對非國有企業(yè)檔案管理的原則和體制的思考論文

　　—、引言

　　在一個企業(yè)中，檔案管理無疑是企業(yè)管理的一個子系統(tǒng)。對于非國有企業(yè)，能否探索出一條行之有效的檔案管理方法，其意義已經(jīng)不僅僅在于是否有利于檔案學理論研宄的豐富和促進，更在于能否對該企業(yè)的生存和發(fā)展發(fā)揮其實際的事功。

　　我國對非國有企業(yè)檔案管理比較集中的探討始于上個世紀90年代，而有探討就必然有分歧。這種分歧既來自觀念上，也來自現(xiàn)實中。試以如下表述為例：對于眾多非國有企業(yè)，檔案行政管理部門應對它們進行調(diào)查、摸底、排隊，對不同行業(yè)、不同規(guī)模、不同經(jīng)營方式的企業(yè)，做到心中有數(shù)，從而盡快制定、出臺一批地方檔案行政規(guī)章、管理標準、制度，盡量使企業(yè)不走彎路或少走彎路“抓執(zhí)法檢查是最重要的一個環(huán)節(jié)”等等。筆者以為，這可以看作是傳統(tǒng)觀念的典型文本，是“計劃時代”“強勢政府”在檔案管理領域的精神延續(xù)。但是，實踐似乎在證明這種判斷對當代現(xiàn)實缺乏更宏觀和深入的分析。對當代中國而言，這是對政府的力量作了過于烏托邦，或者說過于樂觀的估計。其實在筆者看來，有學者指出的“理順關(guān)系”才是真正中的之語。雖然宄竟如何理順，這方面的研宄尚不夠深入，但有一點倒是達成了共識，即將法律監(jiān)控作為國家對非國有企業(yè)控制的重要手段。猶為可貴的是，對于監(jiān)控本身，有學者作出了清醒的認識和反思：監(jiān)管中應堅持不干擾非國有企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動，有利于促進非國有企業(yè)加強管理，提高經(jīng)濟效益；有利于對國家和社會有保存價值檔案的安全保管，科學利用，合理流向�！薄氨O(jiān)控方法要靈活。……可以因地制宜，‘因企制宜’�！痹谶@個意義上說，這種觀點不是袖手談經(jīng)，卻體現(xiàn)了一種清醒、求實的色彩。

　　要談非國有企業(yè)的檔案管理工作，百轉(zhuǎn)千回，最終還是繞不過非國有企業(yè)檔案管理的原則和外部體制問題。事實證明，較為明確的、進一步探討這些問題的時機已然成熟。雖然如此，本文的目的并不在于提出一套具體、明確而放之四海皆準的操作程序，而僅在于對非國有企業(yè)檔案管理的原則和體制作一番同當下現(xiàn)實環(huán)境相契合的思考。

　　二、非國有企業(yè)檔案管理應遵循的原則

　　談及“原則”，不能不提及我國檔案工作的基本原則。1987年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法)規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用�！边@是用國家法律形式確定下來的我國檔案工作基本原則，是指導全國檔案工作的科學準則。既然如此，為什么在這里還要談‘非國有企業(yè)檔案管理應遵循的原則”

　　筆者的本意是，前者的表述側(cè)重于宏觀層面，而這里談的“非國有企業(yè)檔案管理應遵循的原則”則更傾向于微觀視野。但是，不僅僅如此，更重要的在于1987年《檔案法》公布時所處的時代背景，即當時非國有企業(yè)無論從數(shù)量還是質(zhì)量上在國民經(jīng)濟體系中還僅僅處于“補充”的地位，質(zhì)言之，國有企業(yè)大一統(tǒng)的局面并沒有被撼動。因此，“統(tǒng)一領導，分級管理”這樣的宏觀原則更多是對國有企業(yè)而言，其著眼點也不可能超越當時的社會現(xiàn)實。然而，當從產(chǎn)權(quán)到制度都與從前的國有企業(yè)迥異的非國有企業(yè)發(fā)展到今天成為一股不可忽視的力量時，我們顯然不宜再將原來的宏觀原則作過于教條和機械化的理解。因此，今天從微觀層面上提出“非國有企業(yè)檔案管理應遵循的原則”，可以說是改革深入發(fā)展的內(nèi)在要求。這與其說是一種變革，毋寧說是一種發(fā)展、完善。

