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辦公自動(dòng)化對(duì)現(xiàn)代文秘的影響
辦公自動(dòng)化對(duì)現(xiàn)代文秘的影響【1】
【摘 要】推行辦公自動(dòng)化，是提高行政工作效率和管理水平的重要手段。
辦公自動(dòng)化對(duì)開展辦公室秘書工作無疑具有積極作用，但任何東西都是一把雙刃劍，在享受辦公自動(dòng)化為秘書工作帶來高效與便捷的同時(shí)，它的消極影響同樣值得我們反思，并找出相應(yīng)的解決策略。
【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化;積極作用;消極影響;解決策略
一、辦公自動(dòng)化概述
(一)辦公自動(dòng)化
辦公自動(dòng)化(Office Automation，簡(jiǎn)稱 OA)是一項(xiàng)綜合性技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)、通信和自動(dòng)控制等技術(shù)與設(shè)備，實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)的自動(dòng)化。
現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是由計(jì)算機(jī)、通信網(wǎng)絡(luò)和自動(dòng)化辦公設(shè)備以及相應(yīng)的軟件所組成的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。
(二)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要功能
1.文字處理。
2.數(shù)據(jù)處理。
3.資料處理。
4.行政事務(wù)處理。
5.網(wǎng)絡(luò)通信。
6.其他，如信息管理、輔助決策、專家系統(tǒng)等功能。
二、辦公自動(dòng)化對(duì)現(xiàn)代文秘工作產(chǎn)生的積極作用
(一)有利于提高現(xiàn)代文秘辦理公文的效率
傳遞、辦理公文是文秘的常規(guī)工作。
應(yīng)用辦公自動(dòng)化后，辦公室秘書人員可以在第一時(shí)間將收到的文件掃描，通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)分別或同時(shí)發(fā)送給不同的領(lǐng)導(dǎo)批閱。
領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)隨地對(duì)文件進(jìn)行瀏覽、批示，即使領(lǐng)導(dǎo)在外出差、開會(huì)，也能充分利用網(wǎng)絡(luò)處理各種大小事務(wù)，不會(huì)影響工作進(jìn)展，極大地提高了工作效率。
(二)方便文件歸檔、查閱，信息資源共享更為便捷
秘書在工作中經(jīng)常需要查閱大量文件資料，有時(shí)甚至需要看多年前的文件。
傳統(tǒng)的方式基本是將資料以紙質(zhì)檔案的形式存儲(chǔ)，秘書人員每次查閱都要花費(fèi)大量時(shí)間去查找翻閱所需文件。
應(yīng)用辦公自動(dòng)化后，除了紙質(zhì)存檔之外，秘書人員也可以直接在計(jì)算機(jī)上對(duì)文件進(jìn)行電子歸檔，方便自己以及其他秘書人員日后查閱，提高秘書人員的工作質(zhì)量和效率，同時(shí)也使得信息資源共享更為便捷。
(三)有利于辦公室秘書人員之間的協(xié)同合作
辦公室工作涉及到多個(gè)環(huán)節(jié)，通常需要多個(gè)辦公室秘書之間相互協(xié)作才能完成。
比如緊急通知或文件，需要多個(gè)秘書人員共同處理，傳統(tǒng)的辦公模式效率太低，浪費(fèi)的時(shí)間也比較多。
應(yīng)用辦公自動(dòng)化后，可以直接在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上進(jìn)行文件的群發(fā)和共享，以最快的時(shí)間內(nèi)傳遞到相關(guān)部門和人員，為秘書工作的及時(shí)性提供有力保證。
三、辦公自動(dòng)化對(duì)現(xiàn)代文秘工作產(chǎn)生的消極影響
(一)工作的保密性難度加大
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn)就是數(shù)據(jù)共享。
而共享度越高，保密工作就越做。
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，各種先進(jìn)技術(shù)加入到現(xiàn)代竊密活動(dòng)中，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)保密技術(shù)防范工作稍微不到位，就可能造成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)被黑客攻擊、入侵，信息被修改，甚至造成泄密。
此外，文秘工作上的疏忽也可能造成泄密，如用存儲(chǔ)介質(zhì)，廢棄的打印紙等資料都可能留有秘密信息資料，計(jì)算機(jī)報(bào)修、報(bào)廢時(shí)硬盤中含有涉密數(shù)據(jù)和信息，這些如沒有妥善處理，就會(huì)造成泄密。
