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數(shù)字檔案室實施方案
數(shù)字檔案室建設(shè)方案
根據(jù)紹興市檔案局《紹興市直部門、單位20**20**年數(shù)字檔案室建設(shè)工作計劃》，我辦擬于20**年12月前完成數(shù)字檔案室建設(shè)及申報和認定工作。為此項工作得到全面落實，特制定方案如下：
一、指導思想
以黨的十七屆四中全會、省委十二屆六次全會、市委六屆八次會議、全省和全市檔案工作會議精神為指導，以堅持科學發(fā)展，積極適應(yīng)“四個變化”，實現(xiàn)“四個轉(zhuǎn)移”為重點，以加強檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和檔案隊伍建設(shè)，以人防發(fā)展和紹興經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)為目標，促進紹興人防事業(yè)的發(fā)展。
二、目的要求
按照紹興市檔案局關(guān)于開展數(shù)字檔案室建設(shè)工作的通知要求，我辦的數(shù)字檔案室建設(shè)要本著“少花錢，多辦事，辦好事”的原則，既要確保數(shù)字檔案室建成后的質(zhì)量達到優(yōu)秀等級，又要確保我辦數(shù)字檔案室建設(shè)在20**年12月建成，為我辦檔案室省三級達標打好基礎(chǔ)。
三、方法步驟
具體分三個階段實施：
(一)準備階段(20**年3月20**年4月上旬)：
1、成立數(shù)字檔案室建設(shè)領(lǐng)導小組。
組 長：李幼興
副組長：李根法 傅仕法
成 員：何鐵峰、金近、任明、王韻芳、劉笑、張莘昕
領(lǐng)導小組下設(shè)四個工作小組，即綜合協(xié)調(diào)組、設(shè)備保障組、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)組、檔案掃描組。傅仕法同志為綜合協(xié)調(diào)組組長，任明同志為設(shè)備保障組組長，何鐵峰同志為網(wǎng)絡(luò)建設(shè)組組長，金近同志為檔案掃描組組長。
2、明確分工：
(1)綜合協(xié)調(diào)組的主要任務(wù)：
�、儇撠煂嵤┯媱澋闹贫�
�、诮�(shù)字檔案室相關(guān)規(guī)章制度
�、圬撠煾鹘M之間的協(xié)調(diào);負責與市檔案局的聯(lián)系
�、茇撠煍�(shù)字檔案室的申報和認定事宜
(2)設(shè)備保障組的主要任務(wù)：根據(jù)數(shù)字檔案室建設(shè)的需要配置設(shè)備設(shè)施。
(3)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)組的主要任務(wù)：
①協(xié)助綜合檔案室完成網(wǎng)絡(luò)原文版檔案管理軟件的安裝開通;
�、趨f(xié)助綜合檔案室完成檔案室計算機與本辦辦公自動化系統(tǒng)的連接;
�、蹎⒂肙A系統(tǒng)發(fā)文管理模塊中本辦電子文件的流轉(zhuǎn);
④按照政府信息公開條例要求，在本辦互聯(lián)網(wǎng)上公布相關(guān)文件。
(4)檔案掃描組的主要任務(wù)：協(xié)助綜合檔案室完成目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。
(二)實施階段(20**年4月20**年11月)：
市檔案局《關(guān)于開展數(shù)字檔案室建設(shè)工作的通知》明確，市檔案局將對數(shù)字檔案室建設(shè)工作進行統(tǒng)一部署、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一指導，因此在實施階段，各組的職責就是根據(jù)市檔案局的統(tǒng)一部署開展各項工作，協(xié)調(diào)組負責數(shù)字檔案室建設(shè)工作的進度。
(三)申報和認定階段(20**年12月)：
整理數(shù)字檔案室建設(shè)的申報材料，起草數(shù)字檔案室建設(shè)認定報告，接受市檔案局的驗收和認定確保驗收認定達到優(yōu)秀等級。
附件：紹興市人防辦數(shù)字檔案室建設(shè)目標任務(wù)分解表
二○**年三月二十八日
附件：
紹興市人防辦數(shù)字檔案室建設(shè)目標任務(wù)分解表
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認定項目
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認定內(nèi)容
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工作措施
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責任人
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一、管理體制
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（一）組織領(lǐng)導
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1、將數(shù)字檔案室建設(shè)列入議事日程，列入有關(guān)人員的崗位職責，及時解決人、財、物等實際問題。
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成立辦公室數(shù)字檔案室建設(shè)領(lǐng)導小組，及時解決人、財、物等實際問題
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李根法
傅仕法
何鐵峰
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2、數(shù)字檔案室建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)總體格局之中。
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數(shù)字檔案室建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃
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（二）機構(gòu)、人員、經(jīng)費
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1、落實了數(shù)字檔案室管理人員，并相對穩(wěn)定。
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配備與數(shù)字檔案室工作量相適應(yīng)的管理人員
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李根法
傅仕法
劉 笑
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2、管理人員經(jīng)過計算機技能培訓并具備實際工作能力。
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檔案室管理人員經(jīng)計算機培訓，能實際操作
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（三）管理制度
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建立健全本單位數(shù)字檔案室管理制度，包括電子文件歸檔制度，檔案數(shù)字化規(guī)程（技術(shù)標準），檔案安全保密制度，檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度，檔案數(shù)據(jù)管理維護制度，電子檔案鑒定銷毀制度，檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)和信息設(shè)備維護使用制度。）
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建立數(shù)字檔案室管理制度并堅持嚴格執(zhí)行
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傅仕法
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二、設(shè)備設(shè)施
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(一)硬件配備
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1、配備與數(shù)字化檔案工作相適應(yīng)的專用電腦、掃描儀、打印機、光盤刻錄機、UPS電源以及數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機等。
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及時完成打印機、UPS電源、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機的采購
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任 明
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(二)軟件配備
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配備并使用經(jīng)檔案行政管理部門認定的網(wǎng)絡(luò)原文版檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)同時具備檔案目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)的采集、管理和利用等功能。
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協(xié)助綜合檔案室完成網(wǎng)絡(luò)原文版檔案管理軟件的安裝開通
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何鐵峰
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(三)網(wǎng)絡(luò)配備
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檔案室計算機與單位辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)連接，進行文件收集歸檔和檔案信息查閱利用。
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協(xié)助綜合檔案室完成檔案室計算機與本辦辦公辦公自動化系統(tǒng)的連接
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何鐵峰
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三、檔案數(shù)字化建設(shè)
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（一）目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)
