國(guó)土檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用論文

　　市縣兩級(jí)國(guó)土資源管理部門承擔(dān)著大量的檔案管理和使用任務(wù)。本文針對(duì)目前面向?qū)ο蟮拈_(kāi)發(fā)環(huán)境，使用中大型數(shù)據(jù)庫(kù)作為數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，結(jié)合國(guó)土資源檔案管理的具體要求和國(guó)家規(guī)范，本著適用縣級(jí)管理部門投入少、逐步推進(jìn)的原則，建成一個(gè)具有權(quán)限管理靈活、密級(jí)管理嚴(yán)密、日常檔案業(yè)務(wù)規(guī)范、類目自由設(shè)定、分類無(wú)限追加、查詢方便快捷、全電子掃描歸檔、支持快速攝像、電子文件無(wú)限附加、掛接OFFICE快速瀏覽、檔案信息多樣化導(dǎo)出、檔案批量錄入、記錄批量修改、自動(dòng)生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表等功能完善、操作簡(jiǎn)便、易學(xué)易用、適應(yīng)初始技術(shù)操作的電子檔案管理系統(tǒng)。

　　1系統(tǒng)設(shè)計(jì)

　　1.1結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

　　C/S結(jié)構(gòu)一般建立在小型局域網(wǎng)或者專網(wǎng)中，能實(shí)現(xiàn)復(fù)雜功能，對(duì)服務(wù)器負(fù)載要求很低，同時(shí)一般運(yùn)行在特定機(jī)器和網(wǎng)絡(luò)中，安全性措施更容易實(shí)現(xiàn)[2,3]市縣級(jí)國(guó)土資源檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，采用C/S結(jié)構(gòu)。

　　1.2數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)

　　縣級(jí)國(guó)土資源檔案條目數(shù)一般在10萬(wàn)級(jí)，如果暫時(shí)不考慮影音媒體文件以及獨(dú)立的GIS專題數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)應(yīng)掃描文件以及屬性信息的數(shù)據(jù)量大概在TB級(jí)。SQL server作為成熟的大型數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅性能穩(wěn)定、效率高，而且數(shù)據(jù)處理能在PB級(jí)，完全滿足TB級(jí)的縣級(jí)國(guó)土資源檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)要求，而且造價(jià)相對(duì)便宜。

　　1.3軟件開(kāi)發(fā)平臺(tái)

　　考慮到開(kāi)發(fā)成本以及.NET簡(jiǎn)單的開(kāi)發(fā)模式，系統(tǒng)采用.NET_C#開(kāi)發(fā)平臺(tái)。這樣，設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單易行的操作方式更方便，更能使操作人員在短時(shí)間內(nèi)接受并掌握使用技巧。同時(shí)，考慮兼容性，服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行在Windows server2003上。

　　1.4功能設(shè)計(jì)

　　1)為了使國(guó)土資源檔案管理系統(tǒng)類目類別既符合《國(guó)土資源數(shù)字檔案管理規(guī)范》，又有自己的管理特點(diǎn)，系統(tǒng)必須將類目和字段實(shí)現(xiàn)自由配置。

　　2)檔案管理系統(tǒng)要求細(xì)致，必須緊貼國(guó)土資源檔案管理工作流程，配備完善的檔案業(yè)務(wù)處理功能，如查檔、密級(jí)劃分等。在業(yè)務(wù)處理過(guò)程中，系統(tǒng)要滿足進(jìn)行全而的日志記錄要求，對(duì)信息傳輸、用戶訪問(wèn)、數(shù)據(jù)打印等進(jìn)行全而記錄，方便用戶對(duì)日志進(jìn)行查詢，找出日常工作中的問(wèn)題。

　　3)系統(tǒng)需設(shè)置登錄權(quán)限，如劃分管理員、檔案員和一般操作員。各類用戶具有不同的用戶權(quán)限，可實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)的功能操作，避免檔案管理分級(jí)混亂，提高檔案數(shù)據(jù)的安全性。

　　4)系統(tǒng)必須設(shè)置高級(jí)查詢、統(tǒng)計(jì)以及模糊查詢功能。根據(jù)不同的需求，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)人員信息、檔案信息的綜合查詢及統(tǒng)計(jì)功能，條件設(shè)置要靈活。

　　5)系統(tǒng)要支持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)的備份、還原，可本地備份和服務(wù)器備份，方便用戶隨時(shí)調(diào)用備份文件，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的記錄、存儲(chǔ)、更新。

　　6)檔案的唯一性注定了檔案的嚴(yán)肅性和珍貴性。由此，系統(tǒng)要考慮誤操作問(wèn)題，避免人為編輯造成的檔案缺失，減少不必要的麻煩。系統(tǒng)操作習(xí)慣必須緊貼日常人員的既有習(xí)慣，如雙擊鼠標(biāo)、右鍵使用、快捷鍵等因素。

　　2功能實(shí)現(xiàn)

