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基于突發(fā)事件的高校行政秘書管理技巧論文
1、前言
目前，在我國(guó)高校的院系辦公室中，行政秘書往往是行政工作的直接處理者和執(zhí)行者。行政秘書這一崗位工作內(nèi)容繁多。在學(xué)校院系中擔(dān)任行政秘書這一崗位不僅擔(dān)子重，任務(wù)又多又雜，同時(shí)還往往得不到應(yīng)有的重視，為大部分人所忽略。但是，在突發(fā)事件中，行政秘書的管理能力又往往直接影響著突發(fā)事件的進(jìn)一步發(fā)展，所以，行政秘書要切實(shí)提升自身管理能力，有效地處理突發(fā)事件。
2、突發(fā)事件中高校行政秘書工作的重要性
突發(fā)事件具有不確定性，而且往往伴隨著大范圍之內(nèi)的影響。行政秘書在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，能夠快速有效地進(jìn)行管理，并采取相應(yīng)的有效措施將事件的影響降低到最小，不僅對(duì)當(dāng)事人，對(duì)學(xué)校的紀(jì)律等也起到維護(hù)作用。
行政秘書是負(fù)責(zé)高校內(nèi)各種繁雜的事務(wù)的直接執(zhí)行者，往往也是最先得知突發(fā)事件的直接管事人，那么，抓住時(shí)機(jī)，在第一時(shí)間內(nèi)處理突發(fā)事件，才能防止突發(fā)事件繼續(xù)進(jìn)行，并防止擴(kuò)大其影響范圍。
3、突發(fā)事件的管理技巧
3.1 應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的心理準(zhǔn)備
由于行政秘書所服務(wù)的人員多，且事務(wù)雜，因此在工作的開展過程中，往往會(huì)出現(xiàn)一些狀況外的情景。因此，當(dāng)行政秘書遭遇此類突發(fā)事、緊急事時(shí)，必須要存有良好的心態(tài)，要做到不慌不忙，處事不驚。這樣的心態(tài)才能夠最終妥善將這些時(shí)間進(jìn)行處理。當(dāng)遇到突發(fā)事、緊急事時(shí)，行政秘書必須要全身心投入時(shí)間，充分開動(dòng)腦筋解決問題，想方設(shè)法應(yīng)對(duì)問題，并用自己的經(jīng)驗(yàn)和溝通能力，有效控制事態(tài)。這時(shí)，行政秘書萬(wàn)萬(wàn)不能被過于驚慌，或是害怕等情緒所左右，必須勇敢站出來(lái)。心態(tài)的控制非常重要，好的心態(tài)可以讓行政秘書在處理事件時(shí)更為自信以及準(zhǔn)確，才能夠冷靜下來(lái)讓自己找到解決問題的方式方法。由此可見，開朗樂觀的心態(tài)，以及沉著細(xì)心的個(gè)性對(duì)行政秘書這一崗位非常重要。
3.2 客觀地認(rèn)識(shí)，有效地表達(dá)
在遇到突發(fā)事、緊急事時(shí)，秘書要做的往往并非運(yùn)用自己的頭腦將問題得以解決，然而在理清事件發(fā)生的始末后，及時(shí)向相應(yīng)的主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)事件的來(lái)龍去脈，由領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。秘書在突發(fā)事件中所扮演的角色應(yīng)當(dāng)是信息的傳遞者，即在事件發(fā)生后第一時(shí)間掌握并了解全面、客觀的信息，并原原本本告之領(lǐng)導(dǎo)。當(dāng)然，這就要求秘書在傳達(dá)事件時(shí)對(duì)整個(gè)事件具備客觀、全面的認(rèn)知。通常來(lái)說(shuō)，突發(fā)事件由于其產(chǎn)生具有突然性，往往使處理者感到措手不及，且由于眾人好奇的心理喜歡對(duì)突發(fā)事件進(jìn)行關(guān)注，因此還要面對(duì)這些關(guān)注的壓力。因此，遇到突發(fā)事件，行政秘書必須要在事件發(fā)生的伊始，就對(duì)整個(gè)事件的成因等進(jìn)行深入地了解，并秉持著客觀、公正的態(tài)度，對(duì)牽涉到事件中的各方進(jìn)行深入詢問和了解，同時(shí)，行政秘書要根據(jù)自己沉著的判斷，將所了解到的信息進(jìn)行系統(tǒng)的歸納，并保留那些客觀性強(qiáng)、準(zhǔn)確度高的信息。這些信息將最終傳達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)的耳中，以便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)事件能夠做出準(zhǔn)確的分析和判斷，從而為領(lǐng)導(dǎo)做好決策埋下伏筆。在信息傳達(dá)的過程中，行政秘書必須要明確兩點(diǎn)要求，一是在語(yǔ)言的運(yùn)用上要盡量言簡(jiǎn)意賅，一目了然;二是信息傳達(dá)必須全面、客觀，不帶偏見，尤其不能將秘書自己的主觀意見作為客觀事實(shí)陳述給領(lǐng)導(dǎo)聽。當(dāng)然，語(yǔ)言表達(dá)能力也同樣重要，這些因素都會(huì)給事件的最終處理造成影響。