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1、各類檔案錄入目錄數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)計算機檢索。
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文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、特種載體檔案錄入文件級和案卷級，會計檔案錄入案卷級；要求錄入完整
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劉 笑
張莘昕
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2、按照《紹興市市直機關(guān)、企事業(yè)單位檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》、《紹興市數(shù)碼照片檔案管理辦法》或行業(yè)標準開展錄入工作。
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數(shù)據(jù)錄入標準、規(guī)范
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（二）全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)
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1、各類紙質(zhì)檔案經(jīng)過掃描完成全文數(shù)字化。
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保管期限為永久、長期(或30年)的文書檔案、業(yè)務(wù)檔案和科技檔案，保管期限為永久的會計檔案完成全文掃描
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金 近
王韻芳
張莘昕
葉 楠
施羽翔
金兆峰
陸澤華
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2、檔案數(shù)字化規(guī)范、質(zhì)量符合要求。
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檔案數(shù)字化規(guī)范（掃描分辨率、格式等）質(zhì)量符合要求
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3、電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)與其目錄數(shù)據(jù)有效掛接。
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電子檔案數(shù)據(jù)與其目錄數(shù)據(jù)有效掛接
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何鐵峰
劉 笑
張莘昕
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（三）多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)
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1、照片檔案數(shù)字化并符合質(zhì)量要求。
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保管期限為永久、長期的照片檔案數(shù)字化
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張莘昕
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2、聲頻、視頻檔案數(shù)字化并符合質(zhì)量要求。
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制作一定數(shù)量的聲頻、視頻檔案并錄入特種載體檔案目錄
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3、多媒體檔案數(shù)據(jù)應(yīng)與其目錄數(shù)據(jù)有效掛接。
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多媒體檔案數(shù)據(jù)與其目錄數(shù)據(jù)有效掛接
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何鐵峰
劉 笑
張莘昕
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（四）電子文件數(shù)據(jù)庫建設(shè)
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1、本單位電子文件在辦公自動化平臺上流轉(zhuǎn)完畢經(jīng)過歸檔直接進入檔案管理系統(tǒng)，做到各類電子文件完整歸檔。
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啟用OA系統(tǒng)發(fā)文管理模塊中本辦電子文件的流轉(zhuǎn)；及時歸檔，歸檔的電子文件收集齊全，整理規(guī)范
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何鐵峰
劉 笑
張莘昕
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2、電子文件數(shù)據(jù)應(yīng)與其目錄數(shù)據(jù)有效掛接。
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電子文件數(shù)據(jù)與其目錄數(shù)據(jù)有效掛接
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四、數(shù)據(jù)管理
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1、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)應(yīng)配備網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備或?qū)嵤┍匾木W(wǎng)絡(luò)安全措施。
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檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)配備網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備或?qū)嵤┍匾木W(wǎng)絡(luò)安全措施
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何鐵峰
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2、目錄數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化檔案應(yīng)制作三套備份，其中兩套在本單位保存（一套聯(lián)機,一套脫機），一套送市檔案館。
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制作目錄數(shù)據(jù)庫和數(shù)字化檔案的備份三套，其中一套送市檔案館
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劉 笑
張莘昕
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3、檔案室應(yīng)配備專用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件。
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歸檔電子文件存放在專用的電子文件柜（防磁柜）內(nèi)
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4、各單位應(yīng)指定專人負責檔案數(shù)據(jù)的維護與管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。
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明確專人負責檔案數(shù)據(jù)的維護與管理，消除安全隱患
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五、開發(fā)利用
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1、實現(xiàn)本單位檔案的在線查閱利用，并設(shè)置相應(yīng)查閱利用權(quán)限。
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設(shè)置相應(yīng)的查閱利用權(quán)限，實現(xiàn)在線查閱利用檔案
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李根法
劉 笑
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2、按照政府信息公開條例要求，在本單位互聯(lián)網(wǎng)上公布相關(guān)文件，提供利用服務(wù)。
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按照政府信息公開條例要求，在本辦互聯(lián)網(wǎng)上公布相關(guān)文件
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張莘昕
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3、按照市委、市政府及市檔案局要求，及時向電子文件中心上傳報送電子文件。
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及時向電子文件中心上傳報送本單位電子文件，上傳的電子文件符合要求
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劉笑
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4、通過網(wǎng)絡(luò)提交年檢材料，按時完成網(wǎng)上年檢。
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通過網(wǎng)絡(luò)提交年檢材料，按時完成網(wǎng)上年檢
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5、大事記、組織沿革、年鑒等編研材料，在網(wǎng)絡(luò)上提供利用。
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在本辦辦公辦公自動化系統(tǒng)上提供本辦的大事記、組織沿革、年鑒等編研材料
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