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會(huì)議記錄

會(huì)議記錄應(yīng)注意哪些問(wèn)題

時(shí)間:2022-10-01 02:12:03 會(huì)議記錄 我要投稿

會(huì)議記錄應(yīng)注意哪些問(wèn)題

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會(huì)議記錄應(yīng)注意哪些問(wèn)題

  會(huì)議記錄有哪些常見問(wèn)題?

  記錄的質(zhì)量不佳,表述混亂,缺乏邏輯,是其中一種問(wèn)題。另外,還有記錄的內(nèi)容與商討的內(nèi)容不符的問(wèn)題。

  我曾經(jīng)兩次經(jīng)歷過(guò)乙方發(fā)過(guò)來(lái)的會(huì)議記錄內(nèi)容與我們?cè)跁?huì)議上做的決定完全相反。這當(dāng)然是往對(duì)乙方有利的方向反,不是對(duì)我方有利的方向反。那兩份會(huì)議記錄,格式專業(yè),行文妥帖,標(biāo)準(zhǔn)的商務(wù)英語(yǔ)調(diào)調(diào),看起來(lái)很舒服。要是我沒(méi)有逐字逐句認(rèn)真看的話,其中的出入根本發(fā)現(xiàn)不了。

  還 有些問(wèn)題不是出在會(huì)議記錄本身,而是對(duì)會(huì)議記錄的管理方式不當(dāng)。有的公司或者團(tuán)隊(duì)會(huì)議記錄一大堆,但沒(méi)人負(fù)責(zé)監(jiān)督跟進(jìn)。只打雷不下雨,很多事情不了了之。 還有的公司缺少一個(gè)完善的會(huì)議記錄保存系統(tǒng),當(dāng)出了什么事需要找出某個(gè)會(huì)議記錄以資查證時(shí),怎么也翻不出來(lái),一幫項(xiàng)目人員只能干瞪眼干著急。

  當(dāng)你了解到會(huì)議記錄的重要性之后,就不會(huì)再把它看作無(wú)足輕重的小事。

  會(huì)議之前,該做哪些準(zhǔn)備?

  真正會(huì)做會(huì)議記錄的人,懂得從開會(huì)前就進(jìn)入角色。他會(huì)盡可能地了解會(huì)議信息,比如會(huì)議目的、會(huì)議時(shí)間、誰(shuí)主持、誰(shuí)出席、上一次會(huì)議的資料等。做足準(zhǔn)備功夫,才能充分地理解會(huì)議內(nèi)容、準(zhǔn)確地抓住會(huì)議重點(diǎn)。然后,他在紙上預(yù)先寫下記錄框架,以便做記錄時(shí)有的放矢,不會(huì)顧此失彼一片忙亂。

  下面的框架內(nèi)容供各位參考:

  開會(huì)的日期、時(shí)間和形式

  有什么人參與,誰(shuí)是主持?

  開這個(gè)會(huì)是要探討什么問(wèn)題?

  問(wèn)題的形式和現(xiàn)狀是怎樣的?

  提出什么解決方法或觀點(diǎn)?

  達(dá)成什么共識(shí)?

  還存在什么問(wèn)題?

  后續(xù)工作如何開展?

  誰(shuí)負(fù)責(zé)什么事,需在何時(shí)完成?

  下次的開會(huì)時(shí)間?

  會(huì)議之中,該如何記錄?

  當(dāng)參會(huì)者陸續(xù)進(jìn)入會(huì)議室,或者撥通電話上線時(shí),記錄者應(yīng)該把之前準(zhǔn)備好的名單拿出來(lái)逐一核對(duì)。要是發(fā)現(xiàn)其中有些不認(rèn)識(shí)的人,就要請(qǐng)會(huì)議組織者幫你介紹一下。弄清楚誰(shuí)是誰(shuí),對(duì)接下來(lái)的記錄工作很有幫助。

  不要試圖逐字逐句記下人們?cè)跁?huì)上說(shuō)過(guò)的話,根本沒(méi)這個(gè)必要。會(huì)議記錄的作用是摘錄會(huì)議中商討的梗概和作出的決定,不是如實(shí)反映什么人說(shuō)了什么話的口供筆錄。

  及時(shí)在之前擬好框架的那張紙上,記錄下相關(guān)內(nèi)容,不要等到會(huì)議結(jié)束后再去回憶。這個(gè)框架的作用就在于提醒你記錄的重點(diǎn),避免遺漏關(guān)鍵信息。

  會(huì)議結(jié)束后,該如何整理筆記?

  會(huì)議結(jié)束后,要趁熱打鐵回顧你做的筆記,有什么沒(méi)弄清楚的地方要趕緊找相關(guān)人等問(wèn)個(gè)究竟。然后,根據(jù)所在公司的標(biāo)準(zhǔn)模板或者行文習(xí)慣,把筆記整理成一篇語(yǔ)句簡(jiǎn)潔、條理清晰的記錄文稿。

  記錄整理完畢,先不要急著群發(fā)出去,要先交給會(huì)議主持人過(guò)目。確定沒(méi)有遺漏或錯(cuò)誤之后,再把記錄發(fā)給與會(huì)者和其他相關(guān)人士。

  然后,把會(huì)議記錄中需要跟進(jìn)處理的事項(xiàng)記入自己常用的工作筆記或者輸入電腦里的任務(wù)管理器,注明或設(shè)置預(yù)訂完成時(shí)間,定期檢查工作進(jìn)度。

  最后,把會(huì)議記錄存入檔案,并建立或者修改相關(guān)索引,以便日后查找調(diào)用。

  當(dāng)你完成上面的步驟之后,人們花在這個(gè)會(huì)議上的時(shí)間和精力才不會(huì)白白浪費(fèi)。

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