3.3 溝通協(xié)調(diào)技巧
應(yīng)急事件產(chǎn)生以后，行政秘書所要做的不僅僅是客觀了解事情的始末，同樣，秘書還肩負(fù)著協(xié)調(diào)事件各方的責(zé)任。在同事件的各方進(jìn)行深入溝通和了解情況的過程中，協(xié)調(diào)能力的好壞直接影響到信息獲取的真實(shí)性。同時(shí)，當(dāng)行政秘書了解到整個(gè)事件發(fā)生的始末之后，假設(shè)處理事件的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人尚未趕到事發(fā)現(xiàn)場(chǎng)，那么行政秘書還應(yīng)當(dāng)起到穩(wěn)定大局的作用，通過多方協(xié)調(diào)，暫時(shí)有效將事件中的當(dāng)事人以及周遭圍觀者的情緒進(jìn)行安撫，以防發(fā)生事件惡化的情況。
3.4 做好參謀工作
當(dāng)處理事件的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的負(fù)責(zé)同時(shí)趕到現(xiàn)場(chǎng)后，行政秘書的職責(zé)此時(shí)轉(zhuǎn)變成與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，將該事件發(fā)生以及當(dāng)前情況原原本本告之領(lǐng)導(dǎo)，從而為領(lǐng)導(dǎo)如何處理事件提供依據(jù)。在領(lǐng)導(dǎo)做決策的過程中，行政秘書必須扮演好參謀的角色，以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)多方面地了解事件，客觀公正地處理問題，從而找到有效的解決途徑。行政秘書假設(shè)對(duì)該事件有建設(shè)性的想法和見解，也能夠適時(shí)地提出，以供領(lǐng)導(dǎo)參考，最終做出使各方信服的決定，從而妥善解決矛盾和問題。在問題解決的過程中，行政秘書可以說(shuō)是領(lǐng)導(dǎo)的好助手。
3.5 突發(fā)事件的總結(jié)反思
在突發(fā)應(yīng)急事件解決完畢之后，行政秘書還要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)一起，就整個(gè)事件的發(fā)生進(jìn)行分析和探究，并從中發(fā)現(xiàn)問題，做好總結(jié)和反思工作，并用書面形式將相關(guān)材料進(jìn)行匯總。在事件的總結(jié)材料中，不僅要包含整個(gè)事件的起因、經(jīng)過，也需要記載事件的處理方式和后續(xù)情況。同時(shí)，還必須要對(duì)事件的發(fā)生做好反思，從而為院系今后工作提供借鑒。
4、結(jié)語(yǔ)
在我國(guó)高校中所設(shè)立的行政秘書這一崗位，不但工作任務(wù)重，同時(shí)所牽涉的事項(xiàng)相當(dāng)繁瑣。因此，要切實(shí)勝任行政秘書這一崗位，秘書們不僅要具備很好的能力，能妥善、熟練地解決各類日常工作，同時(shí)，還要在工作中抽出一定的時(shí)間，加強(qiáng)自身能力建設(shè)，提升自我處理問題的能力。只有這樣，在遇到突發(fā)事、緊急事時(shí)，才能夠從容不迫地應(yīng)對(duì)問題，才能夠冷靜地幫領(lǐng)導(dǎo)出主意、想對(duì)策，最終將事件妥善、有效地解決。同時(shí)，在處理突發(fā)事件的同時(shí)，行政秘書還要不斷進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，提煉出好的方式和方法，將自己的工作能力切實(shí)得以提高，從而做好領(lǐng)導(dǎo)的好助手、好參謀，同時(shí)也成為校園相關(guān)事件管理的中流砥柱。
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