(二)過分依賴辦公自動(dòng)化容易使文秘工作陷入被動(dòng)狀態(tài)
辦公自動(dòng)化的應(yīng)用使文秘工作越來越離不開計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，如果平時(shí)沒有養(yǎng)成備份文件資料的良好習(xí)慣，計(jì)算機(jī)一旦發(fā)生故障或遭受病毒攻擊，或者是遇到停電、計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)發(fā)生故障等，將會(huì)嚴(yán)重影響正常工作的開展。
此外，許多資料可以從網(wǎng)絡(luò)輕松下載、拷貝，會(huì)誘導(dǎo)文秘人員養(yǎng)成惰性，這不但降低秘書工作的積極性和主動(dòng)性，也會(huì)使自身的創(chuàng)造性思維得不到良好的發(fā)展，也不利于自身發(fā)展。
(三)辦公自動(dòng)化對(duì)文秘人員的身體健康帶來危害
辦公自動(dòng)化是借助計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等自動(dòng)化辦公設(shè)備來實(shí)現(xiàn)的。
這些先進(jìn)的辦公設(shè)備雖然操作便捷，效率高，但是給文秘帶來的負(fù)面影響也是不容忽視的，這些設(shè)備往往輻射性強(qiáng)，長(zhǎng)時(shí)間接觸會(huì)導(dǎo)致各種疾病，造成身體上的危害。
同時(shí)，辦公室文秘因工作的特殊性會(huì)長(zhǎng)時(shí)間保持坐姿，也難免會(huì)產(chǎn)生頸椎病等職業(yè)病，對(duì)身體健康帶來危害。
四、解決策略
(一)做好保密工作，維護(hù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全
維護(hù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全是文秘的責(zé)任，文秘資料員要加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全技術(shù)方面的工作，在計(jì)算機(jī)上安裝殺毒軟件并及時(shí)更新病毒庫(kù)，建立安全預(yù)警機(jī)制，減少網(wǎng)絡(luò)入侵的威脅;在數(shù)據(jù)庫(kù)、物理設(shè)備、服務(wù)器的數(shù)據(jù)上采取必要的保護(hù)措施。
此外，文秘資料員要及時(shí)了解辦公自動(dòng)化設(shè)備方面竊密與反竊密的情況，增強(qiáng)保密意識(shí)，積極參加有關(guān)保密技能的教育培訓(xùn)活動(dòng)，熟練掌握、運(yùn)用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備，提高做好辦公自動(dòng)化中保密工作的自覺性和技術(shù)水平，防止泄密事件的發(fā)生。
(二)合理應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，避免過分依賴
文秘人員要轉(zhuǎn)變觀念，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的辦公自動(dòng)化技術(shù)，不斷提高辦公自動(dòng)化操作水平，以適應(yīng)新時(shí)期辦公自動(dòng)化的要求。
同時(shí)，文秘人員要合理應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，避免過分依賴。
文秘資料員要養(yǎng)成務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，掌握第一手材料，把傳統(tǒng)工作環(huán)節(jié)和先進(jìn)的自動(dòng)化手段相結(jié)合，真正提高工作效率。
(三)加強(qiáng)體育鍛煉，養(yǎng)成良好的生活習(xí)慣
體育鍛煉對(duì)身體健康的重要性我們不言而喻，加強(qiáng)體育鍛煉不僅有助于我們形成強(qiáng)健的體格，讓我們有更充沛的精力投入到辦公室的文秘工作中，還有助于我們緩解工作壓力，將樂觀積極的工作態(tài)度帶到辦公室中。
文秘人員可以充分利用倒茶的幾分鐘舒展自己的身體，避免長(zhǎng)時(shí)間端坐，也可以利用上下班的時(shí)間，盡量爬樓梯，不乘坐電梯，達(dá)到鍛煉的目的，總之，方法很多，關(guān)鍵是要有鍛煉的意識(shí)。
(四)強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，提升自身能力
辦公自動(dòng)化是一個(gè)高效的人機(jī)交互系統(tǒng)，在這個(gè)系統(tǒng)中，具有現(xiàn)代思想和技能的人始終是活動(dòng)的主體。
作為秘書工作人員，不僅要積極參加辦公自動(dòng)化方面的培訓(xùn)，掌握一定的計(jì)算機(jī)軟硬件知識(shí)。
還要學(xué)習(xí)秘書工作的業(yè)務(wù)知識(shí)在實(shí)際工作中加以運(yùn)用，更要加強(qiáng)辦公自動(dòng)化理論學(xué)習(xí)，接觸盡可能多的新技術(shù)，完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。
