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商務(wù)英語(yǔ)銷售信函寫作技巧
商務(wù)英語(yǔ)銷售信函寫作技巧【1】
摘 要： 商務(wù)英語(yǔ)寫作中的銷售信函的寫作非常重要，這類信函的寫作能力直接影響公司的銷售業(yè)績(jī)、與潛在買方的業(yè)務(wù)關(guān)系、公司的整體形象和聲譽(yù)等。
本文主要討論銷售信函寫作時(shí)需要遵守的原則、寫作的四個(gè)步驟和關(guān)鍵短語(yǔ)等，以期讓讀者認(rèn)識(shí)到銷售信函寫作的重要性，并能快速掌握這類商務(wù)信函的寫作技巧。
關(guān)鍵詞： 商務(wù)英語(yǔ) 銷售信函 寫作技巧
一、引言
整個(gè)商務(wù)交往過(guò)程可以劃分為建立商務(wù)關(guān)系―銷售―詢盤―回盤―還盤―索樣―訂貨―付款―生產(chǎn)―包裝―出貨―保險(xiǎn)―押匯等環(huán)節(jié)，銷售是整個(gè)過(guò)程的第二步，作用舉足輕重。
書寫銷售信函能力至關(guān)重要，因?yàn)楹玫匿N售信會(huì)幫助公司獲得利潤(rùn)、擴(kuò)大市場(chǎng)份額、提高商業(yè)形象和名譽(yù)，而水平低劣的銷售信則會(huì)讓公司損失很多訂單和機(jī)會(huì)。
從中，我們不難發(fā)現(xiàn)銷售信函書寫的重要性。
因此，筆者主要探討商務(wù)英語(yǔ)寫作中銷售信函的寫作技巧。
二、銷售信函的寫作技巧
究其本質(zhì)，銷售信函是一種特殊的商務(wù)信函，其目的主要是擴(kuò)大業(yè)務(wù)、說(shuō)服消費(fèi)者購(gòu)買產(chǎn)品。
這跟廣告在很多方面不謀而合，如“服從你的渴望”(雪碧)、“成功之路，從頭開(kāi)始”(飄柔)、“汾酒必喝，喝酒必汾”(汾酒)、“眾里尋他千百度，想要幾度就幾度”(伊萊克斯冰箱)、“人類失去聯(lián)想，世界將會(huì)怎樣”(聯(lián)想)、“我們的光彩來(lái)自你的風(fēng)采”(沙宣洗發(fā)水)、“放低偏見(jiàn)，你會(huì)有出色發(fā)現(xiàn)”(柯尼卡)等。
兩者都是要盡力推銷自己的產(chǎn)品，讓消費(fèi)者對(duì)產(chǎn)品有全面詳細(xì)的了解、有購(gòu)買的欲望，并進(jìn)一步付諸實(shí)踐。
一般來(lái)說(shuō)，在寫作銷售信函時(shí)，我們提倡要盡量遵守AIDA原則，也稱“愛(ài)達(dá)”公式。
它是國(guó)際推銷專家海英茲・姆・戈得曼總結(jié)的推銷模式，是西方推銷學(xué)中的重要公式，具體指一封成功的銷售信函必須把買方的注意力吸引或轉(zhuǎn)變到產(chǎn)品上，使買方對(duì)銷售信函推銷的產(chǎn)品產(chǎn)生興趣，這樣買方的欲望隨之產(chǎn)生，爾后再促使其采取購(gòu)買行為，達(dá)成交易。
AIDA實(shí)際上是四個(gè)英文單詞的首字母。
A為Attention，即吸引客戶的注意;I為Interest，即引發(fā)客戶的興趣;D為Desire，即激發(fā)客戶的欲望;最后一個(gè)字母A為Action，即鼓勵(lì)客戶采取購(gòu)買行動(dòng)。
銷售信函的寫作一般分為四個(gè)步驟。
1.介紹促銷商品，使買方產(chǎn)生興趣。
這時(shí)，賣方需要對(duì)自己的產(chǎn)品進(jìn)行詳盡的介紹，包括銷量、性能等方面。
例如，本公司的產(chǎn)品深受廣大消費(fèi)者的歡迎、銷量非常好、品質(zhì)優(yōu)良、價(jià)格公道、設(shè)計(jì)精美、顏色匹配、規(guī)格齊全、溫暖舒適等。
2.比較商品，體現(xiàn)本商品的優(yōu)勢(shì)。
