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教學(xué)評(píng)估與院系教學(xué)檔案管理的PDCA方法論文
摘要：教學(xué)檔案在教學(xué)評(píng)估中具有十分重要的作用，高校必須加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案的管理。從近幾年的新建本科院校自評(píng)情況看，各院系在資料的準(zhǔn)備上，經(jīng)常發(fā)生這樣的情況，即需要的資料找不到，無(wú)關(guān)資料卻不少。本文著重探討如何收集和保存好日常教學(xué)資料，如何讓教學(xué)資料的管理更合理、更規(guī)范，讓教學(xué)工作評(píng)估在規(guī)范、齊全的教學(xué)檔案支持下井然有序.
關(guān)鍵詞：教學(xué)評(píng)估；檔案資料；PDCA；檔案分類
2002年6月，教育部將本科教學(xué)工作合格評(píng)估、優(yōu)秀評(píng)估、隨機(jī)性水平評(píng)估合并為本科教學(xué)工作水平評(píng)估。2004年10月，教育部“高等教育評(píng)估中心”正式成立。此后，各高等院校每五年都要接受一次教學(xué)工作評(píng)估，并將評(píng)估結(jié)果向社會(huì)公布。實(shí)踐證明，教學(xué)工作水平評(píng)估是保證教學(xué)質(zhì)量行之有效的手段，提高教學(xué)質(zhì)量是高等學(xué)校生存和發(fā)展的生命線。因此，各地教育行政部門(mén)和高等學(xué)校都十分重視教學(xué)評(píng)估工作，加大教學(xué)基本建設(shè)投入，建立建全教學(xué)管理制度，深化教學(xué)改革，完善質(zhì)量監(jiān)控體系等。為了做好迎評(píng)工作，學(xué)校將工作重心下移，并將責(zé)、權(quán)、利更多地下放到院系，為此，院系要管理的教學(xué)資料將越來(lái)越多。從近幾年的新建本科院校自評(píng)情況看，各院系在資料的準(zhǔn)備上，經(jīng)常發(fā)生這樣的情況，即需要的資料找不到，無(wú)關(guān)資料卻不少。如何收集和保存好日常教學(xué)資料，如何讓教學(xué)資料的管理更合理、更規(guī)范，讓教學(xué)工作評(píng)估在規(guī)范、齊全的教學(xué)檔案支持下井然有序？筆者從院系教學(xué)管理特點(diǎn)入手，結(jié)合評(píng)估指標(biāo)，引入了一套適合院系教學(xué)檔案收集整理的新方法，即“過(guò)程方法”，供同行參考.
一、院系的教學(xué)管理模式在管理理論中，過(guò)程方法是相對(duì)于目標(biāo)管理的方法而言的。目標(biāo)管理的方法只作宏觀目標(biāo)的制約，不求微觀過(guò)程的管理。而過(guò)程方法既要宏觀目標(biāo)的制約（如質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)），又要微觀過(guò)程的管理[1]。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大和工作重心的下移，根據(jù)學(xué)校和院系教學(xué)工作特點(diǎn)，很多高校對(duì)院系采取了目標(biāo)管理的模式，而院系是教學(xué)的基層單位，與教師和學(xué)生的關(guān)系相當(dāng)緊密，很大程度上取決于系部的專業(yè)設(shè)計(jì)與教學(xué)過(guò)程，所以院系的內(nèi)部管理采用的往往是過(guò)程方法的管理.
