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建筑設(shè)計(jì)檔案管理論文
建筑設(shè)計(jì)檔案管理論文【1】
【摘 要】建筑設(shè)計(jì)檔案管理的質(zhì)量是衡量建筑施工單位質(zhì)量的重要依據(jù)，是工程質(zhì)量管理程序中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。
檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān)，做到準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，從而保證建設(shè)工程項(xiàng)目按時(shí)按質(zhì)交工。
本文分析了建設(shè)建筑設(shè)計(jì)檔案管理存在的一些主要問(wèn)題，指出了檔案管理在施工文件，廠家檔案，施工文件處理上應(yīng)采取的措施。
【關(guān)鍵詞】工程項(xiàng)目;檔案管理;措施
建筑設(shè)計(jì)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，從項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)到施工、竣工、驗(yàn)收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗(yàn)收以后，才能相對(duì)穩(wěn)定。
建筑設(shè)計(jì)的檔案記載了工程項(xiàng)目活動(dòng)的全過(guò)程，一旦工程出了問(wèn)題，或交工后，需要改建、擴(kuò)建，檔案資料就會(huì)成為寶貴的信息資源。
搞好建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理，僅靠檔案管理人員埋頭進(jìn)行具體業(yè)務(wù)工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個(gè)檔案工作中有著舉足輕重的作用。
在建筑設(shè)計(jì)的過(guò)程中，影響工程資料收集歸檔工作開(kāi)展的因素主要有工期緊、任務(wù)重，部分工作人員不重視。
為了解決這個(gè)問(wèn)題，檔案管理人員要注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗(yàn)收環(huán)節(jié)和經(jīng)濟(jì)手段上進(jìn)行制約，擺正檔案和建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)系，確保建設(shè)項(xiàng)目的收集歸檔工作的正常有序進(jìn)行。
1 建設(shè)建筑設(shè)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題
1.1 施工綜合管理文件原件不齊全
由于空間和時(shí)間的關(guān)系，有的非常重要的文件，在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)就是復(fù)印件，難以滿足檔案資料管理規(guī)定中“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件”的基本要求。
有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。
也有的單位頻繁更換專業(yè)技術(shù)人員，在資料移交時(shí)又把關(guān)不嚴(yán)，同樣造成了原始文件遺失。
1.2 工程資料驗(yàn)收簽證不齊全，存在代簽現(xiàn)象
隨著工程施工進(jìn)度的需要，或?yàn)榱思庇跐M足施工進(jìn)度要求，工程進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收后，沒(méi)有按照國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求辦理書面簽字，結(jié)果，等驗(yàn)收小組解散后，找不到當(dāng)事人簽字。
1.3 竣工圖編制不規(guī)范
有些施工單位不能按照有關(guān)竣工圖的編制要求進(jìn)行編制，在竣工圖的形成過(guò)程中，或使用舊的施工圖改制成竣工圖，或?qū)υ瓐D修改過(guò)多，或使用計(jì)算機(jī)圖的復(fù)印件，或劃改不當(dāng)，以上種種現(xiàn)象均不符合竣工圖編制要求。
1.4 施工資料格式不規(guī)范
施工過(guò)程中形成的資料格式不統(tǒng)一，不規(guī)范。
有用A4的，有用16開(kāi)的，有用32開(kāi)的，文件幅面的頁(yè)邊距不等，差距較大，使案卷的裝訂工作被動(dòng)。
1.5 施工原始資料書寫不規(guī)范
施工過(guò)程中原始資料的書寫五花八門，形形色色，有用鋼筆的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復(fù)寫紙的。
而這些簽證都不利于檔案資料的長(zhǎng)期保存，與竣工資料歸檔要求不符。
1.6 施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫不規(guī)范
