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高校財(cái)務(wù)檔案管理問(wèn)題及對(duì)策論文
【文章摘要】財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理是學(xué)校檔案管理的組成內(nèi)容之一。高校的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)該保證真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，但當(dāng)前我國(guó)高校的財(cái)務(wù)檔案管理工作還存在著許多的問(wèn)題，一定程度上影響了財(cái)務(wù)管理工作的開(kāi)展。
【關(guān)鍵詞】高校；會(huì)計(jì)檔案；檔案管理
高校財(cái)務(wù)檔案能夠記錄和反映學(xué)校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，對(duì)于學(xué)校的財(cái)務(wù)管理工作十分重要�，F(xiàn)階段，我國(guó)大部分高校的財(cái)務(wù)管理工作還存在財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)淡薄、檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作不及時(shí)等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)工作的正常開(kāi)展，本文主要就高校財(cái)務(wù)檔案管理的內(nèi)容、存在的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析討論，并提出幾點(diǎn)解決措施。
1財(cái)務(wù)檔案的主要內(nèi)容
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案主要包括四個(gè)組成部分，即會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄、會(huì)計(jì)報(bào)表及其它會(huì)計(jì)核算資料。其中，會(huì)計(jì)憑證主要包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等等；會(huì)計(jì)賬簿主要包括明細(xì)賬、日記賬、總賬等等；會(huì)計(jì)報(bào)表包括季度報(bào)表、年度報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)表、資產(chǎn)負(fù)債表等等；其它會(huì)計(jì)核算資料包括銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、財(cái)務(wù)備份光盤(pán)等等。不同類(lèi)型檔案的管理期限、管理方法存在著較大的區(qū)別，下文主要就高校財(cái)務(wù)檔案管理的工作流程進(jìn)行簡(jiǎn)單的介紹。
2高校財(cái)務(wù)檔案管理工作流程
高校財(cái)務(wù)檔案管理主要包括檔案接收、立卷、管理、查閱、銷(xiāo)毀幾部分內(nèi)容。檔案接收工作主要是在每年的第一季度開(kāi)始，接收的檔案主要是上年的各種會(huì)計(jì)資料，檔案接收之前必須由交接雙方分別清點(diǎn)檔案內(nèi)容，必須保證檔案的完整性。檔案交接完成后需要填寫(xiě)相應(yīng)的檔案移交清單，以便于后期的查詢(xún)管理。檔案立卷時(shí)必須參照移交清單根據(jù)時(shí)間、內(nèi)容價(jià)值、數(shù)量、保管期限等等內(nèi)容將交接的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、組卷，并在檔案管理系統(tǒng)中將檔案的基本信息進(jìn)行記錄、審核、保存。檔案庫(kù)的管理工作對(duì)于保證檔案的完整、無(wú)損十分重要，檔案管理員必須保證檔案庫(kù)的清潔、干燥，市場(chǎng)部要對(duì)檔案進(jìn)行檢查，防止檔案受潮或被蟲(chóng)蛀，對(duì)于破損的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)復(fù)制，此外檔案管理還應(yīng)做好防火防盜工作，避免檔案損毀失竊。檔案查閱時(shí)必須進(jìn)行登記，檔案復(fù)印應(yīng)該經(jīng)過(guò)相關(guān)責(zé)任人審批、復(fù)印人員必須保證證件有效，會(huì)計(jì)檔案中如會(huì)計(jì)憑證等相關(guān)檔案疑慮不得出借，特殊需要必須經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)批轉(zhuǎn)，并在查閱復(fù)印過(guò)程中由檔案管理人員陪同。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案大多擁有一定的管理期限，比如，會(huì)計(jì)的原始憑證保存期限為15年，現(xiàn)金及銀行存款日記賬保存期限為25年，保存期滿的檔案應(yīng)該根據(jù)相關(guān)程序進(jìn)行銷(xiāo)毀，檔案銷(xiāo)毀時(shí)必須注意，如果某項(xiàng)原始憑證已經(jīng)達(dá)到保管權(quán)限，但沒(méi)有結(jié)清債權(quán)債務(wù)或者涉及到其它未了事項(xiàng)，不得銷(xiāo)毀。針對(duì)這一類(lèi)的檔案，應(yīng)該進(jìn)行單獨(dú)立卷，直到相關(guān)事件完結(jié)才能銷(xiāo)檔。
3當(dāng)前我國(guó)高校財(cái)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題