　　1、效益性原則

　　企業(yè)是以盈利為根本目的，從這個意義上說，市場經(jīng)濟下的企業(yè)首要遵循的是效益原則。企業(yè)檔案管理講求效益性從根本上說是市場經(jīng)濟的客觀要求和體現(xiàn)。

　　所謂效益，一是指管理成本最小，二是指收效最大。最合理、最富效益的管理模式，就是要在這一小一大間尋求一個最佳的平衡點。

　　效益性原則的貫徹過程，本身就是一個沖出偏見的過程一個審視成法的過程。如果能以國外企業(yè)的管理方式為鑒，那么日本的經(jīng)驗讓人不無啟迪。日本實行的是政府主導下的市場經(jīng)濟，既有別于英美式的自由市場經(jīng)濟，也有別于西、北歐的社會市場經(jīng)濟。日本民間企業(yè)在對重大事項進行決策時，一定要對投入資本額及預期收到的效果進行比較研宄。在實施“設置完備的檔案管理體制”時，日本的民間企業(yè)總希望獲取大大超過投入的成效。事實上，他們在實踐中很少走集中統(tǒng)一保管的道路，而是分散管理。民間企業(yè)按各自獨立的意志決策的管理方式，是日本社會適應現(xiàn)代化進程的一種制度選擇。

　　如果放到整個國家和社會的視野來考慮，效益性原則最終還涉及到非國有企業(yè)檔案管理的外部體制問題。在此背景之下，筆者愿意引入一個理論的參照系，即喬治。索羅斯在《開放社會：改革全球資本主義》—書中提出的關(guān)于一個開放社會的“基層化原則”。根據(jù)基層化原則，凡是由民間組織可以完成的事情不應該由政府來完成，凡是由個人或家庭可以完成的事情不應該由政府或民間組織來完成，其優(yōu)越性正在于個人、民間以及其他基層單位能夠?qū)�決策和管理的合理性提升到最大限度，因為它們具備更為充分的人力、物力、動力以及知情程度來解決各自的問題。在這一思路下，除去企業(yè)和員工本身，各種官方色彩相對淡出的檔案中介機構(gòu)、各種行業(yè)協(xié)會和檔案工作者協(xié)會將有所作為。關(guān)于這一體制問題，在后文還將進一步談及。

　　2、自主性原則

　　顧名思義，所謂自主性原則，即是由企業(yè)自身作為檔案管理的主體，企業(yè)檔案具體的收集、整理、保管、利用、機構(gòu)設置、人員安排等由企業(yè)自己決定。筆者以為，這是由我國現(xiàn)行法律法規(guī)推導出的必然結(jié)論。

　　按照《中華人民共和國私營企業(yè)暫行條例》的規(guī)定：私營企業(yè)的資產(chǎn)屬于私人所有�！闭沾司�神，非國有企業(yè)的檔案作為特殊財產(chǎn)，同其資產(chǎn)一樣也應該屬于資產(chǎn)的所有者擁有。道理不難理解，私營企業(yè)是以生產(chǎn)資料私有制為基礎的，而私營企業(yè)檔案是私營企業(yè)在從事生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的歷史記錄，它不是獨立產(chǎn)生的，是企業(yè)各項活動的伴生物。而把這個結(jié)論一般地推廣到整個非國有企業(yè)范疇，我們就完全可以說，產(chǎn)權(quán)制度的多樣性決定了檔案所有制的多樣性，企業(yè)產(chǎn)權(quán)歸誰所有，企業(yè)檔案也歸誰所有。從法理上講，此結(jié)論適用于《民法通則》關(guān)于財產(chǎn)權(quán)的一般規(guī)定。因此，非國有企業(yè)的所有者毫無疑問地享有其所有權(quán)、占有權(quán)、收益權(quán)和處分權(quán)，當然也包括檔案的管理權(quán)和很大程度上的處分權(quán)。