交工證書、隱蔽工程、竣工報(bào)告、質(zhì)量保證資料里，有的欄目沒(méi)有簽署意見(jiàn)，有的隨意進(jìn)行涂改，降低了原始資料的可信度，從而降低了竣工資料的使用價(jià)值。
2 建筑設(shè)計(jì)檔案管理的措施
2.1 施工圖設(shè)計(jì)文件的管理
目前，有些建筑施工單位為了搶時(shí)間，搶進(jìn)度實(shí)施“先上車，后買票”，邊施工、邊設(shè)計(jì)、邊辦手續(xù)，造成返工、停工，嚴(yán)重影響了工程質(zhì)量，給工程檔案收集、管理帶來(lái)諸多弊端。
2.1.1 要健全城建工程施工圖預(yù)報(bào)審查制度
各施工單位在工程施工前辦理《報(bào)送工程竣工檔案責(zé)任書》的同時(shí)，將工程施工圖報(bào)送城建檔案管理部門，經(jīng)城建檔案管理人員審查，確定符合要求，再行通知施工。
這樣就可以避免無(wú)工程施工圖先施工，或邊設(shè)計(jì)邊施工。
同時(shí)，城建檔案管理人員也熟悉和掌握了工程施工的要求、進(jìn)度，從而增強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的可行性和目的性，也為工程竣工后檔案收集工作奠定了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。
2.1.2 要加強(qiáng)施工單位檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，依法管理工程檔案意識(shí)
檔案管理人員要掌握《檔案法》和《工程檔案管理辦法》等法律、規(guī)章，嚴(yán)格依法管理，堅(jiān)決禁止無(wú)施工圖先施工、邊設(shè)計(jì)邊施工的現(xiàn)象，要及時(shí)做好工程圖紙、資料收集。
及時(shí)把工程施工檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間送到施工人員手中，并經(jīng)常深入施工第一線，了解施工進(jìn)度，了解施工工程圖的實(shí)施情況，確保施工檔案材料齊全完整。
2.2 廠家檔案管理
廠家檔案資料由廠家提供，經(jīng)采購(gòu)方驗(yàn)核后移交，有合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、使用說(shuō)明書、圖紙等多種內(nèi)容，包括設(shè)備、儀器、儀表和材料等多種類別，有國(guó)產(chǎn)和進(jìn)口之分。
資料本身復(fù)雜繁多，加之涉及廠家多，各廠家提交的資料又各有其特點(diǎn)，情況復(fù)雜，給廠家資料的驗(yàn)核工作增加了不少難度。
一般情況下，商務(wù)合同及其技術(shù)附件會(huì)對(duì)廠家應(yīng)提交的資料有一個(gè)要求，除了參與簽訂合同的部門，如：采購(gòu)部門、使用單位、專業(yè)管理部門等，工程管理單位及檔案管理部門也要參與其中，在廠家提交資料時(shí)，核實(shí)其完整性。
廠家檔案資料包含了物供中心采購(gòu)部分(即甲方采購(gòu))及EPC項(xiàng)目由總包單位采購(gòu)的部分。
對(duì)于甲方采購(gòu)部分，檔案部門要保證主要的資料收集齊全。
做到按要求領(lǐng)取及驗(yàn)核，并結(jié)合經(jīng)驗(yàn)，主動(dòng)出擊，避免隨機(jī)資料不齊，給歸檔工作增加難度。
在沒(méi)有合同或協(xié)議的情況下，對(duì)照設(shè)計(jì)圖紙，了解采購(gòu)情況及應(yīng)提交的資料，爭(zhēng)取在工作中處于主動(dòng)，及時(shí)做好催交工作，迫使業(yè)務(wù)人員重新重視，對(duì)照合同或協(xié)議檢查廠家資料，完善所交資料。
對(duì)于EPC項(xiàng)目，要監(jiān)督廠家按合同匯總移交，EPC單位質(zhì)檢人員要認(rèn)真把關(guān)，保證隨機(jī)資料歸檔齊全并且不影響歸檔時(shí)間。
2.3 施工文件的檔案管理
2.3.1 竣工資料的收集應(yīng)從工程項(xiàng)目立項(xiàng)做起
設(shè)立工程項(xiàng)目資料管理機(jī)構(gòu)和管理人員應(yīng)從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始，負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，負(fù)責(zé)對(duì)施工單位竣工資料的指導(dǎo)、監(jiān)督。
竣工資料編制工作應(yīng)實(shí)行“三同步”管理制度，即工程立項(xiàng)開(kāi)始與竣工資料收集同步;工程施工過(guò)程與竣工資料形成同步;工程完工驗(yàn)收與工程資料驗(yàn)收同步。
將資料管理貫穿到工程施工的全過(guò)程。
2.3.2 建立健全資料管理制度
項(xiàng)目管理部門在工程建設(shè)初期就應(yīng)結(jié)合工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定適合本工程項(xiàng)目的資料管理規(guī)定，明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過(guò)程中各自的職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，做到分工明確，責(zé)任明確。
