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探討醫(yī)院檔案的管理及風險預警和制約
醫(yī)院檔案涉及到醫(yī)療、預防、科研、教學及黨政管理等多方面內(nèi)容，它記錄著醫(yī)院各個時期形成的黨群管理、行政管理、醫(yī)療管理、醫(yī)學科研、醫(yī)療器械設備、基建工程、會計、統(tǒng)計等各項工作的歷史，是領導決策、制定工作標準等方面的科學依據(jù)，是指導醫(yī)療實踐并協(xié)調(diào)各項工作正常運行的參考資料�？茖W規(guī)范地管理醫(yī)院檔案，可再現(xiàn)醫(yī)院工作業(yè)績和管理水平，對醫(yī)院建設及發(fā)展具有重要意義。
摘 要：現(xiàn)如今，醫(yī)院的檔案管理已成為了醫(yī)院工作中的重要部分，對于醫(yī)院的建設和醫(yī)院的各項工作都有著重要的輔助作用。由于醫(yī)院檔案管理涉及的內(nèi)容較多，工作相對較為復雜，因此在管理過程中依然存在著諸多理由。本文主要介紹了醫(yī)院檔案管理中存在的理由以及解決的辦法，同時對加強檔案管理以及風險預警和制約進行纖細說明。
關鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;風險預警;制約;措施
醫(yī)院的檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展建設的飯方方面面，同時也是醫(yī)院開展各項工作的基礎，因此，醫(yī)院的檔案管理工作對于醫(yī)院更好的貫徹國家醫(yī)療衛(wèi)生政策有著重要的作用，也更好的適應了人們的醫(yī)療衛(wèi)生需要，同時也是醫(yī)院未來發(fā)展與建設的重要保障，做好這項工作有著非常重要的作用。
一、醫(yī)院檔案所包括的幾點內(nèi)容
醫(yī)院的檔案從內(nèi)容上來看主要可以分為六大類，其中詳細內(nèi)容如下：
文書檔案包括：文件檔案、人事檔案。此類檔案為醫(yī)院工作計劃和決策提供可靠依據(jù)，為協(xié)調(diào)各項工作正常運轉作參考資料。有利于醫(yī)院領導更好的領會國家的方針政策來管理醫(yī)院，推動醫(yī)院和諧穩(wěn)定的發(fā)展。
業(yè)務檔案包括：醫(yī)院的醫(yī)療教學檔案、業(yè)務學習檔案、科研檔案。該檔案是研究和借鑒醫(yī)院發(fā)展歷史經(jīng)驗的重要參考資料，對研究醫(yī)院的學術、技術進步，推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展具有重要參考價值。
科技檔案包括：醫(yī)院財務檔案、基建檔案、醫(yī)療設備檔案、藥品目錄檔案。其中財務檔案的管理是重要的一項。
醫(yī)療法定文書檔案包括：醫(yī)院所有病案檔案及所有醫(yī)療司法鑒定檔案。
聲像、電子、實物檔案包括：醫(yī)院重大事件、活動的聲像資料、醫(yī)療教學教材聲像資料、實物資料，以及隨著信息化發(fā)展而產(chǎn)生的各種電子檔案。
特殊檔案包括：醫(yī)院作為保障人民群眾健康及生命安全的主戰(zhàn)場，在特殊時期將會產(chǎn)生的特殊檔案，具有專門的研究和使用價值。其中有計劃生育檔案、防洪抗旱檔案、醫(yī)德醫(yī)風檔案、傳染病檔案、醫(yī)療行業(yè)商業(yè)賄賂專項治理檔案等。
二、醫(yī)院檔案管理中存在的理由以及影響因素
首先，醫(yī)院的檔案管理方式還不夠成熟。檔案的收集不夠及時，在進行管理工作中，檔案不能夠進行更好的歸類，另外，檔案管理工作對于醫(yī)院來說，不是主要的經(jīng)營業(yè)務，在工作中缺少專業(yè)的高級管理人員，不能進行科學的有效的管理，而由于檔案管理的設施和管理模式相對較為落后，檔案管理中也出現(xiàn)了檔案流失的現(xiàn)象，這種情況也是普遍存在的，嚴重制約著醫(yī)院檔案工作的順利進行和發(fā)展。與此同時，醫(yī)院檔案管理相關的制度也相對較少，相對于醫(yī)院其他的醫(yī)療、行政和人事等制度有著不小的差距，這也是醫(yī)院檔案管理的水平相對較差的理由，因此，現(xiàn)如今醫(yī)院的檔案管理工作還有著很多的理由存在，也是檔案資料發(fā)生流失的重要理由。其次，檔案管理的具體內(nèi)容和目的不夠明確，在實施管理的過程中針對性不強，目的不夠明確。最后，醫(yī)院的檔案應用意識較差，對檔案的認可程度相對較低。另外，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和醫(yī)院對檔案管理的重視也是影響醫(yī)院檔案管理的重要因素。
三、改善檔案管理工作的具體方案
