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商務英語銷售信函寫作技巧
商務英語銷售信函寫作技巧【1】
摘 要： 商務英語寫作中的銷售信函的寫作非常重要，這類信函的寫作能力直接影響公司的銷售業(yè)績、與潛在買方的業(yè)務關系、公司的整體形象和聲譽等。
本文主要討論銷售信函寫作時需要遵守的原則、寫作的四個步驟和關鍵短語等，以期讓讀者認識到銷售信函寫作的重要性，并能快速掌握這類商務信函的寫作技巧。
關鍵詞： 商務英語 銷售信函 寫作技巧
一、引言
整個商務交往過程可以劃分為建立商務關系―銷售―詢盤―回盤―還盤―索樣―訂貨―付款―生產―包裝―出貨―保險―押匯等環(huán)節(jié)，銷售是整個過程的第二步，作用舉足輕重。
書寫銷售信函能力至關重要，因為好的銷售信會幫助公司獲得利潤、擴大市場份額、提高商業(yè)形象和名譽，而水平低劣的銷售信則會讓公司損失很多訂單和機會。
從中，我們不難發(fā)現(xiàn)銷售信函書寫的重要性。
因此，筆者主要探討商務英語寫作中銷售信函的寫作技巧。
二、銷售信函的寫作技巧
究其本質，銷售信函是一種特殊的商務信函，其目的主要是擴大業(yè)務、說服消費者購買產品。
這跟廣告在很多方面不謀而合，如“服從你的渴望”(雪碧)、“成功之路，從頭開始”(飄柔)、“汾酒必喝，喝酒必汾”(汾酒)、“眾里尋他千百度，想要幾度就幾度”(伊萊克斯冰箱)、“人類失去聯(lián)想，世界將會怎樣”(聯(lián)想)、“我們的光彩來自你的風采”(沙宣洗發(fā)水)、“放低偏見，你會有出色發(fā)現(xiàn)”(柯尼卡)等。
兩者都是要盡力推銷自己的產品，讓消費者對產品有全面詳細的了解、有購買的欲望，并進一步付諸實踐。
一般來說，在寫作銷售信函時，我們提倡要盡量遵守AIDA原則，也稱“愛達”公式。
它是國際推銷專家海英茲・姆・戈得曼總結的推銷模式，是西方推銷學中的重要公式，具體指一封成功的銷售信函必須把買方的注意力吸引或轉變到產品上，使買方對銷售信函推銷的產品產生興趣，這樣買方的欲望隨之產生，爾后再促使其采取購買行為，達成交易。
AIDA實際上是四個英文單詞的首字母。
A為Attention，即吸引客戶的注意;I為Interest，即引發(fā)客戶的興趣;D為Desire，即激發(fā)客戶的欲望;最后一個字母A為Action，即鼓勵客戶采取購買行動。
銷售信函的寫作一般分為四個步驟。
1.介紹促銷商品，使買方產生興趣。
這時，賣方需要對自己的產品進行詳盡的介紹，包括銷量、性能等方面。
例如，本公司的產品深受廣大消費者的歡迎、銷量非常好、品質優(yōu)良、價格公道、設計精美、顏色匹配、規(guī)格齊全、溫暖舒適等。
2.比較商品，體現(xiàn)本商品的優(yōu)勢。
在這個步驟中，賣方通過將產品和其他廠商同類產品的比較，凸顯出自己產品在質量、工藝、價格、式樣等方面的優(yōu)勢，讓買方先心動，繼而行動。
3.提出優(yōu)惠條件。
在進行商務合作時，當交易量達到一定數(shù)量時，如5000件或10000件，可以給予買方一定程度的優(yōu)惠。
因此，在第三個步驟中，賣方可以提出相應的優(yōu)惠條件，進一步激發(fā)客戶對產品的興趣。
4.勸導客戶最終行動。
銷售信函最重要的目的及最終目的就是成功地說服買方下訂單，購買其產品。
因此，最后這個步驟不可或缺。
在信尾，賣方要力勸買方采取相關行動，如邀請買方代表訪問賣方的公司，并參觀其廠房，對賣方有更多實質性的了解，或下試銷性訂單，促成雙方之間的合作。
另外，筆者在此分享一些銷售信函中常用的短語。
首先，在介紹產品銷量時，可以采用以下短語：have a good market(暢銷)，sell fast/ well和enjoy good sales(銷路好)，meet with warm reception(很受歡迎)，等等。
此類短語較多，寫作時只需掌握其中一種即可。
其次，在介紹產品性能時，可以使用以下七個短語：superior in quality，reasonable in price，skillful in craftsmanship，elegant in style，matching in colour，novel in design，complete in specification(質量上乘、價格合理、工藝精湛、式樣美觀、顏色匹配、設計新穎、規(guī)格齊全)。
