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公文立卷的具體方法
公文應(yīng)該怎么立卷呢?有什么具體的方法嗎?又該如何更好的進(jìn)行公文的立卷?小編為大家收集整理了公文立卷具體方法的相關(guān)內(nèi)容，一起來(lái)看看吧!
靈活地運(yùn)用“六個(gè)特征”和按文件的保存價(jià)值組卷，是公文立卷的基本方法。
�、僖x擇最能體現(xiàn)文件之間緊密聯(lián)系的共同特征組卷。
②靈活地結(jié)合運(yùn)用文件的幾個(gè)特征組卷。
�、鄹鶕�(jù)文件的主要特征，兼顧其他特征組卷。
�、馨次募４鎯r(jià)值組卷。
(二)歸檔。
1. 歸檔范圍。
按照《檔案法》及相關(guān)法規(guī)的要求，立卷歸檔的范圍是:一是本機(jī)關(guān)產(chǎn)生撰寫的指示、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)等。
二是本機(jī)關(guān)收到的重要文件、電報(bào)、內(nèi)部事項(xiàng)、電話記錄、會(huì)議紀(jì)要等。
三是下級(jí)報(bào)來(lái)的請(qǐng)示、報(bào)告;上級(jí)對(duì)本機(jī)關(guān)工作的指示、批示、批復(fù)等。
四是本機(jī)關(guān)編印的出版物、圖表、賬簿等。
五是反映本機(jī)關(guān)活動(dòng)的照片、錄音、錄像、影片等聲像資料。
2. 歸檔時(shí)間。
《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求，收集整理檔案要在次年6月底以前，將前一年的文件材料立卷移交機(jī)關(guān)檔案室。
3. 歸檔要求。
主要是指歸檔的質(zhì)量要求。
歸檔質(zhì)量總的要求是:遵循文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同保存價(jià)值，便于保管和利用，
按照《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》關(guān)于立卷歸檔的規(guī)格、歸檔時(shí)間、立卷歸檔的步驟等各項(xiàng)要求，高質(zhì)量完成立卷歸檔工作。
4. 立卷歸檔步驟。
立卷歸檔步驟，也就是立卷歸檔程序，包括以下幾個(gè)方面:①對(duì)立卷歸檔的文件材料進(jìn)行全面檢查，組立成卷。
②對(duì)卷內(nèi)文件材料進(jìn)行排列和編號(hào)。
�、厶顚懢韮�(nèi)文件目錄和備考。
�、芴顚懓妇矸馄づc擬制案卷題名。
�、莅妇硌b訂。
�、蘧幠繗w檔。
案卷目錄填寫好以后，移交案卷時(shí)，移交人和接收人要對(duì)案卷進(jìn)行清點(diǎn)檢查，然后雙方履行簽字手續(xù)。
案卷目錄和備考表一式二份，公文處理部門和機(jī)關(guān)檔案室各執(zhí)一份。
至此，公文處理部門最后完成了公文辦理程序，案卷歸檔保管，公文轉(zhuǎn)化為檔案。
公文立卷的具體方法【2】
歸檔范圍內(nèi)的公文，不是雜亂無(wú)章的堆砌在一起，而是應(yīng)當(dāng)遵循一定的歸檔原則，即根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理(立卷)，
要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。
公文立卷的原則包括聯(lián)系原則、完整原則、保管原則、利用原則。
立卷時(shí)，不堅(jiān)持聯(lián)系原則，就無(wú)法順利的查找到需要的公文，也就無(wú)法為利用者提供有效的服務(wù);不堅(jiān)持完整原則，公文的內(nèi)容或形式殘缺不全，
顯然不能維持公文之間的有機(jī)聯(lián)系，無(wú)法全面反映本機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)，也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)利用的目的;不堅(jiān)持保管原則，
