通信工程檔案資料有效整理措施

時(shí)間：2022-10-08 11:16:27 通信工程畢業(yè)論文我要投稿

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通信工程檔案資料有效整理措施

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通信工程檔案資料有效整理措施

　　摘要：本文首先通過對(duì)通信工程檔案資料整理過程中存在的問題進(jìn)行分析，試圖提出若干對(duì)策來解決有效整理檔案資料的具體方案，對(duì)如何能夠?qū)Ω黝愅ㄐ殴こ虣n案資料進(jìn)行科學(xué)有效地整理，從而更加符合我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。

　　關(guān)鍵詞：通信工程;檔案資料;有效整理;措施

　　1 通信工程檔案資料有效整理過程中存在的問題

　　1.1 注重工程建設(shè)，輕視檔案資料整理

　　這種現(xiàn)象在目前通信建設(shè)中非常普遍，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與工程技術(shù)人員在思想上對(duì)此沒有足夠的認(rèn)識(shí)，致使工程檔案資料的整理工作一直難以順利開展。

　　在實(shí)際工程施工中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理項(xiàng)目及資金，工程技術(shù)人員則負(fù)責(zé)工程的質(zhì)量和進(jìn)行的情況，而建設(shè)單位對(duì)工程檔案的管理意識(shí)非常薄弱，檔案工作相互推諉，監(jiān)督工作也失去了意義，因?yàn)榍捌诠こ虣n案缺乏及時(shí)有效地記錄，致使后期檔案資料整理工作出現(xiàn)重重障礙。

　　1.2 監(jiān)督管理工作缺乏力度

　　在具體的項(xiàng)目施工過程中各參與單位對(duì)整理檔案工作重視度不夠，沒有足夠的管理力度，而檔案資料管理部門事實(shí)上無法參與到工程建設(shè)的每個(gè)環(huán)節(jié)，所以無法了解項(xiàng)目在每個(gè)階段的具體情況，對(duì)一手檔案材料無法進(jìn)行時(shí)時(shí)有效的監(jiān)控，往往只有在工程中期甚至已經(jīng)竣工驗(yàn)收時(shí)才參與其中。

　　1.3 工程檔案資料易流失

　　大型的項(xiàng)目往往施工工期較長(zhǎng)，同時(shí)參與單位及人員眾多，流動(dòng)性也大，在施工過程中往往都是只關(guān)注施工具體的工作進(jìn)度，對(duì)工程檔案資料缺少管理保護(hù)意識(shí)。

　　這樣以來在工程進(jìn)行過程中檔案資料遺失或者不明去向的情況時(shí)有發(fā)生，對(duì)后期工程結(jié)尾驗(yàn)收及工程檔案資料整理交接帶來諸多的困難。

　　2 規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理是通信工程檔案資料有效整理改革的必由之路

　　正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，通信工程檔案資料管理也是如此。

　　如何能夠?qū)Ω黝愅ㄐ殴こ虣n案進(jìn)行科學(xué)有效地整理以提高檔案資料質(zhì)量是目前不得不思考的問題，通過規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理才是通信檔案資料整理的必由之路，通過對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)有效地整理才能使得檔案資料的工作更加規(guī)范化、細(xì)致化，這樣才能為實(shí)際工作所用，不僅可以使得檔案資料得到了有效的保存、也因此使得監(jiān)督管理力度得以極大的提升。

　　2.1 檔案資料內(nèi)容的全面準(zhǔn)確，是檔案標(biāo)準(zhǔn)化的基本要求

　　項(xiàng)目涉及單位首先要提高檔案資料整理意識(shí)，積極與檔案整理人員配合，幫助對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充與鑒定。

　　在簽署工程合同書時(shí)就應(yīng)有一份明確的關(guān)于工程檔案具體的規(guī)定，使其在法律監(jiān)督下進(jìn)行，也具有法律效力。

