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事業(yè)單位檔案管理的電子檔案管理
事業(yè)單位檔案管理的電子檔案管理【1】
【摘要】本文主要對(duì)事業(yè)單位檔案管理中逐漸發(fā)揮重要作用的電子化檔案管理方法進(jìn)行探究，以期能對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作提供幫助。
【關(guān)鍵詞】電子檔案;事業(yè)單位;檔案管理
隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展和國(guó)家“互聯(lián)網(wǎng)+”政策的推廣，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理模式開(kāi)始有所轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄的模式已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)化為電子式的檔案管理體系，并開(kāi)始逐漸占據(jù)主要地位。
事業(yè)單位在對(duì)檔案進(jìn)行電子信息化管理后，檔案管理者的工作效率有所增加，事業(yè)單位的檔案保管時(shí)間也有所增長(zhǎng)，同時(shí)也減少了檔案儲(chǔ)存的空間占用量。
但在實(shí)踐的過(guò)程中仍要把握電子檔案的優(yōu)勢(shì)也要注意規(guī)避其缺點(diǎn)，通過(guò)在電子檔案的管理過(guò)程中進(jìn)行不斷地實(shí)踐探索，逐漸提升電子信息化的辦公效率，進(jìn)而發(fā)揮事業(yè)單位的電子檔案管理的工作效率。
一、電子檔案管理闡述
如今，我國(guó)許多行政事業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子信息化，帶動(dòng)了事業(yè)單位的工作效率的提升。
在事業(yè)單位中，事業(yè)單位的工作人員只要錄入相應(yīng)的信息資料，電腦就會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，最終形成電子文本的形式，通過(guò)電腦的后臺(tái)運(yùn)行后，將電子文本中的一系列內(nèi)容整理成數(shù)據(jù)。
不僅有利于事業(yè)單位工作人員對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理，同時(shí)也能夠方便檔案查詢?nèi)藛T對(duì)于個(gè)人所需資料的查詢工作。
也還有利于行政事業(yè)單位之間的不同部門(mén)之間的協(xié)調(diào)工作，從而幫助事業(yè)單位的快速高效工作奠定良好的基礎(chǔ)。
二、事業(yè)單位使用信息化檔案管理的好處
傳統(tǒng)的電子檔案管理工作要求事業(yè)單位工作人員通過(guò)用筆記錄的方式進(jìn)行，因此，在工作量比較大的時(shí)候就會(huì)出現(xiàn)浪費(fèi)時(shí)間、效率低下等狀況，此外，由于紙質(zhì)的檔案在管理過(guò)程中會(huì)受到天氣的影響，如受潮等。
為了進(jìn)一步提升事業(yè)單位工作人員內(nèi)的工作效率，在互聯(lián)網(wǎng)信息發(fā)展迅猛的條件下，事業(yè)單位也及時(shí)對(duì)于檔案管理工作進(jìn)行改革，將計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中，從而形成了檔案管理的自動(dòng)化，工作人員的工作效率同時(shí)也得到了一定程度的提升，檔案的利用效率也得到了顯著的提高，由此可以看出檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)。
1.減少了事業(yè)單位的檔案管理時(shí)間。
在事業(yè)單位電子檔案管理過(guò)程中，通過(guò)應(yīng)用信息化技術(shù)，電子檔案的歸檔工作更加方便快捷，檔案管理的繁榮的工作也變得輕松，即有所減少。
電子檔案的隨機(jī)管理也開(kāi)始由立卷工作轉(zhuǎn)變?yōu)殡S時(shí)整理，也實(shí)現(xiàn)了檔案的及時(shí)歸檔。
2.提升了事業(yè)單位的檔案管理效率。
檔案管理的目的在于為人們提供更方便資料查閱方式，檔案管理的信息化有效的實(shí)現(xiàn)了這點(diǎn)。
工作人員有閑暇時(shí)間處理其他的工作任務(wù)，而資料查閱人員也不再像以往那樣工作效率低下，因此其是一種雙贏的策略。