在這個(gè)步驟中，賣方通過(guò)將產(chǎn)品和其他廠商同類產(chǎn)品的比較，凸顯出自己產(chǎn)品在質(zhì)量、工藝、價(jià)格、式樣等方面的優(yōu)勢(shì)，讓買方先心動(dòng)，繼而行動(dòng)。
3.提出優(yōu)惠條件。
在進(jìn)行商務(wù)合作時(shí)，當(dāng)交易量達(dá)到一定數(shù)量時(shí)，如5000件或10000件，可以給予買方一定程度的優(yōu)惠。
因此，在第三個(gè)步驟中，賣方可以提出相應(yīng)的優(yōu)惠條件，進(jìn)一步激發(fā)客戶對(duì)產(chǎn)品的興趣。
4.勸導(dǎo)客戶最終行動(dòng)。
銷售信函最重要的目的及最終目的就是成功地說(shuō)服買方下訂單，購(gòu)買其產(chǎn)品。
因此，最后這個(gè)步驟不可或缺。
在信尾，賣方要力勸買方采取相關(guān)行動(dòng)，如邀請(qǐng)買方代表訪問(wèn)賣方的公司，并參觀其廠房，對(duì)賣方有更多實(shí)質(zhì)性的了解，或下試銷性訂單，促成雙方之間的合作。
另外，筆者在此分享一些銷售信函中常用的短語(yǔ)。
首先，在介紹產(chǎn)品銷量時(shí)，可以采用以下短語(yǔ)：have a good market(暢銷)，sell fast/ well和enjoy good sales(銷路好)，meet with warm reception(很受歡迎)，等等。
此類短語(yǔ)較多，寫作時(shí)只需掌握其中一種即可。
其次，在介紹產(chǎn)品性能時(shí)，可以使用以下七個(gè)短語(yǔ)：superior in quality，reasonable in price，skillful in craftsmanship，elegant in style，matching in colour，novel in design，complete in specification(質(zhì)量上乘、價(jià)格合理、工藝精湛、式樣美觀、顏色匹配、設(shè)計(jì)新穎、規(guī)格齊全)。
總體來(lái)說(shuō)，以上七個(gè)短語(yǔ)放之四海皆準(zhǔn)，適用所有產(chǎn)品。
最后，在向買方提出優(yōu)惠條件，即提供折扣時(shí)，可以借鑒以下表達(dá)：give/allow/offer/grant sb.a XX% discount(給某人打折)。
此處需注意，中文及英文的表達(dá)在很多方面都存在巨大差異，如此處如果說(shuō)give sb.a 40% discount，其漢語(yǔ)意思并非是打四折，而是打六折。
因此，在學(xué)習(xí)英語(yǔ)時(shí)，讀者一定要對(duì)此類中英文表達(dá)及文化上的差異細(xì)加揣摩、究其原因，并最終牢牢掌握。
三、結(jié)語(yǔ)
不難看出銷售信函在商務(wù)應(yīng)用文寫作中的地位，以及對(duì)于賣方的重要性。
因此，在銷售信函寫作的過(guò)程中，一定要仔細(xì)斟酌、多加思量、注意措辭。
另外，在書寫銷售信函時(shí)，我們還應(yīng)注意一切從買方角度出發(fā)。
這是商務(wù)寫作7C原則中一個(gè)非常重要的原則：體貼原則。
即盡量站在買方角度考慮他們的各種愿望、要求、興趣和困難，行文中盡量采用第二人稱“您”而非第一人稱“我”或“我們”。
如“祝賀您!您所訂的產(chǎn)品已經(jīng)開(kāi)始生產(chǎn)了”和“我們非常高興地通知您我們已經(jīng)開(kāi)始生產(chǎn)您所訂的產(chǎn)品了”。
買方肯定樂(lè)于看到第一種表達(dá)，因?yàn)榈谝痪湓捴攸c(diǎn)突出買方，這會(huì)讓他們感到自己很受關(guān)注。
另外，信函正文要簡(jiǎn)潔全面，每段最好包含一個(gè)主題，在首段就要吸引客戶的注意力，行文中盡量避免晦澀的用詞，以便客戶閱讀。
參考文獻(xiàn)：
[1]勞斯.商務(wù)寫作技巧.北京：人民郵電出版社，2008.