公文的物質(zhì)載體和信息內(nèi)容容易遭受各種物理和化學(xué)等因素的破壞，影響公文的可讀性、保存壽命的長(zhǎng)久性，就談不上公文的聯(lián)系、完整和利用;而不堅(jiān)持利用原則，
有機(jī)聯(lián)系的歸檔公文無(wú)論保管得多么完整齊全，都無(wú)法實(shí)現(xiàn)公文立卷根本目的，立卷工作也就毫無(wú)意義。
因此，以上原則之間是相互聯(lián)系、彼此制約的辨證關(guān)系，前三個(gè)原則是利用原則的基礎(chǔ)，利用原則是前三個(gè)原則的最終歸宿，只有正確運(yùn)用這些原則，才能做好立卷工作。
一、聯(lián)系原則
聯(lián)系原則，即遵循公文材料自然形成的規(guī)律和特點(diǎn)，按照公文材料之間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行立卷工作。
從公文產(chǎn)生的過(guò)程來(lái)看，機(jī)關(guān)公文都是隨著一定的職能活動(dòng)的開展而逐漸產(chǎn)生的。
可以說(shuō)，各種管理活動(dòng)的過(guò)程就是公文一份份同步產(chǎn)生的過(guò)程。
一項(xiàng)管理活動(dòng)的從開始到結(jié)束的過(guò)程，就是有關(guān)該項(xiàng)活動(dòng)的公文從無(wú)到有的“自然生長(zhǎng)” 的過(guò)程，前一份公文引申出后一份公文，而后一份公文又接續(xù)著前一份公文，這樣，逐漸累加而成大量的公文。
因此，公文之間存在一種圍繞本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)而展開的內(nèi)在的“天然”聯(lián)系，這就是公文形成的自然規(guī)律和特點(diǎn)。
在公文立卷時(shí)，人們不能隨意割斷這種聯(lián)系，必須遵循公文形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持公文之間的聯(lián)系，才能夠維護(hù)機(jī)關(guān)活動(dòng)的歷史面貌。
從利用者的利用特點(diǎn)來(lái)看，利用者需要全面、系統(tǒng)的公文材料。
公文的查考憑證作用往往不是單份公文能決定的，而是在與別的公文的相互聯(lián)系中來(lái)體現(xiàn)。
只有提供反映機(jī)關(guān)歷史發(fā)展的來(lái)龍去脈的有機(jī)聯(lián)系的原始記錄，才能使利用者在聯(lián)系中從整體上去觀察、分析研究事物，才能揭示事物的本質(zhì)特征。
目前本機(jī)關(guān)以及社會(huì)各領(lǐng)域?qū)暮蜋n案的這種利用趨勢(shì)，客觀上要求各機(jī)關(guān)在公文立卷時(shí)，自覺地保持公文之間的聯(lián)系，使所立案卷成為系統(tǒng)、有序的有機(jī)整體，使之有規(guī)可循，方便檢索和提供利用。
堅(jiān)持公文立卷的聯(lián)系原則，按照歷史的本來(lái)面貌收集、整理一個(gè)機(jī)關(guān)、一個(gè)單位形成的公文，保持一項(xiàng)工作或工程、一個(gè)問(wèn)題、一個(gè)人物、
一個(gè)案件、一次會(huì)議形成公文的聯(lián)系性，是實(shí)事求是地尊重歷史事實(shí)形成的客觀性;人為地割斷公文之間的聯(lián)系，就會(huì)給本機(jī)關(guān)或社會(huì)各類利用者的查找利用工作帶來(lái)混亂和不便。
二、完整原則
完整原則，即保證歸檔公文在內(nèi)容和形式上的齊全完整。
公文信息內(nèi)容是指公文所表達(dá)的發(fā)文作者的思想和意圖，它是歸檔公文價(jià)值的客觀基礎(chǔ)，一經(jīng)形成，就不允許任意改動(dòng)，應(yīng)忠實(shí)地保存其原文原意，