　　這樣做不僅可以對(duì)施工單位與相關(guān)人員有了更加明確的要求與規(guī)范，也使得后期工程檔案資料的歸總、存檔等后續(xù)工作有了保障。

　　除了其他部門的積極配合，檔案整理人員則要更加熟悉全部項(xiàng)目工程情況，監(jiān)督施工單位及所涉及各單位檔案資料的收集和整理情況，對(duì)每一階段形成的檔案資料情況須十分清楚，同時(shí)還需要分階段定期的檢查施工單位對(duì)于檔案資料的收集狀況，保證資料的準(zhǔn)確、全面，切實(shí)做到檔案整理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

　　2.2 統(tǒng)一格式設(shè)計(jì)與印制的檔案資料表格與文件是檔案標(biāo)準(zhǔn)化的表現(xiàn)形式

　　通信工程檔案資料整理的標(biāo)準(zhǔn)化需要有統(tǒng)一的表格與形式，因?yàn)橥ǔＧ闆r下這些檔案都是永久保存的，如果檔案規(guī)格不統(tǒng)一，就很難保證資料卷的保存質(zhì)量，甚至無法長(zhǎng)久保存。

　　工程檔案資料經(jīng)過這樣的統(tǒng)一規(guī)范，不僅可以使得資料卷保存質(zhì)量有了保證，也因?yàn)橛辛私y(tǒng)一詳細(xì)的信息填寫使得后期查找、翻閱等均十分方便，減少了檔案整理人員相關(guān)的工作量，也更加便于檔案整理人員對(duì)于工程施工過程的指導(dǎo)與監(jiān)督，從而確保了監(jiān)督管理的力度。

　　2.3 標(biāo)準(zhǔn)化整理文件圖紙

　　檔案人員整理檔案的水平與通信工程檔案的案卷質(zhì)量也是密不可分的。

　　如何提高檔案的質(zhì)量的重要條件便是檔案的標(biāo)準(zhǔn)化整理文件和圖紙。

　　因?yàn)橥ㄐ殴こ痰臋n案呈現(xiàn)的是通信建設(shè)的全部過程，通信工程的檔案也與通信工程相同，有著自身的規(guī)律和順序，所以要做到的是文件與圖紙的有序排列，在整理文件材料時(shí)其中的編排形式和資料內(nèi)容都有統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，在歸檔時(shí)也能統(tǒng)一一致，也為以后的使用帶來了便利。

　　要構(gòu)建一套統(tǒng)一的通信工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，這為以后檔案的保存和使用都有重要的意義，檔案的質(zhì)量顯得至關(guān)重要。

　　另外，幫助檔案資料管理部門提高工作效率的很好方法是對(duì)檔案正確、科學(xué)與合理的排列方法。

　　3 電子圖檔的數(shù)據(jù)籌備情況

　　檔案整理工作的工作性質(zhì)需要幾代人連續(xù)工作，它是一項(xiàng)具有很強(qiáng)的連續(xù)性與系統(tǒng)性的工作。

　　隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，時(shí)代的進(jìn)步，檔案整理工作也開始踏入了由計(jì)算機(jī)整理的行業(yè)，但盡管如此，也離不開檔案整理過程中的收集、整理、編碼、搜索等基礎(chǔ)性工作，工作人員更不能掉以輕心，把一切工作都交給計(jì)算機(jī)來完成。

　　即使使用最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)現(xiàn)代設(shè)備和最完善的圖檔軟件，作為工作人員也要將檔案館接收的電子文件進(jìn)行條目整理。

　　電子圖檔的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不夠充足，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)功能損傷，造成資源浪費(fèi)。

　　通信工程設(shè)計(jì)單位的紙質(zhì)圖檔整理走向電子圖檔整理，面臨的三類情況主要分為：

　　(1)我國(guó)數(shù)十年來，引入的CAD積累了大量的電子文件都存放在軟盤里，近兩年來的電子文件少數(shù)開始存入光盤中。

　　然而，不管是軟盤還是光盤都散落在各個(gè)設(shè)計(jì)單位甚至單位個(gè)人手上，并且軟盤的使用壽命非常短，經(jīng)過一段時(shí)間以后，軟盤中的數(shù)據(jù)可能讀不出來。