秘書工作錯(cuò)綜復(fù)雜，千頭萬緒，秘書人員不僅要掌握電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代辦公手段，尤其要掌握計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練使用辦公自動(dòng)化軟件 (如 Word、Excel等)，以適應(yīng)新環(huán)境對(duì)高校秘書的新要求，充分發(fā)揮文秘職能。
辦公自動(dòng)化環(huán)境下的現(xiàn)代企業(yè)文秘工作【2】
摘 要：隨著社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展，人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了高速發(fā)展的信息時(shí)代，產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)也在向信息化邁進(jìn)，企業(yè)辦公也朝著無紙化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。
在這樣的大環(huán)境下，傳統(tǒng)文秘工作中存在著的許多弊端，無法滿足現(xiàn)代辦公需求。
由此，辦公自動(dòng)化作為一種可以有效提高工作效率和質(zhì)量的科學(xué)應(yīng)運(yùn)而生。
辦公自動(dòng)化改變了傳統(tǒng)文秘工作的手工的辦公模式。
辦公自動(dòng)化在文秘工作中的應(yīng)用，使得文秘工作者，從繁雜的事物和程序中得到解放，將更多地時(shí)間和精力，投入到具體工作中，提高了工作質(zhì)量、優(yōu)化了工作方式，適應(yīng)了當(dāng)前社會(huì)的需要。
關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化 文秘工作 文字管理 檔案管理 信息管理
一、現(xiàn)代文秘工作的特點(diǎn)
隨著企業(yè)信息化的到來，現(xiàn)代文秘工作較以往傳統(tǒng)文秘工作有了較大的變化。
許多事務(wù)工作，如速記、謄寫、發(fā)文等已經(jīng)由人為的手工作業(yè)向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，伴隨著(Word、Excel 、Powerpoint等計(jì)算機(jī)辦公軟件)的廣泛使用，使得大量的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)議安排、辦公文件等具體繁雜的日常管理工作趨于簡(jiǎn)單化、規(guī)范化和智能化。
在信息高速膨脹的今天， 網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的融入，信息的搜集與利用顯的越來越重要，如何作好信息化社會(huì)大環(huán)境中的秘書工作，如何使秘書工作人員在本職崗位上發(fā)揮自身應(yīng)有的作用，已經(jīng)成為一個(gè)不可爭(zhēng)議的話題。
因此，辦公自動(dòng)化已成為現(xiàn)代文秘工作者的最大特點(diǎn)，文秘工作已經(jīng)進(jìn)行了高速發(fā)展的辦公自動(dòng)化時(shí)代。
二、辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵、功能與作用
辦公自動(dòng)化，簡(jiǎn)稱 OA，是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，由各種辦公設(shè)備和人機(jī)信息系統(tǒng)來協(xié)助完成各種常規(guī)的人的辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)，完成辦公信息處理的自動(dòng)化，在充分利用信息資源的同時(shí)，提高了工作效率，最終達(dá)到提高生產(chǎn)率的目的。
辦公自動(dòng)化的概念，70年代未80年代初已經(jīng)出現(xiàn)，近20年的發(fā)展使得辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵不斷地豐富和發(fā)展。
現(xiàn)如今辦公自動(dòng)化是一個(gè)包含數(shù)據(jù)、文字、辦公事務(wù)處理、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)在內(nèi)的綜合一體的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。
1.使得內(nèi)部信息交流更方便、暢通。
通過在單位內(nèi)部建立局域網(wǎng)，使得內(nèi)部通信、制度信息、文件傳閱、會(huì)議安排等信息交流更加方便和暢通，避免了文秘工作者人為傳遞時(shí)的費(fèi)時(shí)費(fèi)力。
2.使得信息發(fā)布具有時(shí)效性。
通過公司內(nèi)部局域網(wǎng)的信息發(fā)布，使得諸如重要通知通告、文件精神、新聞簡(jiǎn)訊等重要事項(xiàng)，能夠在公司范圍內(nèi)得到廣泛而及時(shí)地的傳播，為文秘工作減輕了壓力。