總體來說，以上七個短語放之四海皆準，適用所有產品。
最后，在向買方提出優(yōu)惠條件，即提供折扣時，可以借鑒以下表達：give/allow/offer/grant sb.a XX% discount(給某人打折)。
此處需注意，中文及英文的表達在很多方面都存在巨大差異，如此處如果說give sb.a 40% discount，其漢語意思并非是打四折，而是打六折。
因此，在學習英語時，讀者一定要對此類中英文表達及文化上的差異細加揣摩、究其原因，并最終牢牢掌握。
三、結語
不難看出銷售信函在商務應用文寫作中的地位，以及對于賣方的重要性。
因此，在銷售信函寫作的過程中，一定要仔細斟酌、多加思量、注意措辭。
另外，在書寫銷售信函時，我們還應注意一切從買方角度出發(fā)。
這是商務寫作7C原則中一個非常重要的原則：體貼原則。
即盡量站在買方角度考慮他們的各種愿望、要求、興趣和困難，行文中盡量采用第二人稱“您”而非第一人稱“我”或“我們”。
如“祝賀您!您所訂的產品已經(jīng)開始生產了”和“我們非常高興地通知您我們已經(jīng)開始生產您所訂的產品了”。
買方肯定樂于看到第一種表達，因為第一句話重點突出買方，這會讓他們感到自己很受關注。
另外，信函正文要簡潔全面，每段最好包含一個主題，在首段就要吸引客戶的注意力，行文中盡量避免晦澀的用詞，以便客戶閱讀。
參考文獻：
[1]勞斯.商務寫作技巧.北京：人民郵電出版社，2008.
英語商務信函寫作技巧【2】
摘 要：伴隨著經(jīng)濟的全球化，我國與國際間的交流變得越來越頻繁和重要。
商務場合中英語作為最常用的溝通媒介使用頻繁。
據(jù)統(tǒng)計，在全球60多億人口中，約有10億人使用英語交談。
面對客戶，領導，商務信函的使用也變得尤為重要。
傳統(tǒng)的信件雖然由于傳遞速度慢已經(jīng)淡出人們視野，但新的信函方式如電子郵件，傳真等仍然是貿易往來中重要的溝通方式。
商務信函中清晰明確的溝通讓你不僅及時了解最新的商務信息，促成訂單，還會給客戶及領導留下好的印象，促成新的生意和更好的發(fā)展機會。
下面就是我對商務英語信函寫作的幾點感悟。
關鍵詞：英語商務信函;禮貌;簡潔;具體
首先應注意禮貌用語的使用，并且盡量使用較正規(guī)的商務格式。
為了建立友好的貿易伙伴關系，禮貌是非常重要的。
商務信函中應多使用禮貌用語，和請求句式，少用命令句式。
如Will you ?Please等。
字里行間更應體現(xiàn)我國的外交禮節(jié)，做到不卑不亢，得體大方。
對待客戶要一視同仁，即使是面對非常小的公司，在交流時也要做到以禮相待。
拒絕對方要盡量使用委婉的方式。
由于不同的文化差異，語言的表達方式有很多不同。
盡量避免中國式表達，注意英美的差異表達。
例如英語的表達多用物做主語，而漢語的表達多用人做主語。
除了文字表達的方式不同，還要注意到對方的風俗習慣，宗教信仰等。
例如穆斯林人不吃豬肉、狗肉、骨頭等，我們應避免在信函中提及相關詞匯。
在發(fā)送商業(yè)信函時，最好使用正規(guī)的公司的信紙，帶有公司抬頭地址等便于讀者在最快時間了解信件的來源并且有助于在客戶中形成對公司的印象。
另，在信件的末尾要署名或者印公司公章。
及時回信也是對對方的一種尊重。
信件的整體結構要清晰，整潔。
文章應使用統(tǒng)一字號，字號的大小也要有所選擇，以易于閱讀為準即可，如果信件內包含表格，應盡量安排在一頁這內便于對方閱讀和比較。
商務信函一般不使用過多斜體，彩色字體，文章的標題或重要內容可加粗或加下劃線來標注，標點要使用正確以免引起歧義。
文章最好在標題上就可以了解信件的主要內容，在結構上就可以看出信件包含幾層意思。
如果發(fā)電子郵件附件時，文件題目應注明時間，并且應和文章內標注時間一致。
其次內容清晰，文字簡潔也是商務信函的一大特點。
“時間就是金錢”，我想這句話應該也是很多商業(yè)人士的深深感悟。
大多數(shù)商務人士每天有很多的商務信函要閱讀處理，有很多事情需要解決。
