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事業(yè)單位電子檔案管理的主要措施的論文
摘要：近年來(lái)，我國(guó)事業(yè)單位在社會(huì)發(fā)展中所發(fā)揮的作用越來(lái)越大。事業(yè)單位作為服務(wù)廣大人民的窗口，它的工作質(zhì)量直接影響著人民生活。因此，有必要對(duì)事業(yè)單位職能的發(fā)揮給予足夠的重視。目前事業(yè)單位的電子檔案管理方式，與傳統(tǒng)的檔案管理相比有很大的提升，不僅大大減輕了工作人員的壓力，提高了工作效率，還使得檔案的查詢和搜索等更加簡(jiǎn)單便捷，從而使事業(yè)單位的整體工作質(zhì)量得到提升。本文對(duì)目前事業(yè)單位的電子檔案管理的主要措施進(jìn)行了具體分析，希望對(duì)我國(guó)事業(yè)單位的快速發(fā)展有所幫助。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案管理；措施
1事業(yè)單位電子檔案管理現(xiàn)狀
隨著社會(huì)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化也在逐步地?cái)U(kuò)展。在目前我國(guó)的事業(yè)單位中，電子檔案管理的方式正受到較為廣泛的關(guān)注和應(yīng)用。通過(guò)將檔案信息電子化，不僅方便了對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入和檢索，使工作的簡(jiǎn)便性大大提升，降低了人員的工作壓力，提升了工作的效率，還提高了事業(yè)單位的整體工作質(zhì)量，使單位的發(fā)展與社會(huì)發(fā)展相協(xié)調(diào)，進(jìn)一步提升了服務(wù)水平。另外，檔案的電子化與傳統(tǒng)相比雖然都有收集、整理和保存等環(huán)節(jié)，但在安全性、傳輸性以及可修改性等方面卻有很大不同，這一方面給檔案的管理帶來(lái)很多優(yōu)勢(shì)，另一方面也造成了很多隱患。
2電子檔案管理中出現(xiàn)的主要問(wèn)題
2.1安全性問(wèn)題。檔案管理電子化雖然給相關(guān)人員帶來(lái)了很大的便捷，提高了管理效率，但同時(shí)，它也造成了較大的安全問(wèn)題。在現(xiàn)代，互聯(lián)網(wǎng)已蔓延到各個(gè)行業(yè)及各個(gè)領(lǐng)域，它在帶來(lái)很大好處的同時(shí)也使數(shù)據(jù)和信息的安全受到很大威脅。由于進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)的門檻較低，再加上全球網(wǎng)絡(luò)正朝著共享性和開放性的方向發(fā)展，這就使得不法分子接近相關(guān)數(shù)據(jù)信息的難度大大減小，通過(guò)制造專門的病毒和木馬等或者直接潛入目標(biāo)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，竊取、篡改或破壞相關(guān)數(shù)據(jù)，給相關(guān)人員帶來(lái)較大的損失。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中出現(xiàn)漏洞是十分普遍的事，這就使互聯(lián)網(wǎng)所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)始終存在，再加上在數(shù)據(jù)通過(guò)U盤等工具進(jìn)行轉(zhuǎn)移時(shí)所產(chǎn)生的泄露風(fēng)險(xiǎn)、計(jì)算機(jī)軟件或者硬件的突然故障導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓的風(fēng)險(xiǎn)等問(wèn)題，更突顯了電子檔案管理安全問(wèn)題的重要性。另外，由于現(xiàn)代的黑x所使用的技術(shù)越來(lái)越高級(jí)，大多數(shù)防火墻往往防不勝防，在遇到較大的威脅時(shí)不能很好地起到作用。再加上電子檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，部分人員不能及時(shí)對(duì)檔案系統(tǒng)的安全措施進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)和升級(jí)，使得數(shù)據(jù)信息面臨較大威脅，而當(dāng)管理人員為追求個(gè)人利益而泄露部分檔案信息時(shí)，也不易被上層領(lǐng)導(dǎo)察覺(jué)，這進(jìn)一步增加了檔案管理的難度。
2.2兼容性問(wèn)題。由于各個(gè)事業(yè)單位的電子檔案管理系統(tǒng)有一定差異，導(dǎo)致在不同的單位之間進(jìn)行檔案信息的傳輸和共享時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)兼容性問(wèn)題，從而造成信息往來(lái)的不便。在目前，大多數(shù)事業(yè)單位的電子檔案的接收格式有很大不同，這十分不利于上級(jí)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，同時(shí)，又由于每個(gè)部門在對(duì)檔案進(jìn)行制作和處理時(shí)所使用的軟件和所采取的形式不同，最終使得文件的形式差異較大，這給文件的管理工作帶來(lái)很大難度，大大降低了檔案管理的工作效率。
2.3保管問(wèn)題。電子檔案的保管與紙質(zhì)檔案有較大區(qū)別。在保管紙質(zhì)檔案時(shí)，要注意的是防水、防火、防潮、防蟲等問(wèn)題，而電子檔案的保管則略有差異。首先，電子檔案同樣要進(jìn)行水和火的防護(hù)，防止水和火對(duì)電子設(shè)備造成損害；其次，電子檔案在進(jìn)行保管前，要徹底的查殺病毒和木馬，要保證檔案文件自身的安全，必要情況下還要進(jìn)行加密工作，定期進(jìn)行安全檢查，確保記錄信息的完整性和安全性；再次，要選擇質(zhì)量較好的存儲(chǔ)設(shè)備，避免因設(shè)備的損壞而導(dǎo)致文件丟失；最后，還要對(duì)保管環(huán)境進(jìn)行控制，遠(yuǎn)離有害氣體和強(qiáng)磁場(chǎng)環(huán)境，同時(shí)選擇合適的溫度和濕度條件。
