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完善企業(yè)會計電算化內(nèi)部控制制度的方法論文
21世紀的高科技正在推動人類進入一個新的文明時代，而信息技術(shù)是其中最重要的推動力之一，不久的將來，我們必然生活在一個信息技術(shù)無所不在的社會。會計電算化是會計領(lǐng)域的一場深刻的革命，它將從根本上改變傳統(tǒng)會計的手工操作方式和許多根深蒂固的觀念。近年來，我國會計電算化工作取得了長足的發(fā)展，已經(jīng)有越來越多的企事業(yè)單位通過開展會計電算化而成績斐然。然而，在發(fā)展的過程中出現(xiàn)了一些問題阻礙了它更深層次的發(fā)展。筆者采用變量的分析方法分析了目前我國會計電算化存在的問題、原因及對策。
我國會計電算化起步較晚，從20世紀70年代末才開始，經(jīng)歷了三個階段（嘗試階段，自發(fā)發(fā)展階段，有組織、有計劃地穩(wěn)步發(fā)展階段），其高效、自動、方便、準確、及時等優(yōu)點得到了廣大會計工作者的歡迎�，F(xiàn)在相當一部分單位實現(xiàn)了會計電算化，提高了工作效率。隨著先進的、現(xiàn)代化的事物不斷出現(xiàn)，對會計電算化提出了更高的要求。然而，會計電算化現(xiàn)有的一些問題阻礙了它更深層次的發(fā)展。
一、對會計電算化的認識
廣義的會計電算化是指與實現(xiàn)會計工作電算化有關(guān)的所有工作，包括會計電算化軟件的開發(fā)與應(yīng)用、會計電算化人才的培訓(xùn)、會計電算化的宏觀規(guī)劃、會計電算化制度建設(shè)、會計電算化軟件市場的培育與發(fā)展等。它是一個人機相結(jié)合的系統(tǒng)，其基本構(gòu)成包括會計人員、硬件資源、軟件資源和信息資源等要素，其核心部分則是功能完善的會計軟件資源。
計算機的計算速度非�？�，而采用會計電算化后，會計數(shù)據(jù)都是通過計算機來處理，這樣使會計信息更加準確和及時，同時也為發(fā)揮會計的職能作用創(chuàng)造了有利條件，如通過財務(wù)軟件進行數(shù)據(jù)的分析、預(yù)測，從而更加充分地發(fā)揮會計的預(yù)測、決策職能，不局限于其反映、監(jiān)督職能。
實現(xiàn)會計電算化后，只要將原始會計數(shù)據(jù)輸入計算機，大量的數(shù)據(jù)計算、分類、歸集、匯總、分析等工作，全部由計算機完成。這樣就將會計人員從繁雜的記賬、算賬、報賬中解脫出來，減輕了勞動強度，提高了工作效率；而會計軟件采用先進的技術(shù)對輸入的數(shù)據(jù)進行校驗，防止非法數(shù)據(jù)的進入，如一張借貸不平的憑證，計算機拒絕接收，從而保證了會計信息的合法性、完整性，促進了會計工作的規(guī)范化，提高了會計信息的質(zhì)量；實現(xiàn)會計電算化后會計不僅具有核算、監(jiān)督這樣的基本職能，而且還通過計算機分析、預(yù)測并參與經(jīng)濟決策，提高了企業(yè)的管理水平，此外大量的信息可以得到共享，促進和帶動其他業(yè)務(wù)、管理部門的信息溝通，為整個管理現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。
二、目前會計電算化應(yīng)用中面臨的問題
�。ㄒ唬┚唧w法律、法規(guī)及制度建設(shè)需進一步落實到位
我國會計電算化起步較晚，經(jīng)驗不足，會計電算化理論知識落后于實踐，而法律也具有滯后性。當前大部分企業(yè)幾乎都是按照有關(guān)會計電算化的規(guī)章制度來實施電算化，因沒有具體的法律來規(guī)范，有的企業(yè)會計電算化實施得較差，不能發(fā)揮電算化高效、方便等優(yōu)勢，有的企業(yè)根本就不實行會計電算化，阻礙了會計電算化全面推廣。
任何事物的發(fā)展、運轉(zhuǎn)等都是在一定的環(huán)境中，會計電算化也不例外。會計電算化的制度建設(shè)包括電算化會計管理制度、內(nèi)部控制制度以及單位領(lǐng)導(dǎo)對會計電算化的高度認識和重視。在實際操作中，有的單位領(lǐng)導(dǎo)在管理上沒有對會計電算化引起高度重視，有的沒有相應(yīng)的管理制度，而有的單位雖然有制度但是可惜沒有很好的落實。
�。ǘ┩晟破髽I(yè)會計電算化內(nèi)部控制制度
一部分企業(yè)由于制度的建設(shè)及管理控制不嚴，致使在會計電算化工作中存在許多問題，如在業(yè)務(wù)處理中崗位職責不明顯，有時候一個操作員身兼數(shù)職，可以用多種不同的身份進入系統(tǒng)進行不同權(quán)限的操作，從而使財務(wù)分工的控制名存實亡；在安全方面，重業(yè)務(wù)應(yīng)用，輕安全管理，計算機安全意識和措施相對滯后，很多電子信息處于不加密或低加密狀態(tài)，導(dǎo)致計算機數(shù)據(jù)資料如財務(wù)數(shù)據(jù)、信息等丟失風險較高，內(nèi)部控制制度做得不好。
�。ㄈ┲行∑髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員、財會人員的會計電算化知識缺乏