3.工作流程的自動(dòng)化、規(guī)范化。
主要體現(xiàn)在對(duì)公文的起草、處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、 匯報(bào)流程等方面，較以往人為繁雜的程序，通過網(wǎng)絡(luò)快速的實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化、規(guī)范化，不僅規(guī)范了各項(xiàng)工作流程，還大大提高了文秘工作者的工作效率。
4.文檔管理程序化。
可使各類文檔能夠按權(quán)限、時(shí)間、分類等性質(zhì)進(jìn)行保存、共享和使用，快速的文檔查找，使得文秘工作更加細(xì)致和嚴(yán)謹(jǐn)。
三、辦公自動(dòng)化給文秘工作帶來的影響
辦公自動(dòng)化使傳統(tǒng)的抄抄寫寫式的文秘工作方式受到極大的沖擊，迫使文秘人員提高工作效率，改變工作方式與之相適應(yīng)。
1.信息處理的快捷、簡(jiǎn)便化。
通過辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)，文秘工作者可以通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)，快速的閱讀和下載自己所需的文件資料、規(guī)章制度、會(huì)議安排，及時(shí)接收領(lǐng)導(dǎo)通過OA系統(tǒng)審批和傳閱的文件，并按照相關(guān)要求及時(shí)進(jìn)行修改和處理。
2.各種財(cái)務(wù)、人事報(bào)表和相關(guān)數(shù)據(jù)處理方面。
文秘工作者可以直接從公司內(nèi)部相關(guān)信息平臺(tái)上采集、提取數(shù)據(jù)，避免了以往人為收集和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)，時(shí)間、精力的耗費(fèi)，以及人為測(cè)算數(shù)據(jù)時(shí)的產(chǎn)生的誤差。
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以快速、高效、準(zhǔn)確地處理各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。
并且能夠按照人的意愿將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成各類圖表，使得數(shù)據(jù)分析更具直觀化、準(zhǔn)確化。
3.收發(fā)文件和檔案管理方面，依據(jù)企業(yè)對(duì)文件管理的流程，可以在辦公系統(tǒng)中設(shè)置文件審批流程，按照辦公發(fā)文要求，文秘工作者在起草好文件以后，不需要離開辦公室就可以直接將文件點(diǎn)發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，審核修改后的文件可由領(lǐng)導(dǎo)電子簽發(fā)，同時(shí)系統(tǒng)依據(jù)文件性質(zhì)自動(dòng)存檔，方便今后的管理和查閱，整個(gè)收發(fā)文過程非常的簡(jiǎn)便和流暢，也大大的減少和避免了過去手動(dòng)操作時(shí)人為地推諉和拖延，利用網(wǎng)絡(luò)高效率傳遞，極大地的提高了辦公效率。
4.辦理會(huì)務(wù)工作方面。
企業(yè)會(huì)務(wù)工作看似簡(jiǎn)單實(shí)則復(fù)雜，涉及面多，一旦考慮不周全，就會(huì)影響整個(gè)會(huì)議的開展，通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子日程表安排會(huì)議，能使繁雜的會(huì)務(wù)工作變的簡(jiǎn)單、規(guī)范，能使文秘工作者輕易應(yīng)付大量會(huì)議。
四、提高文秘工作水平，實(shí)現(xiàn)文秘工作現(xiàn)代化
1.建立規(guī)范而詳實(shí)的文秘工作崗位職責(zé)。
制定辦公自動(dòng)化條件下科學(xué)、規(guī)范、詳實(shí)的崗位職責(zé)，能嚴(yán)格規(guī)范文秘工作者的工作內(nèi)容和流程，明確崗位職責(zé)。
實(shí)現(xiàn)文秘工作的辦公自動(dòng)化，尤其是像公文處理、檔案管理等工作，具有較強(qiáng)的工作流程，即使采用了各類辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，也要嚴(yán)格按照制度要求，進(jìn)行審批和規(guī)范處理，最總達(dá)到辦公自動(dòng)化與傳統(tǒng)文秘工作的真正結(jié)合。
2.提高文秘工作者個(gè)人的素質(zhì)和修養(yǎng)。
