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探討醫(yī)院檔案的管理及風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和制約
醫(yī)院檔案涉及到醫(yī)療、預(yù)防、科研、教學(xué)及黨政管理等多方面內(nèi)容，它記錄著醫(yī)院各個(gè)時(shí)期形成的黨群管理、行政管理、醫(yī)療管理、醫(yī)學(xué)科研、醫(yī)療器械設(shè)備、基建工程、會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作的歷史，是領(lǐng)導(dǎo)決策、制定工作標(biāo)準(zhǔn)等方面的科學(xué)依據(jù)，是指導(dǎo)醫(yī)療實(shí)踐并協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的參考資料�？茖W(xué)規(guī)范地管理醫(yī)院檔案，可再現(xiàn)醫(yī)院工作業(yè)績(jī)和管理水平，對(duì)醫(yī)院建設(shè)及發(fā)展具有重要意義。
摘 要：現(xiàn)如今，醫(yī)院的檔案管理已成為了醫(yī)院工作中的重要部分，對(duì)于醫(yī)院的建設(shè)和醫(yī)院的各項(xiàng)工作都有著重要的輔助作用。由于醫(yī)院檔案管理涉及的內(nèi)容較多，工作相對(duì)較為復(fù)雜，因此在管理過程中依然存在著諸多理由。本文主要介紹了醫(yī)院檔案管理中存在的理由以及解決的辦法，同時(shí)對(duì)加強(qiáng)檔案管理以及風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和制約進(jìn)行纖細(xì)說明。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警;制約;措施
醫(yī)院的檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)的飯方方面面，同時(shí)也是醫(yī)院開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，因此，醫(yī)院的檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院更好的貫徹國(guó)家醫(yī)療衛(wèi)生政策有著重要的作用，也更好的適應(yīng)了人們的醫(yī)療衛(wèi)生需要，同時(shí)也是醫(yī)院未來發(fā)展與建設(shè)的重要保障，做好這項(xiàng)工作有著非常重要的作用。
一、醫(yī)院檔案所包括的幾點(diǎn)內(nèi)容
醫(yī)院的檔案從內(nèi)容上來看主要可以分為六大類，其中詳細(xì)內(nèi)容如下：
文書檔案包括：文件檔案、人事檔案。此類檔案為醫(yī)院工作計(jì)劃和決策提供可靠依據(jù)，為協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)作參考資料。有利于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)更好的領(lǐng)會(huì)國(guó)家的方針政策來管理醫(yī)院，推動(dòng)醫(yī)院和諧穩(wěn)定的發(fā)展。
業(yè)務(wù)檔案包括：醫(yī)院的醫(yī)療教學(xué)檔案、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)檔案、科研檔案。該檔案是研究和借鑒醫(yī)院發(fā)展歷史經(jīng)驗(yàn)的重要參考資料，對(duì)研究醫(yī)院的學(xué)術(shù)、技術(shù)進(jìn)步，推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展具有重要參考價(jià)值。
科技檔案包括：醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案、藥品目錄檔案。其中財(cái)務(wù)檔案的管理是重要的一項(xiàng)。
醫(yī)療法定文書檔案包括：醫(yī)院所有病案檔案及所有醫(yī)療司法鑒定檔案。
聲像、電子、實(shí)物檔案包括：醫(yī)院重大事件、活動(dòng)的聲像資料、醫(yī)療教學(xué)教材聲像資料、實(shí)物資料，以及隨著信息化發(fā)展而產(chǎn)生的各種電子檔案。
特殊檔案包括：醫(yī)院作為保障人民群眾健康及生命安全的主戰(zhàn)場(chǎng)，在特殊時(shí)期將會(huì)產(chǎn)生的特殊檔案，具有專門的研究和使用價(jià)值。其中有計(jì)劃生育檔案、防洪抗旱檔案、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案、傳染病檔案、醫(yī)療行業(yè)商業(yè)賄賂專項(xiàng)治理檔案等。
二、醫(yī)院檔案管理中存在的理由以及影響因素
首先，醫(yī)院的檔案管理方式還不夠成熟。檔案的收集不夠及時(shí)，在進(jìn)行管理工作中，檔案不能夠進(jìn)行更好的歸類，另外，檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院來說，不是主要的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)，在工作中缺少專業(yè)的高級(jí)管理人員，不能進(jìn)行科學(xué)的有效的管理，而由于檔案管理的設(shè)施和管理模式相對(duì)較為落后，檔案管理中也出現(xiàn)了檔案流失的現(xiàn)象，這種情況也是普遍存在的，嚴(yán)重制約著醫(yī)院檔案工作的順利進(jìn)行和發(fā)展。與此同時(shí)，醫(yī)院檔案管理相關(guān)的制度也相對(duì)較少，相對(duì)于醫(yī)院其他的醫(yī)療、行政和人事等制度有著不小的差距，這也是醫(yī)院檔案管理的水平相對(duì)較差的理由，因此，現(xiàn)如今醫(yī)院的檔案管理工作還有著很多的理由存在，也是檔案資料發(fā)生流失的重要理由。其次，檔案管理的具體內(nèi)容和目的不夠明確，在實(shí)施管理的過程中針對(duì)性不強(qiáng)，目的不夠明確。最后，醫(yī)院的檔案應(yīng)用意識(shí)較差，對(duì)檔案的認(rèn)可程度相對(duì)較低。另外，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視也是影響醫(yī)院檔案管理的重要因素。
三、改善檔案管理工作的具體方案
