電子檔案與紙質(zhì)檔案共存期管理研究論文

　　摘要：對紙質(zhì)檔案和電子檔案共存期管理問題制定一系列相對應(yīng)的解決方法，研究了電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理的影響、并存時期的檔案管理的模式以及確保電子文件原始性的管理措施，并對傳統(tǒng)的管理方法提出合理的改進(jìn)策略，從而達(dá)到對兩種載體檔案共存期管理的分析有所裨益，更好地進(jìn)行檔案管理事業(yè)。

　　關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；共存期；管理

　　隨著信息化社會的到來，信息科學(xué)的迅速崛起，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，很大程度上推動了人們的生產(chǎn)、生活、學(xué)習(xí)和思維。作為信息的主要承載形式的檔案的存儲介質(zhì)正悄然發(fā)生著質(zhì)的變化，即由紙質(zhì)文件向磁盤、光盤等形式為介質(zhì)的電子文件過渡。電子檔案的產(chǎn)生，使檔案室和檔案館打破了傳統(tǒng)的單一的紙質(zhì)檔案管理，而出現(xiàn)了兩種載體檔案共存的現(xiàn)象。電子檔案的崛起促使紙質(zhì)檔案的管理趨于有序化和科學(xué)化，從而促進(jìn)整個檔案管理的發(fā)展和水平的提高。為此我們要做好這一過渡時期的檔案管理工作，也就不得不對原有的管理方法進(jìn)行改進(jìn)，為實現(xiàn)檔案管理和信息處理的現(xiàn)代化做好準(zhǔn)備。

　　1并存時期的檔案管理的模式

　　紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)文件材料為工作對象，按照長期總結(jié)的工作流程進(jìn)行�，F(xiàn)在不少企業(yè)、機(jī)關(guān)在工作中形成了電子的和紙質(zhì)的兩種文件形式，且電子文件正逐年遞增。兩種管理方式同時存在于機(jī)關(guān)內(nèi)，采取不同的管理方式。一部分按照紙質(zhì)檔案歸檔保存，電子文件由形成者自行保存處理；也有將電子文件和紙質(zhì)文件分別集中保管于信息技術(shù)部門和檔案部門，紙質(zhì)文件以檔案形式保存，而電子文件則以資料身份保存；但大多數(shù)機(jī)關(guān)將兩種文件雙雙歸檔，形成了兩種介質(zhì)的兩套檔案�，F(xiàn)階段，大多數(shù)機(jī)關(guān)已經(jīng)認(rèn)可了電子文件不可或缺的功用，主張應(yīng)該由檔案部門統(tǒng)一管理電子檔案。從而形成了兩種介質(zhì)檔案的共存的場面，在未來會有更多的機(jī)關(guān)逐漸完成紙質(zhì)文件向電子文件的過渡。20世紀(jì)中葉，國家檔案局提出了省及省以上的首腦機(jī)關(guān)、要害部門和重要單位要實行檔案兩套制。從而形成與傳統(tǒng)管理方式不同的觀點，其是電子檔案和紙質(zhì)檔案共存下的更科學(xué)、更實用以及更經(jīng)濟(jì)的新型檔案管理方法。電子檔案提供快捷、準(zhǔn)確、簡便、靈活的信息服務(wù)，滿足檔案管理的一般性需求；紙質(zhì)檔案的載體性能、字跡材料以及記錄方式更加穩(wěn)定，便于長期保存和實時查閱。兩種檔案相輔相成、相得益彰。檔案管理兩套制的成因大體有兩種情況：一種是將計算機(jī)產(chǎn)生的電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，使之應(yīng)用于實際工作中，履行文件的功能或者僅僅用于檔案保存。檔案工作者應(yīng)盡可能的保證檔案的真實性和準(zhǔn)確性。在沒有十足的把握證實電子文件的真實性、安全性之前，不能忽略傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件形式。這種專業(yè)的精神即為檔案工作者的職業(yè)精神。同時電子文件具備在檢索、利用、傳輸、存儲方面方便快捷的特性，這是紙質(zhì)文件不具備的，構(gòu)建一個功存管理的信息系統(tǒng)，可以更加高效率、更準(zhǔn)確地滿足利用者的信息需求。另一種情況是為現(xiàn)有的一些紙質(zhì)檔案制作數(shù)字化副本，起到拷貝的作用。我們在一些機(jī)關(guān)可以看到，大量被刻錄的磁盤、光盤構(gòu)成了電子檔案的核心部分，這正是檔案數(shù)字化工作的正面映射。與此同時，電子文件給利用者帶來的方便是立竿見影的，正逐漸使全文檢索和異地查閱成為現(xiàn)實。在檔案保護(hù)方面，電子文件也有很大的便捷性，而且根據(jù)現(xiàn)有的技術(shù)水平，在對原件進(jìn)行數(shù)字化時可以根據(jù)需要制作出不同分辨率的副本，不改變甚至獲得比原件更好的質(zhì)量。因此，要使兩種載體檔案的信息管理相得益彰，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，需要做到以下幾項工作：電子文件必須建立與紙質(zhì)檔案相一致的信息管理體系、在檢索目錄中增加反映電子檔案狀況的數(shù)據(jù)項、電子檔案的數(shù)量可能少于紙質(zhì)檔案，應(yīng)根據(jù)需要和可能確定其內(nèi)容的完整程度。