　　對(duì)于那些沒有收集整理的數(shù)據(jù)使用起來也是極為麻煩。

　　所以建議檔案資料管理部門制定相應(yīng)的政策，由項(xiàng)目的各個(gè)負(fù)責(zé)人配合檔案人員收集、整理、編排、歸檔這些散落在各處的軟盤，再根據(jù)項(xiàng)目分類刻錄成兩份新的光盤，一份供借閱，一份存檔保存。

　　(2)隨著電子文件的不斷產(chǎn)生，檔案部門和設(shè)計(jì)部門配合編制合適的軟件進(jìn)行文件填寫。

　　對(duì)于設(shè)計(jì)人員來說，只需要填寫圖簽內(nèi)容，繪圖前一次性填寫的信息自動(dòng)生成圖紙右下角的圖簽，沒有增加設(shè)計(jì)人員的額外工作量。

　　而對(duì)于檔案整理人員來看，整理人員只需要?dú)w檔時(shí)對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)充，提高的工作效率。

　　(3)我國(guó)在引入CAD之前，在工程設(shè)計(jì)單位還留下了許多圖紙檔案，其中的一些仍然具有極高的利用價(jià)值，要科學(xué)保存這些圖紙檔案，可以通過掃描轉(zhuǎn)化為電子圖檔進(jìn)行再保存在利用。

　　掃描后圖紙文件需要經(jīng)過矢量化才能被設(shè)計(jì)人員利用，但矢量化的缺陷便是圖形會(huì)失真。

　　針對(duì)原圖紙不清楚的地方我們可采用兩種辦法使用，第一種是對(duì)計(jì)算機(jī)出圖較清楚的圖紙掃描進(jìn)行矢量化處理;第二種是過去留下的藍(lán)圖掃描后不再通過矢量化處理，僅供設(shè)計(jì)人員觀看使用，如果在實(shí)踐中需要使用便由設(shè)計(jì)人員本人進(jìn)行矢量化處理。

　　4 重點(diǎn)培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案資料整理人員

　　在保障有效管理的前提下，應(yīng)重點(diǎn)培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案資料整理工作人員。

　　檔案整理人員是一線的后勤工作人員，是通信工程建設(shè)中不可或缺的重要組成部分。

　　在選任通信工程檔案整理人員時(shí)，首先要在“世界觀、人生觀、價(jià)值觀”三觀以及職業(yè)道德上進(jìn)行嚴(yán)格考察;再次要做好檔案整理人員的職業(yè)上崗培訓(xùn)教育，堅(jiān)持學(xué)習(xí)并貫徹《檔案法》，通過學(xué)習(xí)使檔案工作人員認(rèn)識(shí)到自己所做的工作與社會(huì)發(fā)展的緊密關(guān)系，除了眼前的經(jīng)濟(jì)效益外，還有更長(zhǎng)遠(yuǎn)的社會(huì)效益;最后還應(yīng)該做好對(duì)檔案整理人員以及各部門領(lǐng)導(dǎo)的宣傳工作，定期學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，各部門工作人員組成協(xié)作組，經(jīng)常溝通與交流檔案工作中的經(jīng)驗(yàn)和面臨的問題，讓每個(gè)人都加深檔案在通信工程建設(shè)中的重大意義。

　　5 結(jié)論

　　隨著我國(guó)通信行業(yè)的高速發(fā)展，通信工程的檔案數(shù)量也與日俱增，隨之而來的工程檔案資料的整理也日益繁重。

　　所以為了適應(yīng)當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，當(dāng)前最應(yīng)做好通信工程檔案的管理工作，順利實(shí)施通信建設(shè)。

　　參考文獻(xiàn)：

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　　[3]王衛(wèi)疆.淺談通信工程企業(yè)的管理[J].投資與合作，2010，12.

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