首先，加強(qiáng)對(duì)專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)。醫(yī)院不僅要重視檔案的管理工作，同時(shí)還要培養(yǎng)出有效的專業(yè)管理人才。以往，醫(yī)院只重視醫(yī)療技術(shù)人員的培養(yǎng)，而忽略了檔案管理人才的培養(yǎng)，這就使檔案管理工作難以得到更好的發(fā)展。而對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)需要列入到醫(yī)院醫(yī)療人員的培養(yǎng)隊(duì)伍當(dāng)中，讓其充分的得到足夠的重視和學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會(huì)，獲得更好的檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，從而在醫(yī)院不斷發(fā)展的過程中，結(jié)合醫(yī)院的自身情況，更好的推進(jìn)醫(yī)院的檔案管理工作，將檔案管理工作的業(yè)務(wù)發(fā)展到一個(gè)有效的高度。這也要求檔案管理人員要在思想意識(shí)和管理技術(shù)上有所提高，醫(yī)院對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)刻不容緩，既適應(yīng)了社會(huì)發(fā)展的需求也是有效發(fā)揮醫(yī)院檔案作用的重要途徑。其次，對(duì)于檔案制度的建設(shè)要更加完善，同時(shí)對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)的、統(tǒng)一的管理。最后，醫(yī)院在檔案管理中要加大投入力度，一方面是檔案管理人才培養(yǎng)的投入，另一方面是對(duì)管理設(shè)備的更新與使用的投入，從而保證實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。另外，檔案管理必須要重視管理體系的建立和管理模式的發(fā)展，以便能夠更好的建立起專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，這樣也為未來的檔案管理工作提供了可靠的依據(jù)。
四、重視并搞好醫(yī)院檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和制約工作
1、建立檔案管理風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警的重要性
醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)的重要憑證，對(duì)于現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的發(fā)展也有著重要的作用，在新時(shí)期，醫(yī)院檔案是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的重要基礎(chǔ)，是醫(yī)療科技發(fā)展的重要依據(jù)，所以，在檔案的管理工作中，存在著很大的風(fēng)險(xiǎn)，這種風(fēng)險(xiǎn)的存在對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展和醫(yī)療隊(duì)伍的建設(shè)有著重要的影響。因此，要建立起有效的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警措施，通過風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警措施的建立，有效的減少在檔案管理中可能存在的理由，從而做到有效的管理，減少不必要的麻煩。
2、構(gòu)建醫(yī)院檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)
檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)，主要有檔案數(shù)量、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)量、數(shù)字化設(shè)備數(shù)量和備份設(shè)備數(shù)量，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)量有計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等，備份設(shè)備數(shù)量有移動(dòng)硬盤、光盤等。風(fēng)險(xiǎn)方面主要有：自然災(zāi)害(地震、海嘯、洪水、強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)電子脈沖等);人為因素有責(zé)任心不強(qiáng)、泄密、操作失誤、非法聯(lián)網(wǎng)等;環(huán)境因素有電源質(zhì)量差、溫濕度不適應(yīng)、無抗靜電、抗磁場(chǎng)干擾、硬件和軟件理由有網(wǎng)絡(luò)安全事件、黑客攻擊、病毒傳播、惡意信息增刪以及密鑰、口令被盜等;社會(huì)安全事件有戰(zhàn)爭(zhēng)、國(guó)內(nèi)動(dòng)亂、恐怖襲擊事件等。
3、 對(duì)醫(yī)院檔案依據(jù)分類做出風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
醫(yī)院檔案管理要根據(jù)前文敘述的六種檔案分類分別做出風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，把各種檔案管理風(fēng)險(xiǎn)按照其性質(zhì)、嚴(yán)重程度、可控性和影響范圍等因素進(jìn)行預(yù)警，把預(yù)警分為5級(jí)，分特別嚴(yán)重、嚴(yán)重、較重、一般、無危害。
4、 風(fēng)險(xiǎn)管理的制約實(shí)施
第一，要建立風(fēng)險(xiǎn)管理制約系統(tǒng)。第二，要定期進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析與評(píng)估。對(duì)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析與評(píng)估。一是確認(rèn)風(fēng)險(xiǎn)，確認(rèn)威脅、危險(xiǎn)以及可能出現(xiàn)的理由，二是確認(rèn)如何才能最好地管理這些風(fēng)險(xiǎn)，再開始行動(dòng)。第三，要建立危機(jī)警報(bào)體系，確定危機(jī)級(jí)別，對(duì)檔案管理進(jìn)行危機(jī)定級(jí)，根據(jù)不同的危機(jī)級(jí)別確定不同的處理方式。第四，要不定期組織工作人員進(jìn)行模擬危機(jī)管理訓(xùn)練。
五、結(jié)束語
檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立起良好的服務(wù)意識(shí)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實(shí)現(xiàn)各級(jí)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，可以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。
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