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風電建設(shè)工程檔案管理論文
風電建設(shè)工程檔案管理論文
【摘 要】本文以親身參加風電建設(shè)工程檔案管理的工作體會，闡述了檔案工作的重要性、風電建設(shè)工程檔案管理工作的特點及檔案管理的工作經(jīng)驗。
【關(guān)鍵詞】風電建設(shè)工程;檔案管理;工作體會
國家基本建設(shè)的快速發(fā)展，我國各行業(yè)檔案資料的作用更是顯現(xiàn)出來，檔案管理工作越來越受到各級領(lǐng)導(dǎo)的重視。
國家把工程檔案的管理水平列入了基本建設(shè)工程整體質(zhì)量的一部分。
各級建設(shè)者為了提高檔案管理工作的水平，引了信息化管理軟件使檔案管理工作也由傳統(tǒng)的手工操作進步到運用現(xiàn)代辦公設(shè)備和技術(shù)進行管理。
收集完整、整理規(guī)范、科學管理、合理利用工程檔案資料成為了各級建設(shè)者不可推卸的質(zhì)量職責。
1.風電建設(shè)工程檔案工作的特點
風能是可再生綠色環(huán)保能源，有利于保護生態(tài)環(huán)境。
風電建設(shè)工程的檔案資料是工程建設(shè)期的歷史記錄，它能真實地反映工程建設(shè)的全過程。
在工程建設(shè)期內(nèi)它是一部各項在建工作的指導(dǎo)和參考書;工程竣工移交給生產(chǎn)(管理)單位后，它是工程設(shè)施的維護管理、確保風電工程長期安全穩(wěn)定運行、充分發(fā)揮投資效益的一顆支柱;隨著社會的進步和發(fā)展，它又將成為工程改擴建的重要依據(jù)。
總之，工程檔案是建設(shè)者留給后來人的寶貴財富，它會無時無刻地發(fā)揮出經(jīng)濟效益的潛能。
由于風電建設(shè)項目在建設(shè)期要形成大量的管理文件和專業(yè)性強的科學技術(shù)性資料。
它包含文件、文字記錄、圖紙、圖表、計算材料和聲像資料及其它有參考價值的載體。
歷史的經(jīng)驗告訴我們，只有嚴格地按照國家檔案管理規(guī)范和風電行業(yè)的有關(guān)規(guī)律對風電建設(shè)工程檔案資料進行達標投產(chǎn)管理才能做到收集完整，形成規(guī)范的、有參考價值的竣工資料。
在工程建設(shè)期的檔案工作有以下幾個特點：
(1)風電建設(shè)工程涉及管理和施工單位多，參建人員經(jīng)常有變動;必須存檔的資料在施工階段就應(yīng)及時收集，否則實現(xiàn)歸檔完整很困難。
(2)風電工程的構(gòu)成是一個多學科、專業(yè)分散且技術(shù)性強的系統(tǒng)工程，它的存檔資料要實現(xiàn)科學分類、規(guī)范整理、管理人員應(yīng)具備檔案管理的專業(yè)知識外，還應(yīng)熟悉風電建設(shè)的全過程并具備一定的專業(yè)技術(shù)知識。
(3)竣工檔案的編制工作是一項繁瑣細致的工作。
要求管理人員有較強的責任感和事業(yè)心，自覺地嚴格執(zhí)行國家和風電行業(yè)的檔案管理規(guī)范，有良好的敬業(yè)精神。
(4)檔案管理人員應(yīng)善于運用現(xiàn)代辦公設(shè)備和專業(yè)技術(shù)，對文件、圖紙資料的文字檔案編制和電子檔案的處理和管理工作。
具備使用現(xiàn)代辦公條件的素質(zhì)。
2.風電建設(shè)工程檔案管理
通過經(jīng)歷了風電站的建設(shè)，如何確保工程竣工檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)、分類科學 ，在參加了檔案管理工作后有以下工作體會:
2.1收集竣工資料要從源頭抓起
竣工檔案資料之所以重要就在于它的真實性和完整性。
而風電建設(shè)工程的原始資料是由方方面面的參建單位積累起來的。
從工程立項到工程竣工驗收經(jīng)歷的時間長、人員變化也大，誰施工誰做竣工的原則難以做到。
一些參建單位為了應(yīng)付也只能編制出回憶錄似的資料，其真實性已無從談起。
工程一開工，業(yè)主就應(yīng)把檔案資料作為一項重要工作來抓。
竣工資料的收集工作應(yīng)按邊施工邊收集的原則進行。
否則，工程竣工后很多應(yīng)收集的資料無從找起。
因此，資料的收集歸檔工作應(yīng)在參建項目的合同中有明確約定，并與工程價款的結(jié)算結(jié)合起來。
甲乙雙方都要以誠信守約的態(tài)度認真履行資料歸檔的職責。