　　由此，曾有報章提到過的由檔案行政機關(guān)動員幫助非國有企業(yè)建檔的說法其實大有可斟酌之處。有求必應的“幫助”當在情理之中，越俎代庖的“動員”卻是師出無名。

　　然而，為什么上文只提到“很大程度上的處分權(quán)”呢？這是因為檔案作為企業(yè)活動的沉淀，同一般企業(yè)行為一樣，也在一定條件上具有經(jīng)濟學上講的“外部性”一比如對檔案的第二價值的考慮，對國家安全的考慮。因此，《檔案法》第十六條有如下規(guī)定：集體所有和個人所有的對國家和社會具有保存價值的，或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管。對于保管條件惡劣或其他原因被認為可能導致檔案產(chǎn)生嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政部門有權(quán)采取代為保管等確保完整和安全的措施，必要時，可以收購或者征購�！币槐M管有些問題有待在立法上進一步明確（這在后文的體制部分將會談及）一卻不妨礙我們作如下結(jié)論：非國有企業(yè)檔案管理的自主必然也是法律框架下的自主。

　　在此有必要再次提及上文提到的“基層化原則”。根據(jù)索羅斯的解釋，基層化的含義是，由于難以確定什么是公共利益，因此決策必須在盡可能低的層面上作出，層次越低，因大一統(tǒng)決策帶來的風險也越小，而管理成本也越小，效率卻高。@這里講的基層化原則不僅僅適用于政府系統(tǒng)，而且也適用于經(jīng)濟、文化和其他領域?qū)�檔案管理而言，非國有企業(yè)的自主管理正是這一原則的集中體現(xiàn)。道理很簡單由于權(quán)力過分集中的管理模式對管理對象而言往往具有一損倶損的風險性；而另一方面，過度的垂直控制將動用極大的資源，降低國家行政的效率。這樣，既不可能降低高度集權(quán)的管理成本和風險，相反還掣肘了基層單位的效率和靈活性。在不可能對每一個企業(yè)的運作情況和檔案信息進行細細甄別的情況下，非國有企業(yè)檔案的自主管理理所當然是明智之舉。

　　3、靈活性原則

　　所謂靈活性原則，筆者以為至少包含三層意思。其一便是管理方式的靈活。方式由環(huán)境決定，非國有企業(yè)成千上萬，情況各不相同。各企業(yè)規(guī)模不同，具體軟硬件環(huán)境也不同，管理檔案的方式也就不盡相同。馬克思主義哲學有一個重要觀點，即任何真理都有其適用條件和適用范圍。抽象地談某一種檔案管理的具體模式的優(yōu)劣并不能給實踐帶來多少指導意義。試想，如果面對的是一個小企業(yè)，本身產(chǎn)生檔案不多，卻要求其照搬傳統(tǒng)國有企業(yè)的檔案管理模式，專門的檔案機構(gòu)和專職的檔案人員一應倶全，集中統(tǒng)一，層層控制，按時移交，定時鑒定，從理論上看好則好矣，卻未免可笑。推而言之，企業(yè)不僅有規(guī)模的不同，更有行業(yè)特點的差異，其管理方式或分散，或集中，不必強求一律，但求得當。

　　靈活性原則的第二層意思，指的是保管地點的靈活。保管地點的選擇離不開軟硬件具體條件的制約。檔案到底放在哪兒，首先要看的是條件，其次看的是成本。近年來流行講跟國際接軌，檔案界亦不免披歐風，沐美雨，甚至言必稱“托管機構(gòu)”“文件中心”。但如果立足于具體條件思量，我們當說，外來的文件中心固然有新潮之意，自家的“敝帚自珍”未必就應該鄙夷。甚至傳統(tǒng)的檔案館室固然是以堂堂之陣，樹正正之旗，但又何妨辦公室保險柜的方寸之間能夠以簡約求便利，以平拙攝神奇？

