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公路工程建設(shè)管理檔案工作論文
摘要:公路建設(shè)是我國基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中的重要內(nèi)容，其在推進區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展和相互溝通中起著根本性的作用。隨著公路建設(shè)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了大量的公路工程文字、圖片等材料，如何對這些資料進行檔案建立與保存，是公路工程項目工作中面臨的一大問題。本文以如何做好公路工程建設(shè)項目檔案管理工作為主旨進行探究，從制度建設(shè)、前期管理、檔案開發(fā)及嚴格驗收等4個方面對其進行分析，希望能夠為實踐過程中的公路工程建設(shè)項目檔案管理工作提供積極幫助。
關(guān)鍵詞:公路工程;項目建設(shè);檔案管理
在公路工程項目建設(shè)過程中，無論工程前期規(guī)劃立項還是后期項目建設(shè)過程中都會產(chǎn)生大量文本、記錄等重要的資料，這些資料包括工程各階段的建設(shè)依據(jù)、建設(shè)過程中的質(zhì)量安全與資金支付等重要憑證，它是體現(xiàn)工程建設(shè)合法性以及工程質(zhì)量狀況最原始也是最重要的依據(jù)。然而現(xiàn)階段，我們在工程建設(shè)領(lǐng)域中，還較為普遍的存在著“重建設(shè)、輕檔案”的現(xiàn)象，在檔案建立管理中依舊存在許多問題，例如缺乏統(tǒng)一的檔案管理模式、缺少高水平的檔案管理人員、檔案管理督促不到位等等。這些現(xiàn)象使得在公路工程建設(shè)中，優(yōu)秀的項目建設(shè)管理經(jīng)驗未能得到很好的推廣和利用。因此，如何做好工程檔案管理，積極推廣優(yōu)秀的公路工程建設(shè)檔案管理，對推進公路工程建設(shè)的管理水平和質(zhì)量提高都具有一定現(xiàn)實意義的。
1加強檔案管理制度建設(shè)
檔案管理制度的建設(shè)是公路工程建設(shè)項目檔案管理工作的基礎(chǔ)與前提，只有完善了檔案管理的相關(guān)制度，才能促進檔案管理工作的實施，提高公路工程項目中檔案管理的效率。根據(jù)公路工程建設(shè)的相關(guān)規(guī)定，檔案管理制度的建立要從以下3個方面開展。
2要提高對檔案工作重要性的認識
檔案管理工作量大，內(nèi)容煩雜，持續(xù)時間長，需要有專業(yè)的管理人員長期且固定的進行系統(tǒng)管理，才能保證檔案工作質(zhì)量。并且此項工作相對枯燥，不太容易出成果，只有長期堅持才能獲得良好的回報。而且由于檔案工作的寬泛性，所有參建部門都要涉及，只有各部門相互配合，才能形成完整的工程建設(shè)檔案。因此，我們首先要提高對檔案這項工作的復(fù)雜性和重要性的認識，只有了解了其負責(zé)程度和工作的重要性，才能重視此項工作。在實際工作中，建議成立多部門聯(lián)合管理機構(gòu)或小組，分工協(xié)作，共同促進此項工作。我們在建設(shè)杭長高速公路杭州段期間，檔案具體工作雖然由辦公室負責(zé)，但成立了由指揮部分管領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，成員包括辦公室、總師辦、工程處、前期辦、安保處等各部門負責(zé)人。明確各部門涉及的資料由部門負責(zé)人及時收集，然后由我統(tǒng)一整理歸檔，效果良好，具體組織分工見圖1。圖1檔案工作組織分工3建立檔案員崗位責(zé)任制度在公路工程建設(shè)中，檔案資料相關(guān)要求政府管理部門已經(jīng)明文要求，但如何落實依靠檔案管理人員。檔案管理人員是檔案管理工作中的主體，它們的工作行為決定了檔案管理工作的質(zhì)量，因此要針對檔案管理人員建立合理的崗位責(zé)任制度。通過這一制度，對檔案管理中的每一個環(huán)節(jié)包括檔案的收集、整理、立檔、管理等進行有效規(guī)范。以制度約束管理行為，將有力提升檔案員的責(zé)任感。
3完善檔案管理的監(jiān)督制度