首先在日常的工作中要不斷地積累和完善本崗位專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，文秘工作者不僅要掌握計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備，尤其要熟悉計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練使用( Word、Excel 、Powerpoint)等辦公自動(dòng)化軟件;其次，注重文秘所需相關(guān)知識(shí)的積累，公文寫作知識(shí)、文秘專業(yè)素質(zhì)、社會(huì)科學(xué)等知識(shí)的學(xué)習(xí)，不僅能陶冶情操，還能創(chuàng)新工作方法，提高工作效率;第三，注重個(gè)人修養(yǎng)。
言行舉止、穿衣打扮都要與自己的氣質(zhì)和身份向符合，從細(xì)節(jié)體現(xiàn)文秘工作者的工作態(tài)度。
3.從思想上識(shí)到辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的必要性和長(zhǎng)遠(yuǎn)性。
在辦公自動(dòng)化環(huán)境中，從容高效地處理業(yè)務(wù)工作，使文秘工作者有更多的時(shí)間和精力思考工作的改進(jìn)和創(chuàng)新，真正意義上提高工作效率。
文秘工作的現(xiàn)代化不是一蹴而就，是一個(gè)不斷積累和逐步改進(jìn)和提高的過程。
如果文秘工作者仍然按照傳統(tǒng)的工作方式開展工作，不懂得使用現(xiàn)代化辦公信息系統(tǒng)，就會(huì)影響和制約企業(yè)的發(fā)展。
跟不上時(shí)代發(fā)展的要求，必然會(huì)被時(shí)代所淘汰，只有建立完善的辦公自動(dòng)化體系，才能使文秘工作呈現(xiàn)快節(jié)奏、高效率的嶄新局面
參考文獻(xiàn)：
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辦公自動(dòng)化對(duì)高校文秘資料員工作的作用【3】
摘要：辦公自動(dòng)化對(duì)高校文秘資料員工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化提出新的要求。
本文闡述了辦公自動(dòng)化對(duì)高校文秘資料員工作的影響，力求揚(yáng)長(zhǎng)避短，因勢(shì)利導(dǎo)，切實(shí)有效地應(yīng)用好高校辦公自動(dòng)化體系。
關(guān)鍵詞：高校辦公自動(dòng)化 文秘資料員 作用
辦公自動(dòng)化(Office Automation，簡(jiǎn)稱OA)是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。
對(duì)高校文秘資料員的工作而言，辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵是文秘資料員利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、信息技術(shù)和軟科學(xué)技術(shù)，通過各種辦公設(shè)備和人機(jī)信息系統(tǒng)來完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，實(shí)現(xiàn)職能部門與教學(xué)部門之間的聯(lián)系工作。
它的實(shí)現(xiàn)使高校文秘資料員的工作流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高了工作效率，促進(jìn)管理工作的改革。
OA的廣泛應(yīng)用使高校文秘資料員的工作發(fā)生了前所未有的變化。
一、辦公自動(dòng)化對(duì)高校文秘資料員工作的積極作用
1.極大地提高工作效率。
接收、傳遞、發(fā)送公文是高校文秘資料員的常規(guī)工作。
在傳統(tǒng)的公文處理中，高校文秘資料員要將來自上級(jí)的文件進(jìn)行整理、分類，然后傳遞給領(lǐng)導(dǎo)批閱，并按照領(lǐng)導(dǎo)指示對(duì)公文進(jìn)行處理。
采取人工的方式完成這一過程，步驟繁多，在傳閱途中逗留較長(zhǎng)的時(shí)間，容易耽誤工作進(jìn)度，甚至有的文件在領(lǐng)導(dǎo)還未傳閱時(shí)就過了文件規(guī)定的辦理時(shí)限，直接造成嚴(yán)重影響。
在傳統(tǒng)的公文處理中，部門發(fā)文領(lǐng)導(dǎo)必須在紙質(zhì)發(fā)文單上簽發(fā)，否則文件不能下發(fā)，如果遇到領(lǐng)導(dǎo)出差或不在辦公室，就會(huì)在發(fā)文時(shí)間上造成延誤。
采用辦公自動(dòng)化，文秘資料員如果收到電子文件通過學(xué)校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)批閱。
如果收到上級(jí)紙質(zhì)文件，可以第一時(shí)間將收到的文件掃描，也可以通過學(xué)校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)批閱。
部門發(fā)文，即使領(lǐng)導(dǎo)出差在外，也可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行簽發(fā)，極大地提高了工作效率。
2.有利于提高文秘資料員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
