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基于項目管理理論的考試組織研究
【摘要】為了促進教務(wù)工作的有序進行，可以在學(xué)員考試中引入項目管理模式，文章通過對項目管理在考試計劃實施過程中的原理分析，闡述了項目管理的關(guān)鍵鏈，最后明確了項目管理知識在學(xué)生活動中的實現(xiàn)主要由啟動階段、計劃階段、實施階段、控制階段和收尾階段五部分組成，其關(guān)鍵鏈在項目實施和項目控制兩個階段。
【關(guān)鍵詞】項目管理，項目，組織考試
項目管理是專業(yè)的管理知識體系，側(cè)重于縱向管理，宗旨是把事情辦得既有章法又有效率。項目管理可以滿足甚至超越項目參與者及其他利益相關(guān)者對項目的需要和期望。它幫助我們更好的解決項目中所遇到的問題，優(yōu)化所需要的資源以及人員的配置，并且針對項目本身的特點，尋求項目在范圍、時間、成本和質(zhì)量、有不同需求和期望的項目涉及人員以及需求和期望之間的相對平衡。不管是在中小學(xué)還是在各大院校，安排考試都是很重要的工作。將項目管理理論應(yīng)用到考試組織，具有重要意義。
一、基于項目管理理論的考試組織原理分析
(一)在考試組織中引入項目管理理論的可行性
安排學(xué)員考試是指一項有目的、有計劃、有步驟地組織學(xué)員參與的教學(xué)活動，也是為了完成某一特定的任務(wù)而組織學(xué)員參加的一次性工作。結(jié)合項目的要素，我總結(jié)了學(xué)員考試安排對比項目管理有以下幾個特點。第一，一次性特點。任何一場考試的安排都有明確的開始和結(jié)尾�？荚嚨拈_始和結(jié)束的時間一般情況下是事先確定的。第二，產(chǎn)品或服務(wù)事先不可見的特點。在項目前期只能粗略地進行項目定義，隨著項目的進行才能逐漸完善和精確。任何一場考試的組織過程也都體現(xiàn)為一個向目標推進的逐步完善的過程，這個過程就是該項目可交付成果的逐步完善，體現(xiàn)了項目管理的漸進性。第三，不確定性特點。人的認識具有局限性，在探索過程中難免遇到困難，其中的不確定性困難會給項目帶來風(fēng)險。這種風(fēng)險放在學(xué)校工作中，可以指班級或教師中存在的不確定因素，比如學(xué)�；顒記_突，大部分學(xué)員因不可抗拒的外力原因而不能參加考試等等。
(二)基于項目管理理論的考試組織理論框架
企業(yè)發(fā)展中的項目管理首先必須確定項目的總體目標，在到達這個目標的過程中，在每一個階段中的工作中，可以分解出無數(shù)個分目標或短期目標，即把總體目標分成為不同的工作包，接著以可實現(xiàn)的原則對各個工作包進行層次化分解，最后把這些的工作包交給不同的分管人員去執(zhí)行。同樣，學(xué)員考試安排中應(yīng)用項目管理，就是運用項目管理的理論和方法，結(jié)合學(xué)校和班級的實際，有針對性地調(diào)整各學(xué)校之間、年級之間、班級以及學(xué)科之間的組織結(jié)構(gòu)，優(yōu)化資源配置，加強整合管理，有效實施和控制考試的范圍、時間、成本和質(zhì)量要求，提高考試的影響力。
按照項目管理的基本過程，我們可以把組織學(xué)員考試的項目管理劃分為啟動、計劃、實施、控制和收尾等五個階段，并立足這種劃分辦法來研究其基本規(guī)則，探索考試中所要運用的項目管理的基本理論�；纠碚擉w系由以下三個方面理論構(gòu)成：一是組織考試的項目策劃理論，包括項目創(chuàng)意策劃理論和項目范圍理論、項目時間理論和項目成本理論;二是組織考試的項目實施理論，包括人力資源管理理論、項目風(fēng)險管理理論和項目控制(范圍、進度、成本和質(zhì)量)理論;三是考試項目的收尾(評價)理論。
