淺談科技計劃項目檔案管理體制創(chuàng)新

    隨著時代的發(fā)展，檔案管理體制也要不斷進行創(chuàng)新，下面小編為大家整理了一篇關(guān)于淺談科技計劃項目檔案管理體制創(chuàng)新的論文，僅供大家參考。

　　近年來，隨著科技水平的進一步提高，科技計劃項目作為科學研究與技術(shù)開發(fā)的重要載體，對我國科學技術(shù)的發(fā)展和進步有著至關(guān)重要的影響。而科技計劃項目檔案是科技項目管理的重要依據(jù)，可以對各項科學計劃項目的實施過程進行完整的記錄，因此，對我國科技計劃項目檔案進行嚴格的管理，建立完善檔案管理機制，是我國科技項目檔案管理水平進一步提高的重要措施。

　　一、科技計劃項目檔案管理體制發(fā)展中存在的問題

　　1、缺少實際的主管部門

　　對領(lǐng)導與組織關(guān)系進行明確是管理體制的核心，但從我國現(xiàn)在的科技計劃項目檔案管理的制度來看，恰恰忽略了這兩個至關(guān)重要的核心因素。從項目管理體制的“條塊”來看，專業(yè)主管機關(guān)是科技計劃項目檔案管理領(lǐng)導的主體，主要建立在行政隸屬關(guān)系之上，經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)變之后，行政領(lǐng)導關(guān)系受到了大幅度的削弱，對以行政領(lǐng)導關(guān)系為主的

　　“條塊”型的體制造成了較大的影響，專業(yè)型“領(lǐng)導”的范圍也受到了很大的局限，難以發(fā)揮效用。就科研檔案管理體制而言，該體制只對各級檔案管理、科技行政管理部門工作過程中檢查的職能進行明確規(guī)定，但是其管理執(zhí)行的力度卻比“條塊”體制執(zhí)行力度低，特別是1998年，科技檔案管理信息部門被撤除之后，檔案管理就成了一個孤立的部門，科技計劃項目檔案管理制度也沒有得到落實。

　　2、運行機制缺乏科學性，管理體制得不到落實

　　確保運行機制的有效性和科學性，是落實管理體制的重要條件，是如何實行管理體制的決定性因素，但就目前的科技計劃項目檔案管理體制落實現(xiàn)狀來看，正缺乏一套科學的運行機制。就“條塊”制度來說，其體制發(fā)揮的功能，基本都是由專業(yè)主管的“領(lǐng)導”與檔案行政管理部門決定，且該體制中并未提出該如何解決實行管理體制的問題，管理制度的實行取決于專業(yè)主管機關(guān)領(lǐng)導對檔案管理的重視，致使整個檔案管理體系失去了生機。[1]

　　而對于科研檔案管理制度來說，主要包括兩個方面的管理內(nèi)容，即“四同步”管理、各類項目負責人歸檔責任管理。其中“四同步”管理的實現(xiàn)，是由項目承擔領(lǐng)導者的檔案意識決定，不管是科技行政管理部門，還是檔案行政管理部門，都不會花過多的時間與精力去對具體單位項目檔案工作的執(zhí)行情況進行檢查。在項目負責人的歸檔責任制管理中，各類科研項目的負責人應(yīng)該嚴格履行自己在檔案中的義務(wù)，如果在科技項目的委托合同里沒有將這一點充分的體現(xiàn)出來，項目負責人的檔案義務(wù)就會成為一紙空文，起不到任何作用。

　　二、新型科技計劃項目檔案管理體制的特點

　　1、落實具體措施，具備較強的可操作性

　　中介管理的實行，是科技計劃項目檔案管理可操作性強的具體表現(xiàn)，傳統(tǒng)的科技計劃檔案管理制度，由于監(jiān)管措施得不到良好的落實，管理制度的作用難以真正的發(fā)揮出來。因此，將政府一部分管理職能外包給第三方中介機構(gòu)，留下更廣闊的空間進行專業(yè)化監(jiān)督管理，這是政府管理職能發(fā)生轉(zhuǎn)變的主要表現(xiàn)，也是未來科技計劃項目檔案實現(xiàn)規(guī)范、法制化管理的具體要求。[2]

　　2、領(lǐng)導職能和主體更加明確

　　在全新的科技計劃管理制度當中，科技行政管理部門執(zhí)行項目檔案工作的地位權(quán)力得到了明確，明確了科技行政管理部門的領(lǐng)導職能，讓其有了更好的依據(jù)來執(zhí)行管理，不僅能夠較好的履行項目管理的職能，還增加了項目檔案管理的各個環(huán)節(jié)的管理力度，提高了管理的效率。