英語(yǔ)商務(wù)信函寫作技巧【2】
摘 要：伴隨著經(jīng)濟(jì)的全球化，我國(guó)與國(guó)際間的交流變得越來(lái)越頻繁和重要。
商務(wù)場(chǎng)合中英語(yǔ)作為最常用的溝通媒介使用頻繁。
據(jù)統(tǒng)計(jì)，在全球60多億人口中，約有10億人使用英語(yǔ)交談。
面對(duì)客戶，領(lǐng)導(dǎo)，商務(wù)信函的使用也變得尤為重要。
傳統(tǒng)的信件雖然由于傳遞速度慢已經(jīng)淡出人們視野，但新的信函方式如電子郵件，傳真等仍然是貿(mào)易往來(lái)中重要的溝通方式。
商務(wù)信函中清晰明確的溝通讓你不僅及時(shí)了解最新的商務(wù)信息，促成訂單，還會(huì)給客戶及領(lǐng)導(dǎo)留下好的印象，促成新的生意和更好的發(fā)展機(jī)會(huì)。
下面就是我對(duì)商務(wù)英語(yǔ)信函寫作的幾點(diǎn)感悟。
關(guān)鍵詞：英語(yǔ)商務(wù)信函;禮貌;簡(jiǎn)潔;具體
首先應(yīng)注意禮貌用語(yǔ)的使用，并且盡量使用較正規(guī)的商務(wù)格式。
為了建立友好的貿(mào)易伙伴關(guān)系，禮貌是非常重要的。
商務(wù)信函中應(yīng)多使用禮貌用語(yǔ)，和請(qǐng)求句式，少用命令句式。
如Will you ?Please等。
字里行間更應(yīng)體現(xiàn)我國(guó)的外交禮節(jié)，做到不卑不亢，得體大方。
對(duì)待客戶要一視同仁，即使是面對(duì)非常小的公司，在交流時(shí)也要做到以禮相待。
拒絕對(duì)方要盡量使用委婉的方式。
由于不同的文化差異，語(yǔ)言的表達(dá)方式有很多不同。
盡量避免中國(guó)式表達(dá)，注意英美的差異表達(dá)。
例如英語(yǔ)的表達(dá)多用物做主語(yǔ)，而漢語(yǔ)的表達(dá)多用人做主語(yǔ)。
除了文字表達(dá)的方式不同，還要注意到對(duì)方的風(fēng)俗習(xí)慣，宗教信仰等。
例如穆斯林人不吃豬肉、狗肉、骨頭等，我們應(yīng)避免在信函中提及相關(guān)詞匯。
在發(fā)送商業(yè)信函時(shí)，最好使用正規(guī)的公司的信紙，帶有公司抬頭地址等便于讀者在最快時(shí)間了解信件的來(lái)源并且有助于在客戶中形成對(duì)公司的印象。
另，在信件的末尾要署名或者印公司公章。
及時(shí)回信也是對(duì)對(duì)方的一種尊重。
信件的整體結(jié)構(gòu)要清晰，整潔。
文章應(yīng)使用統(tǒng)一字號(hào)，字號(hào)的大小也要有所選擇，以易于閱讀為準(zhǔn)即可，如果信件內(nèi)包含表格，應(yīng)盡量安排在一頁(yè)這內(nèi)便于對(duì)方閱讀和比較。
商務(wù)信函一般不使用過(guò)多斜體，彩色字體，文章的標(biāo)題或重要內(nèi)容可加粗或加下劃線來(lái)標(biāo)注，標(biāo)點(diǎn)要使用正確以免引起歧義。
文章最好在標(biāo)題上就可以了解信件的主要內(nèi)容，在結(jié)構(gòu)上就可以看出信件包含幾層意思。