三、事業(yè)單位實(shí)施電子檔案管理過(guò)程中保有的問(wèn)題
1.電子檔案管理過(guò)程中不能按照規(guī)范操作。
在日常的檔案管理工作過(guò)程中，將一些重要的檔案存貯解釋隨意存放，使之不能得到有效的保護(hù)，極易發(fā)生重要資料泄密，甚至所保存的檔案文件丟失的情況。
此外，信息的備份工作也存在疏漏。
備份管理工作中，一些數(shù)據(jù)和文檔的備份存在不明確、不分類(lèi)、難編排、輕介質(zhì)的情況，備份工作中幾個(gè)重要的點(diǎn)都缺乏統(tǒng)一的要求和規(guī)劃，這對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的電子化產(chǎn)生了巨大的阻礙。
2.電子檔案管理實(shí)施時(shí)不能保證安全。
事業(yè)單位檔案和備份的安全性是檔案管理工作的重點(diǎn)，如果不能妥善處理將對(duì)管理行為產(chǎn)生巨大影響。
因此，事業(yè)單位檔案管理工作的安全性，尤其是電子檔案管理的安全成為問(wèn)題多發(fā)區(qū)。
產(chǎn)生此類(lèi)情況主要的原因有二：第一是，相關(guān)檔案工作者安全意識(shí)不足，對(duì)于檔案信息安全性是忽視的，而且有些單位對(duì)于此類(lèi)工作不重視，不能為檔案管理設(shè)置獨(dú)立的辦公區(qū)域，往往檔案管理和其他工作處于開(kāi)放工作環(huán)境下。
甚至有些單位沒(méi)有專(zhuān)職的檔案管理工作人員，一位工作人員身兼數(shù)職，也是造成其工作疏忽的原因之一。
其二，相關(guān)硬件、軟件未能及時(shí)進(jìn)行更新與維護(hù)，而且有些單位受經(jīng)費(fèi)限制未能及時(shí)給系統(tǒng)更新?lián)Q代。
3.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠。
和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比較而言，電子檔案管理對(duì)于檔案管理者的操作素質(zhì)和業(yè)務(wù)條件的要求更高。
要求這些管理者具備十分全面的檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和較高的知識(shí)水平。
然而就當(dāng)下的情況來(lái)看，由于相關(guān)人才的缺乏和培養(yǎng)方式的差異，使得多數(shù)事業(yè)單位出現(xiàn)了人才凋敝的現(xiàn)象，尤其缺乏能夠同時(shí)勝任檔案和信息處理兩類(lèi)工作的復(fù)合型人才，這同樣是事業(yè)單位檔案管理電子化面臨的一個(gè)門(mén)檻性問(wèn)題。
四、事業(yè)單位實(shí)施電子檔案管理可行性改進(jìn)
1.嚴(yán)格按照國(guó)家出臺(tái)的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》進(jìn)行科學(xué)管理和規(guī)范操作。
2.提高電子檔案管理人員的安全意識(shí)和相關(guān)軟硬件條件。
3.通過(guò)更高要求的測(cè)試和選拔，擇優(yōu)從事檔案管理活動(dòng)，并經(jīng)常性組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高電子檔案管理人員的素質(zhì)。
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事業(yè)單位檔案管理中電子檔案的運(yùn)用【2】
摘要：在科技發(fā)達(dá)的時(shí)代，電子檔案早已成為企業(yè)中各類(lèi)信息的主要存儲(chǔ)形式，區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，電子檔案在記載與查找信息方面的優(yōu)勢(shì)顯而易見(jiàn)，檔案管理人員全面掌握電子檔案的運(yùn)用對(duì)于高效管理事業(yè)單位檔案有重要意義，本文對(duì)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案運(yùn)用做了如下分析。
關(guān)鍵詞：電子檔案;檔案管理;運(yùn)用
一、電子檔案的優(yōu)勢(shì)與特質(zhì)
(一)方便高效
首先，在建檔時(shí)，電子建檔比手動(dòng)建檔需要更少的勞動(dòng)力與勞動(dòng)時(shí)間，使工作人員從枯燥乏味的工作中解脫并高效率完成工作。