(三)基于項目管理理論的考試組織關(guān)鍵鏈分析
關(guān)鍵鏈是一種全新的、革命性的思維方式，可以有效地縮短工期，提高項目滿足進度與預(yù)算約束的能力。關(guān)鍵鏈管理理論，即在管理中著眼于項目的關(guān)鍵鏈，加強對其的管理，便于抓住重點以提高項目管理的質(zhì)量。項目管理目標可簡化為：在資源約束下，用最短時間完成項目。此種簡化決定了項目進程中的瓶頸就是該項目的各條路徑中，時間最短的那條路徑，即關(guān)鍵路徑。基于以上分析，我們可以將項目實施和控制設(shè)定為組織學(xué)員考試的項目管理的關(guān)鍵鏈。原因有以下三個方面，由圖1中五個步驟(啟動、計劃、實施、控制和收尾)來配合說明。
其一，啟動和收尾在組織一場考試中的作用不顯著。啟動主要承擔項目的立項過程(開始階段)，對一次考試怎樣開展進行策劃，然后決定是否啟動;收尾主要承擔結(jié)項過程(結(jié)束階段)。
其二，保證考試項目可行的關(guān)鍵因素是實施和控制。任何一次考試的成功開展都必須在實際操作過程中進行控制。計劃作為實施的參照;控制過程獲取實施的實際狀態(tài)，對比計劃階段來判斷是否存在偏差;當存在偏差時，或者糾正實施過程，或者變更計劃。
其三，實施和控制能明確地體現(xiàn)整個考試項目的關(guān)鍵路徑。只有在實施過程中進行糾偏、變更才能找到時間最短的活動路徑。
二、基于項目管理理論的考試各個階段的組織
(一)項目啟動階段(Project startup)：項目的啟動階段是指批準一個項目，并有意向下進行的過程，包括項目的構(gòu)思與選定、項目可行性研究報告、項目資金籌集等幾個重要環(huán)節(jié)。項目負責(zé)人在活動開始籌備之前提交項目申請報告，各校統(tǒng)考需要教育委員會擔任項目負責(zé)人，學(xué)校內(nèi)部考試由教務(wù)處擔任項目負責(zé)人。項目申請的內(nèi)容應(yīng)該包括：考試名稱(如期中考試，期末統(tǒng)考);主、承辦單位及主要負責(zé)人;考試的出發(fā)點;可能遇到的問題、難點及相應(yīng)對策;考試日程安排;考試課程計劃，可以包括對參加考試的學(xué)校和學(xué)員有無獎懲手段;主考與協(xié)辦單位之間、各負責(zé)人之間的關(guān)系;考試費用的預(yù)算等。
學(xué)校的考試一般分三種情況：一是常規(guī)考試，也就是任課教師隨堂測試;二是上級布置的考試，學(xué)校每學(xué)期都必須開展的期中和期末考試;三是新開展的考試，如學(xué)校同年級不同班級的競賽，或?qū)W校與學(xué)校之間的競賽。前兩類考試類型占絕大多數(shù)，是可以直接啟動的。但對于第三類考試，其構(gòu)思和可行性必須均得到論證，由主辦方?jīng)Q定啟動，承辦方只需考慮是否有能力實施，若答案是肯定的，就進行下一步項目的計劃階段。
(二)項目計劃階段(Project Planning)：項目計劃是為完成項目全部工作而科學(xué)預(yù)測，對項目實施工作進行的各項活動作出周密的安排，并確定未來行動的方案。一份學(xué)員考試的項目計劃，通常也稱為策劃。一般要解決以下問題：項目做什么(what)，這次項目應(yīng)完成的工作有哪些;如何做(how)，這些工作如何去完成;誰去做(who)，確定承擔工作分解結(jié)構(gòu)中各項工作的具體人員;何時做(when)，確定各項工作大致需要的時間，以及何時開始，確定每項工作需要哪些資源等;何地做(where)，確定各項工作在什么地方進行;花費多少(howmuch)，確定每項工作需要多少經(jīng)費及項目的總花費。