即使原公文中有錯(cuò)誤，這種錯(cuò)誤也反映了發(fā)文機(jī)關(guān)當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)氐囊鈭D，應(yīng)尊重事實(shí)本身面貌;公文形式主要指其外在格式、制成材料與制成技術(shù)形態(tài)、處理標(biāo)記、
印章等的形式，客觀地反映了公文形成時(shí)的社會(huì)狀況、生產(chǎn)力水平等多種因素，都應(yīng)準(zhǔn)確予以保存。
公文內(nèi)容與其形式是有機(jī)整體，內(nèi)容決定形式，形式表達(dá)內(nèi)容，因此要保證歸檔公文的完整，必須保證這兩個(gè)方面的完整。
公文立卷的具體方法【3】
立卷工作主要包括兩項(xiàng)工作:分類和組卷。
分類是將機(jī)關(guān)產(chǎn)生的公文按照一定的特點(diǎn)分成若干部分，組合則是把每一小類的局部的公文，按照共同特點(diǎn)組成保管單位。
但二者又有相似之處:分類的方法主要是分析，分中有合，其分類結(jié)果是將具有不同特點(diǎn)的公文分別集合為不同類別;
組卷的方法主要是綜合，合中有分;其結(jié)果是將具有共同特征的單份公文集合為一個(gè)集合體(案卷)。
一、分類方法公文的分類應(yīng)該符合分類的邏輯原則，力求簡(jiǎn)明、嚴(yán)密。
每一分類層次上只能使用一個(gè)分類標(biāo)準(zhǔn)，也就是，將一大組公文劃分成若干小組時(shí)，只能使用一個(gè)相同的標(biāo)準(zhǔn)，不允許同時(shí)使用幾種標(biāo)準(zhǔn)。
通常，機(jī)關(guān)公文分類可以劃分為四個(gè)層次:分年度--分組織機(jī)構(gòu)--分問(wèn)題--分保管期限。
(一)分年度即按照公文形成、處理的年度特征將同一年度的公文分為一類，不同年度的公文分為不同的類別。
在現(xiàn)行機(jī)關(guān)，其工作的計(jì)劃、總結(jié)等都是按照一個(gè)自然年度來(lái)安排，將每年的1月1日~12月31日作為一個(gè)工作周期，
其工作周期中同步產(chǎn)生的公文，也自然而然就形成了以年度為單位的獨(dú)立類別，因此，按年度分類，縱向地反映了機(jī)關(guān)工作的特點(diǎn)和逐年變化、發(fā)展的客觀情況，有利于現(xiàn)行機(jī)關(guān)利用和歸檔之后其他機(jī)關(guān)的利用。
年度分類，要求根據(jù)公文準(zhǔn)確日期歸入相應(yīng)的年度。
不同年度的公文一般不得放在一起立卷，否則，這會(huì)打亂公文的時(shí)序，給日后的查找利用工作帶來(lái)極大的不便。
但是，由于工作的連續(xù)性，有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)跨越兩個(gè)或兩個(gè)以上年度的公文，針對(duì)這類跨年度公文可采用的常規(guī)處理方法有:
1.回復(fù)性公文放在復(fù)文年度，如20xx年的請(qǐng)示與20xx年的批復(fù)，應(yīng)將請(qǐng)示批復(fù)均放入20xx年立卷;2.規(guī)劃性的公文，應(yīng)放在計(jì)劃或規(guī)劃針對(duì)的第一年立卷，
如"20xx~20xx年科研工作規(guī)劃"可以放在20xx年立卷;3.總結(jié)性的公文應(yīng)放在其內(nèi)容針對(duì)的最后一年立卷;如20xx年完成的"19xx~20xx年×××項(xiàng)目財(cái)務(wù)決算"應(yīng)放入20xx年;
4.會(huì)議公文，放入召開會(huì)議的年度;5.規(guī)范類公文，應(yīng)放人公文針對(duì)的第一年;6.兩項(xiàng)內(nèi)容的公文，歸入主要內(nèi)容針對(duì)的年度，如"20xx年工作總結(jié)及20xx年工作安排"，可視內(nèi)容側(cè)重歸入相應(yīng)年度。
(二)分組織機(jī)構(gòu)即按機(jī)關(guān)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類立卷。
