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人力資源信息化建設(shè)及其應(yīng)用信息化管理論文
摘要：回顧了人力資源管理信息化發(fā)展的各個(gè)階段，針對(duì)企業(yè)人力資源管理信息化的建設(shè)規(guī)劃和應(yīng)用效果等方面進(jìn)行了闡述，并對(duì)現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理進(jìn)行信息化建設(shè)提出一些建議。
關(guān)鍵詞：人力資源管理;信息化;效果評(píng)價(jià)
借助日趨成熟的通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，信息交流的頻率加快，信息傳遞的效率提高[1]。技術(shù)的進(jìn)步促成了人和技術(shù)之間、人和資本之間關(guān)系的變化，進(jìn)而造成了人力資源管理水平的差異。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐漸成為企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理中必不可少的技術(shù)工具，為人力資源管理帶來(lái)新的契機(jī)。推進(jìn)企業(yè)人力資源管理信息化進(jìn)程，有效應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
一、信息化人力資源管理(E-HR)
發(fā)展進(jìn)程伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化人力資源管理(E-HR)從單一功能發(fā)展成目前較為復(fù)雜的軟件系統(tǒng)，這個(gè)發(fā)展進(jìn)程分成4個(gè)階段[2]：1.薪資計(jì)算系統(tǒng)時(shí)代20世紀(jì)60年代，企業(yè)規(guī)模日益壯大，同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)步入實(shí)用階段，第一代人力資源管理系統(tǒng)誕生，該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了薪資的自動(dòng)計(jì)算，提高了效率，降低了出錯(cuò)率。
2.人事管理系統(tǒng)時(shí)代
20世紀(jì)70年代末，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的進(jìn)步，出現(xiàn)了第二代人力資源管理系統(tǒng)，第二代系統(tǒng)在第一代系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，增加了采集、管理員工基本信息的功能，同時(shí)改進(jìn)了生成報(bào)表的功能和分析薪資數(shù)據(jù)、人事信息數(shù)據(jù)的功能。
3.人力資源管理系統(tǒng)(HRMS)時(shí)代20世紀(jì)90年代初，出現(xiàn)了第一次革命性變革。第三代人力資源管理系統(tǒng)基于人力資源管理的理念，將人力資源管理各職能中的相關(guān)數(shù)據(jù)用集中的數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)一管理。同時(shí)，第三代系統(tǒng)更注重軟件的應(yīng)用性，用戶界面設(shè)計(jì)更友好，報(bào)表生成工具更便捷，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能更靈活高效，是信息化人力資源管理的前身。
4.信息化人力資源管理管理時(shí)代
20世紀(jì)末、21世紀(jì)初，出現(xiàn)了第二次革命性變革，人力資源管理系統(tǒng)融合了現(xiàn)代的人力資源管理理論，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)人力資源管理從內(nèi)部信息化向外部信息化的過(guò)渡。企業(yè)不僅局限于內(nèi)部?jī)?yōu)化，還更加注重外部?jī)?yōu)化。
這一系統(tǒng)借助信息化手段，為企業(yè)發(fā)展提供戰(zhàn)略支持，具有提高效率、降低成本、改善員工服務(wù)模式的特點(diǎn)，成為企業(yè)管理的重要組成部分。
二、規(guī)劃信息化人力資源管理系統(tǒng)的步驟
企業(yè)要遵循規(guī)范化的實(shí)施步驟尋找合適的解決方案。這不僅能幫助企業(yè)有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，還能縮短選型周期、降低成本。
1.企業(yè)需求分析
完善的人力資源管理體系，包括企業(yè)人力資源規(guī)劃、招募與選拔、培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)、晉升與職業(yè)規(guī)劃、考核與績(jī)效管理、薪酬福利等方面，需投入大量的人力、物力和財(cái)力[3]。
而人力資源管理的基礎(chǔ)部分是完善的組織崗位需求分析與設(shè)置體系以及全面的以人為核心的人力資源數(shù)據(jù)的集中整合，并在此基礎(chǔ)上建立市場(chǎng)驅(qū)動(dòng)型的績(jī)效考核和薪酬體系。因此，在人力資源管理信息化建設(shè)過(guò)程中，必須實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)管理數(shù)據(jù)的高度共享，兼顧各部門(mén)的個(gè)性化特點(diǎn)，以及足夠的靈活性，并適時(shí)改革、完善。
2.明確實(shí)施范圍與目標(biāo)
