信息化技術(shù)在高校檔案管理的應(yīng)用研究論文

時間：2022-10-12 03:44:16 檔案管理畢業(yè)論文我要投稿

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　　摘要：信息化技術(shù)在高校檔案管理中能夠幫助檔案信息數(shù)字化構(gòu)建，提高管理效率，使之規(guī)范化、標(biāo)準化，當(dāng)前檔案工作呈現(xiàn)出資源多元化、載體多樣化、管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。

信息化技術(shù)在高校檔案管理的應(yīng)用研究論文

　　關(guān)鍵詞：信息化技術(shù);計算機;高校檔案;管理

　　一、高校檔案管理現(xiàn)存的問題及現(xiàn)狀分析

　　(一)高校檔案管理意識薄弱

　　在傳統(tǒng)的高校檔案管理工作中，很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視程度遠遠不夠，一般認為，高校的發(fā)展重點只在教學(xué)和科研上，檔案工作是檔案部門的事，與學(xué)校其他教學(xué)科研部門的工作沒有太大的關(guān)系，所以導(dǎo)致了一些重要的文件資料不能及時歸檔，造成積壓甚至丟失，嚴重的影響了檔案的完整性與安全性。

　　(二)檔案的管理方式落后

　　近年來各高校檔案館(室)的館藏數(shù)量都在大幅度增長，并且這種增長勢頭繼續(xù)保持，增長幅度還在增加。20世紀90年代以來，檔案館藏更以驚人的速度在增長，但是面對檔案的增長，許多高校的檔案工作還停留在以手工管理為主的落后管理方式上，即使有條件的學(xué)校以計算機作為輔助管理，計算機的功能也僅限于簡單的檢索和查詢基本信息及事務(wù)，沒有建立無紙化電子檔案和圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案管理方式，不能從根本上改變檔案管理耗時長、速度慢、利用率低、信息涵蓋不全等問題。同時，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多電子文檔不斷出現(xiàn)，這不僅極大的增加了檔案管理工作的難度，還加大了檔案管理工作人員的勞動量，在這種情況下，如果高校還仍舊應(yīng)用傳統(tǒng)管理方式，就很容易導(dǎo)致檢索速度慢，查準率、查全率低，檔案材料不齊全等問題的出現(xiàn)。

　　(三)檔案管理人員素質(zhì)還需不斷提高

　　在高校檔案管理中，缺乏具有全日制檔案管理專業(yè)畢業(yè)的高素質(zhì)高層次人才，缺乏既懂信息化技術(shù)又通檔案業(yè)務(wù)的“一專多能”復(fù)合型人才，因此，高校檔案人員的素質(zhì)還需不斷提高，在完善日常管理工作的同時，還要對現(xiàn)代化檔案管理理論不斷鉆研，在科研成果上有所建樹。

　　二、信息化技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

　　(一)構(gòu)建檔案信息數(shù)字化

　　數(shù)字化是高校檔案管理工作的新趨勢，要實現(xiàn)文檔信息完整完善的存儲，就必須結(jié)合光盤存儲技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及寬帶數(shù)據(jù)通信傳輸技術(shù)，讓各種形式的信息資源數(shù)字化。數(shù)字化高校檔案信息管理系統(tǒng)，是目前國內(nèi)最先進的多媒體信息管理系統(tǒng)之一。該系統(tǒng)采用先進的多媒體、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，配置兩臺服務(wù)器組成了雙機后備系統(tǒng)，采用Client/Server結(jié)構(gòu)、TCP/IP等;通信協(xié)議、Un5X操作系統(tǒng)、Win-dows 2000操作系統(tǒng)、Oracle大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、300GB的HP磁光盤庫、多種類型的掃描儀、MPEG-1及MPEGZ壓縮系統(tǒng)、專業(yè)級錄像播放編輯機，使用多種軟件開發(fā)工具。將檔案目錄建庫、紙質(zhì)、圖片、播音信息數(shù)字化，使得來館查檔者可在閱覽室直接上機，檢索瀏覽館藏檔案信息。檔案管理工作的數(shù)字化，可以大大的提高檔案的檢索利用效率，豐富了檔案開發(fā)利用手段，加快了檔案信息化管理和規(guī)范化管理的步伐，同時一批珍貴檔案原件得到了有效的保護。隨著檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)模的不斷擴大，信息化手段的檔案管理形式會越來越受到各高校的重視，其作用也會得到更大的發(fā)揮。.