網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也為電子檔案的歸檔管理和信息利用開(kāi)通“綠色通道”，使歸檔質(zhì)量和檢索速度得到提高。
其次，利用計(jì)算機(jī)處理檔案管理工作，能夠?qū)⑿畔醇須w檔，告別以卷為單位整理檔案的方式。
立卷時(shí)，通過(guò)隨機(jī)管檔，變集中立卷為隨機(jī)整理立卷，將過(guò)去集中的工作量進(jìn)行拆分，提高立卷管理水平，使歸檔更加及時(shí)，減少錯(cuò)誤的發(fā)生，檔案檢索利用的速度大大提高。
(二)可以快速完善檔案
無(wú)論是文件補(bǔ)充還是漏交的文件歸檔，相比于傳統(tǒng)以卷分類(lèi)的管理方式，計(jì)算機(jī)管理按件存儲(chǔ)的方式，更利于檔案管理人員快速添加或刪減檔案。
計(jì)算機(jī)檔案管理避免了傳統(tǒng)檔案拆開(kāi)重新整理的繁瑣程序，只需要在計(jì)算機(jī)上更改檔案目錄即可，可行度高，輕松解決文件堆積的問(wèn)題，既可以節(jié)約工作人員的時(shí)間，又可以滿足事業(yè)單位及時(shí)完善檔案的需求。
(三)保密性和快捷性
計(jì)算機(jī)管理檔案，可以查閱單份文件，查閱快捷。
而傳統(tǒng)的檔案管理，利用者想要查閱文件必須整卷打開(kāi)，文件利用率低并且其他文件容易被泄露，不利于文件的保密，尤其是絕密文件。
(四)電子檔案管理對(duì)檔案管理有著重要的意義
計(jì)算機(jī)管理檔案和傳統(tǒng)檔案管理相比較，在檔案的質(zhì)量上有明顯不同。
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，每個(gè)立卷人理解方式都不同，這一點(diǎn)直接導(dǎo)致檔案質(zhì)量水平參差不齊，不便于日后對(duì)檔案的利用。
傳統(tǒng)檔案歸檔需要大量人工操作，浪費(fèi)很多時(shí)間，時(shí)間不合理分配使管理人員只能耗費(fèi)大量時(shí)間歸檔，而編研工作停滯不前。
電子檔案管理就不存在這樣的問(wèn)題。
電子檔案管理能幫助檔案管理人員高效高質(zhì)量的完成工作，使檔案在利用時(shí)發(fā)揮更大的價(jià)值，讓檔案管理人員有時(shí)間去加強(qiáng)其他業(yè)務(wù)。
二、電子檔案在事業(yè)單位檔案管理中可能存在的問(wèn)題
(一)電子檔案認(rèn)識(shí)的局限性
目前很多檔案管理者對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)仍然只停留在表面，對(duì)電子檔案沒(méi)有統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，進(jìn)行電子檔案管理工作時(shí)還存在很多問(wèn)題。
(二)檔案管理人員方面問(wèn)題
檔案管理人員素質(zhì)高低直接接影響到工作質(zhì)量，因此事業(yè)單位檔案管理人員在思想水平和工作能力上都應(yīng)盡力提高，管理人員在具備較高政治思想的同時(shí)還應(yīng)該擁有微機(jī)理論知識(shí)和實(shí)際操作相結(jié)合的工作能力，展現(xiàn)出電子檔案管理的工作特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。
目前，在很多事業(yè)單位中，頻繁的人員變動(dòng)與較大的工作量，影響了檔案管理人員工作效率，電子檔案管理工作也因此不能長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。
(三)電子檔案安全方面的問(wèn)題
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)帶動(dòng)了科技同時(shí)也給不法分子提拱了犯罪平臺(tái)，電子檔案管理依賴于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將檔案分類(lèi)管理的形式雖然比紙質(zhì)檔案管理更方便快捷，但是存在更大風(fēng)險(xiǎn)，在計(jì)算機(jī)將文件傳送或接收過(guò)程中，很容易被病毒侵入，病毒會(huì)截獲文件或更改文件信息。
全國(guó)有很多關(guān)于電子檔案內(nèi)信息被竊取的報(bào)道，這是使用電子檔案時(shí)需要引起重視和盡量避免的問(wèn)題。
(四)檔案管理方面的不足
