食品藥品檢驗電子檔案管理探討論文

　　摘要：檔案管理部門是食品藥品檢驗機構(gòu)的數(shù)據(jù)中心，起到不容忽視的作用。電子檔案在檔案管理中非常重要。食品藥品檢驗所應利用數(shù)據(jù)中心整合各信息系統(tǒng)和信息資源，及時更新業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。同時，食品藥品檢驗所也應基于數(shù)據(jù)中心的實際情況建立相應管理系統(tǒng)，管理系統(tǒng)處理檔案的加工、整理、排序、分類、編目和其他內(nèi)容，可以進一步增強電子檔案的準確性和真實性，并確保食品藥品檢驗結(jié)果無誤。

　　關(guān)鍵詞：食品藥品檢驗 電子檔案 檔案管理 檔案信息化

　　社會經(jīng)濟的發(fā)展給人們創(chuàng)造了更加美好的生活，大家越來越重視身體健康。食品藥品檢驗能為人們的日常飲食和用藥提供安全保證。因此，在新時期必須不斷完善和優(yōu)化食品藥品檢驗機構(gòu)的檔案管理，將先進的理念和技術(shù)融入到工作中，使其能夠全面發(fā)展和不斷創(chuàng)新。

　　1 食品藥品檢驗檔案管理內(nèi)容及意義

　　食品藥品監(jiān)督檢驗研究院所是國家和地方食品藥品質(zhì)量保證體系機構(gòu)和技術(shù)支持部門，是一個基于法律規(guī)定的國家藥品和生物制品的質(zhì)量檢驗機構(gòu)和技術(shù)仲裁機構(gòu)，承擔對食品、醫(yī)藥、保健食品、生物制品、化妝品、實驗動物等多類型產(chǎn)品注冊的審批，生物制品的進口檢驗、監(jiān)督、檢驗和安全評價及發(fā)放，負責國家食品藥品檢驗與真菌類有毒物質(zhì)的研究、生產(chǎn)、銷售和管理，并進行相關(guān)技術(shù)研究。食品藥品檢驗記錄檢驗、科研、培訓和管理及其他內(nèi)容，主要包括食品和藥品檢驗服務(wù)以及食品和藥物檢驗管理，歸于科技檔案的類別，不僅與一般檔案“自然形成”“歷史記錄”“使用價值”和其他屬性相一致，還有其獨有的特征，例如材料的分散性、較強的時限性、較高的使用頻率、查詢困難、信息的多樣性，較強的專業(yè)性等。當今信息技術(shù)日益廣泛的應用，借鑒國內(nèi)外檔案管理的先進經(jīng)驗，運用計算機技術(shù)中的云計算、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段，建立電子食品藥品檢驗檔案，拓展、深化檔案信息資源向公眾開放，將有效地改善食品藥品檢驗檔案的服務(wù)質(zhì)量和效率。

　　2 食品藥品檢驗建立電子檔案的優(yōu)點

　　食品藥品檢驗電子檔案具有以下優(yōu)勢：一是占用空間少。傳統(tǒng)的檔案存放各種大型檔案柜儲存各種案卷，需要占用大量空間。檔案管理信息化后，不再需要大的存儲空間，也不需要進行繁瑣的排序和歸檔工作，只需要一個小芯片就可以存儲電子檔案，檔案保存的時間更長，存儲的內(nèi)容更加完備。二是信息處理效率高。紙質(zhì)文件資料在檔案管理信息化后將形成電子文件，并立即進行歸檔分類處理。文件資料的存儲、收集、登記、檢查和統(tǒng)計將獲得更加迅速的結(jié)果，這不僅使文件的歸檔率和文件內(nèi)容的完整性得到了保證，而且也利于檔案的搜索和利用。三是實現(xiàn)了共享資源。資源共享一直是傳統(tǒng)檔案很難實現(xiàn)的功能，當需要查閱時只能親自去檔案室。實施電子檔案信息化管理后，能有效地解決這一問題。