機(jī)關(guān)中組織機(jī)構(gòu)的框架，是根據(jù)本機(jī)關(guān)的職能設(shè)立的，每一個(gè)部門又有各自相對(duì)獨(dú)立的職權(quán)、職責(zé)，由各部門自身產(chǎn)生或承辦的公文在內(nèi)容性質(zhì)上也就是相對(duì)獨(dú)立的一個(gè)類別。
在一個(gè)年度內(nèi)，按照內(nèi)部各組織機(jī)構(gòu)分類，自然能夠保持公文之間內(nèi)容上的主要聯(lián)系，有利于專題查找和利用檔案。
根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，我國(guó)黨政檔案實(shí)行統(tǒng)一管理的原則。
因此一個(gè)機(jī)關(guān)一個(gè)年度內(nèi)的公文按照組織機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)分類的步驟是:將公文分成黨、政、工、團(tuán)等四大類別;在四大類別中每一類別再按組織機(jī)構(gòu)繼續(xù)分類。
這種分類的結(jié)果，使一個(gè)機(jī)關(guān)的黨、工、團(tuán)等組織的公文與各行政、業(yè)務(wù)部門的公文分開，文秘部門(辦公室)的公文與業(yè)務(wù)部門的公文分開，
各內(nèi)部機(jī)構(gòu)的公文也相互分開，各自形成不同的類別，按組織機(jī)構(gòu)的性質(zhì)從各個(gè)方面層次清楚地反映整個(gè)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史面貌。
在按組織機(jī)構(gòu)分類時(shí)，要注意把握好立卷點(diǎn)的深度，一般不要將立卷點(diǎn)確定在最基層的執(zhí)行層，而應(yīng)該根據(jù)文書工作的組織形式，將立卷點(diǎn)確定在能掌握本部門公文運(yùn)轉(zhuǎn)，控制本部門公文信息的機(jī)構(gòu)層次上。
(三)分問(wèn)題分問(wèn)題，就是按照公文內(nèi)容所反映的問(wèn)題特征來(lái)劃分類別。
問(wèn)題分類，可以使性質(zhì)、內(nèi)容相同的公文相對(duì)集中，較好地保持同一問(wèn)題公文之間的聯(lián)系性，為利用者提供關(guān)于某一問(wèn)題、事件或人物等的系統(tǒng)、完整的公文信息。
減少或避免了同一問(wèn)題公文的分散現(xiàn)象。
在選用問(wèn)題分類時(shí)，特別要考慮使用的機(jī)關(guān)對(duì)象和分類層次。
由于人們知識(shí)水平不同，認(rèn)識(shí)事物的角度不同，對(duì)同一"問(wèn)題"的看法各異，往往更多地?fù)饺肓藗�(gè)人主觀成分在內(nèi)，致使同一份公文產(chǎn)生的分類結(jié)果也可能出現(xiàn)多種歸類，使分類時(shí)難以給公文準(zhǔn)確定位。
因此問(wèn)題分類的方法，適用于第三、四層次的分類標(biāo)準(zhǔn)，通常在組織機(jī)構(gòu)分類下使用。
適宜在第一層次采用問(wèn)題分類的，往往是一些內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置比較簡(jiǎn)單或者不太穩(wěn)定、機(jī)構(gòu)分工不明確而且公文數(shù)量較少的機(jī)關(guān)。
一些大、中型組織機(jī)關(guān)，其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)較多且相對(duì)穩(wěn)定，各部門職能相對(duì)獨(dú)立，公文數(shù)量較多，應(yīng)該采取先按組織機(jī)構(gòu)分類，再接問(wèn)題分類的方法，一般不要輕易打亂組織機(jī)構(gòu)采取問(wèn)題分類。
問(wèn)題分類時(shí)應(yīng)遵循問(wèn)題的伸縮性規(guī)律。
