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無(wú)紙化檔案管理的思考
摘 要：隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用和普及，無(wú)紙化辦公和電子檔案管理以它節(jié)能降耗、操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小、多表現(xiàn)形式、復(fù)制不易丟失和信息資源共享等優(yōu)點(diǎn)將越來(lái)越多的被機(jī)關(guān)、單位、個(gè)人所應(yīng)用 。盡管現(xiàn)在還不能完全實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公和無(wú)紙化檔案管理，但是隨著社會(huì)的進(jìn)步和信息化時(shí)代的發(fā)展，紙質(zhì)辦公和無(wú)紙化辦公的比例將會(huì)越來(lái)越小 。
關(guān)鍵詞：無(wú)紙化 電子化 檔案管理
無(wú)紙化檔案管理，是指利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)電子技術(shù)進(jìn)行檔案整理和管理。主要傳媒工具是計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公工具，可以實(shí)現(xiàn)不用紙張和筆進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)以及事務(wù)處理。有些單位和團(tuán)體從二十世紀(jì)末就計(jì)劃并開(kāi)始實(shí)施無(wú)紙化辦公。無(wú)紙辦公，即不用紙張而辦公。在無(wú)紙化辦公環(huán)境中，計(jì)算機(jī)、應(yīng)用軟件、通信網(wǎng)絡(luò)是三個(gè)最基本無(wú)紙化辦公本的要素。盡管未來(lái)幾十年之內(nèi)還不能全部變成無(wú)紙化辦公，但隨著更多的信息都是以數(shù)字或電子的形式儲(chǔ)存和發(fā)送，所以未來(lái)將會(huì)使我們?cè)絹?lái)越走向無(wú)紙化辦公，無(wú)紙化的檔案管理也相應(yīng)提高和普及。
一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)
有些事物它之所以存在就是在等待被更新或代替。在辦公自動(dòng)化和現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)電子技術(shù)普及的今天，無(wú)紙化辦公將逐漸取代和覆蓋有紙化辦公，這是社會(huì)進(jìn)步必然的趨勢(shì)。電子檔案可以彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的很多方面的缺點(diǎn)，易學(xué)易用、具有一般計(jì)算機(jī)水平的工作人員便可以利用電子設(shè)備輕松進(jìn)行檔案的收集、整理、 統(tǒng)計(jì) 、歸類、 編號(hào)和存檔 。這一切只要一個(gè)小小的移動(dòng)硬盤(pán)就可以完成。它的優(yōu)點(diǎn)是：節(jié)能降耗、一張紙呈現(xiàn)的不單是物質(zhì)能源上的消耗，在其背后還有為這一張紙而進(jìn)行的瑣細(xì)工作，為此付出的寶貴時(shí)間。無(wú)紙化辦公在技術(shù)允許的情況下，可以簡(jiǎn)化工作環(huán)節(jié)，節(jié)省辦公成本，提高辦公效率。 全球因?yàn)檗k公而消耗掉的紙張是一個(gè)龐大的數(shù)字，在紙張背后的能源消耗，更是一個(gè)追尋可持續(xù)發(fā)展所必須關(guān)注的問(wèn)題。 據(jù)市場(chǎng)分析家報(bào)告指出、紙張的用量， 每年增長(zhǎng)率是6%―7%，真是難以置信。所以電子檔案不僅節(jié)能環(huán)保而且傳送速度快 、優(yōu)化管理流程，甚至連個(gè)人或領(lǐng)導(dǎo)的簽名都可以在網(wǎng)上完成。電子檔案材料收集方便、全面、而且具備原始的聲音和動(dòng)畫(huà)，根據(jù)需要可第一時(shí)間發(fā)送， 體積小、 基本無(wú)重量 、對(duì)存放的條件要求適中。
二、資源共享
隨著無(wú)紙化辦公在檔案建設(shè)管理中的應(yīng)用和普及對(duì)有些檔案資源的電子檔案整合后在網(wǎng)絡(luò)情況下實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)部資源共享。一是建立檔案內(nèi)部的局域網(wǎng)。在全國(guó)范圍內(nèi) 、建立和逐步完善系統(tǒng)內(nèi)檔案局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建全國(guó)檔案信息平臺(tái)。二是 打破單一格局橫向發(fā)展實(shí)現(xiàn)信息資源共享。打破檔案、 圖書(shū) 、情報(bào)等有關(guān)信息部門(mén)各自為陣的局面，把各企事業(yè)單位系統(tǒng)信息加以整合，實(shí)現(xiàn)檔案、 情報(bào)、 圖書(shū)等一體化系統(tǒng)管理，建立一個(gè)完整的檔案信息系統(tǒng)。三是建立信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中心。隨著檔案內(nèi)部信息網(wǎng)的建立和完善，檔案部門(mén)應(yīng)充分利用各部門(mén)內(nèi)部的網(wǎng)站和自己制作的網(wǎng)頁(yè)積極收發(fā)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，以便服務(wù)廣大用戶，達(dá)到資源共享的目的。四是建立自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)信息接收系統(tǒng)，實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的電子軟件，以便及時(shí)自動(dòng)接收和發(fā)送最新的相關(guān)信息。