簡單明了的信函對于他們繁忙的頭腦猶如一陣清風吹過，而�唆繁瑣的信件必定讓讀者費勁頭腦，并有可能喪失閱讀的興趣，而延誤時間。
因此英語商務信函務必追求內容清晰明了，切中要點，最好只有簡單的寒暄然后直入主題，讓客戶在最短時間就可以明白你所要闡述的意思并快速做出反應。
如果信函開頭過多寒暄，會讓對方失去閱讀的興趣。
內容清晰應該包含兩個方面，第一在擬文前知道自己要寫什么，第二在讀者看到之后知道你寫了什么。
如果一封信件中想要表達多個內容，最好每一個單獨的意思用單獨的段落來表達，這樣更便于讀者快速了解信件內容。
文字的表達中還要注意不同文化的差異，以免發(fā)生誤解。
盡量表達準確，避免使用一些含混不清、模棱兩可的詞匯。
英語作為一百多個非英語國家的商務人員在商務書信中使用，而這些商務人員也不是每個人都精通英語，因此在選詞上應該盡量選擇常規(guī)的表達方式和簡單易懂的詞匯，避免使用復雜句式和晦澀難懂的詞語。
最好可以用最少的語言表達最為完整的意思。
但不可一味追求簡潔，書信內容也要具體詳實，完整。
如果本可以用60個字便可以講清一件事情，卻用了上百個字來反復說明，讀者定會厭煩，商務信函應避免使用陳舊的客套和沒有多余的詞語，不要反復強調一件事情，避免�唆。
減少沒有實際意義詞語的使用，不僅可以提高文章的清晰度，反而還可以突出重點，從另一個方面起到強調所要傳遞信息的作用。
并且在對方看到簡潔的段落時也更容易閱讀，從而提高了效率。
在最近幾年里，商務信函的格式也發(fā)生一些變化，不必過于正式，但務須簡潔，也可以使用一些約定俗成的英文縮寫。
縮略語的使用也可使文章看上去更加簡潔，但對于商務英語縮寫的掌握一定要準確，以免引起麻煩。
一些涉及時間和數(shù)字的表達不妨直接用阿拉伯數(shù)字表達，這樣不僅一目了然，并且可以引起重視。
要注意在英語句子以數(shù)字開頭的，應使用單詞而不是數(shù)字。
涉及金額的表述一定要明確易懂，沒有歧義。
并注意在表述金額時加上金額的單位如RMB USD等。
再次完成一封成功的商業(yè)書信，不僅要求寫信人精通英語，和外貿知識，還應該通曉人的心理。
貿易往來中，追求利益是無可厚非的，在進行商務信函磋商過程中遵循互利互惠的原則的同事應多從客戶的角度行文，突出積極的因素。
在句式的使用上多加揣摩，可以將對方所得利益放在句首，這樣讀者對自己所得利益一目了然并且印象深刻。
把積極因素放在句首更能激發(fā)對方的興趣并得到認同，當然對于其他事實情況不可避而不談，但可以弱化一些。
商務信函是否能起到信息溝通的有效性很重要，在發(fā)信后得到應有的反應信函才能體現(xiàn)其價值。
在起草商務信函時只有站在對方的立場上思考和處理問題，才能達到更有效的溝通。
少使用否定的句子而多從正面強調積極的因素，弱化消極的信息，有利于更好的信息傳達。
商務信函的信息要具體詳實，有頭有尾，講清每件事情的起因結果。
在表達一些時間，數(shù)量時盡量使用具體數(shù)字，避免使用含混不清、籠統(tǒng)的詞匯。
例如: “I will sent you the B/L soon.” 不如改為: “I will sent you the B/L in one week.” Or “I will sent you the B/L before Sunday.” 在后兩種表達中時間變的明確，信息就更有效。
當然一定要在確保時間之后才可以這樣說。
在使用代詞的時候，更要指代明確，以免產生麻煩。
最后在信函發(fā)給客戶之前一定要反復檢查是否有錯，因為商務信函往往涉及貿易雙方的義務責任，以及企業(yè)和個人的利益。
一些不準確和錯誤的信息可能帶來無法預料的麻煩和損失，如果在寫信函時遇到不確定的信息一定要積極核實。
商務信函的質量好壞會直接影響到企業(yè)的形象，信函寫得好可能贏得新的業(yè)務，有助于促進和發(fā)展與外貿伙伴的友好關系，也可以及時消除誤會解決問題。
反之，可能引發(fā)矛盾，引起經(jīng)濟糾紛，失去客戶。
參考文獻：
[1]湯軍，商務英語典型禮貌語言機制初探[J]，外語教學, 2007。
[2]黃偉新，從商務英語到英語商務,國際經(jīng)貿探索，2005。
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