如果發(fā)電子郵件附件時(shí)，文件題目應(yīng)注明時(shí)間，并且應(yīng)和文章內(nèi)標(biāo)注時(shí)間一致。
其次內(nèi)容清晰，文字簡(jiǎn)潔也是商務(wù)信函的一大特點(diǎn)。
“時(shí)間就是金錢”，我想這句話應(yīng)該也是很多商業(yè)人士的深深感悟。
大多數(shù)商務(wù)人士每天有很多的商務(wù)信函要閱讀處理，有很多事情需要解決。
簡(jiǎn)單明了的信函對(duì)于他們繁忙的頭腦猶如一陣清風(fēng)吹過(guò)，而�唆繁瑣的信件必定讓讀者費(fèi)勁頭腦，并有可能喪失閱讀的興趣，而延誤時(shí)間。
因此英語(yǔ)商務(wù)信函務(wù)必追求內(nèi)容清晰明了，切中要點(diǎn)，最好只有簡(jiǎn)單的寒暄然后直入主題，讓客戶在最短時(shí)間就可以明白你所要闡述的意思并快速做出反應(yīng)。
如果信函開(kāi)頭過(guò)多寒暄，會(huì)讓對(duì)方失去閱讀的興趣。
內(nèi)容清晰應(yīng)該包含兩個(gè)方面，第一在擬文前知道自己要寫什么，第二在讀者看到之后知道你寫了什么。
如果一封信件中想要表達(dá)多個(gè)內(nèi)容，最好每一個(gè)單獨(dú)的意思用單獨(dú)的段落來(lái)表達(dá)，這樣更便于讀者快速了解信件內(nèi)容。
文字的表達(dá)中還要注意不同文化的差異，以免發(fā)生誤解。
盡量表達(dá)準(zhǔn)確，避免使用一些含混不清、模棱兩可的詞匯。
英語(yǔ)作為一百多個(gè)非英語(yǔ)國(guó)家的商務(wù)人員在商務(wù)書信中使用，而這些商務(wù)人員也不是每個(gè)人都精通英語(yǔ)，因此在選詞上應(yīng)該盡量選擇常規(guī)的表達(dá)方式和簡(jiǎn)單易懂的詞匯，避免使用復(fù)雜句式和晦澀難懂的詞語(yǔ)。
最好可以用最少的語(yǔ)言表達(dá)最為完整的意思。
但不可一味追求簡(jiǎn)潔，書信內(nèi)容也要具體詳實(shí)，完整。
如果本可以用60個(gè)字便可以講清一件事情，卻用了上百個(gè)字來(lái)反復(fù)說(shuō)明，讀者定會(huì)厭煩，商務(wù)信函應(yīng)避免使用陳舊的客套和沒(méi)有多余的詞語(yǔ)，不要反復(fù)強(qiáng)調(diào)一件事情，避免�唆。
減少?zèng)]有實(shí)際意義詞語(yǔ)的使用，不僅可以提高文章的清晰度，反而還可以突出重點(diǎn)，從另一個(gè)方面起到強(qiáng)調(diào)所要傳遞信息的作用。
并且在對(duì)方看到簡(jiǎn)潔的段落時(shí)也更容易閱讀，從而提高了效率。
在最近幾年里，商務(wù)信函的格式也發(fā)生一些變化，不必過(guò)于正式，但務(wù)須簡(jiǎn)潔，也可以使用一些約定俗成的英文縮寫。
縮略語(yǔ)的使用也可使文章看上去更加簡(jiǎn)潔，但對(duì)于商務(wù)英語(yǔ)縮寫的掌握一定要準(zhǔn)確，以免引起麻煩。
一些涉及時(shí)間和數(shù)字的表達(dá)不妨直接用阿拉伯?dāng)?shù)字表達(dá)，這樣不僅一目了然，并且可以引起重視。
要注意在英語(yǔ)句子以數(shù)字開(kāi)頭的，應(yīng)使用單詞而不是數(shù)字。