首先，加強對專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)。醫(yī)院不僅要重視檔案的管理工作，同時還要培養(yǎng)出有效的專業(yè)管理人才。以往，醫(yī)院只重視醫(yī)療技術人員的培養(yǎng)，而忽略了檔案管理人才的培養(yǎng)，這就使檔案管理工作難以得到更好的發(fā)展。而對檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)需要列入到醫(yī)院醫(yī)療人員的培養(yǎng)隊伍當中，讓其充分的得到足夠的重視和學習進修的機會，獲得更好的檔案管理知識的培訓，從而在醫(yī)院不斷發(fā)展的過程中，結合醫(yī)院的自身情況，更好的推進醫(yī)院的檔案管理工作，將檔案管理工作的業(yè)務發(fā)展到一個有效的高度。這也要求檔案管理人員要在思想意識和管理技術上有所提高，醫(yī)院對檔案管理人才的培養(yǎng)刻不容緩，既適應了社會發(fā)展的需求也是有效發(fā)揮醫(yī)院檔案作用的重要途徑。其次，對于檔案制度的建設要更加完善，同時對檔案工作進行科學的、統(tǒng)一的管理。最后，醫(yī)院在檔案管理中要加大投入力度，一方面是檔案管理人才培養(yǎng)的投入，另一方面是對管理設備的更新與使用的投入，從而保證實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。另外，檔案管理必須要重視管理體系的建立和管理模式的發(fā)展，以便能夠更好的建立起專業(yè)的管理團隊，這樣也為未來的檔案管理工作提供了可靠的依據(jù)。
四、重視并搞好醫(yī)院檔案管理的風險預警和制約工作
1、建立檔案管理風險預警的重要性
醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展和建設的重要憑證，對于現(xiàn)代醫(yī)學的發(fā)展也有著重要的作用，在新時期，醫(yī)院檔案是醫(yī)學科學研究的重要基礎，是醫(yī)療科技發(fā)展的重要依據(jù)，所以，在檔案的管理工作中，存在著很大的風險，這種風險的存在對于醫(yī)院的發(fā)展和醫(yī)療隊伍的建設有著重要的影響。因此，要建立起有效的風險預警措施，通過風險預警措施的建立，有效的減少在檔案管理中可能存在的理由，從而做到有效的管理，減少不必要的麻煩。
2、構建醫(yī)院檔案管理的風險預警系統(tǒng)
檔案管理的風險預警系統(tǒng)，主要有檔案數(shù)量、檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)量、數(shù)字化設備數(shù)量和備份設備數(shù)量，檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)量有計算機、掃描儀、打印機等，備份設備數(shù)量有移動硬盤、光盤等。風險方面主要有：自然災害(地震、海嘯、洪水、強磁場、強電子脈沖等);人為因素有責任心不強、泄密、操作失誤、非法聯(lián)網(wǎng)等;環(huán)境因素有電源質(zhì)量差、溫濕度不適應、無抗靜電、抗磁場干擾、硬件和軟件理由有網(wǎng)絡安全事件、黑客攻擊、病毒傳播、惡意信息增刪以及密鑰、口令被盜等;社會安全事件有戰(zhàn)爭、國內(nèi)動亂、恐怖襲擊事件等。
3、 對醫(yī)院檔案依據(jù)分類做出風險評估
醫(yī)院檔案管理要根據(jù)前文敘述的六種檔案分類分別做出風險評估，把各種檔案管理風險按照其性質(zhì)、嚴重程度、可控性和影響范圍等因素進行預警，把預警分為5級，分特別嚴重、嚴重、較重、一般、無危害。
4、 風險管理的制約實施
第一，要建立風險管理制約系統(tǒng)。第二，要定期進行風險分析與評估。對可能存在的風險進行分析與評估。一是確認風險，確認威脅、危險以及可能出現(xiàn)的理由，二是確認如何才能最好地管理這些風險，再開始行動。第三，要建立危機警報體系，確定危機級別，對檔案管理進行危機定級，根據(jù)不同的危機級別確定不同的處理方式。第四，要不定期組織工作人員進行模擬危機管理訓練。
五、結束語
檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立起良好的服務意識。同時，加強檔案利用反饋信息的管理，實現(xiàn)各級醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，可以滿足醫(yī)療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。
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