工程項(xiàng)目管理單位和監(jiān)理單位，在項(xiàng)目開(kāi)始之初就應(yīng)制定出一套可行的、適合本工程特點(diǎn)的竣工資料所要求的表格及樣本，以便于各參建單位在工程資料整理過(guò)程中有依據(jù)，好操作，這樣，才能避免資料格式的多樣性、不規(guī)范性。
只有加強(qiáng)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠。
2.3.3 加強(qiáng)過(guò)程控制是保證竣工資料真實(shí)有效的手段
建筑設(shè)計(jì)的相關(guān)單位、工程管理人員、工程技術(shù)人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，做到建筑設(shè)計(jì)與資料整理同步進(jìn)行，避免設(shè)計(jì)施工與資料分離，切忌先完成施工任務(wù)，而后補(bǔ)資料的現(xiàn)象發(fā)生，負(fù)有管理職責(zé)的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)各施工單位的資料的同步性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行檢查。
2.4 結(jié)語(yǔ)
建筑設(shè)計(jì)檔案管理工作是工程項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，認(rèn)真抓好此項(xiàng)工作有利于促進(jìn)工程管理工作的順利進(jìn)行，縮短交工驗(yàn)收的期限，避免工作完工后牽制建設(shè)、施工單位大量的人力、物力，順利完成建筑設(shè)計(jì)檔案的驗(yàn)收和移交工作。
參考文獻(xiàn)
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[3]張濤：《竣工資料質(zhì)量失控主要原因及解決方法》，《土木建筑學(xué)術(shù)文庫(kù)(第11卷)》，2009年。
建筑工程檔案管理論文【2】
摘要：近年來(lái)，我國(guó)建筑行業(yè)在整體管理水平和能力上都有了顯著的提高，特別是加強(qiáng)了對(duì)于施工工藝、安全、技術(shù)、進(jìn)度、質(zhì)量的全面。
為了有效解決我國(guó)建筑行業(yè)現(xiàn)階段的技術(shù)檔案管理問(wèn)題，我國(guó)建筑企業(yè)在加強(qiáng)軟硬件建設(shè)的同時(shí)，也在加深了對(duì)于其意義的認(rèn)識(shí)。
關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案;管理;意義
建筑工程檔案管理工作是建筑工程工作一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，也是建筑工程管理工作的重要組成部分。
工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是工程項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄，是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，具有十分重要的保存價(jià)值。
一是不斷強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，健全檔案管理制度
我們要正確認(rèn)識(shí)建筑工程檔案在項(xiàng)目管理中的重要性，樹(shù)立認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，才能增強(qiáng)責(zé)任感。
要在檔案資料的收集、整理、編制工作中切實(shí)可行的依據(jù)，我們就必需在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中明確項(xiàng)目各個(gè)參與單位在檔案管理工作中的所負(fù)的責(zé)任。
為確保檔案建立工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，在建設(shè)中工程管理部門在檢查工程施工報(bào)建、建筑工程質(zhì)量監(jiān)督、施工安全監(jiān)督、進(jìn)度的監(jiān)管同時(shí)，也要對(duì)施工單位提出文件資料歸檔的要求，并檢查資料的收集的完整性，使檔案管理自始至終貫穿于整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，把檔案管理作為項(xiàng)目管理工作的重點(diǎn)，不斷的增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。
二是加強(qiáng)檔案管理工作的對(duì)策，不斷提高檔案管理人員素質(zhì)
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的迅速發(fā)展，作為現(xiàn)代檔案信息服務(wù)主角的檔案工作者，已經(jīng)不再是以往單純的檔案管理員，就應(yīng)由以前一般的管理者變?yōu)闄n案信息專家，由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變?yōu)楝F(xiàn)在“檔案信息資源的管理者和傳播者”，成為檔案信息建設(shè)的行家。