二、院系教學(xué)工作資料收集PDCA方法1．過(guò)程方法與“PDCA”在ISO9001：2000的2.4中有這樣的定義：“系統(tǒng)地識(shí)別和管理組織所應(yīng)用的過(guò)程，特別是這些過(guò)程之間的相互作用，稱之為‘過(guò)程方法’�！彼荌SO9001的精髓之一，通過(guò)識(shí)別和管理眾多相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)，分清各過(guò)程的職責(zé)，找出過(guò)程的輸入和輸出（不能重疊）管理質(zhì)量。GB/T19001-2000中提出“‘PDCA’的方法可適用于所有過(guò)程”[2]。何為“PDCA”方法？簡(jiǎn)略說(shuō)，“PDCA”包含四個(gè)環(huán)節(jié)：P—策劃：根據(jù)顧客的要求和組織的方針，為提供結(jié)果建立必要的目標(biāo)和過(guò)程；D—實(shí)施：實(shí)施過(guò)程；C—檢查：根據(jù)方針、目標(biāo)和產(chǎn)品要求，對(duì)過(guò)程和產(chǎn)品進(jìn)行監(jiān)視和測(cè)量，并報(bào)告結(jié)果；A—處置：采取措施，以持續(xù)改進(jìn)過(guò)程業(yè)績(jī)[3]。PDCA是一個(gè)循環(huán)，在不斷的循環(huán)中保證產(chǎn)品的質(zhì)量。對(duì)于把ISO9000引入教育，目前存有爭(zhēng)議[4]，本文避開(kāi)ISO9000對(duì)教學(xué)質(zhì)量的影響問(wèn)題，專對(duì)教學(xué)工作資料的收集、歸類作進(jìn)一步的探討.
院系的教學(xué)質(zhì)量管理就是一個(gè)以教學(xué)工作為中心，管理眾多與教學(xué)相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)的過(guò)程方法管理，其教學(xué)資料的收集、整理工作便是一個(gè)尋找各過(guò)程間輸入與輸出的相關(guān)性問(wèn)題，并對(duì)每個(gè)過(guò)程產(chǎn)生的材料進(jìn)行整理、歸類的過(guò)程.
借用過(guò)程方法來(lái)整理、歸類零散的教學(xué)資料，借用PDCA方法對(duì)教學(xué)過(guò)程資料進(jìn)行分類收集，這就是筆者進(jìn)行院系教學(xué)工作資料收集整理的思路.
2．院系教學(xué)工作過(guò)程劃分院系教學(xué)工作可視為一個(gè)大過(guò)程，大過(guò)程中又包含著小過(guò)程，而每一個(gè)小過(guò)程都有各自的PDCA循環(huán)。過(guò)程劃分不能太大，也不能太小。過(guò)程太大了，資料的查找困難；過(guò)程太小了，檔案編碼太繁，難記、難歸類。因此，找準(zhǔn)“過(guò)程”，是院系教學(xué)工作資料管理的關(guān)鍵。根據(jù)教學(xué)工作的特點(diǎn)，院系教學(xué)工作可分為：（P—策劃）學(xué)科、專業(yè)辦學(xué)規(guī)劃；（D—實(shí)施）師資隊(duì)伍、辦學(xué)條件、學(xué)生資源；（C—檢查）教學(xué)工作檢查及結(jié)果；（A—處置）表彰、處分及改進(jìn)措施。策劃，是質(zhì)量目標(biāo)環(huán)節(jié)，是院系辦學(xué)的指導(dǎo)性規(guī)劃；實(shí)施，分出三個(gè)子過(guò)程，涵蓋了院系所有的日常教學(xué)工作內(nèi)容，是教學(xué)工作資料收集的重點(diǎn)；檢查，是質(zhì)量監(jiān)控機(jī)制的重要一環(huán)，也是支撐教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵資料；處置，是改進(jìn)教學(xué)工作業(yè)績(jī)的重要環(huán)節(jié)；表彰和處分是為了引導(dǎo)制定改進(jìn)措施，持續(xù)改善過(guò)程業(yè)績(jī)。策劃、實(shí)施、檢查、處置四個(gè)環(huán)節(jié)，包攬了所有的與教學(xué)工作有關(guān)的各過(guò)程.