一些企業(yè)尤其是中小企業(yè)的各級領(lǐng)導(dǎo)對實施會計電算化的重要意義缺乏足夠的認識，沒有認識到會計電算化是時代發(fā)展的必然，是管理現(xiàn)代化的需要。除此之外，大部分中小企業(yè)本身規(guī)模就不大，業(yè)務(wù)量也不多，領(lǐng)導(dǎo)層認為根本不必要花大筆的資金來購買電算化所必需的設(shè)備、財務(wù)軟件及消耗材料；要進行會計人員電算化培訓(xùn)既花錢又影響正常工作，感覺既不必要也不劃算。有的企業(yè)雖然在單位實施了會計電算化，但對有關(guān)知識又了解不多，認為會計電算化僅僅是“以機代賬”軟件只需一次投入即可，出現(xiàn)了只重視硬件換代、不注意軟件升級的情況。
（四）會計電算化檔案管理不規(guī)范
由于我國會計電算化起步較晚，許多單位實行會計電算化的時間較短，財務(wù)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對會計電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質(zhì)或光盤上歸檔保存，造成歸檔的內(nèi)容不完整；有的單位雖然備份但不注意放置備份光盤等環(huán)境，從而使備份好的會計檔案因潮濕等而不能使用，造成檔案的缺失。無論怎樣的情形，在整體上都影響了會計檔案的完整。
三、我國會計電算化存在問題的主要原因
�。ㄒ唬⿻嬰娝慊R教育不到位
雖然現(xiàn)在很多學校都開設(shè)了會計電算化這門課程，但是因一些原因使會計電算化教育不到位，培養(yǎng)出的財會人員缺乏有關(guān)的知識。其原因主要是：
1.因會計電算化的學習本身就需要實際操作才能很好的掌握，而有的學校因其硬、軟件設(shè)備跟不上使學生只能學到一些理論知識，實際上機操作較少，知識掌握得不扎實，理論與實踐脫軌。這樣培養(yǎng)出的財會人員在很大程度上有可能做出一些違反《會計電算化工作規(guī)范》的事，如其有可能以多種不同的身份進入系統(tǒng)進行不同權(quán)限的操作或?qū)n案不進行備份管理等。
2.有一部分會計學校只重視培養(yǎng)學生會計電算化知識，而忽視計算機知識的培訓(xùn)。實際工作中會計電算化的操作有很大—部分都需要計算機知識，如辦公軟件中的Excel等。這樣培養(yǎng)出的學生很難及時適應(yīng)自己的本職工作。
�。ǘ┱叻ㄒ�(guī)不合理、會計電算化理論滯后
我國的會計電算化管理起步較晚，經(jīng)驗不足，管理水平還很低，由于一些政策和法規(guī)的不合理，束縛了開發(fā)人員和用戶的手腳。十幾年來，我國成功地開發(fā)出一批頗有名氣、民族品牌的會計電算化軟件，但隨著會計電算化的深入發(fā)展，不斷出現(xiàn)的一系列問題卻值得探討和研究。這必然要求發(fā)展會計電算化理論，而當前的現(xiàn)實是會計電算化理論落后于實踐，無法推動會計電算化實務(wù)向深層次發(fā)展。
（三）電算化審計軟件技術(shù)落后
當前，會計電算化與審計還處于一種“脫節(jié)”狀態(tài)，嚴重影響我國會計電算化的發(fā)展。其原因主要是：
1.因為會計電算化的會計軟件有“反記賬””反結(jié)賬“的功能，為財務(wù)工作留下了隱患，財務(wù)信息隨時有可能被修改、刪除而不留痕跡，不利于有關(guān)方面的審計。
2.審計人員對會計電算化內(nèi)部控制程序也不是很了解、審計技術(shù)不成熟，使得會計電算化過程成為黑箱操作。當前，會計電算化與審計脫節(jié)，嚴重影響我國會計電算化的發(fā)展。
四、完善我國會計電算化工作的幾點對策
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我國相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)目前我國會計電算化的現(xiàn)狀制定出一些具體的法律，使實行會計電算化的單位朝著有序、健康的方向發(fā)展；還可以通過行業(yè)會計協(xié)會制定統(tǒng)一的跨級核算軟件標準，有時甚至可以直接通過政府行政手段來干預(yù)等。
至于會計電算化的制度建設(shè)，在管理方面主要有：
1.人員管理制度。主要是單位認真選聘會計電算化信息系統(tǒng)職員，對其任職資格進行考核；選好后根據(jù)各自的情況安排崗位，進行職責劃分。
2.操作管理制度。包括操作規(guī)程、操作權(quán)限、操作記錄、管理制度及內(nèi)控制度。比如，對操作權(quán)限，單位可以讓職員指紋簽到和簽退。這樣可以避免一個職員身兼數(shù)職，避免其他人員進入操作等。
3.數(shù)據(jù)管理制度。主要是數(shù)據(jù)輸出的管理、備份數(shù)據(jù)的管理、存檔數(shù)據(jù)的管理和保密制度。比如，應(yīng)將備份的文檔存放在不同的地方等。
在內(nèi)控方面主要有：