　　管理對象的多元要求具體管理手段的多元，這是靈活性的第三層含義�？萍紙D紙、文書文件、財務報表、人事資料、信用憑證、技術(shù)成果，諸如此類，林林總總，不一而足，要的就是個區(qū)別對待，量體裁衣。而檔案不同載體的出現(xiàn)，更是無時無刻不在呼喚著管理手段的靈活與創(chuàng)新，呼喚著管理的手段既有彈性又統(tǒng)攝自如。

　　據(jù)日本檔案學者大谷明史介紹，“日本企業(yè)的檔案管理體制除少數(shù)外，一般都不是集中統(tǒng)一保管型，而是分散管理型�！�…盡管整個企業(yè)沒有形成集中統(tǒng)一保管檔案的管理體制，但企業(yè)的經(jīng)營管理活動，都能依據(jù)各部門妥善保管的檔案正常開展工作。如果將此當作對集中統(tǒng)一保管模式的非議自然不免迂腐，但如果把這看成是對企業(yè)檔案管理靈活性和多樣化趨勢的注腳，筆者則加以認同。

　　歸納、提煉和抽象有時是一把雙刃劍，在條縷分析的同時不免產(chǎn)生某種人為意義上的割裂。效益性原則、自主性原則和靈活性原則，雖然是在不同角度和不同層面上作出的分析和強調(diào)，然而并不能掩蓋其中意蘊的重疊與交叉。筆者以為，無論是對國家社會來講，還是于單個企業(yè)而言，效益性原則是其根本。從某種程度上說，效益性原則是因，自主性原則和靈活性原則是果；效益性原則是里，自主性原則和靈活性原則是表。后兩者是前者的客觀要求。所謂開放社會的基層化原則則可視為三者總的參照系。這就是效益性、自主性和靈活性三大原則的辨證關(guān)系。

　　三、非國有企業(yè)檔案管理工作的外部體制

　　所謂非國有企業(yè)檔案管理的外部體制，指的是一個國家之內(nèi)管理全部非國有企業(yè)檔案和檔案工作的方式和組織制度。它與單個企業(yè)檔案的內(nèi)部管理模式相對，在外延上包括各類與非國有企業(yè)檔案有關(guān)的機構(gòu)的設置、隸屬關(guān)系、職權(quán)關(guān)系等，更明確一點說，指的是檔案行政管理部門、企業(yè)以及其他機構(gòu)和組織之間的關(guān)系問題。事實證明，非國有企業(yè)內(nèi)部檔案管理模式的選擇和運行，在很大程度上受制于外部的檔案管理體制。

　　筆者以為，今天的非國有企業(yè)檔案管理體制，應當是：以自主管理為基礎，以法律監(jiān)控為框架，以民間檔案組織為后盾，集中管理與分散管理相結(jié)合。

　　對民間性質(zhì)的檔案組織應當鼓勵。

　　可以說，隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步確立，以往在政治、經(jīng)濟、文化諸領域推行的中央集權(quán)制結(jié)構(gòu)開始松動，國家與社會的界分開始顯現(xiàn)，國家對社會資源的控制減弱，公民自主性得到提升，各種民間性質(zhì)的組織或曰非政府組織（NGO)的興起于是成為必然。這樣的社會中介組織是個人、團體（企業(yè)、行業(yè)）自由和權(quán)利的基礎，是國家與社會、團體、個人間的聯(lián)系中介和溝通管道，是維持社會穩(wěn)定的“穩(wěn)壓器”。

　　所謂民間性質(zhì)的檔案組織，或者是純民間性質(zhì)，或者是半官方性質(zhì)。純民間組織，1936年美國成立的檔案工作者協(xié)會可為代表；半官方機構(gòu)，1998年深圳掛牌的檔案寄存中心可為個例。由此可見，筆者在這里談及的具有民間性質(zhì)而為企業(yè)服務的檔案組織主要是兩類，一類是服務于企業(yè)的檔案研宄組織，另一類是以盈利為目的的企業(yè)檔案托管機構(gòu)。

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