3．院系教學(xué)工作檔案分類由于評(píng)估，檔案資料顯得更為重要[5]，因?yàn)樵合到虒W(xué)工作相關(guān)資料是學(xué)校教學(xué)工作水平評(píng)估的重要支撐之一，更是專業(yè)辦學(xué)水平評(píng)估支撐，資料收集整理的好壞，直接影響學(xué)校評(píng)估結(jié)論。有關(guān)高校教學(xué)檔案分類的文章不少[6]，但筆者認(rèn)為，這些歸類方法，不能很好地反映出“以評(píng)促建，以評(píng)促改、以評(píng)促管、評(píng)建結(jié)合、重在建設(shè)”的思路。系部的建設(shè)過(guò)程，是一個(gè)不斷發(fā)展的過(guò)程，也是一個(gè)PDCA循環(huán)的過(guò)程，在院系檔案的分類上也應(yīng)該能較好地體現(xiàn)這一個(gè)過(guò)程。按照PDCA環(huán)節(jié)來(lái)收集、整理教學(xué)工作檔案，體現(xiàn)了一種動(dòng)態(tài)的循環(huán)，有利于資料的利用和動(dòng)態(tài)了解院系的教學(xué)工作狀況。結(jié)合評(píng)估指標(biāo)對(duì)教學(xué)資料的要求，筆者用PDCA方法對(duì)院系教學(xué)工作資料進(jìn)行歸類、編號(hào)，并說(shuō)明檔案立卷辦法，以利院系教學(xué)資料完整收集，合理歸類.
類目說(shuō)明：一級(jí)類目：P策劃、D實(shí)施、C檢查、A處置；二級(jí)類目：以1位阿拉伯?dāng)?shù)標(biāo)識(shí)（如1，2，3……）；三級(jí)類目：以2位阿拉伯?dāng)?shù)標(biāo)識(shí)（如01，02，03……）.
具體如下：P：策劃1規(guī)劃學(xué)科辦學(xué)規(guī)劃、專業(yè)培養(yǎng)方案、系部發(fā)展規(guī)劃等2實(shí)施實(shí)現(xiàn)方案的各種教學(xué)管理制度、措施和辦法、院系教學(xué)工作年度計(jì)劃、會(huì)議記錄等3檢查各種檢查、評(píng)價(jià)制度、措施等4處置各種獎(jiǎng)勵(lì)、處罰辦法、修訂、完善各種方案、制度的記錄、會(huì)議記錄等立卷說(shuō)明：所有的策劃除修訂、完善方案記錄、會(huì)議記錄外，裝訂成冊(cè)（冊(cè)內(nèi)按四個(gè)環(huán)節(jié)排序），并保留一份不裝訂，作為下面的“實(shí)施”過(guò)程中的“策劃”.
D：實(shí)施1師資隊(duì)伍01資格年度培養(yǎng)計(jì)劃、師資結(jié)構(gòu)（含實(shí)驗(yàn)教學(xué)隊(duì)伍）、培訓(xùn)情況、年度總結(jié)、學(xué)歷學(xué)位復(fù)印件等.
02科研年度科研（含教研、教改）計(jì)劃、各種項(xiàng)目批復(fù)及立項(xiàng)書(shū)、專業(yè)科研進(jìn)校經(jīng)費(fèi)、各種教學(xué)改革資料等.
03授課教學(xué)任務(wù)及工作量統(tǒng)計(jì)、課程教學(xué)計(jì)劃、課程開(kāi)出率、停課、調(diào)課情況、教學(xué)方法與手段改革、評(píng)課、評(píng)教結(jié)果等.
04師德履行崗位情況材料、教書(shū)育人典型材料、教師的年終考核、社會(huì)、學(xué)生對(duì)教師師德方面的反映等。2辦學(xué)條件01專業(yè)與課程專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教研室建設(shè)、課程教學(xué)大綱等，相關(guān)會(huì)議記錄.
02實(shí)驗(yàn)與實(shí)踐實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目建設(shè)、專業(yè)教學(xué)設(shè)備值統(tǒng)計(jì)，實(shí)驗(yàn)設(shè)備管理（申購(gòu)、建賬、使用、維修、報(bào)廢等）及設(shè)備資料管理，實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)及設(shè)備情況等.
03教材與使用選用教材情況及分析，自編教材情況，專業(yè)文獻(xiàn)資料統(tǒng)計(jì)等.
3學(xué)生資源01生源學(xué)生來(lái)源及統(tǒng)計(jì)及分析02成績(jī)考試考核辦法、課程成績(jī)相關(guān)資料（試卷審核、試卷分析、成績(jī)冊(cè)、參考問(wèn)案）、計(jì)算機(jī)過(guò)級(jí)、英語(yǔ)統(tǒng)考.
03能力與素質(zhì)各種競(jìng)賽、論文發(fā)表、思想道德修養(yǎng)、身體素質(zhì)等.
