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如何整理收納辦公室文件
辦公室文件很亂是會(huì)直接影響工作的效率的，怎樣提高工作效率和方便呢?下面請(qǐng)參考怎么整理文件!
如何整理收納辦公室文件
一、先整理，后收納
大家常說(shuō)收納整理，其實(shí)真正的順序是整理在前，收納在后。
整理是個(gè)動(dòng)腦的活兒，收納是個(gè)體力活。
整理，是思考物品與自己的關(guān)系，并決策物品的去留。
收納，是將物品收容納入合適的空間，擺放到固定位置。
沒(méi)有經(jīng)過(guò)整理，就開(kāi)始收納，實(shí)際上是在屯物。
收納只不過(guò)是做到了漂亮甚至規(guī)整地囤積物品，但是不解決根本問(wèn)題。
不管是哪個(gè)流派的整理方法，通常經(jīng)過(guò)整理之后，物品數(shù)量會(huì)大幅減少。
我們應(yīng)在整理之后的基礎(chǔ)上，決定買什么收納用品。
否則就連收納用品就成為多余之物。
舉個(gè)栗子。
有一天整理名片，整理完了之后發(fā)現(xiàn)名片一張都不用留。
要聯(lián)系的人早聯(lián)系了。
不聯(lián)系的人，對(duì)方離職跳槽多年了也還是沒(méi)有聯(lián)系。
「萬(wàn)一有一天要用了怎么辦?」
這個(gè)萬(wàn)一不會(huì)到來(lái)的。
退一萬(wàn)步說(shuō)，如果你有極大的動(dòng)力、壓力和需要，要去找到一個(gè)人的聯(lián)系方式。
怎么可能沒(méi)有名片這種小事，能夠阻擋到你?怎么樣都能通過(guò)社交圈找到對(duì)口的人。
扔完了名片之后，名片夾沒(méi)有用處了，于是收納物品----名片夾，也可以扔了。
二、文件整理的基本原則是「全扔」
文件類的整理，有一個(gè)基本理念是全扔。
全扔可怕嗎?不可怕的。
沒(méi)有這個(gè)信念，啥都扔不掉。
全扔難以操作嗎?不難。
因?yàn)樵蹅円郧皼](méi)有想過(guò)全扔，所以沒(méi)思考過(guò)全扔的方法。
在全扔的原則下，有以下類東西是需要保留的：
現(xiàn)在手頭正在用的文件。
短時(shí)期內(nèi)需要用的文件，比如在項(xiàng)目執(zhí)行期間3個(gè)月，相關(guān)文件在期間內(nèi)需要使用到。
萬(wàn)一扔掉會(huì)非常困擾的文件。
例如，需要長(zhǎng)期乃至終身保存的文件，身份證、戶口本、房產(chǎn)證、學(xué)位學(xué)歷證、結(jié)婚證、行駛本、駕駛證、護(hù)照等。
這部分已經(jīng)進(jìn)入貴重物品范疇，應(yīng)當(dāng)拎出來(lái)和其他貴重物品一起保存。
工作中需要保留為存證的文件：如合同、項(xiàng)目最終成果、帶章帶字的文件等。
注意：
在工作過(guò)程中，還會(huì)產(chǎn)生一些想要保存的文件：例如獎(jiǎng)狀、聘書(shū)、證書(shū)等。
這部分如果不具有貴重物品性質(zhì)，而又出于心動(dòng)想要保存的情況下，應(yīng)當(dāng)與回憶物品一起保存。
但是，這里，如果你喜歡內(nèi)瓤，不喜歡外殼的話，外殼也可以扔，比如：
不要保留不在自己的工作范圍和職責(zé)范圍之內(nèi)的文件。
不要幫領(lǐng)導(dǎo)和同事囤積物品。
請(qǐng)仔細(xì)思考你手上的文件究竟是你的，還是別人的。