2.4歸檔問(wèn)題。由于電子檔案具有一定的可重復(fù)性和可逆性，使得相關(guān)人員在對(duì)檔案進(jìn)行修改時(shí)不會(huì)產(chǎn)生修改痕跡，從而減少了在進(jìn)行歸類時(shí)所產(chǎn)生的錯(cuò)誤，同時(shí)，由于錯(cuò)誤可以被及時(shí)更正，為工作帶來(lái)很大的便捷，但是，電子檔案的這種性質(zhì)也使其面臨檔案的真實(shí)性無(wú)法得到保證的問(wèn)題，由于檔案可被人無(wú)痕跡修改，使得其內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息無(wú)法被看出是否被人刻意改動(dòng)，進(jìn)而影響檔案的使用。電子檔案由于是通過(guò)虛擬的方式形成的，相關(guān)人員可以隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的修改等工作，使得其文件真?zhèn)蔚谋鎰e難度大大提升，另外，由于其載體可通過(guò)復(fù)制粘貼等方式進(jìn)行變更，從而使其缺乏法律方面的效力，因此，在電子檔案的真實(shí)性和原始性的界定方面目前還存在較大問(wèn)題。
3相應(yīng)的解決措施
3.1加強(qiáng)安全防護(hù)。事業(yè)單位應(yīng)定期的對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)，設(shè)置完善防火墻系統(tǒng)，及時(shí)的進(jìn)行病毒和木馬的查殺工作，定期進(jìn)行漏洞的修補(bǔ)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)的安全加大監(jiān)測(cè)力度，及時(shí)引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)軟件進(jìn)行系統(tǒng)的防護(hù)工作。同時(shí)，要對(duì)設(shè)備所處的環(huán)境進(jìn)行檢查，遠(yuǎn)離水源和易燃易爆物品，對(duì)含有有害氣體和較大磁場(chǎng)的環(huán)境應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理或更換設(shè)備安置地點(diǎn)。另外，還要提升管理人員的素質(zhì)，提升人員的安全責(zé)任意識(shí)，必要時(shí)可制定危機(jī)處理應(yīng)急方案以降低安全問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)所造成的損失。
3.2規(guī)范統(tǒng)一格式。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，若要減少在進(jìn)行文件共享以及傳輸?shù)惹闆r下出現(xiàn)的不兼容問(wèn)題的發(fā)生，唯有通過(guò)在各單位之間建立共同的標(biāo)準(zhǔn)，將格式等進(jìn)行規(guī)范和統(tǒng)一，摒棄具有特殊格式的軟件，使文件類型等保持一致。通過(guò)建立電子檔案規(guī)范制度，對(duì)電子檔案的收集、整理、保存等方面的具體細(xì)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，從而大大方便事業(yè)單位的整體工作效率，提升事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量。
3.3加強(qiáng)檔案文件真實(shí)性。檔案文件的真實(shí)性和原始性的加強(qiáng)主要是通過(guò)借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及嚴(yán)密的制度來(lái)實(shí)現(xiàn)。首先，事業(yè)單位應(yīng)引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的文件加密技術(shù)，使得每次檔案修改的內(nèi)容及修改時(shí)間等信息完完全全的被記錄下來(lái)，通過(guò)對(duì)電子檔案的內(nèi)部結(jié)構(gòu)以及背景等的元數(shù)據(jù)進(jìn)行保留，方便日后的查詢和追蹤工作；其次，要在制度上進(jìn)行設(shè)置，在有相關(guān)人員進(jìn)行檔案的修改時(shí)務(wù)必要經(jīng)過(guò)上級(jí)的批準(zhǔn)，通過(guò)采用身份驗(yàn)證管理方式，防止無(wú)關(guān)人員對(duì)數(shù)據(jù)信息的篡改，具體來(lái)說(shuō)，可使用包括用戶信息驗(yàn)證、數(shù)字證書認(rèn)證以及輸入密碼口令等方法，來(lái)對(duì)用戶的權(quán)限進(jìn)行一定限制，保證檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和原始性。
4結(jié)論
事業(yè)單位的電子檔案管理工作還存在著諸多問(wèn)題，包括安全性問(wèn)題、兼容性問(wèn)題、歸檔問(wèn)題以及保管問(wèn)題等，可通過(guò)加強(qiáng)安全防范措施、制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一格式以及提升管理人員素質(zhì)等方式來(lái)進(jìn)行解決，從而提升事業(yè)單位的工作質(zhì)量，減少錯(cuò)誤的發(fā)生率，提升事業(yè)單位的服務(wù)水平。本文對(duì)事業(yè)單位電子檔案管理的主要措施進(jìn)行了仔細(xì)分析，對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行了客觀詳細(xì)的探討，并給出了部分解決方法，為相關(guān)研究人員提供了一定幫助。
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