只有抓住源頭才能確保資料收集完整、準確。
2.2制度管理
在風電建設(shè)工程工作的實踐中，對檔案資料進行制度化管理是一個成功的經(jīng)驗。
工程建設(shè)初期業(yè)主就建立嚴格的管理制度，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標準的檔案管理模式。
業(yè)主、監(jiān)理和參建各方都要設(shè)專人領(lǐng)導(dǎo)、專人管理，各單位要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)和管理制度(包括經(jīng)濟責任制)。
業(yè)主和監(jiān)理要明確劃分各單位的資料歸檔責任并定期進行巡查，檢查、督促、指導(dǎo)各級的資料管理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。
對資料管理工作規(guī)范、成績突出的單位和個人要表彰和獎勵，對存在問題的單位要責成及時整改。
杜絕參建單位的檔案管理水平良銹不齊，出現(xiàn)問題成堆而無法整改的局面。
制度化管理可以提高建設(shè)工程檔案管理工作的整體水平。
2.3提高各級資料員的素質(zhì)
各級資料員的工作水平和責任心是確保檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。
由于參建單位多，各單位的管理水平也會參差不齊。
業(yè)主要有針對性地組織資料管理員進行業(yè)務(wù)培訓，增強他們的責任感，使他們熟知管理規(guī)范和竣工檔案編制歸檔工作的具體標準。
要求各單位進入工地就編制出本合同應(yīng)提供的竣工資料詳細目錄，包括案卷提名和案卷編號一并提供給監(jiān)理單位審核。
使業(yè)主、監(jiān)理能有效地控制竣工資料在收集時不漏項、編制時分類科學、案卷提名正確;同時，發(fā)現(xiàn)問題時便于指導(dǎo)，檢查、督促時有依據(jù);參建單位在收集整理竣工資料時也有一個統(tǒng)一的標準。
檔案資料管理人員的工作素質(zhì)在一定程度上是竣工檔案質(zhì)量的保證。
2.4風電建設(shè)項目檔案管理常見問題
(1)一個獨立的事件應(yīng)單獨組卷。
從事件的起因、發(fā)展的過程、處理的結(jié)果應(yīng)按照時間的順序歸檔在一起，便于查閱。
往往由于收集不及時會出現(xiàn)收集的資料存在缺漏項不連貫的情況。
(2)檔案組卷一般應(yīng)不少于三套：一套用于存檔、一套留作資料查閱、一套用于生產(chǎn);其中最少應(yīng)有一套是原件。
所謂原件應(yīng)是紅頭、加蓋紅章或手工實名親筆簽字的文件圖紙資料。
一個風電建設(shè)工程經(jīng)過幾年的建設(shè)期原件資料的丟失情況比較普遍。
(3)同樣由于上述原因，各單位移交的竣工資料中會出現(xiàn)大量的復(fù)印件、冒名或代筆簽名的文件，簽名者不能為所簽資料的真實性負責。
(4)竣工資料書寫不規(guī)范：表現(xiàn)在字跡、圖樣不清晰，圖表不整潔，簽字手續(xù)不完備，永久、長期保存的文件使用了易退色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆)書寫、繪制。
(5)竣工圖的編制修改不完整、不規(guī)范，竣工章加蓋部位不一致不清晰、簽字不完備、圖紙折疊方向大小不符合規(guī)范要求。
(6)檔案資料盒的脊背、封面及案卷提名編寫不能表明卷內(nèi)內(nèi)容，編碼錯誤，卷內(nèi)的頁碼、表格填寫不正確等。
(7)電子檔案保管不善，編制的檔案目錄檢索查找不便捷。
(8)檔案資料管理環(huán)境不能防蟲、防潮、防鼠。
收集的資料損壞嚴重。
3.結(jié)束語
檔案管理工作的質(zhì)量是工程建設(shè)者管理水平的體現(xiàn)。
只要參加工程建設(shè)的各級領(lǐng)導(dǎo)樹立有一切為用戶負責的質(zhì)量理念，重視檔案工作并建立有嚴格的管理制度，風電建設(shè)工程的竣工資料一定是收集完整、準確，編制規(guī)范、系統(tǒng)，能真實反映工程建設(shè)實際情況的達標檔案。
歸檔資料才能真正具有為風電工程安全運行、充分發(fā)揮投資效益保架護航的功能。
同時，具備嚴肅認真的工作態(tài)度、良好的業(yè)務(wù)水平是檔案管理人員必備的工作素質(zhì)。
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