　　(二)信息技術(shù)在檔案工作中發(fā)揮的重要作用

　　首先，利用各種信息技術(shù)，可以使檔案工作部門快、精、準地完成各項任務(wù)，實現(xiàn)檔案工作技術(shù)走向現(xiàn)代化道路的目標(biāo)。

　　其次，信息技術(shù)的應(yīng)用，可以使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準化、高效化。

　　最后，信息技術(shù)的應(yīng)用，可以提高工作人員專業(yè)素質(zhì)。在信息化管理的過程中，要及時對檔案工作人員進行專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)先進技術(shù)和操作方法。培養(yǎng)一批具有良好的思想政治素養(yǎng)和職業(yè)道德，熱愛檔案事業(yè)，掌握系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和最新科學(xué)管理技術(shù)的檔案專業(yè)人才。

　　三、16校檔案管理的發(fā)展前景

　　(一)檔案資源呈現(xiàn)多元化趨勢

　　隨著睿土?xí)?jīng)濟的不斷發(fā)展，人們的物質(zhì)生活和精神生活都變得豐富多彩，而在檔案資源中，也日益展現(xiàn)出多元化的趨勢。以紙質(zhì)文件為主，各種電子文本、音像資料、網(wǎng)絡(luò)資料等在高校全部檔案資源的比重日益增多，面對這一變化，高校檔案管理工作中首要的就是強化檔案資源的收集，不斷豐富和優(yōu)化檔案館藏結(jié)構(gòu)，突出電子文檔在檔案資源建設(shè)中的地位，及時調(diào)整檔案接收領(lǐng)域和接收內(nèi)容，把接收范圍擴大，實理檔案資源多元化。

　　(二)檔察載體的多樣化趨勢

　　由于檔寒資源的多元化，必然會導(dǎo)致檔案載體的多樣化，紙質(zhì)檔案、電子檔案、實物檔案成為了檔案存儲的主要內(nèi)容。文字信息是指以符號形式存在的信息形式，每括漢字在內(nèi)的由各類字符組成的文本，主要用于褒字處理，但是這種傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展的需要了，尤其是電子檔案的高速發(fā)展，決定了檔案載體必然會呈現(xiàn)出多樣化的趨勢。在電子檔案保存中，一般利用計算機進行信息(如照片、錄音、錄像等多種載體檔案)的處理、錄入和保存，采用光盤系統(tǒng)作為海量存儲系統(tǒng)。

　　(三)檔案工作現(xiàn)代化趨勢

　　現(xiàn)代社會的發(fā)展日新月異，在這個“信息爆炸的時代”里，面對高速的信息流通和傳遞，必然要求在檔案管理工作中，提高對信息文檔進行采集、存貯、處理和祗出速度，提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。檔案部門是信息部門的組成部分，檔案工作現(xiàn)代化是社會進步的客觀需要，也是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。梢案管理工作應(yīng)該以嶄新的面貌服務(wù)于高校師生，逐步采用科學(xué)的管理手段，利用先進的科學(xué)技術(shù)和裝氤、不斷的解決檔案工作面臨的挑戰(zhàn)，改善管理。提高工作效率。

　　綜上所述隨著社會的進步、檔案信息的多元化，檔案娠務(wù)對象、服務(wù)內(nèi)涵、服務(wù)方式也發(fā)生了很大的變化,在這種新形勢下，要求高校檔案管理工作人員的科學(xué)發(fā)展觀來提高自我認知水平，與時俱進，不斷開拓創(chuàng)新，利用信息化技術(shù)去武裝自己，提高檔案管孵的綜合素質(zhì)，使得檔案管理工作可以更好的為帝蚊全體師生提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

　　參期寵獻：

　　[1]楊敏.高技檔案信息服務(wù)機制創(chuàng)新[D].浙江大學(xué)，2005.

　　[2]呂元智數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)管理研究[D].中國人民大學(xué)，2004.

　　[3]劉本科.高等學(xué)校信息資源管理應(yīng)用集成平臺的建設(shè)研究[J].信息技莉每信息化研究與探討，2005(4).

　　[4]董寶青推進國家信息資源與檔案信息資源開發(fā)利用[J].中國檔案，2005(6).

　　[5]王艷琴.開發(fā)檔案信息資源要有的放矢[J].蘭臺世界，2005(3).

　　[6]連紅.構(gòu)建高校系級教學(xué)檔案體系的新思路[J].浙江檔案，2007(5).

　　[7]葉昌蓮，試論IS09001質(zhì)量標(biāo)準與高校學(xué)生檔案管理[J].重慶文理學(xué)院學(xué)報(社會科學(xué)版)，2007(2).

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