每一個(gè)機(jī)構(gòu)對(duì)本部門產(chǎn)生和處理的公文總是有主有從、有多有少，立卷時(shí)應(yīng)根據(jù)具體情況，靈活掌握。
公文多時(shí)，可將一個(gè)大問(wèn)題分解為幾個(gè)小的具體問(wèn)題;公文少時(shí)，又可以把幾個(gè)具體的問(wèn)題概括為一個(gè)大問(wèn)題。
(四)分保管期限即按照公文的保存價(jià)值的不同，將公文劃分成不同的類別。
分保管期限，通常是在同一個(gè)問(wèn)題之下進(jìn)行，一般不作為一個(gè)機(jī)關(guān)第一層次的分類標(biāo)準(zhǔn)。
保管期限，是根據(jù)各類公文客觀存在的保存價(jià)值確定。
國(guó)家檔案局《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》將應(yīng)歸檔公文的保管期限確定為永久、長(zhǎng)期(16~50年)和短期(15年以下)三種期限。
這三種期限只是一個(gè)大致的規(guī)定，各個(gè)機(jī)關(guān)在具體的工作中根據(jù)本機(jī)關(guān)的地位、職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)等客觀情況，制定出更加詳細(xì)，準(zhǔn)確的保管期限表。
如有必要，還可以針對(duì)公文具體情況，將長(zhǎng)期、短期的保存時(shí)間劃分得更準(zhǔn)確、更具體，如 5年、10年、20年、25年等。
分保管期限時(shí)，應(yīng)該密切注意同一問(wèn)題公文的完整性。
由于公文自身的真實(shí)記錄性、原始性，決定了公文的價(jià)值(對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)的現(xiàn)實(shí)憑證價(jià)值和對(duì)歷史的參考價(jià)值)。
劃分保管期限應(yīng)該以此為依據(jù)。
同時(shí)公文的價(jià)值往往不是單份公文能體現(xiàn)的，更多是在相互聯(lián)系的一組公文中展現(xiàn)。
這是公文形成的聯(lián)系性所決定的，因此在立卷時(shí)應(yīng)維護(hù)同一問(wèn)題公文的完整性。
一般情況下，機(jī)關(guān)公文完整程度較高，劃分保管期限應(yīng)從嚴(yán)，反之，則應(yīng)適當(dāng)提高殘存的不完整公文的保管期限，從寬處理這些公文。
二、組卷方法公文組卷，即對(duì)分類后的各屬類按照其共同特征和主要聯(lián)系，將其組合成一個(gè)個(gè)案卷的活動(dòng)。
組卷的依據(jù)是從公文結(jié)構(gòu)中概括出來(lái)的作者、問(wèn)題、時(shí)間、名稱、通訊者、地區(qū)等諸要素，它們體現(xiàn)了公文在這些方面特有的聯(lián)系及形成規(guī)律。
因此組卷的常用方法有:(1)按作者特征立卷，即將同一作者制發(fā)的公文組合成案卷。
作者指制發(fā)公文的機(jī)關(guān)、部門及其領(lǐng)導(dǎo)人。
特別強(qiáng)調(diào)"同一作者"，本機(jī)關(guān)的發(fā)文、直接領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、某一個(gè)下級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)文，都可以采用作者特征立卷。
按此特征組卷，有利于反映同一公文作者的工作狀況及本機(jī)關(guān)與某機(jī)關(guān)之間的工作聯(lián)系，有利于依據(jù)公文來(lái)源確定其重要程度和保存價(jià)值。
(2)按問(wèn)題特征組卷，即將反映同一事件、案件、人物、問(wèn)題、業(yè)務(wù)活動(dòng)和同一性質(zhì)工作的公文集中在一起組卷。
此處所言的"問(wèn)題"，是指公文內(nèi)容反映的主題，包括事件、案件、人物的處理、具體問(wèn)題的發(fā)生與解決、某項(xiàng)工作業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展等。
