高校教學(xué)檔案管理
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內(nèi)容摘要：高校教學(xué)形式和課程模式的多樣化，對教學(xué)檔案管理工作提出了新要求。然而，高校教學(xué)檔案管理還存在檔案管理意識不強;檔案管理制度不健全;檔案管理隊伍不穩(wěn)定等問題。
解決這些問題，應(yīng)提高對教學(xué)檔案管理工作的認識;健全教學(xué)檔案管理制度;打造高素質(zhì)的教學(xué)檔案管理隊伍;實現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理信息化。
關(guān)鍵詞：高校 教學(xué)檔案 管理
近年來，隨著教學(xué)形式和課程模式的多樣化，檔案的種類不斷增加，檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜化和多樣化，從而對檔案管理工作提出了更高的要求。高校教學(xué)檔案管理工作也應(yīng)按照高校教學(xué)規(guī)律的要求，實現(xiàn)教學(xué)檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。
一.高校教學(xué)檔案管理存在的主要問題
(一)檔案管理意識不強
一些高校的教學(xué)和教輔人員，對教學(xué)檔案工作缺乏充分認識，甚至于對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度。
有些人認為，教學(xué)科研成果是他們自己心血的結(jié)晶，自我保存得相當(dāng)好，沒必要歸檔;有的教師認為，材料放在自己手中，用起來方便等。有些院(系)在期中教學(xué)質(zhì)量檢查中，不按照教務(wù)處要求整理材料，造成了教學(xué)檔案收集不夠齊全完整，歸檔材料質(zhì)量不高，嚴重影響了教學(xué)檔案的建設(shè)和利用效率，從而也影響教育教學(xué)工作的順利開展。
(二)檔案管理制度不健全
高校教學(xué)檔案管理工作應(yīng)嚴格按照其基本原則，進行科學(xué)分類集中統(tǒng)一管理。近年來，隨著國家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺，各高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了長足的進步。
但就目前各高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學(xué)檔案的管理，缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。
如：有些高校沒有建立規(guī)范的部門立卷制度;有些高校各基層部門沒有指定專人負責(zé)文件材料的收集歸檔工作;有些高校頻繁更換教學(xué)檔案管理人員等。
(三)檔案工作隊伍不穩(wěn)定
要做好檔案管理工作，需要有一支比較穩(wěn)定且業(yè)務(wù)能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。教學(xué)檔案產(chǎn)生于教學(xué)及教學(xué)管理部門，需要有既懂檔案業(yè)務(wù)、又有責(zé)任心的人員來管理。
但目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員，其教學(xué)檔案的管理基本是由各部門的教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任，而且這些人員更換非常頻繁。
二.改進高校教學(xué)檔案管理工作的措施
(一)提高對教學(xué)檔案管理工作的認識
教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的重要組成部分，學(xué)校必須把它納入教學(xué)計劃、規(guī)劃、教學(xué)管理制度及其各級人員的管理責(zé)任制中，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標準之一。
首先，學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該經(jīng)常過問教學(xué)檔案工作，把教學(xué)檔案管理列入學(xué)校的工作計劃，在經(jīng)費、人員、用房、辦公等方面提供便利條件，定期檢查和研究教學(xué)檔案管理中存在的問題。
其次，學(xué)校檔案部門必須督促、指導(dǎo)和檢查全校教學(xué)檔案工作，驗收各部門移交的教學(xué)檔案，按照《教學(xué)類檔案工作規(guī)范》要求，做好教學(xué)檔案的整理、分類、保管。
(二)健全教學(xué)檔案管理制度
由于認識不到位，致使檔案管理部門缺少相對完善的、系統(tǒng)的管理制度。例如一些教學(xué)檔案資料的收集，保管，借閱等都沒有明文規(guī)定。
因此，要健全教學(xué)檔案管理制度，以適應(yīng)高等教育發(fā)展的新形勢�？煽紤]從以下幾方面著手： 明確登記制度(目的是及時掌握收集工作情況，避免應(yīng)歸檔材料的遺失、散落)，執(zhí)行時限制度(強調(diào)及時收集，目的是確保歸檔文件材料齊全完整)，履行查對制度、移交制度、索要制度和督察制度等。
(三)打造高素質(zhì)的教學(xué)檔案管理隊伍
要建設(shè)優(yōu)質(zhì)高效的教學(xué)檔案管理隊伍，首先要有正確的人才觀，要大力做好檔案人才引進、培養(yǎng)工作，以人才資源推動檔案工作前進的步伐。
比如，選拔優(yōu)秀的高校檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，給教學(xué)檔案管理隊伍補充新鮮血液，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu);加大在職檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過召開交流會議、教育培訓(xùn)、學(xué)歷教育等多種形式，提高檔案人員的政治理論修養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平以及現(xiàn)代管理能力，改善檔案管理隊伍的整體素質(zhì)，為高校教學(xué)檔案工作發(fā)展提供高優(yōu)質(zhì)人才保障和智力支持。
(四)實現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理信息化
實現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理信息化，是提高高校教學(xué)檔案管理效率的必由之路。檔案信息化是利用信息處理的自動化，達到檔案文件的一體化管理，實現(xiàn)檔案信息的高速檢索，對文字、圖像、音頻、視頻等不同載體檔案進行數(shù)字化存儲，以實現(xiàn)檔案信息遠距離、無障礙的傳遞和交流，達到檔案資源的互通與共享。
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