旨在根據(jù)企業(yè)的人力資源管理需求，以人力資源管理系統(tǒng)為平臺(tái)，支持企業(yè)建立一套高效、易用、個(gè)性化、體現(xiàn)全面人力資源管理思想的信息化管理體系，并依靠網(wǎng)絡(luò)化信息系統(tǒng)的實(shí)時(shí)、高效、剛性等優(yōu)勢(shì)，幫助企業(yè)優(yōu)化人力資源管理流程，完善人力資源管理體系，規(guī)范人力資源管理制度，使企業(yè)的人力資源管理得到全面優(yōu)化，最終為企業(yè)創(chuàng)造核心競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展、進(jìn)步[4]。
3.信息化人力資源管理系統(tǒng)建設(shè)原則
(1)先進(jìn)性。企業(yè)從事3個(gè)層面的人力資源管理工作：高層管理者側(cè)重于戰(zhàn)略方針設(shè)定和方向指導(dǎo);中層管理者主要是完善規(guī)劃、參與實(shí)施等;基層員工完成執(zhí)行和自主管理。信息化人力資源管理系統(tǒng)基于先進(jìn)的IT技術(shù)，為人力資源管理提供了全員參與的業(yè)務(wù)平臺(tái)。
(2)實(shí)用性。首先，人力資源管理的支撐平臺(tái)需要解決包括基礎(chǔ)信息處理、業(yè)務(wù)流程規(guī)范操作、戰(zhàn)略支持以及管理工具引入等幾個(gè)層次遞進(jìn)的管理需求;其次，在保障這個(gè)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人力資源管理中諸如人員變動(dòng)管理、勞動(dòng)合同管理、培訓(xùn)管理等核心功能的應(yīng)用以及經(jīng)理自助服務(wù)、員工自助服務(wù)等擴(kuò)展功能的應(yīng)用。
(3)適用性。在人力資源管理信息化建設(shè)過(guò)程中，一方面要充分考慮企業(yè)所處的行業(yè)市場(chǎng)環(huán)境和自身發(fā)展特點(diǎn);另一方面要在現(xiàn)有管理模式基礎(chǔ)上，將先進(jìn)的人力資源管理理念有效運(yùn)用于建設(shè)規(guī)劃中，保障軟件運(yùn)行的適用性。
(4)安全性。實(shí)施信息化人力資源管理系統(tǒng)時(shí)，根據(jù)企業(yè)不同組織層級(jí)、應(yīng)用層級(jí)的管理范圍和管理層次的區(qū)別，分層級(jí)授權(quán)：不同人員賦予不同的角色定位，同時(shí)分配不同的數(shù)據(jù)管理權(quán)限，從而保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保密性和安全性[5]。
4.設(shè)計(jì)解決方案
首先，進(jìn)行信息技術(shù)的環(huán)境分析[6]，即分析企業(yè)內(nèi)外的信息技術(shù)環(huán)境。針對(duì)企業(yè)內(nèi)部已建立的未能有效發(fā)揮作用的人力資源管理信息系統(tǒng)，了解其水平和使用狀況，結(jié)合存在的問(wèn)題，對(duì)引入系統(tǒng)與原有系統(tǒng)在連續(xù)性上進(jìn)行規(guī)劃。企業(yè)外部的信息技術(shù)環(huán)境分析主要是針對(duì)信息技術(shù)整體發(fā)展水平和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息化建設(shè)水平。
其次，在分析信息技術(shù)環(huán)境狀況的基礎(chǔ)上，依據(jù)企業(yè)信息化人力資源管理的業(yè)務(wù)內(nèi)容，明確信息化人力資源管理各個(gè)應(yīng)用功能模塊的需求情況、用戶界面情況等，完成軟件解決方案的設(shè)計(jì)工作[7]。
5.系統(tǒng)實(shí)施
實(shí)施工作主要是完成系統(tǒng)測(cè)試、系統(tǒng)安裝、新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換和系統(tǒng)維護(hù)與更新等工作。為了更好地保證系統(tǒng)質(zhì)量，在系統(tǒng)測(cè)試階段對(duì)需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)進(jìn)行終審;在新舊系統(tǒng)替換時(shí)，保證兩個(gè)系統(tǒng)穩(wěn)定對(duì)接;在系統(tǒng)投入使用后應(yīng)進(jìn)行持續(xù)性的維護(hù)工作，階段性對(duì)系統(tǒng)技術(shù)手段等進(jìn)行更新與升級(jí)。
三、信息化人力資源管理系統(tǒng)應(yīng)用效果評(píng)價(jià)
1.全面人力資源管理
企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)是一種適合多種人力資源管理解決方案的開(kāi)放式平臺(tái)：由用戶自行定義多種信息數(shù)據(jù)項(xiàng)目;實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程自定義與重組;管理工具以組件的形式靈活組配;通過(guò)戰(zhàn)略模塊控制不同層次的業(yè)務(wù)活動(dòng)。通過(guò)提供人力資源管理的全員參與平臺(tái)，使人力資源管理工作從高層管理者的戰(zhàn)略設(shè)定、方向指導(dǎo)，到人力資源管理部門(mén)的規(guī)劃完善，再到中層經(jīng)理的參與實(shí)施，最終到基層員工的自主管理，形成一個(gè)統(tǒng)一立體的管理體系。
2.業(yè)務(wù)模式清晰，界面友好靈活
企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)為一般員工、直線經(jīng)理和人力資源管理者等提供個(gè)性化的人力資源管理業(yè)務(wù)操作窗口，以事件和流程為中心規(guī)劃業(yè)務(wù)進(jìn)程，使瑣碎的業(yè)務(wù)活動(dòng)變得清晰明了。針對(duì)每個(gè)操作員，該系統(tǒng)都能夠定義其菜單的組織方式與個(gè)性化的名稱，并且能夠集成其他系統(tǒng)的應(yīng)用，為每個(gè)操作員提供一體化、個(gè)性化的操作環(huán)境與應(yīng)用平臺(tái)。