　　2電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理的影響

　　簡化了立卷歸檔方式，這是近期檔案學(xué)術(shù)界關(guān)注度很高的一個問題。各種觀點絡(luò)繹不絕，主張立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是對所需歸檔的文件進(jìn)行邏輯分類，并且組成不同問題的文件集合。不立卷的情況有兩種：一是以件代卷。一件就是指有關(guān)一個問題或者一個事件的文件集合。另外一種是取消文件集合的存在，以一份文件為單位整理檔案，重點集中在在檢索工具上。在國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》中可以看出，不僅認(rèn)可了文件集合，也包容了單體“件”的存在,其已經(jīng)被廣泛實施,充分展示了以“件”為整理單位的優(yōu)越性和實用性，得到廣大一線檔案工作人員的贊許和認(rèn)可。其優(yōu)點是方便，缺點是裝訂工作量過大。與此同時，《歸檔文件整理規(guī)則》僅限于對文書檔案的處理，還不涉及對其他門類的檔案的管理，因此其整理形式還在采用傳統(tǒng)的立卷方法。因為電子檔案可以實現(xiàn)自動完成，隨著電子檔案的發(fā)展，就可以降低紙質(zhì)檔案立卷的工作量。

　　3確保電子文件原始性的管理措施

　　電子檔案和紙質(zhì)檔案共存已經(jīng)引起檔案管理工作的革新。紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理之間既有聯(lián)系又有所不同。電子檔案已經(jīng)具有強大的功能，實現(xiàn)檔案管理工作的各項要求，為管理工作者提供便捷。通過電子檔案，系統(tǒng)可以自動形成建庫后全宗檔案分類方案、排序規(guī)則、機(jī)構(gòu)設(shè)置以及他們的變更情況和建立銷毀清冊、庫存檔案統(tǒng)計、年度歸檔移交目錄等邏輯文件，以及輸入系統(tǒng)的全宗介紹、鑒定報告、檢索記錄等有關(guān)文件，并輸出紙質(zhì)打印件。而且可以記錄或自動賦予邏輯庫存的庫址位置，從而指明任何紙質(zhì)案卷的具體地點和任意檔案裝具或檔案庫房的使用情況，并繪制各種示意圖。通過電子檔案的利用登記，就可以直接了解紙質(zhì)案卷被利用的情況，可以以此作為鑒定檔案的參考和依據(jù)，實現(xiàn)一舉兩得的功效。綜上所述，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的時代已經(jīng)來到，分析其共存期的管理問題已經(jīng)成為檔案界的一個炙手可熱的趨勢。目前，我們形成了一系列新的思路和方法，也正在接受實踐的不斷檢驗。因此我們有理由相信，在紙質(zhì)檔案沒有完全退出歷史舞臺，電子檔案正蓬勃發(fā)展的當(dāng)下，檔案理論界會探索出一套合理的共存期管理方案，更好的服務(wù)于檔案管理工作。結(jié)束語檔案事業(yè)的發(fā)展與高素質(zhì)的檔案隊伍密不可分，要適應(yīng)變革，就得逐漸提高檔案人員整體水平�，F(xiàn)階段，根據(jù)檔案管理的實際情況，短時間內(nèi)紙質(zhì)檔案仍會占主導(dǎo)地位，并不斷向電子檔案過渡，已經(jīng)成為主流趨勢。我們要做好電子文件和資質(zhì)文件的共存管理，才能適應(yīng)當(dāng)今檔案管理的大環(huán)境。

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