如果你整理物品時(shí)，發(fā)現(xiàn)有別人的文件，這是個(gè)好機(jī)會(huì)，說(shuō)明你的工作界限不清。
應(yīng)該感謝整理帶給你的啟發(fā)，解決一下這個(gè)問(wèn)題。
經(jīng)過(guò)整理步驟后，桌面啥都沒(méi)有了。
保持臺(tái)面無(wú)物，將東西收納到柜子里。
舉個(gè)栗子。
常用抽屜一共三個(gè)。
一個(gè)放辦公用品和小物品。
一個(gè)放文件和保存的成果。
一個(gè)空著，放香薰燈，錢(qián)包和折疊好的大衣。
三、文件的具體收納
現(xiàn)在我們就開(kāi)始收納了。
文件：有電子件的不保存紙版。
蓋章合同請(qǐng)財(cái)務(wù)統(tǒng)一保存。
你算算看有多少文件，在買個(gè)合適且心動(dòng)的文件夾收納。
不要多買文件夾。
單據(jù)：發(fā)票需要報(bào)銷的請(qǐng)單獨(dú)放入發(fā)票夾子。
買一個(gè)發(fā)票收納盒子。
由于你非常清楚要裝的東西有多少，所以不用多買。
小票：全扔以后應(yīng)該是沒(méi)有了。
如需記賬，請(qǐng)記賬后扔。
會(huì)員卡、購(gòu)物卡、積分卡：拍照整理到印象筆記等app以后，可以全扔。
商家使用時(shí)報(bào)卡號(hào)就可以了。
如果你不放心，不要拖延，立刻給所有商家打電話確認(rèn)是否一定要實(shí)體卡使用，絕大多數(shù)商家都可以報(bào)卡號(hào)使用。
如果這個(gè)付出都不愿意做的話，說(shuō)明你沒(méi)有那么喜歡你的卡哦。
不喜歡又不心動(dòng)的東西，不要留在身邊。
請(qǐng)豎著直立收納，找?guī)讉�(gè)方便的且你心動(dòng)的小盒子，豎著收納起來(lái)。
能立的盡量全部立起來(lái)。
我辦公用品少，放個(gè)清潔用品抽屜示意一下。
總是有太多的雜物舍不得丟掉，又不知如何整理，怎么辦?
答：舍不得丟是一個(gè)非常正常的心理，但是呢，我推薦大家從另外一個(gè)更經(jīng)濟(jì)的角度考慮這一件事情，因?yàn)檫@個(gè)世界上除了你購(gòu)買的物品有成本，你生活的空間，舒適度，其實(shí)也是有成本的。
那么其實(shí)讓這一些東西擠占你的生活空間，然后你活得在這個(gè)雜物的當(dāng)中，活得很不舒暢的話其實(shí)也是一種損失。
另外就是舍不得丟的人呢，可能是從來(lái)未曾進(jìn)行過(guò)科學(xué)系統(tǒng)的徹底整理。
那么推薦大家在學(xué)習(xí)整理的方法之后，有機(jī)會(huì)對(duì)自己做一次徹底的整理。
這樣呢，能改變自己對(duì)于囤積物品和購(gòu)買的這樣一些觀念，從根本上斷絕大家有太多其實(shí)自己并用不著但是又舍不得丟的東西。
小空間，物品收納的原則是什么?
答：小空間的物品收納原則首先是這樣的，就是不要著急先收納。
雖然大家常講收納整理，但是實(shí)際上的話，應(yīng)該是整理在前收納在后。
整理就是決定哪些東西留哪些東西不留，那收納才是把你決定留下來(lái)的東西，按照固定位置，將它們進(jìn)行收納。
那么，小空間由于它的收納空間本身就比較有限，其實(shí)物品的整理的話，重要性遠(yuǎn)遠(yuǎn)要多過(guò)于收納，如果我們不整理只收納的話，
會(huì)變成我們只是把這些東西漂亮地或者隱藏式地收起來(lái)而已，不解決根本問(wèn)題。
所以從根本上講的話，還是先把整理做好，越是小空間越要做整理。
數(shù)據(jù)線太多，雜亂且會(huì)擰成一團(tuán)，如何收納?