　　3 食品藥品檢驗檔案管理現(xiàn)狀

　　3.1電子檔案建設(shè)相對滯后

　　以往我國檔案管理以黑白文字為主，紙質(zhì)檔案是留存記錄的主要載體，檔案管理工作未能跟上時代的發(fā)展的步伐。由于單位對檔案管理投入相對較少，重視程度較低，導致普遍認為保存檔案就是單純?yōu)榱吮９軝n案文件，這種思想使得檔案管理失去了活力，從而導致檔案遠遠沒有發(fā)揮其應有的作用，這不利于電子檔案的發(fā)展。當前，盡管大多數(shù)的食品和藥品檢驗機構(gòu)開始高度關(guān)注食品藥品檔案信息化建設(shè)，但是由于缺乏電子檔案管理的經(jīng)驗和方法，仍采用傳統(tǒng)的手工方法來進行大部分檔案管理工作，絕大多數(shù)食品藥品檢驗檔案仍停留在收集存儲的階段，不能實現(xiàn)食品藥品檢驗檔案的自動化管理和實時處理網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源，難以適應食品藥品監(jiān)督管理工作的發(fā)展節(jié)奏和食品藥品檢驗工作的實際需要。

　　3.2電子檔案管理軟硬件設(shè)施配置不足

　　由于大多數(shù)的食品和藥品檢驗機構(gòu)建立時間不長，基礎(chǔ)工作條件相對不完備，沒有為檔案管理工作配備專業(yè)人員和專門庫房，防火、防盜和防潮等安防措施沒有得到有效落實，沒有安裝如空調(diào)、除濕機等維護設(shè)備。電腦、打印機、掃描儀是檔案管理的基本配置，但是一些檔案管理部門甚至沒有掃描儀，也沒有建立全面的實驗室信息管理系統(tǒng)，檔案查詢管理仍然處于人工階段，這非常不利于食品藥品檔案管理的信息化發(fā)展。與此同時，電子檔案管理的標準不統(tǒng)一，在處理和管理檔案上沒有一致的規(guī)范，很難實現(xiàn)共享所有檔案信息資源。此外，食品藥品檢驗機構(gòu)檔案管理團隊人員配備不足，知識結(jié)構(gòu)跟不上發(fā)展步伐，軟硬件質(zhì)量還須繼續(xù)提高。

　　3.3查詢檔案不便捷

　　目前，許多食品藥品檢驗檔案的保存還處于紙本階段。經(jīng)過長時間的積累之后，存儲的文檔越來越多，占用的空間相應也越來越大。此外，由于查詢不方便，有些內(nèi)容需要保密，給查閱食品藥品檢驗檔案增加了難度，檔案的利用率和開發(fā)程度相對較低，這與公民享有平等使用檔案資源的權(quán)利之間產(chǎn)生了矛盾。例如2016年，濟南市食品藥品檢驗所檔案的借閱量僅占檔案總儲存量的3%左右。除上述原因外，食品藥品檢驗檔案由于自身存在保密性的特點和獲取信息的渠道不通暢，也造成較低的檔案利用率。

　　4 食品藥品檢驗電子檔案建設(shè)的措施

　　4.1加大檔案管理投入，提高創(chuàng)新能力

　　管理層要更加重視檔案管理，從資金、存儲空間等方面及時解決檔案管理中出現(xiàn)的問題。對于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，要做好三個方面的工作。第一，建好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境包括內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、專業(yè)網(wǎng)絡(luò)和公共互聯(lián)網(wǎng)+。內(nèi)部網(wǎng)主要進行食品藥品檢驗檔案信息的傳遞、收集、預處理和檢索內(nèi)部信息。企業(yè)內(nèi)部專業(yè)網(wǎng)絡(luò)是負責食品檢測系統(tǒng)的驗收和信息收集及交付業(yè)務(wù)的一個處理系統(tǒng)，為專用網(wǎng)絡(luò)用戶提供信息服務(wù)；公共互聯(lián)網(wǎng)面向公眾提供服務(wù)，向大眾媒體提供各種方式的檔案信息查詢和瀏覽服務(wù)。第二，建好硬件環(huán)境。食品藥品檢驗檔案信息管理主要包括電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案的建設(shè)和運行。根據(jù)整個系統(tǒng)的需求，建立具有高性能、高并發(fā)用戶的大容量存儲和訪問服務(wù)器系統(tǒng)的信息資源數(shù)據(jù)庫，配置光端機、高速網(wǎng)絡(luò)交換機、路由器、安全設(shè)備和數(shù)字處理設(shè)備。第三，建好軟件系統(tǒng)。軟件系統(tǒng)包括應用軟件工具和系統(tǒng)工具兩大類。系統(tǒng)軟件的主要作用是在計算機系統(tǒng)中建立操作平臺，協(xié)調(diào)和管理各種獨立硬件之間的工作，使它們能相互配合完成各項系統(tǒng)指令。應用軟件是一種滿足用戶在文件領(lǐng)域解決具體問題的應用程序，如OCR識別、數(shù)字圖像處理、校對、質(zhì)量檢驗等一系列專用軟件。還要對基層食品藥品監(jiān)督管理人員開展教育培訓，提高他們的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能。