建筑工程檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，要求從事建筑工程檔案工作的人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。
特別是在當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活的快速發(fā)展中，對(duì)建筑工程檔案工作檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作也提出了新的要求，如果檔案人員知識(shí)過(guò)于老化單一，面對(duì)不斷更新情況，新問(wèn)題就很難提出解決的辦法，檔案管理不僅要熟悉建筑工程工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各類項(xiàng)目檔案的整理和管理方法，了解建筑工程發(fā)展的現(xiàn)狀及發(fā)展方向，運(yùn)用科學(xué)的檔案理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作。
三是在把握檔案工作環(huán)節(jié)，科學(xué)和合理地分類歸檔
檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)是收集資料，在檔案管理工作中處于最基礎(chǔ)位置，只有認(rèn)真做好檔案資料的收集整理工作，我們才能保證檔案管理后續(xù)工作的順利開(kāi)展。
建筑工程檔案根據(jù)資料的特殊性，房屋建筑的使用年限，分為臨時(shí)建筑和永久，在整理過(guò)程中，要明確立卷歸檔材料的重點(diǎn)，并按短期、長(zhǎng)期、永久三大保管期限，及時(shí)做好資料的收集、審核、完善、整理、歸檔、移交等工作。
在每個(gè)項(xiàng)目竣工、工程驗(yàn)收合格后，及時(shí)進(jìn)行材料的全面整理，查缺補(bǔ)漏。
在各級(jí)部門驗(yàn)收合格結(jié)束后，針對(duì)存在的資料問(wèn)題和不足，要認(rèn)真整改，并及時(shí)做好歸檔，做好保管工作，以方便日后對(duì)資料的查檔利用。
四是既要發(fā)揮檔案利用價(jià)值，還需要促進(jìn)建筑工程工作
要更好地為建筑工程工作服務(wù)，這是建筑工程檔案管理工作的目的，決不是應(yīng)付上級(jí)檢查現(xiàn)而做檔案管理，而是通過(guò)系統(tǒng)、全面地反映每個(gè)建筑工程項(xiàng)目的全貌，能為今后建筑工程工作提供完整的參考資料。
隨著項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的不斷推進(jìn)，應(yīng)把項(xiàng)目檔案管理工作納入整個(gè)項(xiàng)目管理程序，建立制度、專人負(fù)責(zé)、落實(shí)責(zé)任、真抓實(shí)干，與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)行同規(guī)劃、同實(shí)施和同管理，做到準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)地反映項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程，從而提升建筑工程項(xiàng)目檔案的管理水平，推進(jìn)各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。
五是大力改善檔案室硬件環(huán)境設(shè)施
對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，個(gè)別單位沒(méi)有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室空間狹窄、環(huán)境潮濕、“六防”設(shè)備不配套，檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀侵害等將會(huì)影響檔案的外觀與完整。
有的檔案管理部門必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，等設(shè)備都無(wú)法完備。
管理檔案的部門應(yīng)該積極改善條件，選擇用環(huán)境干燥的地方，購(gòu)置吸濕機(jī)等設(shè)備。
綜上所述，只要建筑單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)高度重視，專兼職檔案管理人員保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，并在充分調(diào)動(dòng)廣大員工的積極性，才能保證建筑工程技術(shù)檔案管理工作發(fā)揮更為重要的意義，并且成為推動(dòng)我國(guó)建筑行業(yè)高速發(fā)展的技術(shù)基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn):
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