《電算化會計檔案的內(nèi)容、生成及保管》的檔案管理論文

　　【摘 要】會計電算化的發(fā)展，使得事業(yè)單位會計檔案的收集和管理呈現(xiàn)出新的特點，了解電算化會計檔案的內(nèi)容、生成、保管，對促進事業(yè)單位會計檔案的科學管理和利用具有重要意義。

　　【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；會計電算化；檔案

　　事業(yè)單位單位會計檔案是記錄和反映自身經(jīng)濟業(yè)務(wù)的會計核算專業(yè)資料，具有重要的經(jīng)濟意義和法律意義。 事業(yè)單位單位實行會計電算化后，會計檔案的內(nèi)容、載體、生成、傳輸、保管呈現(xiàn)出新的特點，這需要我們不斷深入研究與總結(jié)。

　　1. 電算化會計檔案的內(nèi)容

　　1.1 機制會計檔案。

　　包括從會計電算化系統(tǒng)打印輸出的會計憑證 、會計賬簿、財務(wù)會計報告等紙介質(zhì)檔案，也包括應(yīng)當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。

　　1.2 機讀會計檔案。

　　包括以計算機硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù)，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式與計算公式）等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫。

　　1.3 計算機系統(tǒng)檔案。

　　包括計算機硬件系統(tǒng)型號 、存儲空間和外部設(shè)備類型及其增減變化；計算機操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)型號；會計電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊等全套文檔資料。

　　2. 機制會計檔案生成的控制

　　2.1 機制會計憑證類生成的控制 。

　　會計電算化操作員向會計電算化系統(tǒng)輸入記賬憑證前，首先應(yīng)認真審核原始憑證的合法性、正確性；編制記賬憑證時做到科目使用正確，數(shù)字準確無誤。 審核記賬員（由復核人員兼任）應(yīng)在計算機屏幕上直接對系統(tǒng)內(nèi)記賬憑證一張一張進行審核，不能等到期末使用“成批審核”功能集中審核；同時，復核機制記賬憑證并簽章。 二者同步完成后，系統(tǒng)內(nèi)審核后的記賬憑證方可用來登記賬簿，而機制記賬憑證除由制單人員、復核人員簽章外，還應(yīng)由記賬人員及會計機構(gòu)負責人或會計主管（兼任會計電算化主管）簽章，收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員及領(lǐng)款人簽章，方可作為有效的會計檔案保管[1]。

　　機制記賬憑證的編號應(yīng)由計算機自動順序產(chǎn)生，必須連續(xù)。 編號間斷時，應(yīng)在斷號后第一張憑證上說明斷號原因，并由有關(guān)人員簽章�，F(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證的分冊科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。

　　2.2 機制會計賬簿類生成的控制。

　　現(xiàn)金日記賬每天在計算機內(nèi)登賬并打印輸出后，由出納人員核對現(xiàn)金庫存，核對無誤后由出納人員、記賬人員、復核人員、會計機構(gòu)負責人或會計主管在賬簿上簽章，按月連續(xù)編頁碼并裝訂成冊，以防賬頁的散失或被抽換。 年終再將各月現(xiàn)金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印，妥善保管。 同樣，銀行存款日記賬也應(yīng)每天登賬并打印輸出，絕不能等到期末集中登賬和打印，其審核簽章、裝訂、保管與現(xiàn)金日記賬相同。

　　此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，由出納人員及會計機構(gòu)負責人或會計主管簽章后，與銀行對賬單一起保管。

　　總賬、其他明細賬定期打印輸出，連續(xù)編號，經(jīng)審核后裝訂成冊，同樣應(yīng)由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會計機構(gòu)負責人或會計主管在賬冊封面上簽章并加蓋封印。一般可根據(jù)事業(yè)單位單位實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年 1 月末應(yīng)全部完成此項工作。 當然，也要根據(jù)稅務(wù)、審計等管理部門要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿。

　　2.3 機制財務(wù)會計報告類生成的控制。

　　事業(yè)單位的會計報表和部分財務(wù)分析結(jié)果由會計電算化系統(tǒng)產(chǎn)生，但要求向有關(guān)各方提供的財務(wù)會計報告應(yīng)符合《事業(yè)單位財務(wù)會計報告條例》的規(guī)定。事業(yè)單位在有必要向有關(guān)各方同時提供書面形式以及電子數(shù)據(jù)的財務(wù)會計報告時，兩者數(shù)據(jù)應(yīng)當完全一致。此外，由會計電算化系統(tǒng)打印輸出的會計資料發(fā)生缺損時，應(yīng)補充打印，并同樣要有關(guān)會計人員簽章。

　　3. 機讀會計檔案生成的控制

　　機讀會計檔案只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存，而通過會計數(shù)據(jù)備份的方式生成。 根據(jù)有關(guān)規(guī)定，會計檔案的載體以紙介質(zhì)為主，以磁、光電等其他介質(zhì)為輔，但發(fā)展方向是以方便、可靠而經(jīng)濟的磁性或光電等介質(zhì)取代紙介質(zhì)�！稌�計電算化工作規(guī)范》已經(jīng)允許在征得同級財政部門同意后，事業(yè)單位采用磁性介質(zhì)等存儲會計數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會計賬簿（總賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬除外）[2]。 而《會計檔案管理辦法》第 12 條也規(guī)定，“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的， 由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案”[3]。