電子檔案的存放載體與紙質(zhì)檔案的載體不同，檔案管理人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的以紙為載體的紙質(zhì)檔案，并能存放好紙張，而很多檔案管理員現(xiàn)在還不能完全適應(yīng)電子檔案，對(duì)于U盤(pán)等電子檔案的載體不能充分認(rèn)識(shí)，隨意對(duì)待這些存儲(chǔ)工具。
(五)電子檔案的保存與標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展問(wèn)題
電子檔案雖簡(jiǎn)單方便，但使用電子檔案的相關(guān)部門(mén)并沒(méi)有為大量電子檔案的存儲(chǔ)做好充分的準(zhǔn)備，保障電子檔案長(zhǎng)久安全完整的措施還有待提高。
很多事業(yè)單位，根據(jù)單位需求隨意建立電子檔案，使電子檔案距離規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)還有很遠(yuǎn)。
三、事業(yè)單位的電子檔案管理問(wèn)題解決方案
(一)加強(qiáng)檔案管理人員素養(yǎng)，合理改進(jìn)工作方式
首先，檔案管理人員需要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，更加全面掌握電子檔案的要領(lǐng)。
其次，管理人員可以制作電子版和紙質(zhì)版兩種內(nèi)容相同的檔案，一起歸檔。
(二)改善管理方式，培養(yǎng)檔案管理人員
電子檔案管理決定了工作人員需要極高的工作素質(zhì)和豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。
首先事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人需要合理控制工作人員的流動(dòng)性，確保檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。
其次，檔案管理人員需要通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)和實(shí)踐提高自己的工作能力，并且全面掌握與工作相關(guān)的技能，成為綜合型人才，并且能對(duì)電子檔案管理發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)對(duì)自如。
(三)健全保障機(jī)構(gòu)，保證電子檔案的安全
首先，完善的規(guī)章制度是事業(yè)單位持久發(fā)展的根本。
檔案管理部門(mén)也需要制度維持運(yùn)轉(zhuǎn)，加強(qiáng)各部門(mén)電子檔之間的聯(lián)系與溝通，提高電子檔案的靈活性，便于檔案集中管理。
其次，檔案管理人員需要采取一系列安全保障措施，比如在計(jì)算機(jī)上安裝殺毒軟件，防火墻等，防止信息泄露。
最后，嚴(yán)格監(jiān)控檔案的使用，對(duì)于絕密文件，要建立相應(yīng)的跟蹤監(jiān)控系統(tǒng)，防止重要文檔丟失或被竊取。
(四)加強(qiáng)電子檔案的管理
檔案管理人員需要完全掌握常用的電子檔案存儲(chǔ)載體的使用方法，如U盤(pán)，光盤(pán)等，加強(qiáng)電子檔案保護(hù)意識(shí)。
(五)改善管理環(huán)境，規(guī)范檔案管理
首先，事業(yè)單位應(yīng)該以設(shè)備投入為主要方式，配合創(chuàng)新的思想。
創(chuàng)建既符合本事業(yè)單位的檔案管理特點(diǎn)，又能高效的分類(lèi)保存事業(yè)單位的電子檔案，加速檔案現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)化管理。
其次，有關(guān)部門(mén)應(yīng)該推出統(tǒng)一檔案管理軟件，規(guī)范電子檔案格式，使電子檔案使用起來(lái)更加方便，同時(shí)節(jié)約人力物力等各方面資源，提高工作效率。
對(duì)于資金不足的事業(yè)單位，應(yīng)盡力協(xié)助其全面發(fā)展。
四、結(jié)語(yǔ)
隨著科技不斷發(fā)展，電子檔案為人們帶來(lái)的便利也越來(lái)越多，雖然電子檔案目前存在的許多問(wèn)題，但仍然值得推廣使用，解決電子檔案管理系統(tǒng)規(guī)范和統(tǒng)一的問(wèn)題是一個(gè)緩慢的過(guò)程，需要有關(guān)部門(mén)和檔案管理人員的共同努力。
完善后的電子檔案管理終將為事業(yè)單位創(chuàng)造更大的價(jià)值!
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