部網和因特網相結合的應用。貿易活動是通過網絡來進行的，如查詢原材料、定購、展示產品、成品儲運和電子支付等活動，其核心內容是互相交流和溝通信息。隨著新計算機網絡的發(fā)展和應用，為企業(yè)檔案工作者提出了新挑戰(zhàn)，檔案人員不僅要保管和收集好企業(yè)檔案資源，還要了解更多的企業(yè)需求，設法使服務內容擴大。第一，要構建企業(yè)信息資料庫，通過選取一些有價值的信息資源上網，該資源既能樹立企業(yè)形象，又能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢，來展示和宣傳自己，從而達到占領市場和吸引客戶的目的。第二，要多方獲取有效信息，構建一套高效的、科學的、靈活的、多功能的緊盯市場的企業(yè)檔案信息管理體系，為企業(yè)的領導決策、經營生產全程主動地提供多層次的信息服務。

　　1.2企業(yè)檔案載體發(fā)生變化

　　企業(yè)信息技術的應用，使信息數(shù)據的遠近交換、傳遞、處理得到了適時的實現(xiàn)，企業(yè)在經營、生產、管理等各項活動中形成的紙質文件逐漸減少，取而代之的是電子文件，電子文件不僅辦公進度快捷，而且具有極快的傳遞速度。電子圖紙也在大量出現(xiàn)，其優(yōu)勢也是手工繪制所無可比擬的。計算機輔助設計能夠對產品圖紙的設計進行隨意修改、查詢和存儲，既方便又快捷。比如開發(fā)或生產一項相對較大的產品項目可能需要產生上萬份圖紙，同時有些還要繼承原產品的許多成果，因此電子圖紙的生命力更加旺盛，而且電子圖紙的保存比底圖的保存更有意義，還省力、省時、方便。變化了的載體形式深刻影響著傳統(tǒng)的檔案管理模式。

　　1.3企業(yè)檔案分類發(fā)生變化

　　企業(yè)電子文件的大量出現(xiàn)，大大沖擊了傳統(tǒng)的分類方案，如人事檔案、基建檔案、產品檔案、會計檔案、科技檔案、文書檔案等分類方案，逐漸被企業(yè)信息化集成系統(tǒng)流程的設置、各個管理模塊所取代。一份完整的檔案信息計算機依據工作需要隨時進行調整或設立相應類目，雖然不同企業(yè)檔案信息有著不同的分類方法，但不容置疑的是計算機的管理使檔案分類與企業(yè)的管理、經營、生產等各種狀況更加貼近，具有更加規(guī)范、科學和詳細的檔案分類。

　　1.4檔案信息利用方式發(fā)生變化

　　為了使企業(yè)信息化和電子商務進一步發(fā)展，構建企業(yè)完善的信息管理系統(tǒng)，必須加強企業(yè)信息資源的開發(fā)利用，在企業(yè)經營、生產的各環(huán)節(jié)充分開發(fā)和利用信息資源，使企業(yè)經濟效益和競爭能力增強。檔案既是企業(yè)的無形資產，又是重要的企業(yè)信息，應充分利用信息技術，加大資源開發(fā)力度，來滿足企業(yè)各方面的需要。企業(yè)檔案工作人員要始終圍繞企業(yè)經營生產這個中心，及時把握信息開發(fā)和集成系統(tǒng)中的產品信息，找準檔案服務企業(yè)的切入點，實現(xiàn)正確信息的正確傳遞，使檔案信息達到高層次的處理要求。

　　二、基于電子信息技術的企業(yè)檔案管理

　　2.1檔案數(shù)字化做好統(tǒng)籌規(guī)劃

　　要實現(xiàn)大量檔案信息技術化、數(shù)字化，就必須做好統(tǒng)籌規(guī)劃。首先對館藏情況進行詳細調查，如檔案的信息利用狀況、館藏數(shù)量、檔案的類型、載體狀態(tài)等基本情況。然后制訂科學規(guī)劃，包括數(shù)字化處理規(guī)劃、硬件的購置計劃等。檔案數(shù)字化不可能一蹴而就，也不可能一步到位，應從實際出發(fā)制度一個長遠計劃和打算，無論是購置硬件設施，還是數(shù)字化過程，都是如此，要使其擁有較強的擴展能力和支撐能力。檔案數(shù)字化處理規(guī)劃的制定應遵循“重點突出，分步進行”的原則，先數(shù)字化那些利用率高的檔案資源和館藏重點，盡早使大多數(shù)利用者的需求獲得滿足。

　　2.2檔案數(shù)字化必須做好選擇

　　館藏的檔案資源數(shù)不勝數(shù)，達到件件數(shù)字化是不可能的，也是沒有必要的。檔案工作人員應該依據一定的原則進行劃分和選擇，分清需要數(shù)字化的檔案和不需要數(shù)字化的檔案以及需要優(yōu)先數(shù)字化的檔案，然后再進行數(shù)字化。現(xiàn)實工作中，常常對以下檔案首先進行優(yōu)先數(shù)字化，如特色檔案、重點檔案、珍貴檔案和利用率高的檔案。因此，凡是能成為數(shù)字化的檔案信息資源一般都是高利用率、標準、有序、有特色、高價值的信息資源。

　　2.3優(yōu)化設置掃描參數(shù)，提高數(shù)字化質量

　　數(shù)字影像質量的高低與掃描儀掃描參數(shù)的確定和選擇有關，其中掃描文件的清晰度和效果直接受掃描分辨率的影響。要想使掃描文件很清晰就必須把掃描分辨率選高，而同時其存儲空間和掃描時間就會相應增加；相反若把分辨率選低，文件的質量就低。所以，我們應綜合考慮分辨率的選擇，如依據實際需要全面考慮掃描文件的輸出打印質量、存儲空間、可閱讀性等。

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