按問(wèn)題特征立卷，將同一主題的一系列關(guān)系密切的公文組合成一個(gè)整體，正好反映了"同一問(wèn)題"發(fā)生。
發(fā)展以及解決的全過(guò)程，既能保持公文之間的有機(jī)聯(lián)系，又能符合利用者按問(wèn)題(主題)檢索公文的習(xí)慣，使它成為一種主要的常用的立卷方法。
(3)按時(shí)間特征立卷，即按照某一問(wèn)題下公文產(chǎn)生的時(shí)間順序?qū)⒐木幜⒊砂妇怼?/p>
時(shí)間特征，即指公文形成的時(shí)間(同一年度、同一時(shí)期、月份、日期)。
按時(shí)間特征組卷，可以反映出一個(gè)機(jī)關(guān)(部門)在不同時(shí)期的工作特點(diǎn)和發(fā)展?fàn)顩r，有利于保持同一時(shí)間公文的聯(lián)系，
可以使利用者從"縱"的(歷史)聯(lián)系中去把握、認(rèn)識(shí)事物的發(fā)生、發(fā)展、影響等，為那些需要從時(shí)間特征檢索公文的人們提供方便。
(4)按名稱特征組卷，是將名稱相同或性質(zhì)、作用相同、相近的公文集中組卷。
公文名稱即文種，它反映了公文的性質(zhì)、效能和價(jià)值，因此，按公文的名稱特征立卷，可適當(dāng)區(qū)分公文的重要程度和保存價(jià)值，
還可以把名稱相近、保存價(jià)值相近的公文合并立卷，但要注意名稱相同，但其性質(zhì)不同的一名多用情況。
按名稱特征組卷，可以滿足人們從文種角度利用公文的需求。
(5)按地區(qū)特征組卷，就是將公文內(nèi)容所涉及同一地區(qū)或作者所在同一地區(qū)的公文集中立卷。
此處所言的"地區(qū)"，是指我國(guó)的省級(jí)、地(市)級(jí)、縣級(jí)、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))級(jí)等各級(jí)行政區(qū)域，
這種方法多用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下屬機(jī)關(guān)的來(lái)文、調(diào)查統(tǒng)計(jì)材料和某些專門公文的立卷工作中。
運(yùn)用地區(qū)特征組卷，便于反映該地區(qū)的工作情況或有關(guān)該地區(qū)問(wèn)題的處理，方便人們按地區(qū)特征檢索公文。
(6)按通訊者特征立卷，就是將本機(jī)關(guān)與某一機(jī)關(guān)之間就一定問(wèn)題進(jìn)行工作聯(lián)系而形成的來(lái)往文書集中立卷。
通訊者特征，是兩個(gè)機(jī)關(guān)之間針對(duì)同一個(gè)問(wèn)題的問(wèn)復(fù)性質(zhì)的往來(lái)文書，一般與名稱特征的統(tǒng)稱"往來(lái)文書"同時(shí)使用。
通訊者特征是作者特征的一種特殊表現(xiàn)形式。
適合于按通訊者特征檢索公文的情況。
以上六種方法可以單獨(dú)使用，但更多的情況是兩種或兩種以上的方法結(jié)合使用，由于卷內(nèi)公文的聯(lián)系和人們檢索公文的習(xí)慣，
常用的結(jié)合運(yùn)用有作者--問(wèn)題--名稱、年代--問(wèn)題--名稱或地區(qū)--問(wèn)題--名稱等形式。
結(jié)合幾個(gè)特征立卷，卷內(nèi)公文就具有幾個(gè)方面的共同點(diǎn)和聯(lián)系，結(jié)合特征越多，公文的聯(lián)系的緊密性專指性就越大，成分越單一，特點(diǎn)越明顯。
因此，在立卷時(shí)應(yīng)該認(rèn)真分析公文特點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)公文的聯(lián)系，盡量結(jié)合多種方法立卷。
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