　　4.2整合食品藥品檢驗檔案資源

　　經(jīng)上級部門批準后，對食品藥品檢驗檔案資源進行整合，并按照授權(quán)的范圍對庫存文件資料進行編目整理。完成以上工作后，招標采購電子檔案管理軟件；整合硬件設(shè)備，包括文件柜、個人電腦、小型電腦、數(shù)碼相機、掃描儀以及其他外圍設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施；在此基礎(chǔ)上，建立食品藥品檢驗電子檔案數(shù)據(jù)庫、食品藥品檢驗電子檔案管理系統(tǒng)和食品藥品檢驗信息網(wǎng)站。不同文件格式的電子信息資源存儲在食品藥品檢驗院的服務(wù)器數(shù)據(jù)庫中，由食品藥品監(jiān)督檢驗信息網(wǎng)站開展公共信息的查詢服務(wù)，通過食品藥品檢驗電子檔案為食品和藥品管理信息系統(tǒng)和食品藥品檢驗檔案管理數(shù)據(jù)庫提供后臺管理支持。滿足大眾查詢利用檔案的需求，使食品藥品檔案管理在建設(shè)和諧社會中發(fā)揮良好的作用。

　　4.3在食藥檢檔案信息化建設(shè)中運用云技術(shù)

　　把云技術(shù)運用在通過信息網(wǎng)絡(luò)查詢食品藥品檢驗檔案具有很多優(yōu)點。首先，減少了維護硬件設(shè)施的成本，通過使用云計算技術(shù)，可以把保存的檔案信息資源直接放在云平臺上，降低了采購服務(wù)器和計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的成本，降低了設(shè)備維護和設(shè)施更新的成本。其次，減少了檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)和維護方面的開支。目前，云技術(shù)已經(jīng)相當成熟，云存儲平臺的直接應用不僅節(jié)省了硬件設(shè)施，還可以直接利用云平臺管理技術(shù)管理檔案和信息資源，降低了研發(fā)整個管理系統(tǒng)和對系統(tǒng)進行持續(xù)維護升級的成本。第三，避免“信息孤島”現(xiàn)象的產(chǎn)生。基于現(xiàn)有硬件和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，當?shù)厥称匪幤繁O(jiān)督檢查和檔案管理機構(gòu)在不同的地方可以考慮建立一個本地云平臺，進而建立一個國家檔案管理信息系統(tǒng)平臺。在此基礎(chǔ)上，以實現(xiàn)國家統(tǒng)一管理食品藥品檢驗檔案信息。當然，使用云技術(shù)也不是完美無缺的，由于云服務(wù)企業(yè)掌握了食品藥品檢驗檔案的原始信息，如果云服務(wù)企業(yè)利用這些信息牟利，將對食品藥品檢驗檔案管理帶來不利的影響和危險。因此，關(guān)鍵問題是要保證云服務(wù)企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量和業(yè)務(wù)誠信不存在風險。因此，要進一步加強監(jiān)管體系建設(shè)，進一步完善相關(guān)法律體系。此外，我們需要利用現(xiàn)代信息技術(shù)促進低碳管理。例如，為某個主題創(chuàng)建一個數(shù)字存檔數(shù)據(jù)庫。在資源共享原則的基礎(chǔ)上，合理有序地進行工作分工，以滿足大眾對檔案信息使用的需求。建立在線檔案閱覽室和線上展覽廳，突破空間和時間的束縛，大家可以實時通過在線檔案閱覽室和線上展覽廳查詢檔案。建立查閱網(wǎng)絡(luò)檔案BBS，更大程度發(fā)揮以用戶為中心，通過互聯(lián)網(wǎng)直接咨詢和信息發(fā)布，促進基層食品藥品監(jiān)督規(guī)范化管理。

　　5 結(jié)束語

　　總之，當前檔案管理工作發(fā)展的主流方向是檔案信息化，信息化程度越高越能體現(xiàn)出檔案利用的水平。然而，食品和藥品檢驗檔案信息化建設(shè)并不是一蹴而就的事業(yè)，而是需要付出長期艱巨的努力才能實現(xiàn)的任務(wù)。應該參考國內(nèi)外同行的成功經(jīng)驗，做出符合實際情況的計劃，建立檔案管理和檔案服務(wù)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的基本框架和基本方法，推進國家管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，“雙套制”檔案管理和網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，充分實現(xiàn)檔案管理信息化、低碳化，進一步提升食品藥品檢驗檔案社會服務(wù)功能。

　　參考文獻：

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