　　3、構(gòu)成要素之間的關(guān)系更加合理

　　轉(zhuǎn)變檔案行政管理部門在業(yè)務(wù)指導方面的職能，突顯出科技行政管理部門具備的領(lǐng)導權(quán)限，對各構(gòu)成要素間的關(guān)系進行合理化管理。長期以來，國內(nèi)的科技檔案行政管理部門都是基層業(yè)務(wù)檔案管理工作的承擔者。而這一情況已經(jīng)難以與當前政府職能轉(zhuǎn)變相適應(yīng)，因此，新型的科技計劃檔案管理體制，應(yīng)該將檔案行政管理部門承擔的職能放在客觀位置上，確保新的項目檔案管理制度得到真正的貫徹與落實。

　　三、科技計劃項目檔案管理體制的創(chuàng)新發(fā)展對策

　　1、對項目檔案進行歸口化管理

　　科技行政管理部門的職能是制定出科學、合理的科技計劃項目檔案工作總目標和質(zhì)量管理標準，對單位檔案工作執(zhí)行單位人員的配置、機構(gòu)的設(shè)置及運行經(jīng)費等進行合理的控制，引導該單位制定科學的項目檔案管理體制，并嚴格落實制度中有關(guān)科技項目管理的規(guī)范;對委托中介監(jiān)管的項目檔案管理情況進行檢查;定期實行項目檔案管理人員的培訓工作。因此，對項目檔案實行歸口化的管理，有利于“條塊”體制的轉(zhuǎn)變，可以讓各行各業(yè)、各種類型以及隸屬關(guān)系中的項目承擔者，都由科技行政管理部門直接進行歸口化領(lǐng)導。

　　2、對項目檔案進行實時監(jiān)管

　　當前，政府的職能出現(xiàn)了很大的變化，科技行政管理部門的工作職能也在項目檔案宏觀管理層面上充分體現(xiàn)出來，微觀上的管理交給了外部的社會力量，即相應(yīng)的中介機構(gòu)執(zhí)行。但值得關(guān)注的是，項目監(jiān)管部門在性質(zhì)上雖然是中介機構(gòu)，但它依舊還是科技行政管理部門各項工作職責的執(zhí)行者，所以，科技行政管理部門應(yīng)嚴格領(lǐng)導和監(jiān)督其工作過程。[3]

　　3、采用有效措施，處理項目檔案工作中存在的問題

　　與相關(guān)的科技行政管理部進行適當?shù)慕涣骱蜏贤ǎ�制定出合理的科技計劃項目檔案管理制度和標準，對中介機構(gòu)檔案管理的工作進行嚴格的規(guī)范，并實時監(jiān)督其執(zhí)行各項檔案管理工作的情況，保障管理制度中的各項規(guī)范都能得到真正落實，確保檔案行政管理部門的職能不再和微觀層面中的檔案業(yè)務(wù)有所接觸，而是更加注重宏觀層面上的管理。

　　4、完善相關(guān)的規(guī)章制度

　　科技計劃項目檔案管理的實施，首先需要從制度建設(shè)方面進行，科技管理部門應(yīng)該建議制定和《國家科技計劃管理暫行規(guī)定》、《國家科技計劃項目管理暫行辦法》等制度相匹配的《國家科技計劃項目檔案管理辦法》。并對國家科技計劃項目檔案管理的基本要求與項目承擔單位、科研人員以及各級計劃管理部門的職責進行明確規(guī)定。要明確國家科技計劃項目形成文件的歸檔范圍與質(zhì)量要求，并對科技計劃項目檔案管理制度的形成積累、歸檔驗收、立卷整理以及信息補充等進行規(guī)定。對不同的科技計劃項目，應(yīng)該結(jié)合項目的實際情況，規(guī)定出合理的歸檔范圍與保管期限，以確保規(guī)定的范圍和期限能夠適應(yīng)相關(guān)科技項目檔案管理的要求。構(gòu)建出一套科學、合理、配套的有機體系，將體系中的指導、約束以及保障作用充分的發(fā)揮出來，推動科技計劃項目檔案管理工作穩(wěn)定、健康、有序的發(fā)展。

　　四、結(jié)語

　　總之，新型的科技計劃檔案管理體制延續(xù)了“條塊”制度中“逐條進行管理”的模式，把領(lǐng)導職能移交到了科技行政管理部門手中，解決了科研檔案管理制度中措施無法得到落實與貫徹的問題，將微觀管理的業(yè)務(wù)交給了第三方中介機構(gòu)進行管理，增強了科技計劃檔案管理的有效性。

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