答：關(guān)于數(shù)據(jù)線的問(wèn)題的話，建議大家是這樣，首先先做整理，把重復(fù)多余的東西扔掉，把必須要保存的東西留下來(lái)。
然后呢，也搞清楚線究竟是哪些線。
那么像一些咨詢的家里面那可能有很多的線和頭根本就是未知設(shè)備的，就已經(jīng)搞混亂了。
那最后如果整理出了線，還有包括插頭以后呢，大家可以把線繞成一團(tuán)或者疊成一團(tuán)，然后在淘寶買一些數(shù)據(jù)線、電線的收納工具，
比如說(shuō)扎袋呀，這些是屬于成本比較低的收納工具，那么把它扎好以后，豎著放進(jìn)小盒子里面，抽屜一拉開(kāi)就能看見(jiàn)。
拓展內(nèi)容
辦公室收納
1、定期清理，只留必需品
老生常談的“斷舍離”其實(shí)也適用于辦公桌，辦公桌空間本來(lái)就小，那么留下的東西一定要是工作中的必需品。
所以，要定期清理桌面物品，將一些過(guò)期文件、備份過(guò)的紙質(zhì)文件、未來(lái)用不上的文件都清理掉。同時(shí)，日常用品也要記得清理。比如，一些壞掉的筆和放了很久不喝的茶葉、飲料瓶等。
2、小物件收納
其實(shí)辦公桌面最凌亂的點(diǎn)在于小物品太散，大多數(shù)人的辦公桌都有很多的小物品，它們很容易被移動(dòng)，但我們用完又不會(huì)將它們放回原處，所以桌面才會(huì)看起來(lái)亂糟糟的。
準(zhǔn)備一個(gè)有很多小格子的收納盒，將膠帶、別針、便利貼等小文具都收納在收納盒里，最好收納盒是能放在抽屜里的，減少桌面使用空間。
或者說(shuō)準(zhǔn)備一個(gè)像小書(shū)柜一樣的分層收納柜，放在辦公桌的角落。因?yàn)槭欠謱拥模萘亢艽�，能收下不少東西，而且物品集中放置也讓辦公桌看起來(lái)更有統(tǒng)一感。
3、利用桌下空間
桌面空間有限的話，就好好利用桌下空間。只要幾個(gè)組合收納盒，然后把平時(shí)用不到的東西都放進(jìn)去，就能給桌面騰出一大塊空間了。
4、利用墻面空間
如果你的工位剛好靠近墻壁，而且剛好老板又不反對(duì)，那么你可以盡情利用這面墻壁來(lái)收納。
最簡(jiǎn)單的方式就是在墻上掛上收納袋或者帶掛鉤的收納洞洞板，擴(kuò)大收納空間的同時(shí)還能增添一些裝飾元素，讓辦公環(huán)境更輕松愉悅。
5、數(shù)據(jù)線收納
雜亂的數(shù)據(jù)線也是辦公桌看起來(lái)又?jǐn)D又亂的罪魁禍?zhǔn)字�，所以，電腦充電線、手機(jī)充電線、耳機(jī)等各種線要有一個(gè)整齊劃一的放置方式。
最簡(jiǎn)單的也就是魚(yú)尾夾了，將數(shù)據(jù)線沿著同一個(gè)方式用夾子夾住，既能統(tǒng)一線路又能防止數(shù)據(jù)線到處亂跑。
6、擺放綠植
桌上放個(gè)小綠植，除了綠蘿，各種簡(jiǎn)單精致的多肉也是很好的選擇，既好養(yǎng)，又能在工作疲乏時(shí)解悶，給忙碌枯燥的辦公室生活增添一絲生氣。
7、擺放臺(tái)歷，做好時(shí)間規(guī)劃
一本好看的日歷除了提升辦公桌的顏值外，也方便自己查看自己的工作計(jì)劃和放假時(shí)間，以此提醒自己規(guī)劃好工作進(jìn)度。
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