04畢業(yè)與就業(yè)畢業(yè)論文、學(xué)位獲得、就業(yè)情況統(tǒng)計(jì)以及用人單位對(duì)畢業(yè)生的評(píng)價(jià)等，畢業(yè)生獲得的榮譽(yù).
立卷說(shuō)明：實(shí)施過(guò)程以事件為主線，查找該事件的政策性文件，分年度（師資、科研、設(shè)備）或?qū)W年（實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)、學(xué)生成績(jī)、畢業(yè)論文）收集實(shí)施過(guò)程中的所有資料.
C：檢查學(xué)校的各種教學(xué)檢查、評(píng)估的反饋意見(jiàn)和結(jié)果、院系的各種檢查、評(píng)價(jià)記錄及結(jié)果，相關(guān)會(huì)議記錄.
立卷
說(shuō)明：檢查，一般為綜合檢查，檢查的內(nèi)容涵蓋師資隊(duì)伍、辦學(xué)條件、學(xué)生資源三個(gè)內(nèi)容，按事件立卷時(shí)，可將檢查資料中相關(guān)內(nèi)容復(fù)印裝入卷中.
A：處置各種表彰和處分記錄，總結(jié)、改進(jìn)材料.
1師資教師獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)或處分情況，對(duì)年度師資培養(yǎng)計(jì)劃的總結(jié)分析及改進(jìn)說(shuō)明.
2辦學(xué)專業(yè)、課程、教研室、實(shí)驗(yàn)室、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目、自編教材等的獲獎(jiǎng)統(tǒng)計(jì)及證明材料。對(duì)年度各種計(jì)劃的總結(jié)分析及改進(jìn)說(shuō)明.
3學(xué)生學(xué)生獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)或處分情況，對(duì)年度學(xué)生工作計(jì)劃的總結(jié)分析及改進(jìn)說(shuō)明.
立卷說(shuō)明：表彰、獲獎(jiǎng)及處分原件資料采用分類裝袋，不宜裝訂，留有一套復(fù)印件，分別裝入事件卷中。總結(jié)分析及改進(jìn)材料按事件分別立薄卷，便于對(duì)照查閱.
以上的分類一級(jí)類目四個(gè)，為PDCA四個(gè)環(huán)節(jié)；二級(jí)類目中只包含師資隊(duì)伍、辦學(xué)條件、學(xué)生資源三個(gè)內(nèi)容；三級(jí)類目在D環(huán)節(jié)中出現(xiàn)，每個(gè)二級(jí)類目中不多于4個(gè)三級(jí)類目，三級(jí)類目的內(nèi)容是二級(jí)類目的細(xì)目，簡(jiǎn)潔，易記。立卷時(shí)應(yīng)特別注意事件的PDCA環(huán)節(jié)，如發(fā)現(xiàn)事件缺少環(huán)節(jié)，則應(yīng)分析是工作中出現(xiàn)遺漏還是事件歸類太細(xì)，遵照這一原則，配合學(xué)校的檔案立卷辦法，教學(xué)工作檔案收集整理將會(huì)完整而無(wú)遺漏.
三、結(jié)語(yǔ)教學(xué)工作資料收集整理的目的是為了更好地利用資料，院系教學(xué)資料收集歸檔工作不管是否評(píng)估，都應(yīng)該做實(shí)、做好。引入PDCA方法歸類院系教學(xué)工作檔案，只要將教學(xué)工作中的PDCA環(huán)節(jié)資料收集完整，必定是科學(xué)、合理、規(guī)范的檔案材料。在日常教學(xué)中，院領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)環(huán)節(jié)查閱資料，及時(shí)了解院系建設(shè)狀態(tài)；在各種教學(xué)評(píng)估中，只需按照相應(yīng)的評(píng)估要求，歸類裝盒，方便快捷，評(píng)估完成，資料歸位。這樣，院系的管理者會(huì)有更多的時(shí)間和精力思考院系教育教學(xué)改革和發(fā)展問(wèn)題，更好地制定各種激勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)院系的持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展.
筆者相信，PDCA方法引入高校院系教學(xué)資料管理中，是切實(shí)可行的.
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