在公路工程建設(shè)項目檔案管理工作中，要把握好前期的檔案管理工作，只有一開始建立起了完整、有序、良好的檔案管理體系，才能保證后期的檔案管理工作有序、合理的進行。在公路工程建設(shè)項目前期工程的檔案管理工作中要通過以下兩部分進行。(1)分類納入資料分類納入資料是公路工程建設(shè)過程中重要的檔案管理方式，總體來說各類資料主要分為3大類:其一是工程建設(shè)程序類，以工程預(yù)可、工可、施工圖設(shè)計、招投標等類別;其二是建設(shè)管理類，是建設(shè)過程中各參建單位根據(jù)檔案管理要求整理歸檔的資料，主要是現(xiàn)場發(fā)生的各類施工及監(jiān)理的第一手資料，包括項目中每一個標段根據(jù)單位、分部及分項工程劃分規(guī)定，收集整理的全套資料;其三是其他管理類資料，包括各類檢查、驗收、交竣工等。在上述分類資料中，第二類是最多也是最復(fù)雜的。根據(jù)現(xiàn)行《公路工程質(zhì)量檢驗評定標準》，一般項目的單位工程的劃分分為路基工程、路面工程、橋梁工程、互通工程、隧道工程、環(huán)保工程、交通安全設(shè)施、機電工程、房屋建筑工程等。以斜拉橋和懸索橋為主體的建設(shè)項目單位工程按塔及輔助、過渡墩;錨碇;上部構(gòu)造制作與防護(鋼結(jié)構(gòu));上部構(gòu)造澆注與安裝;引橋;引道;互通立交;交通安全設(shè)施等。所有的單位工程又分為若干分部工程及分項工程。現(xiàn)將土建工程分部分項工程劃分列舉如表1。在檔案資料收集時，要將上述每一個分項工程所涉及的資料收集整理后按類歸檔。分項工程是資料的基本單元，在施工資料中每一項可能有大量的同項內(nèi)容。比如橋梁樁基，每一根樁為一個分項，但一個標段中可能有幾百根樁，需要逐樁收集歸檔，因此檔案數(shù)量較多，見表2。(2)文件同步歸檔在工程項目開始之前，項目管理人員要將文件材料進行合理的歸檔，將項目前期每個環(huán)節(jié)實施過程中產(chǎn)生的資料及時歸檔。前期資料往往是工程建設(shè)的依據(jù)，及時歸檔將為建設(shè)過程中各級部門的相關(guān)檢查及時提供材料。同時，在建設(shè)期間也要做到及時收集、及時歸檔，這是保證資料完整性的好辦法。
4定期督查，嚴格驗收檔案
4.1分階段定期檢查
公路工程項目是一項浩大、長期性、復(fù)雜的工程，其中包含了諸多的資料信息，公路工程項目的性質(zhì)決定了公路項目工程的檔案管理也是一項較為浩大的工作，因此，在加強檔案管理的督查過程中，要根據(jù)工期及實際情況進行分階段定期的檢查方式，在一定周期內(nèi)加強對相關(guān)資料收納、整理、編研的檢查，保證資料的全面性和準確性。
4.2檢查方法多元化
工程建設(shè)過程中，往往工程負責(zé)人將關(guān)注點集中在工程項目實施的工地中，忽略了對后期資料整理的工作，在需要資料時往往出現(xiàn)資料不全、資料不準確、資料找不到等現(xiàn)象，因此，在對檔案管理進行定期檢查的基礎(chǔ)上也要創(chuàng)新檢查方式，通過多元化的檢查方式促進檔案資料的整理，例如抽樣檢查、重點檢查等，通過檢查工作的進行將資料整理、檔案管理工作重視起來。在我參加的江東大橋、杭長高速等幾個大型交通基礎(chǔ)設(shè)施過程中，我們一般每季度進行一次專項檔案檢查。檢查基本采用抽調(diào)各參建單位檔案管理人員組成檢查組，然后針對前一階段的工作重點，核查相應(yīng)的資料歸檔情況。各參建單位通過這樣的工作，能做到相互學(xué)習(xí)、相互促進，有效提高整個項目的檔案管理質(zhì)量。
5重視相關(guān)檔案開發(fā)利用
建立一份好的檔案，目的在于希望能有好的利用。切實發(fā)揮檔案資料的價值，對本項目建成后的管養(yǎng)及類似項目的建設(shè)都有良好的利用和參考價值。這種開發(fā)利用可以從以下2個方面進行開展。
5.1開展借閱交流活動
檔案管理工作作為一項為公路工程項目服務(wù)的工作，其工作成績與作用體現(xiàn)在利用價值。公路工程作為一項長期性的技術(shù)工作，在項目進行的過程中往往會面臨很多困難，因此通過借閱、咨詢、交流等形式，學(xué)習(xí)類似工程建設(shè)管理資料，使每一個項目工作人員吸收相關(guān)類似工程的管理經(jīng)驗，提高自身管理能力，為公路項目的工程實施提供幫助。
5.2加強重點檔案編研
在公路工程項目檔案的管理過程中，重點檔案的編研工作也是對項目檔案進行開發(fā)利用的一種形式，通過編研能夠?qū)⒁恍┯杏玫馁Y料歸納整理起來，也能夠加強對原始不完整項目資料的整理。隨著科技不斷發(fā)展，全電子檔案的建設(shè)是一種趨勢。這將更好的為后期的公路項目提高有效幫助。
6結(jié)語
總而言之，做好公路工程建設(shè)項目中檔案管理的工作對公路工程的開展、使用、管理等活動都起著極為重要的作用，面對我國現(xiàn)階段公路工程建設(shè)項目檔案管理中出現(xiàn)的問題，通過檔案管理制度的完善健全，在科學(xué)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)上提高公路檔案信息的管理水平，使公路工程建設(shè)項目檔案真正對公路工程各階段的工作起到積極的推動作用。
作者:倪曉敏 單位:杭州市公路管理局
參考文獻:
［1］趙惠芹．談如何做好公路工程建設(shè)項目檔案管理工作．河北工程技術(shù)高等專科學(xué)校學(xué)報，2013(1)．
�。�2］陳惠玉．對公路工程建設(shè)項目檔案管理工作的思考．辦公室業(yè)務(wù)，2013(3)．
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