　　國(guó)土資源檔案管理系統(tǒng)界面最終采用符合Windows習(xí)慣的操作方式，界面美觀易用，布局合理，操作簡(jiǎn)便，功能集成于菜單、工具，免去繁瑣的命令操作，使用鼠標(biāo)即可完成所有命令操作，適用不同層次、不同類型的用戶。

　　1)嚴(yán)格的權(quán)限管理。系統(tǒng)通過(guò)用戶登錄信息，區(qū)分登錄權(quán)限，根據(jù)管理員、檔案員和一般操作員的權(quán)限設(shè)置，各類不同權(quán)限的用戶可實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)的功能操作。避免了檔案管理分級(jí)混亂，提高檔案數(shù)據(jù)的安全性。系統(tǒng)采用嚴(yán)格的權(quán)限管理，保證檔案數(shù)據(jù)的涉密安全。

　　2)批量修改記錄和批量導(dǎo)入。批量修改信息是為方便管理員統(tǒng)一輸入、修改等維護(hù)而設(shè)定的。在有大量記錄需要錄入的時(shí)候，還可以通過(guò)系統(tǒng)提供默認(rèn)格式，編輯系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別Excel表一次性批量導(dǎo)入信息，可大大減少錄入人員的工作量。

　　3)密級(jí)管理。為了更好地使用權(quán)限，我們引入了密級(jí)管理。“密級(jí)”操作需要管理員權(quán)限，密級(jí)操作分“標(biāo)識(shí)為普通”、“標(biāo)識(shí)為一級(jí)”、“標(biāo)識(shí)為二級(jí)”、“標(biāo)識(shí)為三級(jí)”，對(duì)應(yīng)無(wú)密級(jí)、“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”，管理員可以通過(guò)“密級(jí)”功能設(shè)置檔案的密級(jí)，同時(shí)對(duì)應(yīng)的密級(jí)用戶只能檢索和閱讀到同等以下的檔案資料，不能越級(jí)操作。

　　4)檔案類別和類別字段管理。為了適當(dāng)增加系統(tǒng)的可擴(kuò)展性，設(shè)計(jì)了管理員的檔案類別和類別字段管理功能。這種功能在按照國(guó)家規(guī)范的分類和屬性來(lái)進(jìn)行檔案管理的同時(shí)，允許用戶根據(jù)部門需要和事業(yè)發(fā)展，以合適的類目和字段來(lái)存儲(chǔ)新的檔案門類和屬性，增加了用戶自我升級(jí)的可能。但是，這一操作需要相當(dāng)謹(jǐn)慎，有可能將原有入庫(kù)屬性批量清空，因此，也只有管理員被賦予了這一權(quán)限。

　　3關(guān)鍵技術(shù)及創(chuàng)新

　　該系統(tǒng)的創(chuàng)新點(diǎn)主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)部分:

　　1)密級(jí)權(quán)限。在國(guó)土資源檔案管理系統(tǒng)中引入密級(jí)概念，配合權(quán)限管理，使檔案管理工作更加規(guī)范和安全。

　　2)類別和字段設(shè)置。設(shè)計(jì)了類別和字段的編輯功能，在較小操作風(fēng)險(xiǎn)的情況下，將功能擴(kuò)展、內(nèi)容擴(kuò)充變得簡(jiǎn)單，不再需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行專門升級(jí)。

　　3)快速掃描儀的連續(xù)采集以及即時(shí)編輯功能。為了提高檔案電子化歸檔的速度，支持使用快速掃描儀連續(xù)掃描，同時(shí)配合即時(shí)編輯功能，彌補(bǔ)了快速掃描儀掃描質(zhì)量不穩(wěn)定的問(wèn)題。

　　4)檔案整合輸出。為快捷實(shí)現(xiàn)整宗檔案的提取，設(shè)計(jì)了將所有檔案信息及附件按順序生成單一PDF文件的整合輸出功能。

　　4應(yīng)用實(shí)例

　　國(guó)土檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)完成后，立刻裝備到柳州市融安縣國(guó)土資源局，并掛接到融安縣地籍信息管理系統(tǒng)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)納入地籍信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理。檔案管理系統(tǒng)試運(yùn)行期間，迅速得到了用戶單位的認(rèn)可，日常的檔案管理諸如檔案錄入、更新、查檔等業(yè)務(wù)已經(jīng)完全通過(guò)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)了由手動(dòng)歸檔和查檔及書(shū)筆登記到電腦歸檔、查檔及登記打印的轉(zhuǎn)變。使得檔案錄入工作由原來(lái)的50min/份減少為10min/份;查檔工作也由原來(lái)的15-30 min縮短為目前的1-3 min。檔案管理模塊極大地改善了檔案室的辦公環(huán)境，提高了工作效率。目前系統(tǒng)已經(jīng)錄入基本檔案資料2萬(wàn)余份，運(yùn)行狀況良好。

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