三、完善管理制度
當(dāng)然，無(wú)紙化檔案管理不是完美的，它也有一定缺陷。比如說(shuō)，容易被修改、對(duì)溫度也有一定的要求，還有木馬病毒的侵入等，所以建立嚴(yán)格的管理制度是非常重要的。
1.為了加強(qiáng)系統(tǒng)單位電子文件歸檔管理，保管電子文件和電子檔案的安全保管和有效開(kāi)發(fā)利用，更好的為系統(tǒng)單位發(fā)展和實(shí)施資源共享服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)單位的實(shí)際，特制定如下規(guī)定。
2.建立健全電子文件的管理體制和工作職責(zé)
2.1 電子文件是本系統(tǒng)單位開(kāi)設(shè)的一種獨(dú)立的檔案門(mén)類和載體，應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管。電子文件從形式到歸檔由本單位檔案部門(mén)負(fù)責(zé)。
2.2電子文件應(yīng)按制度嚴(yán)格要求，妥善保管，確保文件不丟失、不損毀、不失真，從而保證電子文件的完整、真實(shí)和有效的利用。
2.3電子文件一定要實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案室要配備與業(yè)務(wù)部門(mén)相兼容的計(jì)算機(jī)軟件和系統(tǒng)，使歸檔的電子文件能有效的識(shí)別和自動(dòng)收發(fā)。
3.電子檔案歸檔方式
3.1檔案部門(mén)根據(jù)要求，在應(yīng)歸檔的電子文件產(chǎn)生時(shí)打上相應(yīng)的標(biāo)記，把經(jīng)辦過(guò)程中的情況記錄在相應(yīng)的文件中;辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)處理歸檔，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行分類組盤(pán)。填寫(xiě)必要的著錄項(xiàng)目，編制機(jī)讀記錄和要存放載體的編號(hào)。
3.2歸檔的電子文件要編制簡(jiǎn)要檢索工具，其基本著錄項(xiàng)目為：序號(hào)、提名、責(zé)任者、文號(hào)、每份文件機(jī)讀時(shí)間及位置、密級(jí)、保管期限、硬件和軟件環(huán)境等著錄內(nèi)容，歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國(guó)家檔案管理著錄規(guī)則的基本要求。
4.電子文件的移交與保管
4.1電子文件在每年定期將上年度應(yīng)歸檔的電子文件向檔案部門(mén)歸檔，移交時(shí)要做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、安全利用、編目規(guī)范、賬目一致、手續(xù)清楚、移交清單根據(jù)需要一式多份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。
4.2單位檔案室負(fù)責(zé)電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)，以及歸檔檢查驗(yàn)收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開(kāi)發(fā)利用。做到外觀完好、整潔無(wú)損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項(xiàng)目與登記一致，確保上機(jī)測(cè)試無(wú)病毒和準(zhǔn)確率。
4.3入庫(kù)的電子檔案，每年要機(jī)讀和定期殺毒，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救。
4.4保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備，室氣溫要適度，不能太低也不能過(guò)高。
5.電子文件的提供和利用
5.1對(duì)于封存歸檔的電子檔案不外借，利用時(shí)使用復(fù)制體，互聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。
5.2銷毀電子檔案，需本單位檔案鑒定小組、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，編制銷毀清冊(cè)，鑒毀人、銷毀人簽名和單位印章。
無(wú)紙化的檔案管理是高科技電子信息時(shí)代的必然趨勢(shì)，也是自動(dòng)化辦公的自然潮流，更是時(shí)代進(jìn)步的體現(xiàn)，雖然現(xiàn)在還不能完全實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化，但它以節(jié)能環(huán)保、方便快捷、省時(shí)省力、提高效率、功能全面等諸多的絕對(duì)優(yōu)勢(shì)被各個(gè)行業(yè)和個(gè)人所廣泛應(yīng)用。
參考文獻(xiàn)：
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