辦公自動(dòng)化以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，廣泛迅速地收集整理、加工存儲(chǔ)和提取使用信息，使內(nèi)部各單位方便快捷地共享信息。
但人是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)第一因素，辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)從方方面面對(duì)高校文秘資料員工作提出了新的挑戰(zhàn)。
如何正確運(yùn)用好辦公自動(dòng)化提高工作效率，是擺在每一位高校文秘資料員面前的問題。
它時(shí)刻要求文秘資料員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟練掌握應(yīng)用自動(dòng)化辦公設(shè)備和技術(shù)的能力。
因此，文秘資料員必須經(jīng)常參加相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高自身業(yè)務(wù)水平，這樣才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的需要。
3.文件歸檔、查閱更加方便快捷。
在傳統(tǒng)的方法中，高校的文件等資料基本以紙質(zhì)檔案的形式存儲(chǔ)在學(xué)校檔案室，文件歸檔、查閱都需人工完成，每年要花費(fèi)大量的人力、物力來做歸檔工作，加上文件資料年限長(zhǎng)、數(shù)量多，查閱很費(fèi)勁，有時(shí)還查找不到所需的文件資料。
應(yīng)用辦公自動(dòng)化后，除了紙質(zhì)存檔之外，文秘資料員還可以直接在計(jì)算機(jī)上終端對(duì)文件進(jìn)行電子歸檔，方便領(lǐng)導(dǎo)以及本單位工作人員日后查閱。
在查詢條件中支持標(biāo)題、主題詞、文號(hào)、時(shí)間、內(nèi)容等方式查詢，大大提高文秘資料員的工作質(zhì)量和效率，同時(shí)也有效提高了文件的規(guī)范化管理，避免了由于文件過多而造成文件丟失或查找困難的現(xiàn)象發(fā)生。
4.有利于工作方法的改進(jìn)。
實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化后，傳統(tǒng)的工作方式發(fā)生了重大變化，原先成堆的文件和紙張逐步被現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和電子文件所取代，工作方法也隨之改變。
學(xué)校工作涉及的環(huán)節(jié)比較多，往往需要多部門協(xié)作才能完成。
如果采用傳統(tǒng)的模式，往往耽誤了時(shí)間。
如果采用辦公自動(dòng)化后，可以直接在學(xué)校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上進(jìn)行信息的群發(fā)、文件共享等，很短的時(shí)間內(nèi)就能傳遞到相關(guān)部門和人員。
二、辦公自動(dòng)化對(duì)文秘資料員工作的消極影響
1.工作的保密性難度加大。
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn)就是數(shù)據(jù)共享，數(shù)據(jù)共享程度越高，保密工作的隱患就越大。
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，激光技術(shù)、人造衛(wèi)星、紅外遙感等技術(shù)加入到現(xiàn)代竊密活動(dòng)中，如果辦公自動(dòng)化系統(tǒng)保密技術(shù)防范工作不到位，防范不嚴(yán)密，就可能造成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)被黑客攻擊、入侵，信息被修改，甚至造成泄密。
此外，文秘資料員工作上的疏忽也可能造成泄密，如用過的磁盤、U盤、移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，廢棄的打印紙等資料都可能留有秘密信息資料，計(jì)算機(jī)報(bào)修、報(bào)廢時(shí)硬盤中含有涉密數(shù)據(jù)和信息，這些如沒有妥善處理，就會(huì)造成泄密。
2.過分依賴辦公自動(dòng)化容易使工作無所適從。
過分依賴辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不僅容易使文秘資料員工作陷入被動(dòng)，而且容易使文秘資料員的工作無所適從。
辦公自動(dòng)化的應(yīng)用使文秘資料員工作越來越離不開計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，如果平時(shí)沒有養(yǎng)成備份文件資料的良好習(xí)慣，計(jì)算機(jī)一旦發(fā)生故障或遭受病毒攻擊，信息資料無法恢復(fù)，將嚴(yán)重影響正常工作的開展。
另外，許多資料可以從網(wǎng)絡(luò)輕松下載、拷貝，也會(huì)養(yǎng)成不踏實(shí)的工作作風(fēng)。
因此，過分依賴辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，如遇到停電、計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)發(fā)生故障，工作將無所適從。