3.系統(tǒng)開(kāi)放，轉(zhuǎn)換靈活
企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)通過(guò)客戶化平臺(tái)提供各種不同系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的開(kāi)放和靈活，提供包括Word、Excel、Txt、DBF等不同格式的數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出接口，方便與不同格式數(shù)據(jù)的靈活轉(zhuǎn)換。
4.強(qiáng)大的查詢、統(tǒng)計(jì)和分析功能
企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)提供查詢模板、查詢引擎、數(shù)據(jù)加工廠、查詢統(tǒng)計(jì)、報(bào)表工具等不同的查詢、統(tǒng)計(jì)、分析工具，同時(shí)根據(jù)規(guī)則進(jìn)行結(jié)構(gòu)分析、變化趨勢(shì)分析等工作，實(shí)現(xiàn)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)組合分析功能，實(shí)現(xiàn)決策支持。
5.輔助支持功能
企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)在“政策制度管理”中提供對(duì)國(guó)家和地方的政策法規(guī)等的分類檢索和管理維護(hù)，給員工和人力資源管理者提供輔助支持，實(shí)現(xiàn)人力資源管理透明化。
6.信息共享，靈活對(duì)接
作為企業(yè)信息系統(tǒng)的核心平臺(tái)，通過(guò)可擴(kuò)展平臺(tái)實(shí)現(xiàn)人力資源管理系統(tǒng)與其他相關(guān)系統(tǒng)的對(duì)接，外部系統(tǒng)人力資源數(shù)據(jù)的共享，以及隨著信息化發(fā)展存在的復(fù)雜的系統(tǒng)對(duì)接，從根本上扭轉(zhuǎn)了相對(duì)獨(dú)立的各系統(tǒng)之間信息無(wú)法共享的弊端。同時(shí)，所有信息由專人進(jìn)行維護(hù)，并通過(guò)制定相應(yīng)的信息瀏覽、調(diào)用和修改權(quán)限，保證了系統(tǒng)相應(yīng)的子模塊信息只能在權(quán)限范圍內(nèi)被正確使用，從而實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
7.縱向管理，高效便捷
通過(guò)開(kāi)發(fā)人力資源管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源管理上下一條主線，充分發(fā)揮企業(yè)人力資源部門(mén)與各分子公司人力資源部門(mén)工作的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和溝通作用。
四、對(duì)信息化人力資源管理建設(shè)的建議
信息化人力資源管理建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)存在于整個(gè)項(xiàng)目的推進(jìn)過(guò)程中，筆者針對(duì)系統(tǒng)實(shí)施提出幾點(diǎn)能有效控制風(fēng)險(xiǎn)的建議。
1.項(xiàng)目組織保證
信息化人力資源管理建設(shè)工作是一項(xiàng)多方參與、共同完成的項(xiàng)目，為了保障項(xiàng)目規(guī)范化運(yùn)作，需要設(shè)置相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)，進(jìn)行合理的人員分配，建立有效的溝通機(jī)制。
2.項(xiàng)目制度建設(shè)
信息化人力資源管理的信息存在安全性和保密性高的特點(diǎn)，需要建立一整套相關(guān)制度，如系統(tǒng)管理部門(mén)、運(yùn)行范圍界定、操作人員等級(jí)權(quán)限劃分、安全操作注意事項(xiàng)、違紀(jì)違規(guī)處理等。嚴(yán)格按運(yùn)行規(guī)則操作，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定。
3.培訓(xùn)工作
培訓(xùn)工作主要分為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和人力資源管理業(yè)務(wù)。按員工職能和工作授權(quán)的不同，有針對(duì)性地安排不同內(nèi)容的培訓(xùn)，保障信息化人力資源管理系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
4.預(yù)算控制
信息化人力資源管理建設(shè)的預(yù)算主要包括硬件、軟件和實(shí)施3方面。在項(xiàng)目規(guī)劃之初，做好預(yù)算管理工作，明確項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中各階段的費(fèi)用，并嚴(yán)格按照預(yù)算管理。
信息化人力資源管理建設(shè)是個(gè)復(fù)雜的管理過(guò)程，所以應(yīng)從組織建設(shè)、規(guī)章制度、培訓(xùn)教育、財(cái)務(wù)控制等多方面進(jìn)行持續(xù)性的保障與監(jiān)管。
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