1.不兼容權(quán)限、職務(wù)必須分離。這個是內(nèi)部控制的關(guān)鍵點，如，系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展的職務(wù)與系統(tǒng)操作的職務(wù)必須分離；數(shù)據(jù)錄入和審核的職務(wù)必須分離；系統(tǒng)操作的職務(wù)和系統(tǒng)檔案管理的職務(wù)必須分離等。
2.會計電算化人員相互制約、監(jiān)督。計算機會計和手工會計一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，不能由一人經(jīng)手到底，必須有幾人承擔等，相互監(jiān)督、互相制約。
3.文檔安全、保密。如在電算化系統(tǒng)內(nèi)的財務(wù)信息不能被人隨意刪除，防止備份資料丟失等。
（二）轉(zhuǎn)變中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員的觀念，增加其會計電算化知識
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員不重視會計電算化主要是由他們舊的觀念所致，沒有真正的了解到會計電算化快捷、方便的作用。有關(guān)部門可以對中小企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)進行培訓(xùn)，讓他們認真學習貫徹國家財政部頒布的《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規(guī)范》。除此之外，使其了解到會計電算化不僅僅是核算工具和核算方法的改進，而且必然引起會計工作組織和人員分工的改變，促進會計人員素質(zhì)和知識結(jié)構(gòu)，會計工作效率和質(zhì)量的全面提高，能及時、有效地提供企業(yè)的各種財務(wù)信息，節(jié)省會計人員的時間和精力，轉(zhuǎn)變會計工作職能，推動理論和會計技術(shù)的進步，提高會計工作水平，最終將大幅度增加企業(yè)的經(jīng)濟效益。這樣才能有效地快速普及電算化。
（三）加強會計電算化檔案的管理
會計電算化檔案管理是實行會計電算化后會計工作持續(xù)進行的保障，是會計電算化信息系統(tǒng)維護的保證，是會計信息得以充分利用的保證，因此必須加強會計電算化檔案的管理。筆者認為可以從以下三個方面來做：
1.會計電算化檔案的收集。因計算機有它本身的缺陷，如突然停電、計算機中病毒會造成原有數(shù)據(jù)的丟失，所以為避免這一情況的發(fā)生，財務(wù)部門人員應(yīng)養(yǎng)成好的習慣，即及時地對會計數(shù)據(jù)進行備份，存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，把備份文件保存好，以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)、在最小損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。
2.會計電算化檔案的管理與保存。因會計電算化檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，由于這些信息載體的物體特性，數(shù)據(jù)也極容易丟失，所以在形成這些檔案時應(yīng)準備復(fù)制兩份即采用“AB備份法”進行數(shù)據(jù)的備份。同時，財務(wù)人員應(yīng)在這些備份的檔案上標有形成檔案時的時間和操作員的姓名以便找起來方便。此外為保險起見，應(yīng)將這兩份檔案放在不同的地方（遠離磁場、不潮等），如一個地方發(fā)生地震或火災(zāi)等意外情況不至于造成整個系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進行檢查、復(fù)制，防止丟失。
�。ㄋ模┡囵B(yǎng)復(fù)合型的財務(wù)人員
企業(yè)要真正做到會計電算化，就需造就一大批既精通計算機信息技術(shù)，又擅于財務(wù)管理，能夠熟練地進行財務(wù)信息加工和分析的人才，滿足各方（如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、審計部門等）對財務(wù)信息的需求。具體措施有：
1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員可定期對自己的員工進行會計電算化知識比賽，將此作為考核員工工資的一項內(nèi)容。這樣可以刺激員工主動積極地學習會計電算化知識。
2.讓員工積極接受有關(guān)的會計培訓(xùn)。經(jīng)濟在不斷的發(fā)展，會計也在發(fā)展中更新知識，讓員工接受培訓(xùn)可了解最新會計準則等的變化，從而更好地工作。
五、結(jié)束語
會計電算化幫會計人員減少了大量算賬的時間，提高了工作效率，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者、各部門提供及時、有效的財務(wù)信息。在信息高速發(fā)展的今天，會計電算化的普遍使用將成為一種必然。
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