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檔案數(shù)字化管理方式探討論文
摘要：檔案管理是每個單位內(nèi)部管理的重要組成部分，隨著科學信息技術的不斷發(fā)展，檔案管理越來越趨于信息化規(guī)范，檔案數(shù)字化、信息化管理得到了廣泛應用。檔案管理數(shù)字化方式的應用對于促進現(xiàn)代檔案管理技術、優(yōu)化管理者知識結(jié)構(gòu)、保存維護原紙質(zhì)檔案具有重要的意義。因此，在檔案數(shù)字化進程中，必須要不斷探索與解決問題，加快檔案數(shù)字化進程，從而實現(xiàn)整個過程的數(shù)字化與網(wǎng)絡化建設。本文首先闡述了檔案數(shù)字化管理的重要意義，進而分析了檔案數(shù)字化管理的利弊，從而提出檔案數(shù)字化管理的有效方式，以確保實現(xiàn)檔案信息化建設。
關鍵詞：檔案管理論文；數(shù)字化；信息化；方式
引言
檔案是一種客觀的歷史記錄，隨著社會科學的不斷發(fā)展，檔案管理的方式與技術也隨之不斷進步，建立規(guī)范化、標準化檔案管理現(xiàn)代模式已經(jīng)成為各個單位檔案管理的重要內(nèi)容。檔案數(shù)字化管理相比傳統(tǒng)管理而言，是一個新生事物，檔案信息化建設促使檔案管理模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，將原本以保管、利用為主的檔案轉(zhuǎn)向為數(shù)字化儲存與服務為重心，從而使檔案管理更具有規(guī)范化、標準化、社會化。
１檔案數(shù)字化管理的重要意義
檔案數(shù)字化管理是信息時代的產(chǎn)物，其促進了現(xiàn)代管理技術的應用，提高了工作效率，對管理者知識結(jié)構(gòu)與隊伍結(jié)構(gòu)具有優(yōu)化作用，同時對原有的紙質(zhì)檔案進行了有效保護，改變了檔案利用的方式。數(shù)字化管理是對計算機的利用來整理檔案，一是利用計算機模擬人工立卷時可以智能排序，二是避免了人工立卷中的文件遺漏三是可以降低人工立卷歸檔時的工作量，提高了工作效率。其次，檔案數(shù)字化管理要求檔案管理人員具有更加專業(yè)的知識，掌握計算機信息管理技能，培養(yǎng)一批既懂檔案管理，又能熟練操作計算機網(wǎng)絡技術的專門人才，從整體上促進了管理者的綜合素質(zhì)的提高。此外，通過檔案數(shù)字化管理方式可以對許多歷史悠久的檔案進行妥善保管，如采用計算機掃描將歷史文獻上傳，進行數(shù)字化處理，將原本保留，副本利用，以此避免長期翻閱造成檔案破損。
２檔案數(shù)字化管理方式的利弊
檔案數(shù)字化管理方式具有信息管理數(shù)字化、資源管理虛擬化、信息資源管理職能化，以及用戶使用更為方便等優(yōu)點。但是，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理也有一定的局限性，例如電子檔案如果沒有“原稿”會難以確定法律地位；在數(shù)據(jù)傳輸過程中容易泄露；對計算機硬件與軟件系統(tǒng)的依賴性較大；電子檔案缺少個人字跡特征，一旦篡改，無法識別；電子檔案的記錄缺乏長期穩(wěn)定性等。對此，可以看出不能過于依賴檔案數(shù)字化管理方式，必須根據(jù)各個單位的實際情況采用檔案數(shù)字化管理，才能真正發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的作用。
３檔案數(shù)字化管理的方式
３．１加強對電子檔案的鑒定：為了對檔案的價值進行鑒別，在對檔案進行歸檔前，首先要鑒定電子文件，以確定對這些電子文件的保管期限，從而也可以對一些沒有保存價值的電子文件刪除，予以銷毀。電子文件自動鑒定的方法主要是通過制定電子文件保管期限表來實施，在電子檔案管理系統(tǒng)的設計階段，就應該開始對保管期限表進行制定，能否有效的實現(xiàn)自動鑒定最主要就是取決于電子文件保管期限表的制作質(zhì)量，通過系統(tǒng)自動運用保管期限表可以避免審閱全部文件的低效率工作。因此，提高電子文件保管期限表的應用效率是非常重要的，根據(jù)本單位的實際情況，將生成的文件與保管期限表條款相對照，讓文件可以進入正常的處理流程。此外，電子文件保管期限表應做的詳細、具體，以便補充新的電子文件。
３．２完善電子文件著錄：為了可以形成完整的電子文件著錄工作，可以分為歸檔前文件級著錄、案卷級著錄與歸檔后案卷級以上著錄等。對此，就必須在文件形成前考慮到著錄的信息與收集。自檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)設計初期，設計人員就必須要完成檔案部門所設計的著錄單，之后才能進行下一步設計。此外，為了可以使檔案數(shù)字化管理更加標準化，檔案管理人員應根據(jù)單位需要將著錄項目統(tǒng)一編制表格軟件，確保檔案管理工作與系統(tǒng)設計工作可以相互合作。
３．３加強對電子檔案的維護：由于檔案數(shù)字化管理是信息時代的新產(chǎn)物，數(shù)字化形態(tài)使日常維護的難度加大，檔案數(shù)字化對于計算機系統(tǒng)的依賴性很高，不僅要使電子文件的載體得以保存，還要確�？梢员４嫱暾淖x取環(huán)境。因此，必須要加強對電子文件的維護，控制好環(huán)境的溫度、濕度及防塵工作，確保載體無恙。其次，還應加強對電子文件信息的保護與保管，重要的數(shù)據(jù)與程序應做好備份，一套封存，一套供查閱。對于加密的電子文件應解密后進行拷貝。制定嚴格的檔案管理制度，明確管理責任。
３．４提高電子檔案安全管理：除了要加強對電子檔案的維護工作，最主要的是確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全，加強系統(tǒng)管理，實行身份認證來保護電子檔案的安全。在電子檔案的使用中進行授權管理，注意防毒查殺，樹立“預防為主，防治結(jié)合”的觀念，以提高電子檔案的可靠性，為實現(xiàn)單位各部門資源共享奠定數(shù)字信息基礎。
結(jié)束語：
綜合上述，檔案是否能實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，直接關系到各個單位的生產(chǎn)、經(jīng)營與發(fā)展的命脈，必須要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，跟上時代的步伐，加快檔案信息化建設，才能發(fā)揮檔案管理在各個單位管理中的作用。對此，在檔案信息化、數(shù)字化建設中，必須要充分加強數(shù)字化管理方式，加大檔案信息化建設的投入，提高電子檔案信息化管理與安全管理，并根據(jù)本單位的需要給予檔案數(shù)字化管理正確的定位，從而真正發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的作用。
參考文獻
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