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關(guān)于商務(wù)英語(yǔ)信函中的禮貌策略研究
一、行文態(tài)度的選擇
1.以他人為重的態(tài)度
在商務(wù)信函中，禮貌原則要求我們盡量從對(duì)方利益出發(fā)，站在對(duì)方的立場(chǎng)上表達(dá)我方的意愿。站在對(duì)方立場(chǎng)上看問(wèn)題，考慮對(duì)方的處境，明白對(duì)方的難處，使對(duì)方感到自己的地位受到尊重，鼓勵(lì)對(duì)方與我們合作，從而促進(jìn)業(yè)務(wù)的往來(lái)。因此要盡量使用第二人稱(chēng)代詞you和your，而較少用第一人稱(chēng)代詞I， we， my和our，即所謂的your attitude。例如：
(1)Your active participation in this conference will be highlyappreciated.
(2)We will highly appreciate your active participation in thisconference.
(1)句雖合情合理，但沒(méi)有完全采取對(duì)方立場(chǎng)。用“我們認(rèn)為”這種句型一定程度上是以自我的標(biāo)準(zhǔn)為中心，沒(méi)有令對(duì)方感覺(jué)到是從收信人角度考慮，沒(méi)把對(duì)方利益放在首位，不能體現(xiàn)我們的目的是讓收信人覺(jué)得受到尊重和重視。而(2)句則以對(duì)方為中心，充分肯定了對(duì)方的積極參與，體現(xiàn)了禮貌原則。
需要注意的是，在收信人有過(guò)失時(shí)，刻意使用you，實(shí)際上強(qiáng)調(diào)了對(duì)方的錯(cuò)誤，使對(duì)方面子上過(guò)不去，而多用we和I卻更能體現(xiàn)your attitude的內(nèi)涵。例如：
Apparently you misunderstood our order.Anyway you shippedthe wrong thing.應(yīng)改為： Apparently our instructions are not clear，with the result that the wrong article was shipped.這種多讓自己承擔(dān)責(zé)任，對(duì)對(duì)方少加指責(zé)，通情達(dá)理的婉轉(zhuǎn)表達(dá)無(wú)疑是吸引合作伙伴的有利因素。
2.采用肯定的態(tài)度
成功的信件往往都采用肯定的態(tài)度或肯定的思維，沒(méi)有人期待一種否定的觀點(diǎn)。因此，拒絕時(shí)尤其需要策略。由于人們更愿意接受肯定的事物，在寫(xiě)信時(shí)可以將否定的觀點(diǎn)改為肯定的觀點(diǎn)
以便緩和語(yǔ)氣。如：
(1)We make no refunds after 3-month guarantee has run out.(2)We can only make refunds during the 3-month guaranteeperiod.
盡管上面句子中，第二句表達(dá)的信息跟第一句相同，但是讀者更喜歡第二句，因?yàn)樗鼈兘o了他一個(gè)肯定的答復(fù)。在商務(wù)英語(yǔ)信函中，我們要盡量創(chuàng)造出一種積極而肯定的氣氛，因?yàn)楸磉_(dá)肯定意義的詞語(yǔ)比否定的詞語(yǔ)更有可能幫你達(dá)到目的�？隙ǖ恼Z(yǔ)言還有助于你和你的公司建立起與收信人的良好關(guān)系。
二、詞匯的選擇
1.盡最大可能選擇有積極意義的詞語(yǔ)進(jìn)行使用
語(yǔ)言是信息的載體，一封用心選擇語(yǔ)言的信函不僅能表達(dá)字面上的意義，而且能夠傳遞一種情感，還能體現(xiàn)出客氣和周到。在商務(wù)信函中應(yīng)當(dāng)選擇一些含有積極情感意義的詞語(yǔ)如pleased，satisfy， obliged， welcome等。這樣能使對(duì)方身心愉悅，有利于雙方的合作。特別在有關(guān)催款、投訴、索賠等信函中，即便錯(cuò)不在己，也要對(duì)對(duì)方所做的任何一點(diǎn)積極努力給予肯定與贊揚(yáng)，做到禮貌得體。例如：
(1)I would appreciate having your reply by July1st so that wecan finalize our program..
(2)You kind invitation this time is most welcome.(3)We should be greatly obliged if you would let us have yourcurrentprices including service charges.
與此相反，信函中要極力避免使用no， cannot ，claim，complaint， inefficiency等詞的使用。在商務(wù)英語(yǔ)信函中，否定意義的詞語(yǔ)容易給人不愉快的感覺(jué)。直截了當(dāng)?shù)丶右苑穸�，買(mǎi)賣(mài)雙方會(huì)失去合作的興趣，雙方貿(mào)易關(guān)系會(huì)由此中斷�；诙Y貌原則，我們經(jīng)常在商務(wù)英語(yǔ)信函中把消極的用法藏于積極的用法之中，至少語(yǔ)氣上委婉得多。
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