3.在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中使用公章存在較大安全隱患。
在傳統(tǒng)的方法中，文件、各類證明以及各種業(yè)務(wù)往來等紙質(zhì)資料都需要加蓋單位公章，文秘資料員可以嚴(yán)格按照學(xué)校有關(guān)規(guī)定使用公章，可控性強(qiáng)。
采用辦公自動(dòng)化后，許多電子文檔雖然可以通過掃描等技術(shù)手段使用電子印章，但這種電子印章很容易被盜用，是極不安全的，一般不使用。
三、揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮好辦公自動(dòng)化的積極作用
1.加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高文秘資料員的業(yè)務(wù)技能。
高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是否能發(fā)揮應(yīng)用的功能，關(guān)鍵因素是人。
辦公自動(dòng)化是一個(gè)人機(jī)交互系統(tǒng)，其功能的發(fā)揮必須在人的干預(yù)和控制下才能實(shí)現(xiàn)。
如發(fā)文流程中，文秘資料員不僅要熟練掌握公文格式，還要掌握計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練使用辦公自動(dòng)化軟件。
因此，文秘資料員必須具備辦公自動(dòng)化所要求的素質(zhì)與技能。
文秘資料員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)辦公自動(dòng)化軟件技術(shù)、計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和公文處理等相關(guān)知識(shí)，并在實(shí)踐中不斷摸索，全面提高業(yè)務(wù)技能。
2.做好保密工作，維護(hù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全。
維護(hù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全是文秘資料員的責(zé)任，面對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展、泄密渠道日益增多、竊密手段不斷現(xiàn)代化的新特點(diǎn)，辦公自動(dòng)化保密難度也隨之加大。
文秘資料員要加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全技術(shù)方面的工作，在計(jì)算機(jī)上安裝殺毒軟件并及時(shí)更新病毒庫(kù)，建立安全預(yù)警機(jī)制，減少網(wǎng)絡(luò)入侵的威脅;在數(shù)據(jù)庫(kù)、物理設(shè)備、服務(wù)器的數(shù)據(jù)上采取必要的保護(hù)措施。
此外，文秘資料員要及時(shí)了解辦公自動(dòng)化設(shè)備方面竊密與反竊密的情況，增強(qiáng)保密意識(shí)，積極參加有關(guān)保密技能的教育培訓(xùn)活動(dòng)，熟練掌握、運(yùn)用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備，提高做好辦公自動(dòng)化中保密工作的自覺性和技術(shù)水平，防止泄密事件的發(fā)生。
3.合理應(yīng)用，避免過分依賴辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。
過分依賴辦公自動(dòng)化系統(tǒng)會(huì)使文秘資料員的工作陷入被動(dòng)。
文秘資料員要轉(zhuǎn)變觀念，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的辦公自動(dòng)化技術(shù)，不斷提高辦公自動(dòng)化操作水平，以適應(yīng)新時(shí)期辦公自動(dòng)化的要求。
同時(shí)，文秘資料員要合理應(yīng)用，避免過分依賴辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，及時(shí)備份相關(guān)信息資料。
文秘資料員要養(yǎng)成務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，掌握第一手材料，把辦公自動(dòng)化與傳統(tǒng)文秘資料工作有效結(jié)合，在工作中爭(zhēng)取主動(dòng)。
總之，文秘資料員在辦公自動(dòng)化實(shí)施過程中，要揚(yáng)長(zhǎng)避短，既要充分發(fā)揮辦公自動(dòng)化的積極作用，又要克服辦公自動(dòng)化帶來的消極影響，積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，這樣就能切實(shí)有效地應(yīng)用好高校辦公自動(dòng)化體系。
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