涉及金額的表述一定要明確易懂，沒(méi)有歧義。
并注意在表述金額時(shí)加上金額的單位如RMB USD等。
再次完成一封成功的商業(yè)書信，不僅要求寫信人精通英語(yǔ)，和外貿(mào)知識(shí)，還應(yīng)該通曉人的心理。
貿(mào)易往來(lái)中，追求利益是無(wú)可厚非的，在進(jìn)行商務(wù)信函磋商過(guò)程中遵循互利互惠的原則的同事應(yīng)多從客戶的角度行文，突出積極的因素。
在句式的使用上多加揣摩，可以將對(duì)方所得利益放在句首，這樣讀者對(duì)自己所得利益一目了然并且印象深刻。
把積極因素放在句首更能激發(fā)對(duì)方的興趣并得到認(rèn)同，當(dāng)然對(duì)于其他事實(shí)情況不可避而不談，但可以弱化一些。
商務(wù)信函是否能起到信息溝通的有效性很重要，在發(fā)信后得到應(yīng)有的反應(yīng)信函才能體現(xiàn)其價(jià)值。
在起草商務(wù)信函時(shí)只有站在對(duì)方的立場(chǎng)上思考和處理問(wèn)題，才能達(dá)到更有效的溝通。
少使用否定的句子而多從正面強(qiáng)調(diào)積極的因素，弱化消極的信息，有利于更好的信息傳達(dá)。
商務(wù)信函的信息要具體詳實(shí)，有頭有尾，講清每件事情的起因結(jié)果。
在表達(dá)一些時(shí)間，數(shù)量時(shí)盡量使用具體數(shù)字，避免使用含混不清、籠統(tǒng)的詞匯。
例如: “I will sent you the B/L soon.” 不如改為: “I will sent you the B/L in one week.” Or “I will sent you the B/L before Sunday.” 在后兩種表達(dá)中時(shí)間變的明確，信息就更有效。
當(dāng)然一定要在確保時(shí)間之后才可以這樣說(shuō)。
在使用代詞的時(shí)候，更要指代明確，以免產(chǎn)生麻煩。
最后在信函發(fā)給客戶之前一定要反復(fù)檢查是否有錯(cuò)，因?yàn)樯虅?wù)信函往往涉及貿(mào)易雙方的義務(wù)責(zé)任，以及企業(yè)和個(gè)人的利益。
一些不準(zhǔn)確和錯(cuò)誤的信息可能帶來(lái)無(wú)法預(yù)料的麻煩和損失，如果在寫信函時(shí)遇到不確定的信息一定要積極核實(shí)。
商務(wù)信函的質(zhì)量好壞會(huì)直接影響到企業(yè)的形象，信函寫得好可能贏得新的業(yè)務(wù)，有助于促進(jìn)和發(fā)展與外貿(mào)伙伴的友好關(guān)系，也可以及時(shí)消除誤會(huì)解決問(wèn)題。
反之，可能引發(fā)矛盾，引起經(jīng)濟(jì)糾紛，失去客戶。
參考文獻(xiàn)：
[1]湯軍，商務(wù)英語(yǔ)典型禮貌語(yǔ)言機(jī)制初探[J]，外語(yǔ)教學(xué), 2007。
[2]黃偉新，從商務(wù)英語(yǔ)到英語(yǔ)商務(wù),國(guó)際經(jīng)貿(mào)探索，2005。
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