會(huì)議記錄應(yīng)注意哪些問(wèn)題

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　　會(huì)議記錄有哪些常見問(wèn)題?

　　記錄的質(zhì)量不佳，表述混亂，缺乏邏輯，是其中一種問(wèn)題。另外，還有記錄的內(nèi)容與商討的內(nèi)容不符的問(wèn)題。

　　我曾經(jīng)兩次經(jīng)歷過(guò)乙方發(fā)過(guò)來(lái)的會(huì)議記錄內(nèi)容與我們?cè)跁?huì)議上做的決定完全相反。這當(dāng)然是往對(duì)乙方有利的方向反，不是對(duì)我方有利的方向反。那兩份會(huì)議記錄，格式專業(yè)，行文妥帖，標(biāo)準(zhǔn)的商務(wù)英語(yǔ)調(diào)調(diào)，看起來(lái)很舒服。要是我沒(méi)有逐字逐句認(rèn)真看的話，其中的出入根本發(fā)現(xiàn)不了。

　　還 有些問(wèn)題不是出在會(huì)議記錄本身，而是對(duì)會(huì)議記錄的管理方式不當(dāng)。有的公司或者團(tuán)隊(duì)會(huì)議記錄一大堆，但沒(méi)人負(fù)責(zé)監(jiān)督跟進(jìn)。只打雷不下雨，很多事情不了了之。 還有的公司缺少一個(gè)完善的會(huì)議記錄保存系統(tǒng)，當(dāng)出了什么事需要找出某個(gè)會(huì)議記錄以資查證時(shí)，怎么也翻不出來(lái)，一幫項(xiàng)目人員只能干瞪眼干著急。

　　當(dāng)你了解到會(huì)議記錄的重要性之后，就不會(huì)再把它看作無(wú)足輕重的小事。

　　會(huì)議之前，該做哪些準(zhǔn)備?

　　真正會(huì)做會(huì)議記錄的人，懂得從開會(huì)前就進(jìn)入角色。他會(huì)盡可能地了解會(huì)議信息，比如會(huì)議目的、會(huì)議時(shí)間、誰(shuí)主持、誰(shuí)出席、上一次會(huì)議的資料等。做足準(zhǔn)備功夫，才能充分地理解會(huì)議內(nèi)容、準(zhǔn)確地抓住會(huì)議重點(diǎn)。然后，他在紙上預(yù)先寫下記錄框架，以便做記錄時(shí)有的放矢，不會(huì)顧此失彼一片忙亂。

　　下面的框架內(nèi)容供各位參考：

　　開會(huì)的日期、時(shí)間和形式

　　有什么人參與，誰(shuí)是主持?

　　開這個(gè)會(huì)是要探討什么問(wèn)題?

　　問(wèn)題的形式和現(xiàn)狀是怎樣的?

　　提出什么解決方法或觀點(diǎn)?

　　達(dá)成什么共識(shí)?

　　還存在什么問(wèn)題?

　　后續(xù)工作如何開展?

　　誰(shuí)負(fù)責(zé)什么事，需在何時(shí)完成?

　　下次的開會(huì)時(shí)間?

　　會(huì)議之中，該如何記錄?

　　當(dāng)參會(huì)者陸續(xù)進(jìn)入會(huì)議室，或者撥通電話上線時(shí)，記錄者應(yīng)該把之前準(zhǔn)備好的名單拿出來(lái)逐一核對(duì)。要是發(fā)現(xiàn)其中有些不認(rèn)識(shí)的人，就要請(qǐng)會(huì)議組織者幫你介紹一下。弄清楚誰(shuí)是誰(shuí)，對(duì)接下來(lái)的記錄工作很有幫助。

　　不要試圖逐字逐句記下人們?cè)跁?huì)上說(shuō)過(guò)的話，根本沒(méi)這個(gè)必要。會(huì)議記錄的作用是摘錄會(huì)議中商討的梗概和作出的決定，不是如實(shí)反映什么人說(shuō)了什么話的口供筆錄。

　　及時(shí)在之前擬好框架的那張紙上，記錄下相關(guān)內(nèi)容，不要等到會(huì)議結(jié)束后再去回憶。這個(gè)框架的作用就在于提醒你記錄的重點(diǎn)，避免遺漏關(guān)鍵信息。

　　會(huì)議結(jié)束后，該如何整理筆記?

　　會(huì)議結(jié)束后，要趁熱打鐵回顧你做的筆記，有什么沒(méi)弄清楚的地方要趕緊找相關(guān)人等問(wèn)個(gè)究竟。然后，根據(jù)所在公司的標(biāo)準(zhǔn)模板或者行文習(xí)慣，把筆記整理成一篇語(yǔ)句簡(jiǎn)潔、條理清晰的記錄文稿。

　　記錄整理完畢，先不要急著群發(fā)出去，要先交給會(huì)議主持人過(guò)目。確定沒(méi)有遺漏或錯(cuò)誤之后，再把記錄發(fā)給與會(huì)者和其他相關(guān)人士。

　　然后，把會(huì)議記錄中需要跟進(jìn)處理的事項(xiàng)記入自己常用的工作筆記或者輸入電腦里的任務(wù)管理器，注明或設(shè)置預(yù)訂完成時(shí)間，定期檢查工作進(jìn)度。

　　最后，把會(huì)議記錄存入檔案，并建立或者修改相關(guān)索引，以便日后查找調(diào)用。

　　當(dāng)你完成上面的步驟之后，人們花在這個(gè)會(huì)議上的時(shí)間和精力才不會(huì)白白浪費(fèi)。

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