(三)項目實施階段(Project Production)：項目實施是按照計劃開展項目活動，是通過實施項目計劃，協(xié)調(diào)管理所有項目資源，完成整個項目任務(wù)，進而實現(xiàn)項目目標的過程。項目的各項任務(wù)在這一過程中完成，大量的資源和主要預(yù)算在這一過程中被消耗和使用，項目經(jīng)理和團隊成員在這一過程中花費的時間也最多。項目的實施準備是在參加考試的學(xué)校在全校范圍內(nèi)進行通知，對教師和學(xué)生進行動員，營造有利于實施考試項目計劃的氣氛和環(huán)境。召開考前教育是有必要的，目的是向全體考試學(xué)員宣布考試項目的負責(zé)人，以及考試紀律和注意事項;解釋考試的項目實施程序，實施中成員之間如何進行溝通和協(xié)調(diào);明確向首先動工的項目成員解釋有關(guān)工作事項。
考前教育一般放在第一場考試活動前，一旦確定準備工作已經(jīng)就緒，就可以舉行。要做到：邀請主辦方和承辦方的領(lǐng)導(dǎo)參加;組織學(xué)生參加;向領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生介紹考試項目的目的、意義、使命和目標，確保大家明白考試進程;項目負責(zé)人應(yīng)宣傳本項目的好處和前景，要讓大家看到經(jīng)過努力，項目計劃已經(jīng)制定出來，現(xiàn)在只要將其付諸實踐，項目就會變成現(xiàn)實，激發(fā)大家的熱情和調(diào)動團隊成員的積極性。在項目實施的過程中，我們按照計劃，對整個項目的進程進行了統(tǒng)一的管理。同時每一階段要召開班委會，有助于及時解決項目中遇到的問題，也讓我們能夠更好的了解項目的進展程度。
(四)項目控制階段(Project contr01)：項目控制是指在項目按計劃朝著最終目標挺進的過程中，由于前期工作的不確定性和實施過程中多種因素的干擾，項目的實施可能會偏離預(yù)期軌道。項目管理者要找出問題，分析原因，研究對策，然后糾正偏差。變更控制在管理過程中能實行有效的項目控制，是對實施情況與計劃間存在的差異預(yù)先采取防范措施。在企業(yè)項目管理過程中，通常有如下幾個方面的變更：全程變化變更、范圍變化變更、進度變更、成本變更、質(zhì)量變更和風(fēng)險對策實施變更等，所以對以上的變更可能發(fā)生的問題都應(yīng)實施控制。結(jié)合學(xué)生考試這一特殊的項目管理的特點，我認為也有以上幾個方面的變更，但在控制上各有側(cè)重。也既是說，有些變更可以不用改變計劃，直接在過程實施中進行糾正;有些變更則必須改變計劃，如“外部請求變更”必須改變計劃。大致包括：全程變化變更、范圍變化變更等。這類變更影響到整個項目的實施，必須變更計劃。
(五)項目收尾階段(Project ending)：驗收總結(jié)項目收尾是項目全過程的最后階段，即所有活動均已完成而做的收尾工作。這種工作往往不被重視，有時候因為下一階段新的教學(xué)安排任務(wù)繁重，項目組就把此項工作給忽略了。實際工作中，經(jīng)常出現(xiàn)試卷不能按質(zhì)按量完成閱卷，或者該有的獎懲一直沒有實現(xiàn)。這就說明項目的收尾工作沒有很好的完成。
學(xué)生考試項目管理的收尾工作是對考試進行統(tǒng)一閱卷、統(tǒng)分，按各年級成績分班級名次，最后進行評價，各科教師寫試卷小結(jié)，最后進行統(tǒng)計。此次項目管理工作是否順利完成，還要包括是否達到主辦方預(yù)定的目標;召開總結(jié)大會;說明經(jīng)費開支情況;對獲獎學(xué)生和班級進行獎勵，對項目團隊成員付出的努力表示感謝;根據(jù)需要選擇慶祝方式。
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