3。1財(cái)務(wù)檔案管理人員編制不足、人員缺失要想保證財(cái)務(wù)檔案管理工作順利進(jìn)行，完善的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制是必不可少的，但現(xiàn)階段我國(guó)大多數(shù)高校的財(cái)務(wù)檔案管理工作人員編制嚴(yán)重不足，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案的管理工作無(wú)法順利開(kāi)展，大量的財(cái)管檔案沒(méi)有按時(shí)歸檔。此外，財(cái)務(wù)檔案的管理涉及到學(xué)校的多個(gè)部門(mén)，許多部門(mén)并不重視檔案的收集整理，在一定程度上也加劇了財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作量。另外，保管期滿的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案可以按照相關(guān)規(guī)定申請(qǐng)鑒定后進(jìn)行銷(xiāo)毀，但在實(shí)際的檔案管理工作中，由于人員缺失等，導(dǎo)致許多檔案都沒(méi)有按規(guī)定銷(xiāo)毀，大量的檔案超齡存放，也會(huì)加大管理人員的工作量。3。2檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊大多數(shù)高校的檔案管理工作者都是由檔案室的非會(huì)計(jì)人員兼職管理，他們?nèi)狈?zhuān)業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)知識(shí)，許多管理人員對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)方法、管理期限、銷(xiāo)毀制度等等內(nèi)容都不夠清晰明了，導(dǎo)致財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案分類(lèi)混亂、資料真實(shí)性、完整性難以保證，銷(xiāo)毀工作沒(méi)有按時(shí)進(jìn)行等等不良現(xiàn)象出現(xiàn)，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量。
4高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理措施
4。1建立健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制為了保證財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的完整性、真實(shí)性、有效性，必須建立健全財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制。結(jié)合學(xué)校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理工作的實(shí)際情況，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)學(xué)�，F(xiàn)有的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提高他們的專(zhuān)業(yè)水平，并積極招收專(zhuān)業(yè)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人才，完善學(xué)校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制。4。2制定完善的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度為了保證財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的有序開(kāi)展，學(xué)校必須根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理法律法規(guī)，制定完善的財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，安全保密制度、會(huì)計(jì)檔案期滿銷(xiāo)毀制度等相關(guān)規(guī)章制度，保證檔案管理人員在日常的管理工作中有法可依、有章可循，解決當(dāng)前階段我國(guó)高校財(cái)務(wù)檔案管理混亂、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀工作滯后、檔案的真實(shí)性、完整性不足等等問(wèn)題，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作順利開(kāi)展。4。3檔案室硬件設(shè)備配備齊全檔案室的環(huán)境對(duì)于檔案有著十分重要的影響，因此，檔案室硬件設(shè)施的配備必須齊全。為了保證檔案室檔案的安全，學(xué)校應(yīng)該在檔案室配備一定的防火、防盜、防潮等硬件設(shè)備，比如防盜門(mén)、空調(diào)、煙霧警報(bào)器、溫度計(jì)、濕度計(jì)、滅火器、去濕機(jī)等等。此外，根據(jù)現(xiàn)階段檔案管理的實(shí)際需求，檔案室還需要配備計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備，為檔案管理人員及查閱人員工作提供便捷。學(xué)校還可以積極的引入現(xiàn)代信息技術(shù)，使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理傳輸實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、電子化，使學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容更加豐富，以促進(jìn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。
5結(jié)束語(yǔ)
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作有利于促進(jìn)高校財(cái)務(wù)資源分配的合理性，對(duì)于高校的發(fā)展十分重要，當(dāng)前我國(guó)高校的財(cái)務(wù)檔案管理存在著較大的問(wèn)題，學(xué)校必須重視財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作，結(jié)合自身的實(shí)際情況，針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題制定相應(yīng)的管理方法，以保證財(cái)務(wù)檔案管理工作順利開(kāi)展，從而充分發(fā)揮出財(cái)務(wù)檔案管理的作用。
【參考文獻(xiàn)】
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