　　目前， 大多數(shù)會計電算化軟件主要支持計算機硬盤及軟盤備份。備份次數(shù)應(yīng)視事業(yè)單位會計業(yè)務(wù)量大小而定， 但每月不應(yīng)少于兩次。每次除在本機硬盤備份外，同時還應(yīng)制作兩份軟盤，并使用兩套軟盤循環(huán)。比如，月中做一次（兩份）備份，月末在記賬后結(jié)賬前做第二次備份時要啟用一套空白軟盤以防備份失敗。

　　系統(tǒng)管理員以及會計電算化操作員應(yīng)及時制作數(shù)據(jù)備份。各種備份軟盤均要標明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關(guān)標識，以便查找。 備份軟盤必須寫保護、裝入盤套、放進硬盒，存放在安全、防磁、防火、防潮、防高低溫的場所，且至少存放在兩處不同的建筑物內(nèi)。當需要對備份磁盤進行操作而又可能危及該磁盤的完整性時，應(yīng)制作復制件，使用復制件進行操作。

　　對使用中的會計電算化軟件進行修改、版本升級或計算機硬件設(shè)備更換時，為保證會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，也應(yīng)事前制作軟盤備份，因為會計電算化系統(tǒng)不僅存有當期的會計數(shù)據(jù)，而且存有以前年度的歷史會計數(shù)據(jù)，硬盤數(shù)據(jù)備份也保存在計算機內(nèi)。 系統(tǒng)管理員應(yīng)在現(xiàn)場全程監(jiān)督，事后還應(yīng)核查確認會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和完整。 升級前的舊版本會計電算化軟件系統(tǒng)不應(yīng)刪除，而應(yīng)存儲在計算機內(nèi)。

　　盡管軟盤在會計數(shù)據(jù)備份中廣為使用，但是并非最佳選擇�！稌�計電算化工作規(guī)范》中建議，“大中型事業(yè)單位應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲會計檔案”[2]。

　　現(xiàn)在很多事業(yè)單位使用存儲量大、價格逐步下調(diào)的光盤備份會計數(shù)據(jù)，而龐大的、關(guān)鍵性的事業(yè)單位則有必要利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)備份與傳輸系統(tǒng)，實現(xiàn)異地實時備份，以確保會計數(shù)據(jù)不會丟失。會計數(shù)據(jù)備份有一個致命的缺陷：按規(guī)定，會計資料經(jīng)有關(guān)人員簽章后才可存檔，但在備份軟盤或光盤標簽上手工簽章根本不能保證會計電子數(shù)據(jù)不被人為刪改，也就不能保證會計檔案的真實、完善以及使用該備份進行數(shù)據(jù)恢復后會計信息的正確性。因此，采取加密碼的“數(shù)字簽名”才是有效的解決方法。

　　4. 電算化會計檔案的保管

　　事業(yè)單位負責人對本事業(yè)單位電算化會計檔案的真實性、完整性負最終責任。會計機構(gòu)負責人或會計主管對未移交本事業(yè)單位檔案管理機構(gòu)的電算化會計檔案的真實性、完整性負直接責任。 電算化會計檔案管理作為事業(yè)單位一項基礎(chǔ)工作，應(yīng)由電算化會計檔案管理員專人具體負責，且不能由出納人員兼管。

　　其崗位職責有：①按規(guī)定期限，向會計電算化系統(tǒng)各類有關(guān)人員催收會計數(shù)據(jù)備份及存檔資料，并填寫存檔清單；②負責保管存檔的機制會計檔案、機讀會計檔案和計算機系統(tǒng)檔案；③負責會計檔案的安全保密，不能擅自借出。經(jīng)會計電算化主管和事業(yè)單位負責人批準允許借閱、復制的會計檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)，并注意避免調(diào)用者越權(quán)使用或改動數(shù)據(jù)；存儲于磁介質(zhì)的會計檔案調(diào)用后歸還時，應(yīng)進行檢查、殺毒工作。

　　《會計檔案管理辦法》要求“我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境”[3]，但事業(yè)單位外部人員尤其是事業(yè)單位競爭對手可以通過事業(yè)單位外聯(lián)網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)竊密，給事業(yè)單位造成難以估量的經(jīng)濟損失。 為了對付此類威脅，可采取的措施包括：在事業(yè)單位內(nèi)部設(shè)置防火墻；安裝信息網(wǎng)關(guān)和安全路由器；設(shè)計授權(quán)和身份認證系統(tǒng)；進行信息加密；加強安全監(jiān)測預(yù)警系統(tǒng)的實時監(jiān)控等。

　　至于電算化會計檔案的保管期限，機讀會計檔案應(yīng)當與《會計檔案管理辦法》所規(guī)定的相應(yīng)的機制會計檔案保管期限一致。 值得注意的是，根據(jù)規(guī)定，機制會計憑證類和會計賬簿類檔案應(yīng)當保管 15 年，但相應(yīng)的機讀會計檔案即會計數(shù)據(jù)備份（尤其是軟盤備份）的磁介質(zhì)壽命有限，因此需要定期轉(zhuǎn)儲數(shù)據(jù)，以防磁介質(zhì)損壞而丟失會計檔案，一般可每年轉(zhuǎn)儲一次。 此外，計算機系統(tǒng)檔案的保管期限是截至計算機軟件或者硬件停止使用或者有重大更改之后的 5 年。

　　【參考文獻】

　�。�1］魏黎.會計檔案質(zhì)量控制的基本途徑[J].黑龍江檔案，2009，4:10-11.

　�。�2］會計電算化工作規(guī)范. http://www.51lunwen.org/ 財政部，1996．

　�。�3］會計檔案管理辦法.財政部，1999．

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